6 Tipps für eine effektive Webkonferenz

Durch die Corona-Pandemie haben sich die tägliche Arbeitssituation und das Arbeitsumfeld radikal gewandelt. Innerhalb kürzester Zeit sahen sich Unternehmen damit konfrontiert, alle Prozesse zu verändern und ins Digitale zu verlegen. Dabei hatten viele Schwierigkeiten, alle Verordnungen, Anforderungen und Schutzmaßnahmen zu beachten und gleichzeitig handlungsfähig zu bleiben. Mitarbeiter wurden größtenteils ins Home Office geschickt. Zusätzlich zum neuen Alltag kam so die Herausforderung, die Kommunikation und den Zusammenhalt zwischen Mitarbeitern zu erhalten – und dem digitalen Arbeiten eine Chance zu geben sowie es neu zu denken. Denn in vielen Berufen stehen regelmäßige Meetings sowie der Kontakt zu Kunden und Kollegen an der Tagesordnung. Insbesondere große Seminare und Workshops sind seit dem Beginn der Pandemie risikoreich – und ohne gewisse Vorkehrungen auch nicht erlaubt. Abhilfe können deswegen immer häufiger Videokonferenzen schaffen – so kann auch der Kontakt zu Kunden weiterhin gewährleistet werden. In diesem Beitrag geht es um die Vorbereitung und erfolgreiche Moderation solcher Webkonferenzen.

Online-Meetings aus dem Home-Office heraus

Unabhängig von der aktuellen Situation und egal ob im Büro oder aus dem Home-Office heraus – Meetings sollten Sie grundsätzlich entlang bestimmter Regeln führen, damit sie optimal verlaufen. Webkonferenzen sind dabei noch etwas aufwendiger, da zu den erwähnten Regeln noch die technische Herausforderung kommt. Störende Nebengeräusche sowie andere Faktoren, die vom eigentlichen Gespräch ablenken und technisch überforderte Gesprächsteilnehmer sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Was kann man also tun, um zielführende, angenehme und effektive Online-Meetings zu führen?

6 Grundregeln für eine effektive Webkonferenz

Regeln helfen dabei, das Online-Meeting effizient und effektiv abzuhalten. Folgende Punkte haben sich in der Vergangenheit etabliert:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der Gesprächsteilnehmer

Sind zu viele Teilnehmer involviert, sind Chaos und schlechtere Ergebnisse eigentlich schon vorprogrammiert. Überlegen Sie sich also vorab genau, wer unabdingbar an dem Gespräch teilnehmen muss, damit alle wichtigen Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen werden können. Nur diese Personen sollten auch zu dem Gespräch eingeladen werden. Acht Teilnehmer sind ein guter Richtwert, an den Sie sich halten können. Andernfalls entsteht schnell eine Atmosphäre, in der es einen Vortragenden gibt und alle anderen nicht zu Wort kommen. Das führt leicht zu Konflikten, Themen werden „totgeredet“ oder das Online-Meeting nimmt mehr Zeit als nötig in Anspruch.

Das sollten Sie beachten:

• Nicht zu viele Teilnehmer, acht Personen sind ein guter Richtwert

2. Bereiten Sie eine Agenda vor und teilen diese vor der Webkonferenz

Eine Agenda vorzubereiten nimmt viel Zeit in Anspruch und mag dem ein oder anderen lästig erscheinen, ist aber während des Online-Meetings enorm hilfreich, damit allen wichtigen Themen genügend Aufmerksamkeit geschenkt und nichts außer Acht gelassen oder vergessen wird. Den Ablauf des Meetings sowie die zu besprechenden Punkte im Vorfeld bekannt zu geben, gibt jedem Teilnehmer außerdem die Möglichkeit, sich Fragen zu notieren sowie vorab an möglichen Lösungsansätzen zu arbeiten. Das spart während dem Meeting Zeit, da jeder die Möglichkeit hat, sich gut vorzubereiten. Es ist weiterhin ratsam, nicht mehr als fünf Punkte auf die Agenda zu setzen und Stichpunkte statt Fließtexten zu verwenden. Lange Agenden wirken schnell entmutigend und werden nicht gelesen.

