ERP-Workshop: Ziele und Ablauf eines Workshops für ERP-Systeme

Alle wichtigen Fragen rund um Workshops für ERP-Systeme

Sicher haben Sie schon einmal von ERP-Workshops gehört – und sich vielleicht gefragt: Was ist ein ERP-Workshop eigentlich genau? Nun: Die Suche nach Software-Lösungen für Unternehmen läuft oft nach einer simplen, dreistufigen Methode ab. Zunächst wird bei einer netzbasierten Grundrecherche die Frage geklärt, welche Anbieter generell in Frage kommen. Anschließend werden alle Lösungen, die Ihre Anforderungen am ehesten erfüllen, miteinander verglichen und es kommt zu einer finalen Entscheidung.

Diese Herangehensweise funktioniert zwar bei vielen Systemen, bei der Auswahl von ERP (Enterprise-Resource-Planning) Software-Lösungen hingegen ist sie weniger geeignet. Ein ERP-System ist komplex und sollte eng mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft werden. Eine grobe Recherche im Web kann zwar eine erste Hilfe sein, um einen Überblick über verschiedene ERP-Systeme zu bekommen. Bei individuellen Fragen kann Ihnen das Internet jedoch nicht helfen. Wenn Sie wissen möchten, ob die Software Ihre spezifischen Abläufe unterstützt, ist ein direktes Gespräch mit dem ERP-Anbieter unerlässlich. Um diese und andere Fragen zu beantworten, wird ein ERP-Workshop durchgeführt. Was genau ein solcher Workshop für ERP-Systeme ist und wie er abläuft, erläutern wir im Folgenden.

Was ist ein ERP-Workshop?

Ein ERP-Workshop ist eine Veranstaltung, bei der Kunde und ERP-Anbieter sich erstmals persönlich kennenlernen. Damit ist ein ERP-Workshop der letzte Schritt und die Grundlage für die finale ERP-Auswahl. Es ist sozusagen das zentrale Entscheidungskriterium: Welcher Anbieter beim Workshop für ERP-Systeme am meisten überzeugt, bekommt den Auftrag. Für Sie als Kunde ist dies natürlich eine gute Gelegenheit, dem ERP-Anbieter auf den Zahn zu fühlen und sich ein Bild von der Software zu machen. Ihr oberstes Ziel beim ERP-Workshop sollte sein, herauszufinden, ob die Software Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche umsetzen kann. Ein solcher Workshop ist keine reine Informationsveranstaltung, in der Sie sich zurücklehnen können. Ihre Mitarbeit hat einen großen Einfluss auf die Qualität des ERP-Workshops! Wenn Sie das Bestmögliche aus dem Workshop rausholen möchten, ist eine gute Vorbereitung und Ihre aktive Mitarbeit gefragt.

Wo findet der ERP-Workshop statt?

Ein Workshop für ERP-Systeme findet immer beim Kunden statt. Das hat den Grund, dass mit dem ERP-Workshop in der Regel auch eine Betriebsbesichtigung verbunden ist. So können die ERP-Experten die Prozesse und Abläufe Ihres Unternehmens besser nachvollziehen und das gesamte Projektteam kennenlernen.

Wie lange dauert ein ERP-Workshop?

Die Dauer des ERP-Workshops richtet sich nach Größe, Umfang und Komplexität Ihres Projekts. Um einen groben Maßstab zu nennen: Bei kleinen Unternehmen wird für gewöhnlich ein Tag für den Workshop angesetzt, bei mittelständischen Unternehmen sind es ein bis zwei Tage. Bei großen Projekten rechnet man mit einem Tag pro Fachabteilung – also insgesamt etwa drei bis fünf Tage – für einen ERP-Workshop.

Wer sollte an dem Workshop für ERP-Systeme teilnehmen?

Aus Kundensicht sollte das gesamte Projektteam und ein Verantwortlicher aus der jeweiligen Fachabteilung beim Workshop für ERP-Systeme anwesend sein. Natürlich ist es nicht immer einfach, alle Beteiligten aus dem Tagesgeschäft abzuziehen. Doch für einen erfolgreichen ERP-Workshop ist es wichtig, dass alle involvierten Personen präsent sind. Jeder erfüllt eine wichtige Funktion in diesem Projekt und sollte dementsprechend auch auf andere Details achten. Planen Sie dies also, wenn möglich, mit ein. Vom Anbieter sind normalerweise zwei Personen beim ERP-Workshop vertreten: ein Senior-Consultant und der VertriebsmitarbeiterInnen, mit dem Sie den Erstkontakt hatten. Bei größeren, umfangreicheren Projekten können es auch mehrere Personen sein.

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Wie wird ein ERP-Workshop vom Anbieter vorbereitet?

Bei vielen Anbietern erfolgt die Präsentation der Software-Lösung im ERP-Workshop. Bei TimeLine ist das anders: Wir führen bereits vor dem ERP- Workshop ein erstes Gespräch mit Ihnen. In diesem stellen wir Ihnen unser ERP-System mit all seinen Funktionalitäten in einer Online-Präsentation vor. Außerdem klären wir schon vorab wichtige Fragen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen, beispielsweise:

In welcher Branche Sie tätig?
Sind Sie Einzel- oder Serienfertiger?
Welche Software haben Sie aktuell im Einsatz?
Welche Probleme gibt es bei der derzeitigen Software?
Was erhoffen Sie sich vom neuen ERP-System?

