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Fit für die
E-Rechnung
Hier erfahren Sie alles über gesetzliche Vorgaben, Fristen und die Umsetzung mit TimeLine ERP.
Inhalt
Definition
Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Gültige Formate
E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind folgende Formate zugelassen:
XRechnung:
- XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
- XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1):
- Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
Gesetzliche Vorgaben und Fristen
Empfangspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Rechnungseingang: Minimalumsetzung
Für den Rechnungseingang muss der Empfang, die Visualisierung und Validierung sowie die Archivierung gewährleistet werden. Eine Pflicht zur elektronischen Verarbeitung besteht aktuell nicht.
Empfang
E-Mail-Empfang oder Download über Portale sind zulässig. „Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Hierfür reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren.“ – Quelle: Bundesfinanzministerium
Archivierung
E-Rechnungen müssen wie Papierrechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, im ursprünglichen Format und unveränderbar.
Visualisieren und Validieren
X-Rechnung Format
Besonderheiten
- Reine XML-Datei ohne PDF-Belegbild
- Spezielle Werkzeuge zur Ansicht erforderlich
- Validierung des XML-Formats notwendig
Visualisierungsmöglichkeiten
- Bereitgestellte TimeLine-Werkzeuge
- Quba-Viewer (https://quba-viewer.org)
- Andere Viewer-Tools
ZUGFeRD Format
Besonderheiten
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
- Standardmäßige PDF-Ansicht möglich
- XML-Daten haben Vorrang vor PDF-Darstellung
Visualisierungsmöglichkeiten
- Reguläre PDF-Viewer für Belegbild
- TimeLine-Werkzeuge für XML-Daten
- Quba-Viewer für Visualisierung
Wichtig zu beachten
- Strukturierte Daten (XML) haben immer Vorrang vor der visuellen Darstellung
- Regelmäßige Validierung der XML-Daten empfohlen
- Nutzung von Viewer-Tools sichert Konformität
Versandpflicht
Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, die nicht unter die Ausnahme fallen, zur Pflicht, allerdings mit Übergangsregelungen:
- Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € noch alternative Rechnungsformate nutzen
- Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden
Ausnahmen
Es gibt einige wichtige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht in Deutschland:
Steuerfreie Umsätze:
- Umsätze, die nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerfrei sind, fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht
Kleinbetragsrechnungen:
- Rechnungen mit einem Bruttobetrag von bis zu 250 Euro können weiterhin als „sonstige Rechnungen“ übermittelt werden, z.B. in Papierform oder als PDF per E-Mail
Fahrausweise:
- Für Fahrausweise gilt ebenfalls eine Ausnahme von der E-Rechnungspflicht
B2C-Umsätze:
- Die Pflicht gilt nur für B2B-Leistungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen
Grenzüberschreitende Umsätze:
- Die Pflicht gilt nur für inländische Umsätze. Nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen
Die Fristen in der Übersicht
Nächste Schritte für Ihr Unternehmen
- Prüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungsstellung und -empfang
- Planen Sie die Umstellung auf E-Rechnungen rechtzeitig
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen
- Kontaktieren Sie Ihre Geschäftspartner bezüglich E-Rechnungsformaten
- Bleiben Sie über gesetzliche Änderungen informiert
Für weitere Fragen und Unterstützung bei der Implementierung von E-Rechnungen
mit TimeLine ERP stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Was kann TimeLine?
Funktionen und Abläufe
TimeLine ERP bietet in Version 16 standardmäßig Funktionen für die Verarbeitung, den Empfang, automatisierten Import und Versand von E-Rechnung.
Export
Unterstütze Formate
Mit TimeLine können Sie E-Rechnungen in verschiedenen ZUGFeRD 2.3-konformen Formaten erstellen und versenden:
- PDF im XRechnung-Profil für den öffentlichen Sektor
- PDF im Comfort-Profil für erweiterte Geschäftsanforderungen
- PDF im Extended-Profil für maximale Datentiefe
- Kombinierte PDF + XML-Dateien im XRechnung-Profil
- Reine XML-Dateien im XRechnung-Profil
Der Versand erfolgt flexibel per E-Mail, Serienmail oder direktem Export. Alle Dokumente werden automatisch archiviert und bleiben somit revisionssicher nachvollziehbar.
