ERP-System-Kosten richtig kalkulieren und reduzieren

Wie sich die ERP-Software-Kosten aufteilen – und wie Sie dabei sparen können

Die Digitalisierung fordert Unternehmen mehr denn je, ihre Prozesse neu zu strukturieren und Abteilungen zu vernetzen. Ein guter Weg, dies umzusetzen, ist ein ERP-System. Natürlich fragen sich Unternehmen, wie viel ERP-Systeme kosten. Die gute Nachricht:  Nicht alle Kosten einer ERP-Einführung sind in Stein gemeißelt. Es gibt einen variablen Anteil der ERP-Software-Kosten, den Sie selbst beeinflussen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die ERP-Kosten zusammensetzen, wie Sie Kostentreiber erkennen und mit welchen Tipps Sie bei der ERP-Einführung Kosten sparen können.

Wie setzen sich die ERP-System-Kosten genau zusammen?

Zunächst sollten wir klären, wie sich die Kosten einer ERP-Einführung zusammensetzen. Wenn Sie dies Wissen und die Faktoren kennen, welche die ERP-System-Kosten negativ beeinflussen können, haben Sie mehr Möglichkeiten, Einfluss auf die Entwicklung zu nehmen. Je nach Umfang der abzudeckenden Prozesse setzt sich der ERP-System-Preis aus diversen Faktoren zusammen. Mit einberechnet wird beispielsweise, welche Module oder wie viele Arbeitsplätze Sie benötigen. Da die Preismodelle aber in jedem Unternehmen variieren, lassen sich pauschal kaum Aussagen zu den tatsächlichen ERP-System-Kosten treffen. Generell kann man aber sagen, dass sich die Kosten aus zwei Bereichen zusammensetzen:

• Kosten für ERP-Software-Lizenz: Die Lizenzkosten für die Software betragen etwa 50 Prozent der gesamten ERP-System-Kosten. Diese Kosten lassen sich leider nicht reduzieren und sollten in jedem Fall in voller Höhe eingeplant werden.
• Kosten für ERP-Dienstleistungen: Die anderen 50 Prozent der ERP-Kosten umfassen den Bereich Dienstleistungen. Diese sind variabel und können demnach beeinflusst werden. Zu den Dienstleistungen gehören die Customizing sowie Beratungs- und Serviceleistungen sowie die Schulung der Key-User und Endanwender.

Welche ERP-System-Kosten entstehen für den Bereich Dienstleistungen?

Wie viel Ihres Budgets in Customizing, Beratung und Schulung fließt, ist davon abhängig, wie nah Sie am Standard arbeiten. Ob ERP-Workshop, Konzeptionierung, Abstimmgespräche, Programmierung, Datenübernahme, Reporting oder Schulung – auf alle Dienstleistungen haben Sie als Kunde einen Einfluss. Natürlich sollten Sie nicht völlig auf dieses Angebot verzichten. Beratungen, Schulungen und technische Anpassungen sind zweifellos wichtig, um das ERP-System an die Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens anzupassen und die MitarbeiterInnen mit dem System vertraut zu machen.

Wie können Sie die ERP-System-Kosten reduzieren?

Mit einer guten Vorbereitung können Sie die ERP-System-Kosten im Dienstleistungsbereich jedoch deutlich senken. Ihre Mitarbeit ist gefragt! Dabei gilt: Ungewollte Kosten lassen sich leider nicht immer ganz vermeiden. Manchmal kommt es vor, dass sich gewisse Punkte trotz ERP-Workshop und Pflichtenheft schlecht abschätzen lassen. Diese zeigen sich dann erst im Laufe des Projekts. Es gibt aber auch Kostentreiber, die sich mit einer guten Vorbereitung vermeiden lassen.

5 Tipps für günstigere ERP-Software-Kosten

Tipp 1: Klare Ziele und konkrete Anforderungen 

Wenn Sie sich für den Einsatz eines ERP-Systems entscheiden, haben Sie vermutlich eine grobe Vorstellung davon, wie es Ihre Prozesse verbessern soll. Viele Unternehmen formulieren ihre Wünsche und Ziele allerdings sehr vage. Oft soll auch implementiert werden, was möglich ist – getreu dem Motto „Jedes Feature wird sich irgendwann als praktisch erweisen“. Das Problem dabei ist, dass  Sie die ERP-Software-Kosten bei solch einer Herangehensweise schlecht kalkulieren können.