Dies ist hilfreich, um Ihr Unternehmen und die dazugehörigen Abläufe vor dem ERP-Workshop besser einschätzen zu können. Im Gegensatz zu einer Webrecherche oder schriftlichen Anfrage erhalten Sie so direkt alle wichtigen Informationen, die Sie für eine gute Vorbereitung benötigen. Es besteht außerdem für beide Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. So sind Sie beim ERP-Workshop bereits mit den Funktionalitäten des Systems vertraut und es kann vorrangig darum gehen, wie Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche umgesetzt werden können.

Wie bereiten Kunden sich auf den ERP-Workshop vor?

Sie als Kunde sollten sich auf den ERP-Workshop vorbereiten, indem Sie vorab einige wichtige Informationen zusammenstellen. Dies können Beispielprozesse und dazugehörige Daten sein, welche Sie anschließend in Form von PDFs, Word Dateien oder auch Diagrammen an den ERP-Anbieter senden. Wichtig ist, dass Sie sich auf die wichtigsten Abläufe und Prozesse beschränken und nicht zu viele Daten sammeln. Hier gilt: Qualität vor Quantität!

Wie läuft ein ERP-Workshop ab?

Der ERP-Workshop ist in mehrere Phasen unterteilt. Der Ablauf sieht normalerweise folgendermaßen aus:

Vorstellung & Vorbesprechung: Der ERP-Workshop beginnt mit einer Vorstellungsrunde beider Seiten. Dabei stellen sich alle Beteiligten vor und auch das Unternehmen wird kurz porträtiert.
Betriebsbesichtigung: Im zweiten Schritt erfolgt eine gemeinsame Betriebsbesichtigung. Der ERP-Anbieter möchte sehen, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft – angefangen von der Auftragserteilung, über die Produktion bis hin zur Lieferung. Da die ERP-Workshops von erfahrenen Projektleitern durchgeführt werden, können diese Ihre Abläufe direkt analysieren – und abschätzen, welche Anpassungen beim ERP-System notwendig sind.
Einzelgespräche mit den Fachabteilungen: Im dritten Schritt des ERP-Workshops folgen Einzelgespräche mit allen Fachabteilungen. Der Fokus liegt hierbei auf einer sogenannten GAP-Analyse. Eine GAP-Analyse ist ein klassisches Planungs- und Kontrollinstrument. Es dient hier dem Zweck, die Probleme in Ihrem Unternehmen zu erkennen und darauf zu reagieren. So wird festgestellt, welche speziellen Anforderungen Sie als Kunde haben, die noch nicht in der Standardlösung enthalten sind, wie Ihre individuellen Probleme gelöst und Anforderungen umgesetzt werden können und ob dafür Anpassungen im System notwendig sind. Dabei sollten Sie auch zukünftige Projekte und langfristige Ziele nicht außer Acht lassen.
Grobentwurf des Projektplans: Als letzter Punkt auf der Tagesordnung eines ERP-Workshops steht die Erstellung eines Entwurfes für den Projektplan. Darin wird festgehalten, wann Sie die Software in Betrieb nehmen möchten, wann Schulungstermine stattfinden sollen, wann die Datenübernahme angesetzt wird und welche Anpassungen für eine erfolgreiche Umsetzung generell nötig sind.

Wie verbleiben Kunde und ERP-Anbieter am Ende des ERP-Workshops?

Wir machen Ihnen entweder im ERP-Workshop oder wenige Tage später ein detailliertes Angebot darüber, wie viel die ERP-Einführung kosten wird. Darin enthalten sind Aufwandseinschätzungen und das Schulungskonzept. Außerdem erhalten Sie eine Mitschrift, das sogenannte Organisationshandbuch. Auf dieser Basis können Sie eine Entscheidung treffen.

Was kostet ein Workshop für ERP-Systeme?

Die Kosten für ERP-Workshops sind von Anbieter zu Anbieter verschieden. Bei TimeLine kostet ein ERP-Workshop 1.500 Euro pro Tag. Hinzu kommen Kosten für An- und Abreise sowie Unterkunft und Spesen. Die Kosten für den Workshop werden bei Auftragserteilung verrechnet.

Worauf sollten Sie bei einem ERP-Workshop achten?

Mit dem Einsatz einer ERP-Software verfolgen Kunde und ERP-Anbieter immer eine langfristige Zusammenarbeit. Sehen Sie den ERP-Workshop als eine Chance, den Anbieter und seine Software kennenzulernen, aber auch Ihre eigenen Geschäftsabläufe bestmöglich zu beschreiben. Dies hilft dem Anbieter dabei, Ihre Prozesse besser nachzuvollziehen und eine optimale Lösung für Sie zu finden. Eine gute Vorbereitung kann die Qualität des ERP-Workshops deutlich verbessern.

Wie erkenne ich einen guten ERP-Anbieter?

Nutzen Sie den ERP-Workshop, um Fragen zu stellen und alle Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Legen Sie den Fokus darauf, ob Ihre spezifischen Anforderungen umgesetzt werden können und achten Sie auch auf die kommunikative Ebene. Geht der Anbieter auf Ihre Fragen ein, oder weicht er bestimmten Themen aus? Steht die Umsetzung Ihrer Anforderungen im Vordergrund oder eher die Funktionen und Features des Systems? Diese Tipps helfen Ihnen dabei, eine passende ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

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