Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Es kann durchaus mehrere Monate dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist – je nach Komplexität der Anforderungen und Anzahl der Mitarbeiter. Ein solches Projekt kostet Zeit, Ressourcen und vermutlich auch einige Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, gilt wie bei jedem Projekt auch bei der Einführung eines ERP-Systems: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt selten von der Technik ab. Doch was bringt es dann zum Scheitern? Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber auch die Ablehnung der Mitarbeiter. Was Sie also brauchen, ist eine gute Vorbereitung und ein Projektteam, das von Anfang an zusammenarbeitet. Es folgt eine Übersicht über den Ablauf einer ERP-Einführung – und worauf Sie sonst noch achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse der ERP-Implementierung

Fragen Sie sich vor dem Beginn der Recherche nach geeigneten ERP-Anbietern, ob Sie bereit für ein ERP-System sind. Eine fehlende Basis beispielsweise kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man außerdem häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings oft auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP-Projekt gelegt.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als Nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist die Durchführung einer Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Um neue Perspektiven zu erhalten, kann es hilfreich sein, Externe hinzuzuziehen – so sieht man sein Unternehmen oft mit anderen Augen. Außerdem kann es hilfreich sein, Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einzubinden. Diese sind es schließlich, die später mit der ERP-Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP-System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere ERP-Auswahl. Unterschieden werden hierbei technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie jedoch Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen Sie die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP-Anbieter.

Das Dokument sollte neben den Anforderungen an das ERP-System auch eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten. Informationen über Ihre Produkte, Leistungen sowie Stärken und die aktuelle IT-Infrastruktur sind ebenfalls sinnvolle Ergänzungen. Außerdem wichtig sind ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen meist kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Neben der Durchführung einer Anforderungsanalyse und der Erstellung eines Lastenhefts ist bei der Einführung eines ERP-Systems das Projektteam mindestens genauso wichtig. Sie benötigen einen Projektleiter sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte beispielsweise Durchsetzungsvermögen mitbringen, aber auch emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User hingegen vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch die Einführung eines ERP-Systems entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Belegschaft im System schulen. Ihr Key-User sollte möglichst viel Erfahrung und Fachkompetenz mitbringen. Seien Sie sich darüber bewusst, dass beide Positionen viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden müssen.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche zunächst mit einer Recherche im Internet und führen Sie dabei eine Checkliste. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter generell in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen: Sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die E-Mail ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere ERP-Anbieter herausfiltern.

Die übrig gebliebenen Kandidaten bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein ERP-Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Der Anbieter kann die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen – anhand von Beispieldaten oder einer kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP-System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Einführung eines ERP-Systems – Die Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden ERP-Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Dokumente. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer ERP-Implementierung. Dadurch können Sie Anpassungen im weiteren Projektverlauf weitestgehend vermeiden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Checkliste – Sind Sie bereit für die Einführung eines ERP-Systems?

• Ist eine aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
• Steht das Projektteam zur Verfügung?
• Wurden die Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?
• Ist der Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?

Zusammenfassung der ERP-Implementierung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

• Durchführung einer Anforderungsanalyse
• Erstellung eines Lastenhefts
• Zusammenstellung eines Projektteams
• Erstellung einer Long- und Shortlist
• Durchführung eines ERP-Workshops
• ERP-Auswahl treffen
• Pflichtenheft erstellen lassen
• Installation der ERP-Software
• Datenübernahme
• Anpassung & Reporting
• Echtbetrieb (Tagesgeschäft)

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP-Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Sie möchten mehr zum Thema ERP-Einführung oder über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!