Kanban-Methode – wie ein ERP-System bei der Implementierung hilft

Kanban ist eine bewährte Methode im Bestandsmanagement, die darauf abzielt, Materialflüsse zu steuern, Überbestände zu vermeiden und Engpässe in der Produktion zu reduzieren. Die Implementierung von Kanban kann Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu optimieren, die Bestände zu minimieren und die Effizienz zu steigern. In diesem Text werden wir die Grundlagen von Kanban erläutern und zeigen, wie ein ERP-System bei der erfolgreichen Anwendung dieser Methode unterstützen kann.

Kanban-Methode – eine Definition

Die Kanban-Methode zielt darauf ab, Verschwendung zu minimieren und die Geschäfts- und Produktionsprozesse kosteneffizient zu steuern. Ein zentrales Ziel von Kanban ist die Just-in-Time-Produktion, bei der jegliche Form von Bevorratung, Überproduktion oder vorzeitige Lieferung als Verschwendung betrachtet wird. Dafür soll die Wertschöpfungskette auf allen Produktionsstufen kostenoptimal gesteuert werden. Dabei wird sich an dem tatsächlichen Verbrauch von Materialien orientiert. Eine Visualisierung aller Prozesse ist in dieser Produktionsphilosophie genauso wichtig wie eine enge und zuverlässige Zusammenarbeit der Teammitglieder aus unterschiedlichen Abteilungen.

Auch bei Dienstleistungen wie Softwareentwicklung oder Kundensupport wird die Kanban-Methode erfolgreich angewendet. Eine der großen Stärken der Methode ist das Sichtbarmachen von Wissensarbeit und die Aufteilung des Workflows in mehrere Schritte, sodass nicht alle Aufgaben gleichzeitig angegangen werden (Scrum). Es ist demnach ein evolutionärer Prozess, bei dem viele kleine Schritte zum Ziel führen sollen. Das reduziert das Risiko jeder einzelnen Maßnahme.

Das japanische Wort Kanban bedeutet „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“ und soll die Wichtigkeit einer Visualisierung von Prozessen verdeutlichen. Die ursprüngliche Kanban-Methode wurde 1947 von Taiichi Ōno, dem damaligen Produktionsleiter von Toyota entwickelt.

Die Vorteile der Kanban-Methode

Die Philosophie von Kanban ist die Vermeidung jeglicher Verschwendung in der Produktion. Dazu zählt auch das Lagern von nicht akut benötigten Rohstoffen und Ersatzteilen oder die Produktion auf Vorrat. Entsprechend sind die Vorteile überwiegend im logistischen Sektor angesiedelt:

  • Reduzierung von Überproduktion: Die Kanban-Methode ermöglicht eine bedarfsgesteuerte Produktion, bei der nur das produziert wird, was tatsächlich benötigt wird. Dadurch werden Überproduktion und damit verbundene Kosten vermieden.
  • Minimierung von Lagerbeständen: Durch die Verwendung von Kanban-Karten (visuelle Darstellungen eines Arbeitselements) und die genaue Steuerung des Materialflusses werden Lagerbestände auf ein Minimum reduziert. Dies führt zu geringeren Lagerkosten und einer verbesserten Kapitalauslastung.
  • Verbesserung der Lieferzeiten: Kanban ermöglicht eine kontinuierliche Materialversorgung, sodass Engpässe und Verzögerungen in der Produktion vermieden werden.
  • Effizienzsteigerung: Die Kanban-Methode fördert eine effiziente Nutzung von Ressourcen und Arbeitskräften, da nur das produziert wird, was tatsächlich benötigt wird. Dadurch werden Verschwendung und unnötige Arbeitsbelastung reduziert.
  • Transparenz und Kontrolle: Kanban bietet eine klare Sicht auf den Materialfluss und ermöglicht eine genaue Überwachung der Bestände. Dadurch können Engpässe frühzeitig erkannt und Maßnahmen ergriffen werden, um diese zu vermeiden.
  • Flexibilität: Kanban ermöglicht eine schnelle Anpassung an sich ändernde Kundenanforderungen und Marktsituationen. Durch die bedarfsgesteuerte Produktion können Unternehmen flexibel auf Nachfrageänderungen reagieren und ihre Produktion entsprechend anpassen.

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ERP-Systeme – das perfekte Tool für die Umsetzung der Kanban-Methode

ERP-Systeme bieten in der Regel Funktionen zur Unterstützung von Bestandsmanagement und Materialflusssteuerung, die für die Implementierung von Kanban-Systemen erforderlich sind. Mit der Verwendung von ERP-Software können Unternehmen Kanban-Karten digitalisieren und den Bestellprozess automatisieren. Dies ermöglicht eine Echtzeit-Überwachung des Materialflusses, eine genaue Bestandsverfolgung und eine automatische Nachbestellung, wenn der Bestand einen bestimmten Schwellenwert erreicht. Die Integration von Kanban mit ERP-Software bietet eine effiziente und transparente Methode zur Steuerung des Materialflusses und zur Vermeidung von einem Überschuss oder Mangel an Lager-Kapazitäten.

Top-Sieben Funktionen von ERP-Systemen für die Kanban-Methode

Wie Sie sehen, gehen die Funktionen eines guten ERP-Systems Hand in Hand mit den Zielen der Kanban-Methode. Durch die Integration verschiedener Module mit Zugriff auf die Materialwirtschaftsplanung lassen sich im ERP-System Materialflüsse steuern, Kapazitäten berechnen, Rollen zuweisen, den Status der Produktion in Echtzeit überwachen und vieles mehr. Besonders die Bestandsverwaltung, wie z. B. Bestandsüberwachung, Bestellvorschläge und Nachbestellungen sind über die Software sehr viel einfacher. Das spart Zeit und macht Kapazitäten frei. Außerdem ist eine effiziente Bestandskontrolle eine Grundvoraussetzung, um Über- und Unterbestände zu vermeiden und zeitgleich die eigene Lieferbereitschaft sicherzustellen.

Unsere ERP-Lösung bietet all diese Vorteile und geht weit darüber hinaus. Machen Sie sich selbst ein Bild!

Wenn Sie mehr über ERP Systeme für Ihr Startups oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Wie ein ERP-System die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens steigert

Nachhaltiger zu handeln, ist ein wichtiges Ziel für viele Unternehmen, die sich für soziale Verantwortung und Umwelteffizienz einsetzen wollen. Die Umsetzung nachhaltiger Strategien erfordert einen systematischen Ansatz und die Integration nachhaltiger Praktiken in Geschäftsprozesse. Warum ein ERP-System die Nachhaltigkeit Ihrer Produktionsprozesse erhöht, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was bedeutet Nachhaltigkeit im Wirtschaftssektor?

Im Geschäftskontext bezieht sich Nachhaltigkeit auf die Fähigkeit eines Unternehmens, langfristig erfolgreich zu sein, indem es ökologische, soziale und ökonomische Aspekte in sein Handeln integriert – und immer wieder gegeneinander abwiegt und in ein passendes Verhältnis bringt.

In ökologischer Hinsicht bedeutet Nachhaltigkeit, dass Unternehmen ihre Auswirkungen auf die Umwelt minimieren. Dies lässt sich beispielsweise durch effiziente Ressourcenplanung, den Einsatz erneuerbarer Energien, die Reduzierung von Abfall und den Schutz natürlicher Ökosysteme erreichen.

Soziale Nachhaltigkeit bedeutet, dass Unternehmen soziale Verantwortung übernehmen und die Belange ihrer Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und der Gemeinschaft, in der sie tätig sind, berücksichtigen. Es umfasst unter anderem faire Arbeitsbedingungen, Menschenrechte, Vielfalt, Gleichberechtigung und soziale Investitionen.

Ökonomische Nachhaltigkeit bezieht sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, profitabel zu sein und dauerhaft erfolgreich zu wirtschaften. Dabei geht es nicht nur um kurzfristige Gewinnmaximierung, sondern auch um langfristige Wertschöpfung und stabiles Wachstum.

ERP und Nachhaltigkeit: Wieso passt das so gut zusammen?

Ein intelligentes ERP-System unterstützt Sie an verschiedenen Stellen bei der Umsetzung der verschiedenen Nachhaltigkeitsaspekte. So ermöglicht eine ERP-Software die genaue Überwachung und Verwaltung von wertvollen Ressourcen wie Energie, Wasser und Materialien. Die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen verbessert Ihre Ressourceneffizienz, spart Abfall und reduziert den bisherigen Verbrauch. Damit steigern Sie Ihre Effizienz merklich.

Weitere ausgewählte Vorteile sind außerdem:

  • Papierlose Belege
  • Weniger Emissionen und Einzellieferungen durch optimale Einkaufsplanung
  • Geringerer Arbeitsaufwand durch Automatisierung ausgewählter Prozesse
  • Alle Daten liegen zentral und transparent in einem System ab

Mehr Nachhaltigkeit dank ERP-System: für diese Prozesse besonders hilfreich

Voll effizient: nachhaltiges Lieferkettenmanagement

Ein ERP-System wie das von TimeLine sorgt für eine bessere Überwachung der gesamten Lieferkette und macht sie zudem deutlich transparenter. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, nachhaltige Praktiken in die Auswahl und Bewertung von Lieferanten zu integrieren, um sicherzustellen, dass ethische, soziale und ökologische Standards eingehalten werden. Durch die Integration von Nachverfolgbarkeitsfunktionen können Sie zudem die Herkunft von Produkten und Materialien überprüfen und sicherstellen, dass diese aus nachhaltigen Quellen stammen.

Nachhaltigkeitsberichterstattung und Compliance

Ein weiterer Vorteil in Sachen Nachhaltigkeit, wenn Sie ein ERP-System in Ihre Prozesse integrieren: Die Analyse und Berichterstattung von Nachhaltigkeitsdaten und -Kennzahlen werden erleichtert. Nicht zuletzt auf Grund der Datengrundlage und den Exportfunktionen. Damit lassen sich Nachhaltigkeitsberichte erstellen, um Ihre Umweltauswirkungen, soziale Verantwortung und Fortschritte im Bereich Nachhaltigkeit zu kommunizieren. Damit unterstützt das ERP-System Unternehmen bei der Einhaltung von Nachhaltigkeitsstandards, gesetzlichen Vorschriften und branchenspezifischen Anforderungen.

