Wie hoch ist die Wirksamkeit Ihrer Verbesserungen von Prozessen innerhalb Ihres Unternehmens? Wollen Sie klare Antworten auf diese spannende Frage, brauchen Sie einen internen Audit, denn eine Auditierung ist nicht umsonst ein wesentlicher Bestandteil eines zertifizierten Qualitätsmanagements. Durch regelmäßige interne Audits erhalten Sie einen detaillierten Einblick in die aktuell laufenden Prozesse in Ihrem Unternehmen – und mögliche Schwachstellen. Und Sie wissen auch: die Schwachstellen von heute sind mögliche Wettbewerbsvorteile in der Zukunft, insofern die Schwachstellen rechtzeitig und nachhaltig beseitigt werden. Wie das mithilfe interner Audits gelingen kann, zeigen wir Ihnen jetzt im Detail.

Das ist ein interner Audit

Bei einer Auditierung handelt es sich um eine Prüfung von Prozessen, die in Ihrem Unternehmen täglich stattfinden. Diese Prüfung ist allerdings nicht willkürlich, sondern basiert auf einem systematischen Leitfaden und klaren Kriterien. Im Gegensatz zu einem externen Audit erfolgt ein internes Audit unter der Leitung eines Auditors innerhalb Ihres Unternehmens. Doch ist ein interner Audit verpflichtend für Sie?

Sind interne Audits Pflicht?

Ob ein interner Audit verpflichtend für Sie ist, hängt von Ihrem Qualitätsmanagement und einer Zertifizierung nach ISO 9001 ab. Sollte Ihr Qualitätsmanagement bereits zertifiziert sein, müssen interne Audits in gewissen Abständen durchgeführt werden. So wird sichergestellt, dass das Qualitätsmanagement wie vorgesehen in der Praxis funktioniert. Gleichzeitig profitieren Sie aber auch von vielen Vorteilen eines internen Audits, wie Sie gleich sehen werden.

Diese Vorteile bringen Ihnen regelmäßige Auditierungen

Ja, interne Audits kosten Zeit, Hürden und Aufwände sind auch da: Also wieso werden dann überhaupt interne Audits in Unternehmen durchgeführt (auch wenn Ihr Qualitätsmanagement noch nicht nach ISO 9001 zertifiziert ist)? Ganz einfach: Weil die Vorteile für Ihr Unternehmen überwiegen. Denn vor allem deckt ein internes Audit wertvollen Handlungsbedarf und Nichtkonformitäten auf. Schwachstellen, die gezielt behoben werden können und so direkt in zukünftige Vorteile für Ihr Unternehmen verwandelt werden. So profitieren Sie nicht nur von einer verbesserten Compliance, sondern ebenso von einer gesteigerten Effizienz, einer smarteren Entscheidungsfindung und letztendlich einer erhöhten Kundenzufriedenheit. Denn mithilfe eines internen Audits erfahren Sie ganz genau, an welchen Stellschrauben Ihres Unternehmenserfolgs Sie noch drehen können und treiben gleichzeitig eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Prozesse voran. Daher klären wir nun auch gerne den Ablauf eines internen Audits.

Wie läuft ein internes Audit und gibt es eine Checkliste?

Ein Auditor hat mehrere Methoden zur Wahl, um in einem internen Audit festzustellen, inwieweit es Abweichungen zu den anvisierten Prozessen innerhalb des Unternehmens gibt. Dazu können sowohl Gespräche mit Mitarbeitern zählen als auch das Anlegen von Listen oder Nutzen von Fragebögen. Wichtig ist, dass ein internes Audit systematisch durchgeführt wird. Zu diesem Zweck existiert die Norm nach IS0 9001. Hier wird konkret festgelegt, wie ein interner Audit ablaufen soll. Der Ablauf sieht so aus:

1. Zuerst wird vor der Durchführung ein schriftliches Auditprogramm angelegt und bekannt gemacht. Dieses enthält den geplanten Zeitraum, Ort und die zu untersuchenden Prozesse.
2. Als nächstes werden Planung und Abstimmung im jeweiligen Bereich vorgenommen. Dazu werden Produktionsunterlagen, Prozessdaten oder Qualitätsdaten vorbereitet.
3. Nun wird das interne Audit durchgeführt, meist anhand einer Checkliste von Fragen.
4. Anschließend erfolgt die Auswertung mithilfe eines Auditberichts – hier werden die festgestellten Abweichungen von der anvisierten Norm und Empfehlungen zur Verbesserung
5. Als nächstes werden die notwendigen Maßnahmen festgelegt und eingeführt.
6. Abschließend erfolgt häufig noch eine Bewertung vom Management zur Wirksamkeit der Maßnahmen ehe der Zyklus wieder von vorne startet.

Sie brauchen noch mehr Orientierung für Ihren internen Audit? Dann können Sie sich auf die DIN ISO 19011 als Leitfaden zur effizienten Durchführung eines internen Audits verlassen.

Wieso jeder interne Audit von einem ERP-System profitiert (und umgekehrt)

Bei internen Audits werden Prozesse systematisch durchleuchtet und verbessert. Das gilt auch für das ERP-System. Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens wandeln sich Prozesse mit einer höheren Geschwindigkeit als jemals zuvor und zweitens sind ERP-Systeme in fast alle Geschäftsprozesse involviert und liefern wichtige Informationen innerhalb der verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. So ist es nur naheliegend, dass auch ein ERP-System mithilfe eines internen Audits optimiert werden kann. So können zum Beispiel Releasewechsel besser vorbereitet, mögliche Verbesserungen identifiziert oder die Qualifikation der Anwender erhöht werden, um nur einige Beispiele zu nennen. Gleichzeitig unterstützt ein effektives ERP-System aber auch jeden internen Audit in Ihrem Unternehmen durch das Liefern der notwendigen Daten über die zu untersuchenden Prozesse in Echtzeit – auch dank eines integrierten digitalen Dokumentenmanagements.

Der interne Audit: Was ist Ihr nächster Schritt?

Sie wollen Ihre Handlungsbedarf aufdecken und die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens analysieren, um am Ende nachhaltig Ihre Kunden zufriedener mit Ihrem Angebot zu machen? Dann ist es Zeit für einen internen Audit. Unsere ERP-Lösungen unterstützen Sie dabei. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Wir klären mit Ihnen den Bedarf für Ihr Unternehmen und was (noch) alles möglich ist.