Das sollten Sie beachten:

• Agenda aufsetzen und beispielsweise per E-Mail verschicken
  • Wer das Meeting einberuft, sollte sich auch die Zeit nehmen, die Agenda zu erstellen
• Nicht mehr als fünf Punkte auf die Liste setzen
  • Stichpunkte statt Fließtexte
• Folgende Punkte sollte die Agenda enthalten:
  • Wer nimmt an der Webkonferenz teil?
  • Welche Themen werden besprochen?
  • Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
  • Zeitblöcke: Für welches Thema wird wie viel Zeit eingeplant?
  • Wer führt Protokoll und informiert andere Mitarbeiter?

3. Planen Sie feste Zeitfenster für jedes Thema ein

Für jedes Thema klare Zeitfenster zu definieren, ist aus mehreren Gründen sinnvoll. So wird zum einen sichergestellt, dass jeder auf der Agenda festgehaltene Punkt auch besprochen wird. Die Gesprächsteilnehmer sind so eher motiviert, zu einer schnellen Lösung zu gelangen, damit das Thema nicht noch einmal neu aufgerollt werden muss. Auf der anderen Seite dauert das Online-Meeting nicht länger als vorab veranschlagt und Sie laufen nicht Gefahr, dass die Gesprächsteilnehmer beispielsweise aufgrund von Folgeterminen die Unterhaltung verlassen, obwohl wichtige Entscheidungen noch ausstehen. Jemand sollte die Zeit im Blick haben und das Gespräch nach Möglichkeit moderieren oder zumindest einen Blick darauf haben, dass es nicht zu sehr ausufert.

In dem Zusammenhang kann auch die Einhaltung einer Gesprächsreihenfolge sinnvoll sein. So können Sie leicht verhindern, dass die Gesprächsteilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen und außerdem fühlt sich so auch jeder Einzelne eher in der Verantwortung, etwas Wertvolles zum Gespräch beizutragen. Zudem kann es sinnvoll sein, langsamer als gewohnt und deutlich zu sprechen, denn selbst die beste Technik hat oft einen zeitlichen Versatz zwischen Sender und Empfänger. Das erfordert zwar Disziplin, verhindert aber häufiges Nachfragen der Kollegen.

Das sollten Sie beachten:

• Klare Zeitfenster für jedes Thema definieren
• Gesprächsreihenfolge festlegen
  • Langsam und deutlich sprechen, um häufiges Nachfragen zu vermeiden
• Beispiel für eine einstündige Webkonferenz:
  • 10 Minuten Thema darlegen
  • 30 Minuten Diskussions- und Besprechungszeit
  • 10 Minuten Lösungsansätze zusammentragen
  • 10 Minuten Aufgaben verteilen

4. Führen Sie Protokoll

Alle wichtigen Beschlüsse, die Sie während der Webkonferenz treffen, sollten idealerweise in einem Protokoll festgehalten werden. Alle im Protokoll erwähnten Punkte und Beschlüsse sollten Sie außerdem begründen sowie die daraus resultierenden Handlungsanweisungen eintragen. Das Protokoll vermeidet Missverständnisse durch unterschiedliche Auffassungen oder Erinnerungen und die genannten Punkte können im Nachhinein besser von jedem Teilnehmer nachvollzogen werden. Weiterhin weiß so jeder Teilnehmer genau, welche Aufgabe er hat und welche nächsten Schritte erforderlich sind. Kollegen, die nicht teilnehmen konnten und an weiteren Schritten beteiligt sind, können sich so im Nachhinein unkompliziert über die Ergebnisse informieren. Ein Protokoll sollte genau wie die Agenda nicht zu ausführlich sein. Fließtexte sollten Sie auch hier möglichst vermeiden, da diese meist nicht gelesen werden. Damit Sie noch besser vorbereitet sind, können Sie sich eine Protokoll-Vorlage erstellen, welche Sie im Meeting nur noch ausfüllen müssen.