ERP und Nachhaltigkeit? Unser Fazit

Mit einem smarten ERP-System sorgen Sie für Effizienzsteigerung in allen Unternehmensbereichen – und damit für mehr Nachhaltigkeit. Klar ist: Je nach Branche stehen unterschiedliche Aspekte der Nachhaltigkeit im Fokus. Doch eines ist unbestreitbar: Die Förderung nachhaltiger Praktiken ist heutzutage unerlässlich. Effizientere Prozesse und ressourcenschonendes Handeln sind der Schlüssel, um nicht nur die Umwelt zu entlasten, sondern auch langfristig wirtschaftlichen Erfolg zu sichern. ERP-Systeme bilden Prozesse digital ab, verschlanken sie und sorgen für eine optimale Ressourcenplanung. Sie ermöglichen außerdem ein papierloses Büro und senken den Energieverbrauch. Ein Umdenken in Richtung Nachhaltigkeit ist für Unternehmen heute mehr als eine Option – es ist eine Verpflichtung, die sich mit einem ERP-System erfolgreich umsetzen lässt.

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Wie Sie die Digitalisierung in der Produktion beschleunigen

Gestern noch Science-Fiction, heute ist die Transformation im Wettbewerb bereits in vollem Gange – das macht die Digitalisierung in der Produktion zum absoluten Trendthema. Manufacturing 4.0, Smart Factory oder IoT gehören zu den Schlagworten. Auf den Punkt gebracht, geht es vor allem um eins: Die zunehmende Vernetzung von Prozessen zwischen Maschinen, Software, Sensoren und physischen Gegenständen. Hinzu kommt aber auch die zunehmende Selbststeuerung der Maschinen, die nun möglich wird. Das ist die nächste Stufe der Technologie. Doch wieso eigentlich?

Von wem die Digitalisierung in der Produktion vorangetrieben wird

Aber warum das Ganze? Was treibt die Digitalisierung an? Wir Menschen. Schließlich geht der Trend weg von Massenprodukten und hin zu echten Unikaten. Das beschleunigt die Innovationen in der Produktion, denn es ist keine Lösung mehr auf hochwertige Handarbeit zu setzen, wie zu früheren Zeiten. Dank der Digitalisierung ist nun die Zeit der intelligenten Fertigung gekommen. Dadurch entstehen täglich neue Geschäftsmodelle, die sowohl für Konsumenten als auch Unternehmen wirtschaftliche Lösungen bieten.

Die weiteren Vorteile von Manufacturing 4.0

Die immer weiter zunehmende Digitalisierung im Bereich Industrie 4.0 führt zwangsläufig zu mehr Transparenz in der gesamten Produktion. Unternehmen können einfach:

  • alle Prozesse besser erfassen und beschleunigen
  • leichter Wartungen und Optimierungen vornehmen
  • die Produktivität mit höherer Effizienz

Schon jetzt wird ein digitaler Zwilling genutzt, um reale Prozesse zu simulieren, um so frühzeitig die Supply Chainoptimieren und Fehler erkennen zu können. Das spart unnötige Kosten. Auch die Künstliche Intelligenz (KI) spielt natürlich eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung und der Auswertung von Big Data. Durch die zunehmende Vernetzung entwickeln sich die Maschinen und die KI stetig weiter. Dadurch können praktisch alle Abläufe im Unternehmen selbstständig und fortlaufend verbessert werden. So ist die Verschmelzung von digitaler und physischer Welt mithilfe von Sensoren und Schnittstellen zwar bereits fortgeschritten, doch jede Entwicklung hat auch seine Herausforderungen.

Was Sie bei Digitalisierung der Fertigung beachten sollten

Keine Entwicklung funktioniert von allein. Es gibt Reibungspunkte, die Sie im Blick behalten sollen, wenn Sie den nächsten Schritt Richtung Manufacturing 4.0 gehen wollen. Sie brauchen einen klaren Plan, müssen das Budget für Investitionen realistisch planen, die notwendige IT-Sicherheit gewährleisten und auch den psychologischen Faktor einkalkulieren: Nicht alle Mitarbeitenden stehen Veränderungen offen gegenüber. Schließlich muss sich das gesamte Unternehmen dauerhaft wandeln – nur die Maschinen in der Fabrik genügen nicht. Genauso wenig helfen Insellösungen, ganz gleich, wie innovativ diese sind. Erst durch die optimale Integration der einzelnen Technologien können Sie von den Vorteilen der Vernetzung nachhaltig profitieren. Deshalb benötigen Sie eine ganzheitliche Strategie. Doch dafür gibt es bereits hochwertige Lösungen.

Wir schaffen die Voraussetzungen für die Digitalisierung in Ihrer Produktion

Wir kennen die Hürden im Bereich der Fertigung und haben mit unseren ERP-Allround-Lösungen bereits Produkte zur Hand, um alle Ihre Prozesse mit einem System zu steuern – entwickelt direkt für die Anforderungen der Digitalisierung in der Produktion. Mit unseren ERP-Lösungen lassen sich in Ihrem Unternehmen Prozessschritte einfach organisieren und automatisieren. Das ist die Grundlage für die digitale Entwicklung Ihres Unternehmens. Testen Sie daher am besten noch heute die Funktionen unserer Software und überzeugen Sie sich selbst von Ihren Möglichkeiten – 90 Tage lang. Ohne Einschränkungen, kostenlos und unverbindlich.

Wie Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren

Die Digitalisierung abzulehnen, ist inzwischen keine Option mehr, wenn Sie mit Ihrer Konkurrenz mithalten wollen. Oder anders formuliert: Je früher Sie beim Digitalisieren mitmachen, desto größer wird Ihr Vorsprung werden. Der Wandel hat zwar schon längst begonnen, doch noch die wenigsten Unternehmen haben komplett Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können. Das ist Ihre Chance. Doch neben den vielen Vorteilen gibt es natürlich auch Hürden zu nehmen. Zu beidem erfahren Sie nun mehr.

Welche Geschäftsprozesse können Sie automatisieren?

Geschäftsprozesse laufen in jeder Abteilung eines Unternehmens ab, in der Buchhaltung genauso wie in der Logistik oder im Qualitätsmanagement. Doch was genau ist ein Geschäftsprozess – und was nicht? Ein Prozess wird als eine Tätigkeit definiert, die ein Ergebnis erzielt. Klassisch definiert: Input, Transformation und Output. Jede Tätigkeit, die sich so einordnen lässt, bietet grundsätzlich die Möglichkeit zur Automatisierung. Zum Beispiel das automatische Bestellen bei niedrigem Lagerbestand oder das Ausstellen von Rechnungen nach Angebotsannahme. Das bedeutet für Ihr Unternehmen: Es gibt sehr viele Möglichkeiten Prozesse zu automatisieren.

Was Automatisieren bedeutet

Beim Automatisieren geht es darum, bisher vom Menschen erledigte Aufgaben schneller zu machen oder sogar zu ersetzen. Das gilt vor allem für Tätigkeiten, die gefährlich sein können oder von Mitarbeitern als besonders unangenehm empfunden werden. Moderne Technologien erlauben es Workflows zu optimieren, ähnliche Abläufe zu standardisieren oder zu bündeln. Zum Beispiel mit der RPA (Robotergesteuerte Prozessautomatisierung). Und das bringt vielfältige Vorteile für Sie und Ihr Unternehmen.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung

Es ist nicht die Frage, ob sich die Automatisierung durchsetzen wird, sondern nur wann. Denn die Effizienz steigt, je mehr Geschäftsprozesse automatisiert werden können. So können Sie mit Ihrem Unternehmen:

  • den Output erhöhen
  • die Zufriedenheit von Mitarbeitern steigern
  • Innovationen fördern
  • Ressourcen sparen
  • Kunden besser bedienen
  • Fehler reduzieren

Das spart vor allem Zeit bei der Bearbeitung diverser Geschäftsprozesse. Zeit, die Ihre Mitarbeiter noch besser für andere Prozesse nutzen können. Zum Beispiel für die Weiterbildung oder die Entwicklung neuer Produktideen. Das Automatisieren drückt ebenso unnötige Kosten nach unten – ohne, dass es zu Qualitätsverlusten kommt. Aufgrund der hohen Anforderungen an jedes Unternehmen durch unsere „just in time“-Kultur, kann die Automatisierung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihrer Konkurrenz sein.

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Was sind die Herausforderungen der Prozessautomatisierung?

Ein Prozess ist nur so gut, wie seine Definition. Nur, wenn Sie Ihren Geschäftsprozess klar definieren, können Sie diesen auch automatisieren. So verhindern Sie das Redundanzen auftreten oder unnötige Aufgaben als Prozesse ins System eingearbeitet werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist allerdings auch die Infrastruktur, um erfolgreich Workflowszu automatisieren.

Geschäftsprozesse automatisieren mit ERP

Ein wichtiger Baustein, um Ihre Prozesse im Unternehmen zu automatisieren ist ein ERP-System. Hier sind wir der richtige Ansprechpartner für Sie. Schauen Sie sich gerne an, welche Funktionen unsere ERP-Module Ihnen bieten können. Mit unseren Branchenlösungen können wir Ihnen beim und Digitalisieren helfen und gezielt potenzielle Schwierigkeiten beim Automatisieren umschiffen. Kommen Sie gerne auf uns.

Darum lohnen sich Online-Präsentationen

Wenig hilft einer Entscheidung so sehr auf die Sprünge wie das persönliche Testen eines Gutes. Das haben inzwischen auch viele Software-Anbieter erkannt und bieten an, Demoversionen Ihrer Produkte herunterzuladen – frei nach dem Motto: „digitales Probefahren“. Auch TimeLine Neo stellt Interessenten einen kostenfreien Demo-Download zur Verfügung. Doch ist das allein der Weisheit letzter Schluss?

