Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?

Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es in die Umsetzungsphase. Für die Zusammenstellung des Projektteams benötigen Sie zunächst einen Projektleiter und Key-User. Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Die Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie deshalb nicht halbherzig treffen. Ein Mitarbeiter, der alle wesentlichen Eigenschaften mitbringt, wirkt sich positiv auf den Verlauf und die allgemeine Stimmung im Team aus – für einen erfolgreichen und zügigen Abschluss ist dies unerlässlich. Fällt die Wahl hingegen auf eine für die Rolle eher ungeeignete Person, sind Konflikte vorprogrammiert. Das Projekt zieht sich in die Länge und die Kosten können dadurch immens ansteigen. Doch wie findet man die richtige Person für diese Herausforderung? Im heutigen Beitrag geht es darum, wie Sie als Unternehmer die richtige Entscheidung treffen und welche Eigenschaften ein guter Projektleiter mitbringen sollte.

Projektleitung und Key-User – wer ist für was zuständig?

Haben Sie schon einmal ein ERP-Projekt geplant oder auch umgesetzt? Dann wissen Sie sicherlich, dass ein solches Projekt einer Großbaustelle gleichen kann. Keiner weiß so ganz genau, was der andere eigentlich macht und wer für was zuständig ist. Deshalb ist es gut, die beiden Rollenprofile erst einmal klar zu definieren – besonders weil sich die Aufgaben in einigen Bereichen überschneiden.

Der Projektleiter mit folgenden Eigenschaften betreut das Projekt als Ganzes: Er koordiniert Aufgaben und Abläufe im Team, überwacht den Fortschritt des Projekts – und gibt in diesem Zuge auch regelmäßig den aktuellen Status an die Geschäftsführung weiter. Darüber hinaus werden durch die Projektleitung auch fachliche Entscheidungen bezüglich der Umsetzung getroffen. Die Key-User sind für einen bestimmten Bereich zuständig, weshalb es in großen Unternehmen auch mehrere Key-User geben kann. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe aber in der Regel nur eine Person. Key-User sind der erste Ansprechpartner bei Fragen und sozusagen das Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Geschäftsführung und dem ERP-Anbieter. Weiterhin planen sie die fachliche Schulung der Mitarbeiter im System und führen diese nach erfolgreicher Umsetzung auch durch. Wie Sie geeignete Key-User für Ihr Projekt gewinnen, erfahren Sie hier.

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?

Die Aufgabenprofile und Eigenschaften von einem Projektleiter und Key-User sind sehr unterschiedlich, dennoch weisen beide Rollen auch Parallelen auf. So versuchen beide, die Akzeptanz für das Projekt zu stärken, indem sie die positiven Seiten aufzeigen und versuchen, Ängste zu nehmen. Dafür benötigte Fähigkeiten sind vor allem Einfühlungsvermögen und Verständnis. Denn ob das Projekt am Ende des Tages erfolgreich ist oder nicht, liegt zum größten Teil an der Belegschaft. Lehnt diese das System und die Mitarbeit ab, wird es früher oder später scheitern. Der große Unterschied zwischen Projektleitung und Key-User liegt in der Führung des Personals. Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, denn natürlich muss der Projektleiter auch Führungsaufgaben übernehmen. Für die Dauer des Projekts ist der Projektleiter der Vorgesetzte der Key-User. Im Vergleich zu den Key-Usern wird die Rolle der Projektleitung oft stärker als Managementaufgabe wahrgenommen.

Welche Eigenschaften sollte ein guter Projektleiter mitbringen?

Es ist die Aufgabe eines Projektleiters, das Projekt zu leiten und erfolgreich zum Ziel zu führen. Dies geht natürlich mit viel Verantwortung einher – eine Aufgabe, die nicht jedem liegt. Einen geeigneten Leiter zu finden, die sich dieser Situation gewachsen fühlt, kann deshalb durchaus knifflig sein. Viele Unternehmer fühlen sich bereits jetzt überfordert und gehen deshalb den offenbar einfachsten und schnellsten Weg – der Projektleiter wird aufgrund seines Fachwissens oder seiner Position im Unternehmen ernannt. Warum dies nicht immer die beste Lösung ist und auf welche Eigenschaften Sie bei einem Projektleiter achten können, lesen Sie nachfolgend.

Fachkompetenz

Die Anforderungen an einen Projektleiter haben sich im Gegensatz zu früher grundlegend geändert. Vor einigen Jahrzehnten galten Projektleiter noch als reine Fachexperten, die technische Probleme lösten. Fachwissen ist durchaus wichtig, da ein Projektleiter auch technische Zusammenhänge verstehen und bewerten können sollte. Oft wird aber außer Acht gelassen, dass ein Projektleiter mehr Eigenschaften und Kompetenzen benötigt als nur fachliches Know-how. Heute tragen sie Verantwortung in allen Bereichen. Sie stehen vor vielen Herausforderungen: Sie managen nicht nur, sondern verhandeln, koordinieren, trösten, lösen Konflikte und motivieren ihr Team immer wieder neu.

Blick für das „große Ganze“

In stressigen Phasen sollte ein Projektleiter in der Lage sein, sich aus der Situation herauszuziehen. Er sollte strukturiert einen Schritt zurückzugehen, um die Vorgehensweise von außerhalb zu betrachten. Den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Viele Mitarbeiter beherrschen bestimmte Bereiche besonders gut oder widmen sich einer Aufgabe sehr akribisch und detailliert. Diese Kollegen sind gewiss unverzichtbar für Ihr Unternehmen. Wenn es aber darum geht, die Leitung eines ERP-Projekts zu koordinieren, sind sie eher fehl am Platz. Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung beispielsweise ist tendenziell eher ungeeignet für diese Aufgabe. Sich von der technischen Ebene zu trennen und in erforderliche Sichtweisen anderer Mitarbeiter einzufühlen, fällt diesem oft schwer. Aber hier gilt – Ausnahmen bestätigen die Regel.