Das sollten Sie beachten:

• Alle Beschlüsse in einem Protokoll festhalten, inklusive:
  • Begründungen
  • Handlungsanweisungen
• Bei inhaltlich Relevantem: Es sollte nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat
• Stichpunkte statt Fließtexte
• Folgende Punkte sollte ein Besprechungsprotokoll enthalten:
  • Themen des Meetings, einzelne Punkte aufführen
  • Datum, eventuell Ort (entfällt bei einer Webkonferenz)
  • Anwesende und Abwesende
  • Moderation/ Leitung des Meetings
  • Protokollführung

5. Wählen Sie eine Videounterhaltung statt einem Telefongespräch

Sollten Sie sich für ein Online-Meeting entscheiden, ist es ratsam, eine Videounterhaltung statt einem normalen Telefongespräch zu wählen – zumindest dann, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Ein Telefongespräch ist anstrengender als ein klassisches Meeting im Büro, da Sie Ihrem Gesprächspartner nicht direkt gegenüber sitzen. Normalerweise erkennen Sie an der Körperhaltung, ob jemand Interesse an einem Gespräch hat oder nicht. Möchte beispielsweise jemand etwas zum Gespräch beitragen, so rückt er vermutlich näher an den Tisch und richtet sich auf. Jemand, der eher desinteressiert ist, zeigt dies oft unbemerkt durch die Körperhaltung, indem er sich zurücklehnt. Auch Mimik, Gestik sowie Augenkontakt sind wichtig für einen positiven Gesprächsverlauf, da es so leichter ist, die Botschaften seines Gegenübers richtig zu deuten. Bei einem reinen Telefongespräch entfallen diese visuellen Signale komplett und es passiert eher, dass Aussagen falsch geschlussfolgert oder aufgefasst werden. Zudem müssen Sie sich zusätzlich darauf konzentrieren, zu wem welche Stimme gehört.

Technik 

Um eine Videounterhaltung mit dem Chef, Kollegen oder Kunden zu führen braucht man keine teure Ausstattung. Fast jedes Notebook verfügt mittlerweile über eine integrierte Kamera sowie ein Mikrofon. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung, sollten Sie ein schwaches WLAN haben, können Sie sich stattdessen mit einem Ethernet-Kabel verbinden. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihre IT-Abteilung. Um das Online-Meeting für alle so angenehm wie möglich zu gestalten, können Sie außerdem auf eine angenehme Beleuchtung sowie einen angemessenen Hintergrund achten.

Das sollten Sie beachten:

• Videounterhaltung statt Telefongespräch
  • Körperhaltung, Mimik und Gestik helfen dabei, eine Aussage richtig zu deuten
• Benötigte Technik
  • Kamera, Mikrofon
  • Stabile Internetverbindung

6. Halten Sie die Netiquette ein – Online-Meetings erhöhen das Konfliktpotenzial 

Es gibt gewisse Verhaltensweisen, die ein Gespräch entweder in eine positive oder relativ schnell in eine negative Richtung lenken. Dies gilt für persönliche Gespräche, aber auch besonders für digitale Unterhaltungen. Steht man einer Person nicht direkt gegenüber, neigt man auch eher dazu, seine Worte ohne oder mit weniger Bedacht zu wählen. Dazu zählt beispielsweise, sein Gegenüber nicht ausreden zu lassen. Dies ist zum einen unhöflich, führt aber auch insbesondere bei einer Videounterhaltung zu Verwirrung, da Einwürfe oft nicht verstanden oder falsch zugeordnet werden. Auch Belehrungen sind nicht zielführend, diese rufen eher eine Abwehrhaltung anstatt Zuspruch und Interesse hervor. Der Schlüssel lautet wie so oft: Empathie.