Der Softwaremarkt ist an Mannigfaltigkeit kaum zu überbieten – alleine die ERP-Branche umfasst in Deutschland über 300 Unternehmen. Im Bereich der Warenwirtschaft, ERP, CRM und PPS sind die Möglichkeiten daher zahlreich. Für den Anwender wird es zunehmend schwieriger, sich im Software-Dschungel zurecht zu finden; nicht zuletzt durch Funktionalitäten, die sich effektiv nur in Nuancen voneinander unterscheiden. Doch Effektivität ist nicht gleich Effizienz. Es bedarf demnach eines Systems, das nicht nur das Ziel aufzeigt, sondern auch die Herangehensweise.

Digitales-Probefahren

Vier gute Gründe

Ausgehend von diesem Gedanken bieten wir Ihnen, neben der Software-Demo, die Gelegenheit alltäglich anfallenden Anforderungen Ihres Unternehmens im Zuge einer Online-Präsentation gemeinsam in TimeLine Neo durchzuspielen. Welche Vorteile haben Sie davon?

  1. Moderiertes Entdecken: Gleich wie intuitiv eine Software zu handhaben ist, den Mehrwert erkennt man in der Regel sobald sich Routine einstellt. Wir simulieren gemeinsam mit Ihnen Routineabläufe und zeigen Ihnen auf, welche Potentiale in TimeLine Neo schlummern.
  2. Flexibles Erleben: In TimeLine Neo führen mehrere Wege ans Ziel. Das lässt Sie langfristig Ihre eigenen Workflows definieren – ohne starre Leitplanken. Lassen Sie sich durch uns inspirieren.
  3. Konstruktives Testen: Die Entscheidung für oder wider eine ERP-Software sollte keine Einbahnstraße sein. Gemeinsam erarbeiten wir für Ihre Anforderungen Lösungswege und vertiefen uns mit Ihnen auch in schwierige Themen. Es gibt für alles ein Pflaster.
  4. Persönliches Kennenlernen: Sie entscheiden sich nicht nur für eine Software-Lösung, sondern auch für die Menschen dahinter. Wir finden, das ist ein sehr guter Grund, sich miteinander zu beschäftigen.

Der erste Kontakt

Bereits Amos Bronson Alcott (1799-1888) sagte: „Viele können argumentieren – wenige ein Gespräch führen.“ Das finden wir auch und bieten Ihnen gerne den Dialog an. Alles was Sie dafür benötigen, ist das kostenlos erhältliche Programm TeamViewer und eine Stunde Zeit. Den Downloadlink für TeamViewer finden Sie hier.

Wenn Sie mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Woran erkenne ich als Nutzer ein gutes ERP System?

Nehmen wir an, Sie stehen vor der Aufgabe, ein ERP-System für Ihr Unternehmen auszuwählen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vielleicht ist Ihr derzeitiges in die Jahre gekommen, Sie sind unzufrieden oder aber Sie hatten vorher keines und wollen lästige Insellösungen endlich loswerden. Ein ERP System ist Herz und Rückgrat jeden Unternehmens, es gibt Ordnung und Struktur.

Vermutlich sollen einige, mitunter sehr unterschiedliche Leute mit dem System arbeiten. Deshalb sollten Sie versuchen eine Lösung zu finden, die flexibel ist und somit den Bedürfnissen aller gerecht wird. Nur so kann es für Sie auch einen Mehrwert haben. Wie Sie sicher merken, ist die richtige Auswahl eine verantwortungsvolle Aufgabe. Schließlich soll Sie die neue Lösung auch die nächsten Jahre zu Ihrer Zufriedenheit begleiten. Wo fängt man also am besten mit der Suche an? Was macht ein System eigentlich zu einem guten System? Eines sei vorweggenommen – ‚das eine‘ System gibt es nicht. Welches System gut ist, ist subjektiv. Es kommt eher darauf an, welche Bedürfnisse Sie haben und welche Ziele Sie verfolgen. Etwas was bei anderen funktioniert, muss nicht automatisch auch für Sie passend sein. Das beste System ist das, welches am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Entscheidend ist letztendlich was für Sie wichtig ist. Es gibt aber einige Aspekte die Sie beachten können, um zu beurteilen ob das ERP System sich gut in Ihr Unternehmen einfügen würde.

ERP System - verwirrter Geschäftsmann mit vielen Notizzetteln auf seinem Körper

Aller Anfang ist schwer

Unsere Umwelt und somit auch die ERP Systeme werden immer komplexer. Es gibt so viele Angebote, dass man gar nicht so genau weiß wo man mit der Suche beginnen soll. ERP Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in der fachlichen Ausrichtung, der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen, dem angebotenen Funktionsumfang und den zum Einsatz kommenden Technologien. Es kommt also mitunter darauf an, in welcher Branche Sie tätig sind, wie viele Mitarbeiter Sie haben und natürlich was Sie von dem System erwarten. Ein Industrieunternehmen hat andere Ansprüche als beispielsweise der Großhandel oder ein Unternehmen für Transport & Logistik. Um den Anfang etwas zu erleichtern, wird es helfen die bestehende Auswahl grob einzugrenzen. Die Systeme, die in die engere Auswahl kommen, sollten Sie nun genau unter die Lupe nehmen.

Das macht ein passendes ERP System aus

Übersicht und Optik

Was Ihnen als erstes bei einem ERP System ins Auge fällt, ist natürlich die Optik. Achten Sie darauf, ob die Schrift in einem lesbarem Kontrast ist und grundlegende Elemente auf dem Bildschirm gut zu erkennen sind. Relevante Information lassen sich leichter identifizieren, wenn sie sich visuell vom Hintergrund abheben. Zudem sollte auch jemand der vorher noch nie mit einem ERP System gearbeitet hat, die wichtigsten Funktionen auf einen Blick finden. Die Größe von Trefferflächen bei Auswahlen, Listen oder Navigationselementen ist ebenfalls wichtig für eine effiziente Bedienung. Für viele Nutzer ist eine einheitliche, ansprechende Gestaltung bereits ein ausschlaggebender Punkt, wenn es darum geht sich für ein ERP System zu entscheiden.

Usability

Nun geht es darum, das System zu testen. Das ERP System sollte Sie natürlich so gut es geht dabei unterstützen, Ihre Aufgabe zügig zu erledigen. Angenommen, Sie möchten einen neuen Kunden anlegen. Können Sie auf einen Blick erkennen, an welcher Stelle Sie sich gerade im Programm befinden und wo Sie hin müssen? Wie viele Klicks benötigen Sie, um den Kontakt anzulegen? Sind Pflichtfelder gekennzeichnet und Fehlermeldungen verständlich? Das System sollte Ihnen eine Rückmeldung geben, wenn Sie etwas eingegeben haben. So können Sie sicher sein, dass es die Eingabe verstanden hat und die Aktion ausgelöst wurde. Achten Sie auch auf die Fehlertoleranz. Tippfehler sollten mit wenig Aufwand zu korrigieren sein. Schwierigkeiten bei der Bedienung treten meist erst im Alltag auf und sind auf den ersten Blick schwer zu erkennen. Aber die Bedienung eines Programms richtet sich auch nach der jeweiligen Aufgabe und ist daher immer individuell zu bewerten. Es gibt keinen pauschalen Wert, der für alle Nutzer gleichermaßen eine gute Bedienbarkeit definiert.

Individuell und erweiterbar

Nun ist etwas Weitsicht gefragt. Wenn es darum geht, ein neues System auszuwählen, sollten Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse begrenzen. Als Unternehmen benötigen Sie ein System, das mit Ihnen mitwachsen kann. Ein zukunftssicheres ERP System ist so flexibel, dass es sich an veränderte Rahmenbedingungen und Bedürfnisse einfach anpassen kann. Modular und funktional erweiterbare Systeme sind hier im Vorteil. Hiermit lässt sich Ihr Bedarf wesentlich zielgerichteter und individueller abdecken. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Funktionen in Anspruch zu nehmen, die auf Ihr Unternehmen maßgeschneidert sind.

Erfolgreich durch Organisation

Mobile Anwendungen und Datenspeicherung

Informieren Sie sich darüber, ob Sie Ihre Daten unterwegs jederzeit abrufen können. Das ermöglicht Ihnen ein unabhängiges Arbeiten und einen enormen Zeit- und Produktivitätsvorteil bei Meetings, Verhandlungen oder auch beim Kunden vor Ort. Das Fehlerrisiko lässt sich somit außerdem stark reduzieren, wenn Ihre Mitarbeiter relevante Daten direkt von unterwegs aus eingeben können. Die Daten müssen so nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins Programm eingepflegt werden. Ob im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder als Hosted-Service: ERP-Lösungen sollten in jeder Variante oder einer Kombination davon installiert werden können und dabei immer ein einheitliches System bilden. So lassen sich auch dezentrale Standorte wirtschaftlich gut integrieren.

Einführungszeit und Support

Erkundigen Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie das System in Ihrem Unternehmen nutzen können. Beachten Sie auch die Auswirkungen einer Einführung auf das Tagesgeschäft. Haben Sie einen persönlichen Berater und können diesen auch gut erreichen oder gibt es lediglich eine Hotline-Nummer wenn Sie ein Problem haben?

Langfristige Kosten

Viele Unternehmen entscheiden sich für ein ERP System, um unter anderem auch von den Kosteneinsparungen zu profitieren. Berücksichtigen Sie aber, dass neben den Implementierungskosten auch langfristige Kosten auf Sie zukommen können. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, sollten etwa künftige Wartungs- und Schulungskosten nicht außer Acht gelassen werden.

Fazit

Oft kann es hilfreich sein, einen ERP Berater hinzuziehen. Beachten Sie nur, dass nicht jeder Berater objektiv ist. Auch hier sollten Sie also jemanden finden, der Erfahrung hat und idealerweise mit mehreren Anbietern zusammenarbeitet. Neben Präsentationen und Workshops bieten viele Anbieter außerdem eine kostenlose Testversion an, bei der Sie das System auf Herz und Nieren prüfen können. So bekommen Sie einen Eindruck, wie sich das System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Und als letzter Tipp, beachten Sie nicht nur den Funktionsumfang sondern auch die soziale Komponente. Für eine zuverlässige und vertrauensvolle Zusammenarbeit sollte nicht nur das System, sondern auch der Anbieter zu Ihnen passen.

