ERP-Schulung im Unternehmen – lohnt sich das?

Der passende ERP-Anbieter ist gefunden und das neue System wurde erfolgreich installiert. Scheint fast so, als könnten Sie nun einen Haken hinter den Punkt ‚Projekt ERP‘ setzen und sich anderen Aufgaben widmen. Ganz so einfach ist es leider nicht. Das Wichtigste folgt erst noch: Die Schulung der Belegschaft. Was zunächst als nebensächliche Formalität interpretiert werden könnte, entpuppt sich im Nachhinein oft als die größte und vor allem wichtigste Herausforderung. Um das größte Potenzial aus der Software zu ziehen sollte das Ziel also sein, die Belegschaft mit ins Boot zu holen und sie auf die bevorstehenden Veränderungen bestmöglich vorzubereiten. Schließlich ändert sich ein großer Teil des Arbeitsumfeldes. Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist, wie sie am besten umgesetzt wird und welche Vorteile sie mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist

Viele Unternehmer sind nach wie vor der Meinung, die Einführung eines ERP-Systems sei ein reines IT-Projekt und führt nach Beendigung automatisch zu verbesserten Prozessen. Dabei ist die Implementierung für den ERP-Anbieter Routine und führt nur selten zu Problemen. Wenn doch, können diese meist rasch behoben werden. Dass das beste System dem Unternehmen keinen Vorteil bringt, wenn es ein ahnungsloser Mitarbeiter bedient, wird dabei häufig vernachlässigt. Gerade wenn Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, hat jeder einzelne von ihnen unterschiedliche Kenntnisse. An diesem Punkt sollten Sie die Belegschaft abholen und auf den selben Stand bringen. Nur so ist es möglich, das System im Alltag zu integrieren und auch Vorteile daraus zu ziehen.

Im ersten Moment klingt dies sicherlich nach viel Aufwand. Versuchen Sie die Schulung als wertvolle Investition und weniger als notwendiges Übel zu sehen. Einsatz für die eigene Belegschaft zu zeigen, lohnt sich erfahrungsgemäß immer. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Potenzial – fördern Sie dieses, haben beide Parteien langfristig etwas davon. Aber wie setzt man eine ERP-Schulung erfolgreich um?

Eine ERP-Schulung erfolgreich umsetzen

Generell kann man sagen, dass eine ERP-Schulung in zwei Schritten erfolgt. Zum einem gibt es die Grundschulung und zum anderen die Schulung der Mitarbeiter. Beide finden zu unterschiedlichen Phasen der Einführung statt und dienen verschiedenen Zwecken. In der Grundschulung geht es darum, die Key-User zu schulen. Diese betreuen das Projekt von Anfang an und werden im Vorfeld von Ihnen ausgewählt. Ob Sie für diese Position einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, kommt auf die Größe des Projekts an.

Grundschulung durch den ERP-Anbieter

In der Regel erfolgt die Grundschulung der Key-User durch den ERP-Anbieter. Dafür erhalten Sie immer wieder Trainings und Support. Die Schulung findet also nicht an einem festgelegten Tag, sondern über den gesamten Zeitraum der Einführung statt, lange vor Beginn der technischen Umsetzung. Ziel ist es, dass die Key-User einen Überblick über das System bekommen und somit ihr Wissen nach Implementierung des Systems an ihre Kollegen gut weitergeben können. Die Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen der Software und den Geschäftsprozessen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie in gewisser Weise Experten in beiden Bereichen sind. Idealerweise wählen Sie für diese Position also jemanden aus, der auf der einen Seite Wissen gut vermitteln kann und auf der anderen ein gutes technisches Verständnis für die Funktionen des Systems mitbringt. Sind die Key-User geschult und das System implementiert folgt der nächste Schritt: die Schulung der eigentlichen Anwender.

Mitarbeiterschulung durch die Key-User

Normalerweise erfolgt die Schulung der Mitarbeiter nach Implementierung durch die Key-User, nur selten übernimmt dies der ERP-Anbieter selbst. Vorteil hierbei für Sie ist natürlich, dass die Kosten erheblich sinken, da Sie den ERP-Anbieter nur für die Schulung der Key-User bezahlen müssen. Außerdem ist die Distanz zwischen den Key-Usern und den Mitarbeitern durch die kollegiale Beziehung oftmals geringer. Ein vertrauter Kollege weiß, welche Funktionen für das Unternehmen von Bedeutung sind und kann Ängste seitens der Belegschaft eher abbauen als ein externer Coach. Die ERP-Schulung können Sie so besser an das Team angepassen und mögliche Widerstände senken. Viele Mitarbeiter sind einer neuen ERP-Software gegenüber oftmals skeptisch, da sie befürchten ersetzbar zu sein. Nachteil hingegen, der Arbeitsaufwand für die Key-User erhöht sich in der Phase der Einführung möglicherweise. An dieser Stelle können Sie darüber nachdenken, ob es für den jeweiligen Mitarbeiter in dieser Zeit hilfreich ist, wichtige Aufgaben an andere Kollegen zu delegieren.

Vorbereitung der Mitarbeiterschulung

Folgende organisatorische Überlegungen sollten Sie vor der ERP-Schulung treffen:

• Welche Inhalte werden geschult? Handelt es sich um eine Grundlagenschulung, in der es darum geht selbstständig im System zu navigieren und Stammdaten zu pflegen oder um eine erweiterte Schulung, in der beispielsweise die Themen Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen oder Jahresabschluss behandelt werden?
• Wann und wo findet die Schulung statt? Wie lange wird sie dauern?
• Für welche Mitarbeiter ist die Schulung relevant? Können alle daran teilnehmen?
• ­Wer wird die Schulung durchführen?
• ­Welche Unterlagen oder sonstige unterstützende Materialien werden benötigt? Erstellen Sie außerdem Schulungsunterlagen, welche später als Hilfe genutzt werden können.