Stammdatenverwaltung
Die Software ermöglicht eine individuelle Konfiguration pro Geschäftspartner.
Für jeden Kunden können Sie:
- Die Leitweg-ID für die eindeutige Zuordnung hinterlegen: Screenshot ansehen >
- Das bevorzugte Rechnungsformat festlegen: Screenshot ansehen >
- Versandoptionen definieren
Diese Einstellungen werden beim Export und Versand automatisch berücksichtigt, was Ihren Arbeitsaufwand deutlich reduziert und Fehler vermeidet. Die einmal hinterlegten Informationen stehen für alle zukünftigen Transaktionen zur Verfügung.
Automatisierung und Effizienz
Durch die intelligente Verknüpfung von Stammdaten und Exportfunktionen vereinfacht TimeLine den gesamten E-Rechnungsprozess. Das System wählt automatisch das richtige Format und die korrekten Versandwege, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Viewer
Integrierter ZUGFeRD-Viewer
TimeLine ERP verfügt über einen leistungsstarken integrierten ZUGFeRD-Viewer, der Ihnen volle Kontrolle und Einblick in Ihre elektronischen Rechnungsdaten bietet.
Visualisierung von XML-Daten
Der ZUGFeRD-Viewer macht komplexe XML-Strukturen transparent und leicht verständlich. Er wandelt technische XML-Dateien in eine übersichtliche, benutzerfreundliche Darstellung um. Dies ermöglicht Ihnen:
- Schnelle Überprüfung von E-Rechnungsinhalten
- Einfache automatisierte Validierung der Rechnungsdaten (demnächst verfügbar)
- Sofortige Erkennung möglicher Unstimmigkeiten
Praktische Funktionalitäten
Der Viewer ist nahtlos in die TimeLine ERP-Umgebung integriert und bietet:
- Direkte Vorschau von ZUGFeRD XML-Dateien
- Strukturierte Ansicht aller Rechnungselemente
- Intuitive Navigation durch die Rechnungsdaten
- Schnellen Zugriff auf relevante Informationen
Effizienzsteigerung im Rechnungsprozess
Durch die visuelle Aufbereitung der XML-Daten beschleunigen Sie Ihre Rechnungsprüfung erheblich.
Import
Flexible Verarbeitung von Eingangsrechnungen
TimeLine ERP bietet Ihnen maximale Flexibilität bei der Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen. Dabei unterstützt Sie das System sowohl bei der Verarbeitung von Rechnungen mit als auch ohne Vorbelege.
Effiziente Standardverarbeitung
Bei vorhandenen Vorbelegen gestaltet sich der Prozess besonders effizient. Da Bestellungen und Eingangslieferscheine bereits mit allen relevanten Informationen im System erfasst sind, können diese Daten mittels des Visualisierungswerkzeugs schnell und präzise in eine Eingangsrechnung überführt werden.
Manueller Import
TimeLine ERP unterstützt den Import von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten:
- ZUGFeRD 1.0, 2.0 und 2.3 (PDF oder XML)
- Alle gängigen Profile: Minimum, Basic, BasicWL, Comfort, Extended und XRechnung
Automatisierter Import
Ein intelligenter automatisierter Service überwacht Ihr E-Mail-Eingangspostfach und verarbeitet eingehende E-Rechnungen und PDF-Dateien mittels KI-Tokenizer. Das System:
- Erzeugt automatisch Workflow-Aufgaben
- Erstellt DFUE-Zwischenbelege für die weitere Verarbeitung
- Zeigt relevante Aufgaben im ERG-Modul an
Integrierte Prüfung und Bearbeitung
Der DFUE-Beleg-Editor im ERG-Modul ermöglicht:
- Detaillierte Sichtprüfung der importierten Daten
- Benutzerfreundliche Nachbearbeitung bei Bedarf
- Reibungslosen Import in den finalen TimeLine-Beleg
Diese durchdachte Prozessgestaltung gewährleistet eine effiziente und fehlerminimierte Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.