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Pflichtenheft im ERP-Projekt – Kundenwünsche umsetzen

Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts gehört in der Regel zu den obligatorischen Aufgaben vor einer ERP-Einführung. Zugegeben, die Erstellung dieser beiden Dokumente gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben im Rahmen eines ERP-Projekts. Die Ausarbeitung nimmt viel Zeit in Anspruch und bindet Ressourcen, die an anderer Stelle meist dringender benötigt werden. Zeitdruck oder die Auslastung von Kapazitäten sind sogar oft ein Grund dafür, auf die Erstellung gänzlich zu verzichten oder die Ausarbeitung nur sehr knapp und oberflächlich durchzuführen. Die Folgen dieser Herangehensweise zeigen sich oft erst im späteren Projektverlauf. Dabei sollten Sie insbesondere bei anspruchsvollen ERP-Projekten auf die Erstellung eines Pflichtenhefts nicht verzichten. Es hilft Ihnen dabei, die Umsetzung bestmöglich zu planen und somit Risiken im Projekt zu minimieren – um nur ein paar der Vorteile zu nennen. Warum es sinnvoll ist ein Pflichtenheft zu erstellen, was es beinhalten und worauf Sie sonst noch achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition – Was ist ein Pflichtenheft?

Das Pflichtenheft ist ein Dokument, welches vom Auftragnehmer erstellt wird. Bei einem ERP-Projekt ist dies immer der ERP-Anbieter. Es basiert auf den Ausführungen, die der Auftraggeber, in diesem Fall der Kunde bzw. Interessent, im Lastenheft formuliert hat. In einem Pflichtenheft beschreibt der Anbieter, meist in sehr detaillierter Form, wie er die Anforderungen des Auftraggebers umsetzten möchte. Es enthält demnach eine konkrete Lösungsbeschreibung sowie ein ausführliches Arbeitskonzept und fest definierte Soll-Zustände, die im Vorhinein gemeinsam vereinbart wurden. Außerdem wird in diesem Dokument definiert, mit welchen technischen Möglichkeiten, Funktionen und Konfigurationen des ERP-Systems diese Soll-Zustände realisiert werden können. Kurzum, das „wie“ und „womit“ steht bei der Erstellung eines Pflichtenhefts besonders im Fokus. Es ist sozusagen der „Fahrplan“ für eine reibungslose Umsetzung und bildet ein Framework für den gesamten Projektverlauf.

 

Weiterhin dient der Inhalt des Pflichtenhefts als vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter und hat außerdem einen rechtsverbindlichen Status. Darüber hinaus dient es am Ende des Projekts als Abnahme-Kriterium für die implementierte ERP-Lösung. Sie sehen also – das Pflichtenheft hat durchaus seine Daseinsberechtigung. Es kommt immer wieder vor, dass die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft synonym verwendet werden, was nicht selten zu Missverständnissen und Verwechslungen führt. Tatsächlich ist es rein rechtlich gesehen sogar besonders wichtig, in welchem der beiden Dokumente etwas festgehalten wurde. Hält sich einer der beiden Parteien nicht an vorher vereinbarte Inhalte, können sich Kunde und ERP-Anbieter jederzeit auf die schriftlichen Vereinbarungen aus dem Pflichtenheft stützen. Wichtig in dem Zusammenhang zu wissen ist, dass alle zuvor besprochenen Absprachen zwischen Kunde und ERP-Anbieter durch das Pflichtenheft ihre Gültigkeit verlieren, sofern nichts Gegenteiliges in diesem vermerkt wurde.

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Welche Vorteile hat ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft kommt eigentlich immer dann zum Einsatz, wenn es einen Auftraggeber und einen Auftragnehmer gibt. Gerade bei sehr umfangreichen Projekten ist es besonders hilfreich. Neben der rechtlichen Sicherheit, die es beiden Parteien bietet, hat es drei weitere große Vorteile:

Planungssicherheit für Kunde und ERP-Anbieter

Durch die sehr genaue Dokumentation der Soll-Zustände und der dazu notwendigen Arbeitsschritte, sind sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter zu jeder Zeit über den Projektablauf im Klaren. Die Einhaltung von Fristen ist so weitestgehend gewährleistet. Außerdem wissen beide Parteien zu welchem Zeitpunkt das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird und können dementsprechend planen. Aber nicht nur das – es hilft auch dabei, das Budget im Auge zu behalten. Jede Anpassung hat eine Auswirkung auf die Kosten und so kann verhindert werden, dass diese aus dem Ruder laufen. Der Auftraggeber weiß also genau, was er für sein Geld bekommt und der Auftragnehmer kann seine Aufwände sicher kalkulieren.

Transparente Abläufe

Durch die ausführliche schriftliche Formulierung der Lösungsansätze wird der gesamte Weg bis zum Go-Live transparent. Alle Beteiligten wissen zu jeder Zeit, an welchem Punkt der Umsetzung sie sich derzeit befinden und welche weiteren Schritte bis zum Projekt-Abschluss noch notwendig sind.

Weniger Nachverhandlungen

Ein sauber ausgearbeitetes Pflichtenheft erspart in erster Linie auch nervenaufreibende Nachverhandlungen und Diskussionen. Wie bereits erwähnt, können sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter jederzeit auf die im Dokument vereinbarten Punkte stützen – was nicht im Pflichtenheft steht, gehört auch nicht zum Lieferumfang. Für alle nachträglichen Änderungswünsche wird ein Folgeantrag erstellt. Nachlieferungen, Änderungen, sowie das sogenannte „Scope Creep“ – ein unkontrolliertes Ausufern der Projektanforderungen während der Umsetzung – kann so ganz einfach vermieden werden.

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Ablauf – Vom Lastenheft zum Pflichtenheft

In der Regel ist es so, dass der Kunde bzw. Interessent das Lastenheft erstellt und im Rahmen eines ERP-Workshops besprechen eben dieser und der potenzielle ERP-Anbieter, welche Punkte wie umgesetzt werden können. Dafür gehen Interessent und Anbieter die einzelnen Punkte gemeinsam durch und der Anbieter legt fest, ob diese im Standard enthalten sind oder eine Anpassung notwendig ist. Bezüglich der aufgeführten Anforderungen aus dem Lastenheft erfolgt oft eine Beratung durch den ERP-Anbieter. Wenn eine Anforderung nicht sinnvoll erscheint oder eine zusätzliche Funktion bzw. Leistung in diesem Zusammenhang geeigneter wäre, macht dieser meist einen Gegenvorschlag. Das Pflichtenheft wird meist nach Abschluss der EPP-Auswahl und zu Beginn der Implementierungsphase erstellt. Bei TimeLine ist es so, dass das Pflichtenheft teilweise noch im Workshop oder kurz danach erstellt wird. Die mit dem Interessent besprochenen Punkte werden dafür dokumentiert und zusammengefasst.

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In der Regel benötigt der Projektleiter pro Workshop-Tag einen Tag für die Nachbereitung. Aus dem Pflichtenheft ergibt sich letztendlich der Aufwand, also wie teuer das ERP-Projekt am Ende wird. Es ist zwar die Grundlage für das Angebot, bedeutet aber nicht, dass der Auftrag auch erteilt wird. Zu diesem Zeitpunkt können noch andere Anbieter „im Spiel“ sein. Der Interessent kann dann entscheiden, ob die Konkurrenz vielleicht ein Angebot gemacht hat, welches mehr Funktionen bietet oder einfach besser zum Unternehmen passt. Bevor der Interessent eine Auswahl trifft, können noch Änderungen am Pflichtenheft vorgenommen werden. In dem Moment, wo der Interessent einen ERP-Anbieter auswählt, ist das Pflichtenheft Teil des Kaufvertrags und nicht mehr veränderbar. Der Interessent bestellt auf Basis des Pflichtenhefts und Sie treffen eine sogenannte Willensübereinkunft.

Was, wenn der Kunde noch Anpassungen vornehmen möchte?

Besonders bei großen Projekten ergeben sich im Laufe der Umsetzung oft noch unplanmäßige Änderungen. Wenn der Kunde im Nachhinein noch etwas revidieren möchte, ändert sich jedoch auch der Kaufvertrag. Bei jeder gewünschten Änderung entscheidet der ERP-Anbieter also, ob der genannte Punkt noch im Budget enthalten ist oder nicht. Ist dies nicht der Fall, wird ein zweites Angebot bzw. ein Folgeauftrag erstellt. Alles was über das Pflichtenheft hinausgeht ist ein Folgeauftrag. Der Stundensatz bleibt zwar gleich, der Kunde hat allerdings eine bessere Position bei Verhandlungen, wenn er von Anfang an mehr Leistung in Auftrag gibt und nicht im Nachhinein weitere Features nachbestellt.

Woran wird eine erfolgreiche Umsetzung gemessen?

Die Lizenzen werden nach Installation zusammen mit dem Kunden durchgegangen. Bezüglich der Anpassungen ist es so, dass diese nicht wie vielleicht vermutet ein Mal am Ende des Projekts geprüft werden. Es ist eher ein Prozess der laufend und kontinuierlich, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, durchgeführt und kontrolliert wird. Dies ist gleichzeitig auch ein Feedback für beide Seiten, ob man noch im Zeitplan liegt.

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Aufbau und Inhalt – Diese Punkte sollten in einem Pflichtenheft enthalten sein

Ein Pflichtenheft findet in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung, eine Standardisierung ist deshalb einfach nicht möglich. Es gibt keine Vorschrift oder rechtliche Norm, die beschreibt welche Inhalte ein Pflichtenheft vorweisen sollte, welche Strukturen es zu befolgen gilt oder wie ein Pflichtenheft generell auszusehen hat. Es gibt allerdings verschiedene Ansätze – in der Softwareentwicklung hat sich folgender Aufbau bewährt:

Einleitung

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, die wichtigsten Eckdaten zu einem ERP-Projekt zusammenzufassen. Achten Sie also darauf, dass alle beteiligten Personen explizit benannt sind und das Projekt kurz beschrieben ist. Auch die Kommunikationswege sollten hier aufgeführt sein.