Das sollten Sie beachten:

• Netiquette einhalten
• Konkret nachfragen, wenn etwas nicht verstanden wurde
• An stetiger Verbesserung arbeiten
  • Kurze Reflexionsrunden am Ende helfen dabei, den Ablauf laufend zu verbessern
  • Was lief gut?
  • Was können Sie beim nächsten Mal besser machen?

Ist die Webkonferenz wirklich notwendig?

Im Allgemeinen gelten Meetings als reine Zeitfresser. Bevor Sie also ein Online-Meeting einberufen, überlegen Sie sich ob dies auch wirklich notwendig ist. Viele Angelegenheiten lassen sich auch in einem kurzen Telefonat klären und es Bedarf nicht vieler Personen, um eine Entscheidung herbeizuführen. Oft hilft an dieser Stelle ein kleines Gedankenexperiment: Stellen Sie sich vor, es gibt keine Möglichkeit, eine Besprechung einzuberufen, wie würden Sie die Situation dann lösen? Lässt sich die Situation durch ein Telefonat klären oder können Sie jemanden per E-Mail kontaktieren, um eine Antwort zu bekommen? So zeigt sich relativ schnell, ob eine Webkonferenz der effektivste Kommunikationskanal ist.

Anbieter

Es gibt einige Tools, die virtuelles Arbeiten unterstützen, zu den bekanntesten Anbietern gehören Zoom, Skype sowie Facetime. Hier eine kleine Zusammenfassung:

Zoom

• Integriertes HD-Video und –Audio
  • Bis zu 1000 Videoteilnehmer
  • Bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm
• Eingebaute Tools für Zusammenarbeit
  • Mehrere Teilnehmer können ihre Bildschirme gleichzeitig teilen und für ein interaktives Meeting mit Anmerkungen versehen
• Sichere Treffen
  • Verschlüsselung für alle Meetings, rollenbasierte Benutzersicherheit, Passwortschutz, Warteräume und Teilnehmer in Warteschleife stellen
• Aufzeichnungen und Transkripte
  • Zeichnen Sie Ihre Meetings lokal oder in der Cloud auf, sehen Sie sich AI-generierte Transkripte an und erfassen Sie Notizen und Aktionspunkte
• Team Chat
  • Chat mit Gruppen, Suchverlauf, integrierte Dateifreigabe und 10-Jahres-Archiv
• Kostenlos bis zu 100 Teilnehmern, Gruppenchats sind dabei allerdings auf 40 Minuten limitiert

Weitere Informationen finden Sie hier: Zoom Besprechungen & Chat

Skype

• Videoanrufe für bis zu 50 Personen
• Videoanrufe in HD
  • Einzel- oder Gruppengespräche
• Liveuntertitel
  • Lesen Sie Worte, die während eines Audio- oder Videoanrufs gesprochen werden, am Bildschirm mit
• Aufzeichnungen
  • Zeichnen Sie wichtige Besprechungen mit den Kollegen auf
• Keine Registrierungen und Downloads erforderlich
• Kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Skype – Kommunikationstool für kostenlose Anrufe und Chats

Facetime

• Bis zu 32 Teilnehmer
• Voraussetzung für die Verwendung der App ist jedoch, dass alle Kontakte ein iPhone, iPad, eine Apple Watch oder einen Mac mit iOS verwenden und Facetime eingerichtet haben
• Die App ist kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Apple Support

Fazit

Die Vorteile bei einem persönlichen Gespräch überwiegen nach wie vor gegenüber dem virtuellen Gespräch. Wie so oft im Leben gilt es aber auch jetzt, das Beste aus den Umständen zu machen. Letztendlich ist dies eine Chance, die Krise so gut es geht und möglichst unbeschadet durchzustehen – vielleicht lässt sich aus dieser extremen Situation nachhaltig sogar etwas Gutes ziehen, wenn diese Kommunikationswege nun öfter in Betracht gezogen werden.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit den genannten Punkten einen besseren Überblick verschaffen. Wenn Sie mehr zum Thema Online-Meetings oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der virtuellen Arbeit!