Führungskompetenz

Eine gute Personalführung ist eine der wichtigsten Eigenschaften des Projektleiters. Menschen zu führen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Sicherlich kann man sich einige nützliche Tipps anlesen, um den eigenen Führungsstil zu verbessern. Aber: Vor allem die Persönlichkeit muss stimmen – und diese kann man sich nicht einfach aneignen oder verändern. Es geht darum, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, indem man ehrlich ist und authentisch handelt.

Was macht einen guten Führungsstil aus?

Ein Projektleiter bildet sozusagen den Knotenpunkt, an dem alle wichtigen Entscheidungen, Informationen und auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammentreffen. Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz sind deshalb das A und O in einer leitenden Position – und zwar auf den unterschiedlichsten Ebenen. Dafür braucht man vor allem sehr viel Feingefühl und die richtigen Antennen, um seine Umgebung wahrzunehmen und richtig zu deuten. Nur wer gut zuhört und wachsam ist, kann beispielsweise auch negative Stimmungen im Team spüren – auch ohne dass sie jemand gezielt aussprechen muss.

Soft Skills – Durchsetzungsvermögen vs. Empathie

Viele Projekte scheitern an mangelnder sozialer Kompetenz und fehlenden Eigenschaften des Projektleiters. Ein guter Projektleiter sollte deshalb eine gute Menschenkenntnis haben und empathisch handeln. Widerstände und Konflikte seitens der Belegschaft beispielsweise entstehen nicht, weil diese Sie ärgern möchten, sondern vielmehr aus Ängsten heraus. Es ist Aufgabe der Projektleitung, diese zu ernst zu nehmen, aufzuklären und Konflikte zu lösen. Dies geht nicht ohne Verständnis für die individuellen Ansichten und Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite sollte ein Projektleiter aber auch durchsetzungsstark sein. Priorisiert ein Teammitglied andere Aufgaben beispielsweise höher als die des Projekts, muss der Projektleiter dies ansprechen und Leistung einfordern. Tut er dies nicht, wird er möglicherweise nicht mehr ernst genommen und solche Situationen häufen sich künftig.

Gutes Gefühl für das operative Tagesgeschäft

Oft liegt es nahe, die Projektleitung einem Mitglied der Geschäftsführung zu überlassen, schließlich bringt diese Person viel Erfahrung mit. In der Umsetzung hat dies in der Vergangenheit allerdings häufig zu Problemen geführt. Der Grund hierfür ist recht einfach, gerade in größeren Unternehmen ist eine Führungskraft zu weit vom operativen Tagesgeschäft entfernt. Oft kommt diese gar nicht erst mit dem ERP-System in Berührung – wie sollte diese daher richtig einschätzen können, welche Funktionen Sinn ergeben und im Alltag tatsächlich genutzt werden?

ERP-Projekt nimmt viel Zeit in Anspruch

Weiterhin erfordert die Durchführung eines ERP-Projekts viel Zeit. Neben dem Tagesgeschäft noch Zeit freizuschaufeln ist für jemanden in einer geschäftsführenden Position vermutlich schwierig. Aber auch hier gilt: Dies ist nicht in Stein gemeißelt und gilt auch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. In kleineren Unternehmen beispielsweise wäre diese Herangehensweise eher umsetzbar. Die Eigenschaften, die ein guter Projektleiter mitbringen sollte, haben keinen direkten Bezug zu seiner Position im Unternehmen. Junge Kollegen können ebenfalls eine Bereicherung für das Team sein. Oft gehen diese mit viel Energie und Elan an neue Aufgaben heran – was sich wiederum positiv auf die Atmosphäre im Team auswirkt. Der Nachteil: Junge Mitarbeiter haben in der Regel wenig bis gar keine Erfahrung damit ein Team anzuleiten. Aber auch hier gilt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Man wächst mit seinen Aufgaben. Und manche Dinge lernt man eben erst, wenn man einige Male auf die Nase gefallen ist.

Fazit

Kein Projekt läuft Ideal und eine Person zu finden, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, ist nicht immer leicht. Die Balance zwischen Durchsetzungsvermögen und Fingerspitzengefühl zu halten ist ebenfalls eine Herausforderung. Auf der einen Seite muss der Projektleiter begeistern können, Ängste nehmen und die Belegschaft mit ins Boot holen. Auf der anderen Seite muss er aber auch durchgreifen, die Ziele verfolgen und das Projekt zu einem zügigen Abschluss bringen – auch wenn das bedeutet, dass man nicht jeden individuellen Wunsch berücksichtigen kann. Bei einem Projekt, bei dem viele einzelne Menschen involviert sind, kann man nie alle gleichermaßen zufriedenstellen. Denn jeder Ihrer Teammitglieder hat gewisse Vorstellungen, Ansichten, Wünsche und Bedürfnisse. Sollten Sie allerdings keinen infrage kommenden Kollegen finden, macht es Sinn, die Aufgaben an mehrere Personen zu verteilen – beispielsweise, indem man fachliche von organisatorischen Aufgaben trennt oder einen externen Beteiligten hinzuzieht.

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