  • Wer ist an dem Projekt beteiligt?
    • Auftragnehmer und Auftraggeber,
    • Stakeholder,
    • Projektteam,
    • Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen
  • Sind die Kommunikationswege aufgeführt?
  • Worum geht es in dem Projekt?
  • Wie soll das Endergebnis aussehen?
    • Beschreibung der Etappenziele,
    • Rahmenbedingungen
      • Festlegung von Terminen (Fertigstellung, Abnahme, Deployment)
  • Gegebenenfalls spezielle Besonderheiten des Projekts

Ziele und Nicht-Ziele des Projekts

Dass das Ziel des Projekts aufgeführt sein sollte, sollte eigentlich klar sein. Oft gibt es bei einer ERP-Einführung aber auch Punkte, die irgendwie am Rand des Projekts „andocken“. Deshalb kann es hilfreich sein, zusätzlich zu den Projektzielen auch die Nicht-Ziele zu definieren. Wenn explizit definiert ist, welche Bereiche zum Projekt gehören und welche nicht, können Diskussionen einfach vermieden werden. Durch die Formulierung von Nicht-Zielen werden die Grenzen des Projekts deutlicher und die „Grauzone“ kleiner. So erreichen Sie schnell Klarheit darüber, was in einem Projekt „In Scope“ und was „Out Of Scope“ ist.

  • Womit wird sich das Projekt befassen?
  • Womit wird sich das Projekt explizit nicht befassen?
  • Welche Probleme wird das Projekt lösen?

projektteam-pflichtenheft

Einsatzfeld und Produktumgebung

Auch der spätere Einsatzbereich sowie die Umgebung des Produkts sollten im Pflichtenheft angegeben sein. Dazu gehören unter anderem die Zielgruppe, Anwendungsbereiche, Geschäftsprozesse die beeinflusst werden oder auch die Betriebsbedingungen.

Funktionen

Achten Sie weiterhin darauf, dass alle Funktionen und Anwendungsfälle ausführlich beschrieben sind.

  • Wie und unter welchen Bedingungen läuft die Funktion?
  • Welchen Einfluss hat dies auf die weiteren Geschäftsprozesse?

Leistungen

Die Leistungen beschreiben die Anforderungen, die man an eine bestimmte Funktion hat. Dazu gehört zum Beispiel die Ausführungszeit oder Genauigkeit einer Berechnung. Achten Sie darauf, dass alle Leistungen aufgelistet sind.

Anforderungen an die Qualität

Weiterhin sollten die Qualitätsanforderungen zusammengefasst sein:

  • Welche Anforderungen stellen Sie an die Qualität?
  • Wie sieht die Qualitätssicherung, -kontrolle, -abnahme aus?

Um dies noch genauer zu spezifizieren, ist es sinnvoll bestimmten Merkmalen eine Qualitätsstufe zuzuordnen, wie zum Beispiel:

  • Änderbarkeit = nicht relevant
  • Effizienz = gut

Benutzeroberfläche

Hier sollten grundlegende Anforderungen zur Art des Layouts, der Dialogstruktur oder Zugriffsrechten aufgeführt sein.

Projektteam Meeting

Sonstige und spezielle Anforderungen

Dazu gehören zum Beispiel die Dokumentation, Buchführung oder Sicherheitsanforderungen wie der Passwortschutz.

Technische Anforderungen

Hier sollte aufgelistet sein, welches technische Equipment für die Umsetzung benötigt wird. Sinnvoll ist eine Auflistung von Soft- und Hardwaresystemen, die für die Anwendung zu installieren sind. Dies ist unter anderem wichtig, um die Verfügbarkeit des Netzwerkanschlusses zu garantieren.

  • Welches Equipment benötigen Sie für welche Aufgabe?

Schnittstellen

Alle bereits bestehenden Systeme und Produkte sowie Schnittstellen sollten hier erfasst sein. Dies ist wichtig, um das Produkt mit allen anderen Anwendungen verknüpfen zu können. Bestehen vielleicht bereits projektbezogene Systeme und oder Produkte, die vom Auftragnehmer nicht mehr umgesetzt werden müssen?

Problemanalyse

Hier sollten die wichtigsten Probleme und vielleicht auch jene, die zu erwarten sind, zusammengefasst sein. Für die wahrscheinlichsten Probleme sollte ein Lösungsansatz parat stehen.

Projektentwicklung

Bei diesem Punkt sollte möglichst genau beschrieben sein, welche Schritte zu welchem Zeitpunkt geplant sind und wie das gesamte Projekt organisiert ist.

Tests und Abnahmebedingungen

Tests prüfen das Produkt vor Fertigstellung in Bezug auf Funktionen, Eigenschaften und Qualitätsmerkmale. Nach einem fehlerfreien Durchlauf kann das Produkt als fertiggestellt deklariert werden.

  • Welche Bedingungen müssen erfüllt sein?

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Pflichtenheft aussehen kann. Manche Kriterien sind unabdingbar, andere sind wichtig aber nicht entscheidend. Wieder andere sind zwar wünschenswert, aber man kann auch darauf verzichten. Welche Features ein „musst have“ oder „nice to have“ sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Achten Sie nur darauf, dass diese auch klar als solche zu erkennen sind. Die einzelnen Punkte können in unterschiedlicher Detailtiefe verfasst sein, gerade die technischen Anforderungen sollten jedoch sehr detailliert beschrieben sein. Wichtig ist letztendlich, dass sich die Anforderungen aus dem Lastenheft mit den Ausführungen im Pflichtenheft decken und keine Interpretationsspielräume zurückbleiben. Das Pflichtenheft sollte gut beschrieben und dokumentiert sein, wenig Spielraum für Interpretationen zulassen, spezifisch sein, sowie eine nötige Aufwandseinschätzung enthalten. Als Faustregel gilt: Es sollte keine Fragen offen lassen und ein Außenstehender sollte verstehen, was damit gemeint ist.

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Worauf sollten Sie sonst noch achten?

Aus Kundensicht sollten Sie sich zunächst einmal etwas Zeit nehmen, das Pflichtenheft genau ansehen und es nicht einfach ungelesen durchwinken. Konzentrieren Sie sich besonders auf die Interpretation Ihrer Anforderungen und prüfen Sie, ob diese nach Ihren Wünschen umgesetzt wurden –  simpel, aber es erspart Ihnen später unter Umständen eine Menge Ärger. Weiterhin besteht bei der Erstellung des Lasten- und Pflichtenhefts immer die Gefahr, dass Sie den Ist-Zustand im Unternehmen beschönigt darstellen. Damit vergeben Sie die Chance, durch die Einführung des neuen Systems Verbesserungspotenziale auszuschöpfen. Nehmen Sie das ERP-Projekt als Anlass, Ihre Abläufe und Geschäftsprozesse kritisch zu durchleuchten – so schöpfen Sie die Potenziale besser aus.

Meeting eines Projektteams

Aus Sicht des ERP-Anbieters, ist es sinnvoll bei der Ausarbeitung etwas Zeit zu investieren, sich ausführlich mit dem Kunden abzustimmen und nichts ungeklärt zurückzulassen. Bleiben Fragen offen, suchen Sie nach einer Antwort und kommt es zu Engpässen, klären Sie dies zeitnah mit dem Kunden. Entscheidend ist, bei der Erstellung so genau und ausführlich wie nur möglich zu sein. Außerdem ist es ratsam, bei der Formulierung eine verständliche Sprache zu wählen und wenn möglich, auf Fachbegriffe zu verzichten. Viele verschiedene Personen lesen das Pflichtenheft – nicht alle haben ein tiefergehendes technisches Verständnis. Um komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln, bieten sich zudem grafische Darstellungen an. Arbeiten Sie mit Diagrammen, Tabellen oder Mind-Maps, um die Wünsche des Kunden zu visualisieren und so verständlich wie möglich zu machen.

Fazit

Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist ein notwendiger Schritt, um die Risiken in einem ERP-Projekt zu minimieren. Es dient zum einen dazu, die im Lastenheft aufgeführten Anforderungen zu erfüllen und die Umsetzung bestmöglich zu planen, damit es am Ende keine bösen Überraschungen gibt. Zum anderen hilft es dabei, die implementierte Lösung am Ende des Projekts zu validieren und beide Parteien abzusichern. Besonders wichtig ist es, den Unterschied zwischen Lasten- und Pflichtenheft zu kennen. Rechtlich macht es einen großen Unterschied, in welchem der beiden Dokumente etwas definiert wurde.

Wenn Sie mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft und Pflichtenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Das Lastenheft – Ein Leitfaden für den Auftraggeber

Damit ein ERP-Projekt erfolgreich ist, müssen Sie einige Dinge beachten. Ein Lastenheft zu erstellen, hilft, den Überblick zu behalten. Die Durchführung einer Anforderungsanalyse beispielsweise, sollte auf Ihrer To-Do-Liste an erster Stelle stehen. Dabei legen Sie fest, was das System überhaupt alles können muss, um Ihre Prozesse optimal unterstützen zu können. Die Ergebnisse aus der Analyse werden in der Regel in einem Lastenheft festgehalten. Klingt eigentlich unproblematisch oder? Ist es aber keineswegs. Die Herausforderung besteht darin, die passende Balance zu finden. Ist Ihr Lastenheft zu oberflächlich, kommt es zu vielen Rückfragen oder auch unterschiedlichen Auffassungen Ihrer Formulierungen. Verlieren Sie sich hingegen im Detail, können ERP-Anbieter Ihre Vorgaben kaum umsetzen – und der Aufwand steht nicht im Verhältnis zum Nutzen. Aber wie sieht nun der optimale Aufbau eines Lastenhefts aus? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein Lastenheft überhaupt ist und was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

Definition – Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist Teil des Anforderungsmanagements und sozusagen das Fundament für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es wird durch den Auftraggeber erstellt, bei einem ERP-Projekt ist dies der Kunde. Wie bereits erwähnt, werden in diesem Dokument die Ergebnisse aus der Anforderungsanalyse festgehalten. Alle Anforderungen, die zur Erreichung des Projektziels erfüllt werden müssen, werden darin beschrieben. Konkret bedeutet dies, welche Eigenschaften und Funktionen ein ERP-System mitbringen muss. Ein gutes Lastenheft zu erstellen bedeutet, alle involvierten Personen zu unterstützen – es ist sowohl Entscheidungshilfe für das Unternehmen, als auch Leitfaden zur Vorgehensweise für den ERP-Anbieter. Letztendlich zeigt es, wie der Einsatz der Software dazu beiträgt, die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimal zu unterstützen. Das Dokument wird nach Erstellung an alle infrage kommenden ERP-Anbieter versendet. Somit wird unter anderem auch der Auswahlprozess unterstützt.