Werden Anforderungen schwammig definiert und Probleme lediglich an der Oberfläche angekratzt, ohne mögliche Ursachen zu hinterfragen, steht das Projekt von Beginn an auf wackligen Beinen. Das Resultat zeigt sich spätestens bei der Erstellung des Lastenhefts. Dann bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als mit dem zu arbeiten, was sich die Belegschaft wünscht – und das kann zu Verzögerungen und Komplikationen führen.

Formulieren Sie deshalb von Anfang an klare Ziele und konkrete Anforderungen, damit ein bedarfsgerechtes ERP-System entsteht – und Ihr Budget geschont wird. So kann er der Anbieter das richtige ERP-System auswählen, eine erfolgreiche ERP-Einführung durchführen und unnötige Mehrkosten sparen.

Tipp 2: Balance zwischen Projektleitung und Abteilungen

Ein weiterer Faktor für hohe ERP-Software-Kosten kann das Verhalten der einzelnen Abteilungen in Verbindung mit einer schwachen Projektleitung sein. Es kommt immer wieder vor, dass einzelne MitarbeiterInnen oder Abteilungen mehr Freiraum haben als andere. Sie sind es gewohnt, ihr Vorhaben durchzusetzen und wenig Kompromisse einzugehen. Dann soll jede noch so kleine Idee umgesetzt werden – sei es eine Auswertung, Liste oder Abfrage. 

Kommt zu dieser Situation noch eine Projektleitung, die leicht nachgibt und alle Wünsche absegnet, sehen Sie als Entscheider sich schon bald mit einer langen Liste voller Wünsche, Anforderungen und Ideen Ihrer Belegschaft konfrontiert – und müssen am Ende entsprechend hohe ERP-System-Kosten zahlen. Um die Kosten im Blick zu halten, benötigen Sie eine starke Projektleitung, die Vorschläge der Belegschaft auch mal ablehnt. 

Selbstverständlich sollten die Vorschläge der MitarbeiterInnen ernst genommen werden, schließlich können diese am besten beurteilen, welche Funktionen von Vorteil sind. Eine gute Möglichkeit ist es, zunächst alle Anpassungswünsche der Belegschaft zu notieren und trotzdem erst einmal mit den Standardabfragen arbeiten. Nach einer gewissen Zeit im Tagesgeschäft wird deutlich, ob weitere Anpassungen sinnvoll sind oder ob sich die gewünschten Punkte erübrigt haben.

Wie Sie ein starkes Projektteam zusammen stellen, erfahren Sie hier:

• Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter mitbringen?
• Welche Aufgaben hat ein Projektleiter? Ein Leitfaden
• Key-User für ein ERP-Projekt – Tipps zur richtigen Auswahl

Tipp 3: Daten akkurat vorbereiten 

Die Grundlage eines ERP-Systems bildet die Datenbank. Am Anfang einer jeden ERP-Einführung wird festgelegt, welche Daten in das neue System übernommen werden sollen. Meistens sind es nur die Stammdaten. Jeder hat aber eine andere Definition von Stammdaten, deshalb sollten Sie vorab  festlegen, welche Daten übernommen werden sollen – und prüfen, ob diese auch auf dem aktuellsten Stand sind. So starten Sie mit frischen Daten und können den größten Nutzen aus der Software ziehen, ohne an nachträgliche Anpassungen denken zu müssen. Das kann die ERP-System-Kosten spürbar senken.