Vorteile einer ERP-Schulung

Aus unternehmerischer Sicht

Eine ERP-Schulung für die eigenen Mitarbeiter zahlt sich in der Regel immer aus. Nutzen Sie Ihr Potenzial und bilden Ihre Mitarbeiter zu Fachkräften aus. Durch Fachkräftemangel sind immer mehr mittelständische Unternehmen auf die Leistung ihrer Mitarbeiter angewiesen. Je qualifizierter ein Mitarbeiter, umso mehr kann er natürlich auch zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein geschulter Mitarbeiter setzt sein Wissen nicht nur im Arbeitsalltag ein, sondern gibt dieses auch automatisch an seine Kollegen weiter. Kurz gesagt: Mehr Know-how kommt ins Unternehmen. Das macht Sie konkurrenzfähiger und Unternehmensziele werden eher erreicht. Zudem sind Sie als Arbeitgeber für zukünftige Bewerber wesentlich attraktiver. Ein potenzieller Mitarbeiter wird sich eher für Sie entscheiden, wenn die Möglichkeit der beruflichen Weiterbildung besteht. Dies motiviert auch intuitiv zu besseren Leistungen.

Mitarbeitermotivation

Man unterscheidet mehrere Arten von Motivation. Die bekanntesten Arten sind die extrinsische und intrinsische Motivation. Eine extrinsische Motivation wird immer durch äußere Reize hervorgerufen. Klassische Beispiele sind hier vor allem finanzielle Anreize oder der Wunsch nach Belohnung. Im Unterschied zur intrinsischen Motivation werden Aufgaben nicht um ihrer selbst Willen beziehungsweise aus eigenem Antrieb erfüllt, sondern mit der Aussicht auf Geld oder Anerkennung. Extrinsische Motivationsquellen motivieren zwar schnell, die Motivation verfliegt aber auch schnell wieder. Eine ERP-Schulung bietet die Möglichkeit, einen Blick über den Tellerrand zu werfen. Neues zu erlernen, zu verstehen und anwenden zu können, trägt eher dazu bei, dass man eine Aufgabe ausführt, weil man sie interessant findet. Daraus entsteht eine große Lernbereitschaft, was sich grundsätzlich positiv auf das Engagement bei der Arbeit und damit auf die Qualität und den Erfolg auswirkt.

Transparenz und optimierte Prozesse

Faktoren, die sich neben der persönlichen Weiterentwicklung positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken, sind vor allem Transparenz und die Optimierung von Prozessen. Durch transparente Prozesse wird man sich seiner Rolle im Team bewusst. Sie zeigen jedem einzelnen Mitarbeiter, welchen Einfluss die eigene Arbeit auf den Erfolg des ganzen Unternehmens hat und gibt dem eigenen Mitwirken einen Sinn. Optimierte Prozesse wirken entlastend, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert sind. Nutzen Sie die Vorteile von Prozessoptimierungen jedoch dazu, um beispielsweise Ihr Personal zu reduzieren und Kosten einzusparen, erzeugen Sie Widerstände gegen das neue ERP-System. Wieso sollten Ihre Mitarbeiter etwas unterstützen, was den Platz im Unternehmen gefährdet? Die Einführung einer ERP-Software kann bei Erfolg zu einer Steigerung der Motivation führen, bei Scheitern jedoch das genaue Gegenteil bewirken. Im Fokus sollte deshalb immer der Faktor Mensch stehen. Dies ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt.

Für die Mitarbeiter

Nicht nur das Unternehmen profitiert von einer ERP-Schulung, sondern auch jeder Angestellte. Zusatzqualifikationen erhöhen zum einen die Chancen auf dem Arbeitsmarkt, zum anderen sichern Sie aber auch den Arbeitsplatz im Unternehmen. Das Erlangen einer zusätzlichen Qualifikation steigert nicht nur das Selbstbewusstsein, man hebt sich außerdem automatisch von der Konkurrenz ab. Intern bleibt die Anerkennung durch Kollegen und die Führungsebene nicht aus, insbesondere wenn das Gelernte im Arbeitsalltag eingebracht werden kann. Gut bezahlte Posten sind auch bei der internen Konkurrenz sehr begehrt. Weiterhin führt eine Steigerung der Qualifikation in der Regel auch zu einer Steigerung des Einkommens. Einer der wichtigsten Faktoren ist vermutlich jedoch, dass sich das Wir-Gefühl im Team deutlich verbessert, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter an einer ERP-Schulung teilnehmen. Dies führt automatisch zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre und einem produktiveren Tag. Viele Mitarbeiter nehmen Weiterbildungsmöglichkeiten außerdem als ein Art Wertschätzung wahr, da dies eine langfristige Bindung an das Unternehmen signalisiert.

Fazit

Ein ERP-System kann Ihre Arbeit entweder maßgeblich verbessern oder verschlechtern. Nehmen Sie die ERP-Schulung nicht besonders ernst, ist der Erfolg des ERP-Projekts gefährdet. Sind die Mitarbeiter nicht gut genug auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet, führt dies oft zu Unzufriedenheit im Team und hohen Support-Kosten. Damit die Einführung zum Erfolg wird und die ERP-Schulung gelingt, ist allerdings die Bereitschaft von beiden Seiten notwendig. Schaffen Sie dies, profitieren Sie als Unternehmer und die ganze Belegschaft gleichermaßen – eine klassische Win-win Situation.

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