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Lastenheft vs. Pflichtenheft – Wo liegt der Unterschied?

Das Lastenheft beschreibt also, was ein ERP-System alles können sollte. Im Zusammenhang mit dem Lastenheft stolpert man aber auch immer wieder über den Begriff „Pflichtenheft“ – was hat es damit auf sich? Das Pflichtenheft wird zu einem späteren Zeitpunkt vom Auftragnehmer erstellt, in diesem Fall der ERP-Anbieter. Es beschreibt, wie die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret abgedeckt werden sollen. Das Lastenheft enthält somit klare Lösungsvorschläge für die Umsetzung. Es dient zur detaillierten Planung für die Implementierung der Software und enthält exakte Spezifikationen hinsichtlich der Software-Konfiguration.

Kaffeetasse

Warum sollte man ein Lastenheft erstellen?

Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht die Überlegung, warum und in welchen Unternehmensbereichen die Software eingesetzt werden soll. An diesem Punkt sollten Sie beginnen, ein Lastenheft zu erstellen. Aber braucht man das wirklich? Unbedingt, denn das Lastenheft erfüllt zwei wichtige Funktionen:

Ein Lastenheft zu erstellen ist wichtig für Kunde und ERP-Anbieter

Auf der einen Seite hilft es Ihnen bei allen Entscheidungen, die Sie im Laufe des ERP-Projekts treffen müssen. Zum Beispiel sind die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen hilfreich, um einen passenden ERP-Anbieter zu finden. Auch während der Realisierung können Sie es immer wieder unterstützend zur Hand nehmen. Auf der anderen Seite ist das Lastenheft ein wichtiges Dokument für die Anbieter auf Ihrer Long- und Shortlist. Denn es fasst alle relevanten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen zusammen.

Die Anforderungen im Lastenheft spiegeln sozusagen Ihre Erwartungen an das System wider – es dient somit als eine Art Leitfaden. ERP-Anbieter können so besser entscheiden, ob Ihre spezifischen Wünsche auch umgesetzt werden können. Und sie antworten detailliert mit möglichen Vorschlägen zur Anforderungserfüllung. Außerdem, wie bereits erwähnt, wird das Lastenheft zu einem späteren Zeitpunkt zu deinem Pflichtenheft ausgearbeitet. Es ist zum einen Teil des Vertrags zwischen Ihnen und dem ausgewählten ERP-Anbieter – zum anderen die Grundlage für Tests und Abnahmen.

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Guideline – So erstellen Sie ein Lastenheft

Die passende Informationstiefe für ein Lastenheft zu finden ist gar nicht so einfach. Ein gutes Lastenheft ist mehr als eine Auflistung an Anforderungen. Es definiert zum einen die Basisanforderungen und enthält außerdem Erklärungen, damit Außenstehende die Formulierungen der Dokumentation richtig interpretieren können. Die Herausforderung dabei ist allerdings, nicht zu stark auf jedes einzelne Detail einzugehen. Für den Begriff Lastenheft, sowie zu den Inhalten des Dokuments bestehen derzeit keine verbindlichen Regelungen oder gesetzliche Kriterien. Es haben sich mit der Zeit jedoch eindeutig Inhalte herauskristallisiert, die branchenübergreifend eingehalten werden.

lastenheft-meeting

Folgende Punkte sollten beim Erstellen eines Lastenhefts enthalten sein:

Die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen sollten so aufbereitet sein, dass sie später idealerweise zu einem Pflichtenheft weiterentwickelt werden können. Es empfiehlt sich außerdem die Inhalte nicht nach Belieben aneinanderzureihen, sondern eine strukturierte Gliederung vorzunehmen.

Beschreibung des Unternehmens

Beginnen Sie damit, das Unternehmen kurz vorzustellen. Der künftige ERP-Anbieter kann sich so ein erstes Bild von Ihnen, Ihrer Situation und Ihren Leistungen machen. Außerdem kann er so besser einschätzen, ob er Ihre Erwartungen und Bedingungen auch zufriedenstellend umsetzen kann. Dazu gehören zunächst natürlich der Name Ihres Unternehmens, die Branche, Standorte und auch ein Ansprechpartner, den er bei Rückfragen kontaktieren kann. Außerdem können Sie das Marktumfeld, sowie Ihre Produkte und Leistungen beschreiben. Diese Angaben sind zwar optional, verbessern aber die Qualität Ihres Lastenhefts deutlich. Diese Fragen können Sie beispielsweise beantworten:

  • Was verkaufen Sie?
  • Haben Sie Konkurrenten? Wenn ja, wer?
  • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Was unterscheidet Sie von anderen Unternehmen? Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal oder bestimmte Meilensteine?

Danach sollten Sie den aktuellen Ist- sowie den gewünschten Soll-Zustand beschreiben:

Ausgangssituation

Beschreiben Sie Ihre derzeitige Ausgangslage sowie die aktuelle IT-Infrastruktur:

  • Wie kam es zu dem Wunsch eines neuen ERP-Systems? 
  • Haben Sie bereits ein ERP-System im Einsatz? Wenn ja, welche Probleme sind aufgetreten? Wie sind Sie mit diesen bisher umgegangen?
  • Haben Sie weitere Softwarelösungen im Einsatz, die per Schnittstelle angebunden werden müssen?

Projektteam Lastenheft

Lastenheft erstellen mit Zielsetzung & Zeitplan

Auch wenn eine ERP-Einführung ein umfangreiches und zeitintensives Projekt ist, sollten Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren. Definieren Sie deshalb konkret, welches Vorgehen und Ergebnis Sie erwarten und woran Sie den Erfolg messen wollen. Dies ist nicht nur für den ERP-Anbieter wichtig, sondern kann auch für Sie selbst nützlich sein. So können Sie sich von Zeit zu Zeit die Prioritäten des Projekts noch einmal ins Gedächtnis rufen. Auch ein Zeitplan sollte Bestandteil Ihres Lastenhefts sein:

  • Wann erwarten Sie eine Antwort?
  • Zu welchem Zeitpunkt sollen Workshops stattfinden?
  • Wann soll die Implementierung beginnen?
  • Im Hinblick auf Digitalisierung & Industrie 4.0:
    • Wie soll die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens aussehen?

Setzen Sie das ERP-System nicht nur ein, um den aktuellen Zustand zu verbessern und Fehler auszumerzen – denn so wird nur ein sehr geringer Teil des Potentials ausgeschöpft. Deshalb sollten Sie die Unternehmensziele für die folgenden Jahre unbedingt mit einbeziehen.

Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen

Diesen Punkt sollten Sie mit besonders vielen Informationen anreichern. Für den Anbieter ist es so wesentlich einfacher, eine passende Lösung für Sie zu entwickeln. Funktionale und nichtfunktionale Anforderungen sind nämlich oftmals keine klaren Aussagen, die nur eine Interpretation zulassen. Häufig beschreiben Sie nur ein Ziel, für das aber unterschiedliche Lösungsansätze denkbar sind. In unserem Beitrag „Warum ist eine Anforderungsanalyse so wichtig?“ werden die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen näher beschrieben.

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Planung des Lastenhefts am Laptop

Einsatzbereiche des Lastenhefts

Beschreiben Sie weiterhin den vorgesehenen Zweck und die Einsatzbereiche.

  • In welchen Bereichen soll die Software zum Einsatz kommen?
  • Wer soll Sie bedienen?

Beachten Sie, dass Planungsprozesse stetig im Wandel und nie in Stein gemeißelt sind. Überlegen Sie deshalb, wie Entscheidungen getroffen werden und wessen Zustimmung es dafür bedarf. Und auch,  wie mögliche Änderungen nachträglich in das Lastenheft übernommen werden sollen.

Zusammenfassung

  • Beschreibung des Unternehmens
    • Name, Branche, Rechtsform, Standorte, Ansprechpartner etc.
    • Marktumfeld, Produkte, Leistungen
  • Beschreibung des Ist- und Soll-Zustands
    • Ausgangssituation
    • Aktuelle IT-Infrastruktur
    • Zielsetzung & Zeitplan
      • Zeitplan, Fristen, Termine
  • Funktionale & nichtfunktionale Anforderungen
  • Einsatzbereiche

Tipps, die Sie bei dem Lastenheft-Erstellen beachten sollten

Das Erstellen eines Lastenhefts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Es empfiehlt sich in jedem Fall, nicht einfach blind drauf los zu schreiben. Nehmen Sie sich etwas Zeit und fragen Sie sich bei Ihrem Vorhaben folgende Dinge: Warum benötigt das Unternehmen ein ERP-System? Welche Ziele sollen mit der Einführung erreicht und welche Prozesse optimiert werden? Die Erstellung eines Lastenhefts kann mehrere Wochen oder auch Monate in Anspruch nehmen. Legen Sie zu Beginn am besten eine Deadline fest. Diese kann hilfreich sein, um mit der nötigen Disziplin an der Erstellung zu arbeiten. Vor allem dann, wenn im Rahmen des Projekts weitläufige Umstrukturierungen geplant sind.