Wie Sie Daten gut vorbereiten, erfahren Sie hier:

• So legen Sie Kriterien für die Datenpflege fest

Tipp 4:  Anwender richtig schulen 

Einen Teil der ERP-System-Kosten müssen Sie für die Schulung der betreffenden Anwender einplanen. Wie hoch diese Kosten werden, ist von zwei Faktoren abhängig.  Zum einen, welche und wie viele Module eingesetzt werden sollen und zum zweiten, wie viele Personen wie oft geschult werden müssen. Je höher die Anzahl der Module ist, desto aufwendiger sind natürlich auch die Schulungen. Erfahrungsgemäß ist der Schulungsaufwand mit einer jungen Altersstruktur niedriger, als bei einer älteren. Junge, PC-affine Personen müssen oft nur ein mal geschult werden, ältere hingegen öfter.

Weitere nützliche Informationen zur Schulung erfahren Sie hier:

• Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist

Tipp 5: ERP-Projekt richtig priorisieren

Viele Unternehmen denken, dass die Einführung eines ERP-Systems ein Projekt ist, das neben dem eigentlichen Tagesgeschäft herläuft und nicht viele Ressourcen erfordert. Von dem Gedanken sollten Sie sich lösen. Das Projekt ist keine Dienstleistung, die Sie bei Ihrem ERP-Anbieter in Auftrag geben und anschließend nichts mehr damit zu tun haben. Schließlich geht es um Ihre Prozesse und Ihre MitarbeiterInnen.

Schenken Sie dem Projekt nicht die nötige Aufmerksamkeit, wird es sich  verzögern – und dies  wird sich mit hoher Wahrscheinlichkeit in hohen ERP-System-Kosten niederschlagen. Jedes zusätzliche Meeting, jeder verschobene Termin und jede Anreise des ERP-Beraters erhöhen die Kosten für die ERP-Software. Damit die Umsetzung bestmöglich verläuft und sich Ihre Kosten nicht unnötig vermehren, ist Ihre Mitarbeit erforderlich. 

Oft werden Kundenprojekte dem ERP-Projekt vorgezogen. Das Projektteam besteht aus unerfahrenen MitarbeiterInnen, da die erfahrenen Kollegen an anderer Stelle benötigt werden. Aus Ihrer Sicht mag das Sinn ergeben, schließlich bringt der Kunde Ihrem Unternehmen Umsatz und das ERP-Projekt hingegen kostet Sie erst einmal Ressourcen. Dieses Vorgehen führt aber meistens zu Mehrkosten, da unerfahrenen MitarbeiterInnen oft Fehler unterlaufen, die sich vermeiden lassen. Das Prinzip ist eigentlich simpel: Je mehr Priorität Sie dem Projekt einräumen, desto zügiger können Sie die ERP-Software einsetzen – und desto niedriger sind am Ende die ERP-Einführung-Kosten.

Fazit: So können Sie ERP-System-Kosten reduzieren 

Die Einführung eines ERP-Systems ist zunächst mit hohen Kosten verbunden. Die Software bringt viele Standardfunktionen mit, aber kein System kann von Beginn an perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Individuelle Anpassungen sind deshalb wichtig, um Ihre Prozesse optimal zu unterstützen und vollständig abzudecken. Allerdings handelt es sich nur bei der Hälfte der ERP-System-Kosten um Fixkosten – das sollten Sie sich zu Nutze machen. 

Beachten Sie diese Punkte, steht einem erfolgreichen – und bezahlbaren – ERP-Projekt nichts mehr im Weg:

1. Gute Vorbereitung und Mitarbeit – mit einer ausführlichen Anforderungsanalyse können Sie spätere Anpassungen vermeiden. Definieren Sie so präzise wie möglich, was das System am Ende können soll.
2. Eine starke Projektleitung trägt dazu bei, die Kosten der Einführung im Rahmen zu halten. Bestimmen Sie dafür eine Person, die die Kostenfrage nicht aus den Augen verliert und der Belegschaft gegenüber standhaft bleibt.
3. Sorgfältig vorbereitete Daten verhindern nachträgliche Anpassungen und verbessern die Performance.
4. Der Schulungsaufwand kann mit einer klugen Auswahl der Anwender und Module reduziert werden.
5. Je mehr Aufmerksamkeit Sie dem Projekt widmen, desto niedriger fallen am Ende die Kosten aus.

Wenn Sie mehr über die ERP-System-Kosten erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!