Prüfen Sie die Prozessketten

Beginnen Sie vorzugsweise damit, die Prozessketten zu prüfen und das schwächste Glied zu finden. Starten Sie dafür am Beginn der Wertschöpfungskette und von dort aus befragen Sie die nächsten Abteilungen. Welche Probleme gibt es genau? Dies hat zum einen den Vorteil, dass das Projektteam den gesamten Prozess sowie die jeweiligen Abhängigkeiten kennenlernt – und dadurch einen guten Überblick über die Abläufe erhält. Zum anderen können bekannte Schwachstellen durch das Lastenschrift-Erstellen optimaler Soll-Prozesse so bereits planerisch gelöst werden. Im nächsten Schritt können Sie durch die beschriebenen Prozesse nun die benötigten Features ableiten.

ERP Projektteam

Anforderungen sollten sich an den Zielen orientieren

Beachten Sie, dass sich die Anforderungen an Ihren Zielen orientieren sollten – und Sie die Unternehmensstrategie nicht aus den Augen verlieren. Achten Sie außerdem darauf, nur die Anforderungen, jedoch nicht deren Umsetzung zu beschreiben. Im Gegensatz zum Pflichtenheft sollten das Lastenheft immer lösungsneutral formuliert sein und so, dass es auch für Außenstehende verständlich ist. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einbeziehen. Bei großen Unternehmen ist die Wahrscheinlichkeit jedoch recht hoch, dass Sie viele und umfangreiche „Wunschzettel“ erhalten. Achten Sie darauf, diese nicht ungefiltert ins Lastenheft zu übernehmen – Chaos ist sonst vorprogrammiert.

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Fazit

Ein Lastenheft unterstützt Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Es ist nicht nur ein hilfreiches Instrument bei der Projektplanung: Zusätzlich werden Sie sich auch über die eigenen Ziele und Abläufe bewusst. Wichtig bei dem Erstellen des Lastenhefts ist, eine Balance zwischen den beiden „Extremen“ und eine geeignete Informationstiefe zu finden. Beschreiben Sie Ihre Anforderungen so, dass jemand der nicht Teil Ihres Unternehmens ist, sie verstehen kann. Verzichten Sie auf irrelevante Details und unrealistische „Nice to have“- Features. Im besten Fall ist Ihr Lastenheft strukturiert, prozessorientiert und lösungsneutral. Im Zweifelsfall gilt aber immer: Das ERP-System muss sich an Ihre Prozesse anpassen können – nicht umgekehrt.

Sie möchten mehr zum Thema Anforderungsanalyse, Lastenheft oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

ERP-Förderung: So sichern Sie sich Ihr Förderprogramm für ERP

So sichern Sie sich Ihre Förderung für ERP-Systeme

Wussten Sie schon: Die attraktive ERP-Förderung der Bundesregierung unterstützt sie dabei, Ihre Unternehmensprozesse zu digitalisieren und automatisieren. Eine doppelt gute Nachricht für Sie: Durch ein intelligentes ERP-System wird Ihr Unternehmen effizienter – das spart Ressourcen und Kosten. Und dank der ERP-Förderung profitieren Sie zusätzlich von günstigen Konditionen. Wir verraten Ihnen, welche ERP-Förderung es gibt und wie Sie sich Ihre Förderung für ERP-Systeme sichern können!

Warum gibt es die ERP-Förderung?

»Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss digitalisieren!« – Diesen Satz kennt jeder Unternehmer. Die Digitalisierung ist Gesprächsthema in allen Branchen und steht auf der Unternehmensagenda weit oben. Auch die Bundesregierung hat erkannt, dass Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht. Viele Unternehmer wissen jedoch nicht, dass es Förderprogramme gibt, die solche Digitalisierungsvorhaben unterstützen und bezuschussen. Kleine und mittelständische Unternehmen haben so die Möglichkeit, die Infrastruktur im Unternehmen neu zu organisieren und Prozesse zu digitalisieren.

Wie unterstützt eine ERP-Förderung die Digitalisierung?

Die Digitalisierung betrifft die Arbeitsorganisation und das Arbeitsumfeld eines Unternehmens – aber auch die im Unternehmen eingesetzte Anwendungssoftware, wie beispielsweise ein ERP-System. So werden Unternehmen zukunftsfähig und sind modernen Herausforderungen gewachsen. ERP-Systeme dienen längst nicht mehr nur zum Erfassen und Verwalten von Daten. Durch integrierte Bereiche für Kundenservice, Finanzen oder Dokumentenmanagement kommt die Software in praktisch allen Geschäftsprozessen zum Einsatz und bildet das digitale Herzstück vieler Unternehmen. Daher leistet die ERP-Förderung der Bundesregierung einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Warum ist die ERP-Förderung wichtig?

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist die ERP-Förderung eine sinnvolle Unterstützung. Denn für sie bedeutet die Einführung einer ERP-Software eine große Chance. Doch viele lassen sie ungenutzt, da sie hohe ERP-System-Kosten befürchten. Schnell kommt die Frage auf »Können wir uns die Software überhaupt leisten?« Oft beginnt ein ERP-Projekt mit Vorleistungen, die dem Unternehmen zunächst keine unmittelbaren Vorteile bringen. In Deutschland gibt es deshalb verschiedene ERP-Förderprogramme für Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen.

Wofür kann die ERP-Förderung genutzt werden?

Diese ERP-Förderung kann von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Start-Ups der gewerblichen Wirtschaft und des Handwerks mit Niederlassung in Deutschland in Anspruch genommen werden. Dabei kann die ERP-Förderung für die die Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit und Prozessdigitalisierung genutzt werden, aber auch für den Bereich Online-Marketing und die Entwicklung von Digitalprodukten.

Wie unterscheiden sich die Programme zur ERP-Förderung?

Die ERP-Förderung kann von Bundesland zu Bundesland stark variieren. In manchen Förderprogrammen für ERP-Systeme werden ausschließlich Beratungs- sowie Umsetzungsleistungen bezuschusst. Die eigentliche Software und Lizenzgebühren sind von der Förderung ausgeschlossen. In anderen Bundesländern ist das genaue Gegenteil der Fall: Hier betrifft die ERP-Förderung nur Lizenzen und keine Dienstleistungen. 

Das Förderangebot ist komplex und relativ unübersichtlich. Achten Sie deshalb darauf, was im Detail durch die ERP-Förderung bezuschusst wird – Lizenzen, Wartung oder Dienstleistungen. Die Mühe lohnt sich, gerade bei kleinen Unternehmen kann die Fördersumme ausschlaggebend sein. Nachfolgend können Sie sich über die Fördermöglichkeiten in Ihrem Bundesland informieren.

Baden-Württemberg: Digitalisierungsprämie für ERP-Systeme

Art der Förderung: Die ERP-Förderung in Baden-Württemberg erfolgt durch die Digitalisierungsprämie. 

Förderberechtigt sind: Das Förderprogramm richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen aller Branchen mit bis zu 100 MitarbeiterInnen, sowohl FreiberuflerInnen als auch gewerbliche Unternehmen. 

Das wird gefördert: Mit dieser Prämie werden konkrete Projekte zur Einführung neuer digitaler Lösungen sowie zur Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert – also auch ERP-Systeme. Kosten für Hard- und Software, sowie die damit verbundenen Dienstleistungen und Mitarbeiterschulungen sind ebenfalls förderungsfähig. Diese ERP-Förderung ist ein Hybrid-Programm aus Tilgungszuschuss und Kredit. Sie kann innerhalb von zwei Jahren einmal erhalten werden. Das beantragte Darlehen muss mindestens 10.000 Euro betragen, die maximale Förderungshöhe liegt bei 100.000 Euro. Die Kreditlaufzeit liegt bei 5, 7 oder 10 Jahren.

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Den Antrag für die ERP-Förderung können Sie bei Ihrer Hausbank stellen, anschließend wird dieser an die L-Bank weitergeleitet und dort verwaltet. Achtung: Das eingereichte Projekt darf noch nicht gestartet sein, wenn Sie den Antrag auf Digitalisierungsprämie einreichen!

Weitere Informationen: Genaues zu den Konditionen der Digitalisierungsprämie finden Sie bei der L-Bank.

Bayern: Digitalbonus als ERP-Förderung

Art der Förderung: In Bayern erfolgt die ERP-Förderung durch den sogenannten Digitalbonus. 

Förderberechtigt sind: Das Förderprogramm richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte in Bayern. 

Das wird gefördert: Zu den förderfähigen Themen zählen unter anderem die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit sowie die Migration und Portierung von IT-Systemen und -Anwendungen. Die ERP-Förderung ist in zwei Varianten verfügbar. 

  1. Standard: Bei dieser Förderung können Unternehmen einen Zuschuss bis zu 10.000 Euro beantragen.
  2. Plus: In dieser Variante  können Sie bis zu bis zu 50.000 Euro erhalten. Hierfür muss das Vorhaben allerdings innovativ sein und mit einem Verantwortlichen aus dem jeweiligen Regierungsbezirk besprochen werden. Am Anfang eines jeden Monats wird ein Antragsportal geöffnet und Anträge können gestellt werden. Sie müssen schnell sein, denn in der Regel wird dieses nach einer halben Stunde wieder geschlossen. Haben Sie es in diesem Zeitfenster nicht geschafft einen Antrag zu stellen, müssen Sie bis zum Folgemonat warten.

Weitere Informationen: Für Details gehen Sie auf Digitalbonus Bayern.

Berlin: ERP-Förderung per Gründungsbonus

Art der Förderung: In Berlin erfolgt die Förderung der Digitalisierung durch den Gründungsbonus.

Förderberechtigt sind: Insbesondere für Start-Ups ist der Gründungsbonus ein beliebtes Förderinstrument. Antragsberechtigt sind rechtlich selbstständige, auf Gewinnerzielung ausgerichtete Gründungen, Start-Ups bzw. Kleinstunternehmen mit Sitz in Berlin und maximal 10 MitarbeiterInnen sowie weniger als 2 Mio. Euro Umsatz oder Jahresbilanzsumme. Außerdem darf die Unternehmensgründung nicht länger als 12 Monate zurückliegen und der Hauptsitz des Unternehmens muss nach dem Projekt drei weitere Jahre in Berlin bestehen bleiben. Weiterhin muss es sich um ein technologisches, digitales, kreatives oder nachhaltiges Geschäftsmodell handeln. 

Das wird gefördert: Durch die Förderung erhalten Unternehmen einen initialen Kostenzuschuss von 50 Prozent zu den förderfähigen Ausgaben, die maximale Förderung für ERP-Systeme beträgt 50.000 Euro.

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Die Investitionsbank Berlin-Brandenburg (IBB) beziehungsweise deren Tochtergesellschaft IBB Business Team verwalten das Programm. Den Antrag auf ERP-Förderung können Sie online einreichen, diesem ist ein ausführlicher Businessplan mit Gesamtkonzept und Finanzteil hinzuzufügen.

Weitere Informationen: Genaueres zum Gründungsbonus finden Sie unter IBB Business Team oder im Flyer Gründungsbonus.

Brandenburg: Förderung für ERP-Systeme durch Gründung Innovativ & BIG-Digital

Art der Förderung: In Brandenburg wird die Digitalisierung durch die Förderprogramme Gründung Innovativ und BIG-Digital unterstützt. Verantwortlich für die Abwicklung ist die Investitionsbank Brandenburg (ILB) in Kooperation mit der Wirtschaftsförderung Berlin-Brandenburg (WFBB).

Das wird gefördert: Die Förderprogramme Gründung Innovativ und BIG-Digital fördern unterschiedliche Vorhaben.

  • Gründung Innovativ: Durch das Förderprogramm können die mit einer Gründung zusammenhängenden Kosten gefördert werden. Das betrifft zum Beispiel Beratungsleistungen, die der Produkt-, Prozess- oder Technologieentwicklung dienen, sowie technische Entwicklungsleistungen und einmalige Ausgaben für den Erwerb von Lizenzen. Unternehmen können die Förderung innerhalb von drei Jahren nach Gründung in Anspruch nehmen. Die maximale Förderquote liegt bei 50 Prozent und die Fördersumme muss mindestens 25.000 Euro betragen, maximal jedoch 100.000 Euro. Für eine Erstbewertung müssen Sie der WFBB einen Businessplan vorlegen, der  anhand eines transparenten Punkteschemas auswertet wird. Es können maximal 24 Punkte erreicht werden. Ein Antrag ist förderberechtigt, wenn mindestens 14 Punkte erreicht und kein Kriterium mit 0 Punkten bewertet wurde. 
  • BIG-Digital: Dieses Förderprogramm unterstützt Beratungs-, Umsetzungs- sowie Schulungsleistungen. Antragsberechtigt sind Unternehmen mit Betriebsstätte in Brandenburg, die höchstens 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und weniger als 50 Millionen Euro Jahresumsatz machen. Gefördert werden Aufwendungen des Unternehmens zur konkreten Umsetzung von Digitalisierungsprozessen, einschließlich der dafür erforderlichen Hard- und Software, sowie Mitarbeiterschulungen zu den IT-Systemen. Die maximale Förderquote liegt bei 50 Prozent und beträgt bis zu 50.000 Euro in den Modulen Beratung & Schulung und bis zu 500.000 Euro im Modul Implementierung. Für die Antragstellung müssen Sie eine Erstberatung durch die WFBB durchlaufen, anschließend kann ein Antrag bei der ILB gestellt werden. Im Vergleich zu anderen Förderprogrammen ist die Antragstellung hier eher aufwendig.

Weitere Informationen: Details zu den Förderprogrammen finden Sie unter Gründung Innovativ oder BIG-Digital.

Bremen: Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0

Art der Förderung: In Bremen wird die ERP-Förderung durch das Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0 umgesetzt. Geprüfte Unternehmensberater überlegen gemeinsam mit Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen, welche Prozesse sich verbessern lassen. 

Förderberechtigt sind: Kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Sitz oder Niederlassung in Bremen oder Bremerhaven können Beratungsleistungen beantragen. 

Das wird gefördert: Die Höhe der Förderung liegt bei 50 Prozent, maximal jedoch 5.000 Euro. 

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Einen Antrag auf Förderung können Sie telefonisch oder per E-Mail anfordern.

Weitere Informationen: Näheres zu dem Förderprogramm finden Sie beim     Beratungsförderungsprogramm zu Digitalisierung und Arbeit 4.0.

Hamburg: Derzeit keine ERP-Förderung

Hamburg hat derzeit leider kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen zur Verfügung.

Hessen: ERP-Förderung durch Digital-Zuschuss

Art der Förderung: Das Hessische Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr und Wohnen stellt 2020 insgesamt rund sieben Millionen Euro für Digitalisierungsmaßnahmen wie ERP-Systeme zur Verfügung. Das Land Hessen möchte Unternehmen dadurch bei der digitalen Transformation ihrer Produktions- und Arbeitsprozesse, sowie bei der Einführung oder Verbesserung von IT-Sicherheit unterstützen. 

Förderberechtigt sind: Die ERP-Förderung in Form des Digital-Zuschusses kann von kleinen und mittleren Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, sowie freien Berufen mit einer Betriebsstätte in Hessen genutzt werden. 

Das wird gefördert: Eine Förderung kann ab zuwendungsfähigen Sachausgaben in Höhe von 4.000 Euro erfolgen und ist auf ist höchstens 10.000 Euro begrenzt. 

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Voraussetzung für die Gewährung des Antrags ist, dass das Projekt noch nicht gestartet ist. 

Weitere Informationen: Genaues zum Digital-Zuschuss finden Sie bei der WIBank.

Mecklenburg-Vorpommern: ERP-Förderung durch Digi-Trans

Art der Förderung: In Mecklenburg-Vorpommern werden Digitalisierungsmaßnahmen wie ERP-Systeme durch das Förderprogramm DigiTrans unterstützt. 

Förderberechtigt sind: Antragsberechtigt sind kleine und Kleinstunternehmen, sowie mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit weniger als 250 MitarbeiterInnen, sowie Hauptsitz in Mecklenburg-Vorpommern und entweder einem Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. Euro. Startups und bestehende Unternehmen, die über innovative Ideen für neue, digitale Geschäftsmodelle und über Lösungen für die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse verfügen, können die Förderung in Anspruch nehmen. Bestimmte Wirtschaftszweige und Branchen, sowie Investitionen in Standardhardware und Standardsoftware sind von der Förderung ausgeschlossen.

Weitere Informationen: Alle wichtigen Infos zu DigiTrans finden Sie beim Landesförderinstitut Mecklenburg-Vorpommern.

Niedersachen: ERP-Förderung durch Digitalbonus

Art der Förderung: In Niedersachsen stehen durch den Digitalbonus rund 15 Millionen Euro für Digitalisierungsmaßnahmen bereit. Dieser Fördertopf wird durch die NBank verwaltet, welche auch entsprechende Anträge entgegen nimmt. 

Förderberechtigt sind: Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen der gewerblichen Wirtschaft, sowie Handwerksbetriebe und freiberufliche Planungsbüros im Bereich des digitalen Bauens mit Sitz in Niedersachsen können dieses Angebot in Anspruch nehmen.

Das wird gefördert: Durch den Digitalbonus werden Investitionen in Hard- und Software zur Digitalisierung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen, sowie die Verbesserung der IT-Sicherheit gefördert. Nicht förderungsfähig sind Mitarbeiterschulungen oder Beratungsleistungen externer Berater.  Der beantragte Zuschuss muss mindestens 2.500 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Bei kleinen Unternehmen werden bis zu 50 Prozent der förderfähigen Kosten bezuschusst, mittlere Unternehmen erhalten 30 Prozent.

Weitere Informationen: Details zum diesem Förderprogramm finden Sie unter Digitalbonus Niedersachsen.

Nordrhein-Westfalen: Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation

Art der Förderung: In Nordrhein-Westfalen erfolgt die ERP-Förderung zu einem großen Teil durch die Programme Mittelstand Innovativ & Digital und Digitalisierung & Innovation.

Das wird gefördert: Die beiden Förderprogramme bieten unterschiedliche Arten der Unterstützung.

Mittelstand Innovativ & Digital – MID-Gutscheine: Das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital unterstützt mit Gutscheinen. Den MID-Gutschein gibt es in drei Varianten, die auf verschiedenen Handlungsfeldern eingesetzt werden können. Unternehmen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen, die weniger als 250 MitarbeiterInnen und einen Jahresumsatz von maximal 50 Millionen Euro oder eine Bilanzsumme von maximal 43 Millionen Euro aufweisen, können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Zu den förderfähigen Themen zählen externe Beratungs-, Entwicklungs- und Umsetzungsdienstleistungen. Nicht förderungsfähig sind die Ausstattung mit Hard- oder Software sowie Projekte, die ausschließlich das Ziel haben, die allgemeine IT-Sicherheit zu verbessern. Die Höhe der Förderung hängt von der Größe des Unternehmens ab.

NRW.BANK – Digitalisierung & Innovation: Die NRW.BANK bietet Darlehen zur Finanzierung von Digitalisierungs- und Innovationsvorhaben. Antragsberechtigt sind mittelständische Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, die sich mehrheitlich im Privatbesitz befinden und deren Jahresumsatz – einschließlich verbundener Unternehmen – 500 Millionen Euro nicht überschreitet, sowie Angehörige der freien Berufe. Förderfähig sind zum Beispiel die Integration von digitalen Kundenschnittstellen, wie etwa ein CRM-System an das Produktionsleitsystem (MES) oder auch die vollumfängliche Vernetzung der Ressourcenplanung durch ein ERP-System.

Weitere Informationen: Alle Details zu den Förderprogrammen finden Sie unter Mittelstand Innovativ & Digital und NRW.BANK.

Rheinland-Pfalz: ERP-Förderung durch BITT-Technologieberatung

Art der Förderung: Das Land Rheinland-Pfalz unterstützt Unternehmen durch eine qualifizierte BITT-Technologieberatung.

Förderberechtigt sind: Die Beratung für Innovation und Technologietransfer bietet Unterstützung für Unternehmen die bis zu 250 MitarbeiterInnen beschäftigen und einen Jahresumsatz von 50 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von 43 Millionen Euro nicht überschreiten. Die Betriebsstätte des Unternehmens muss in Rheinland-Pfalz liegen. 

Das wird gefördert: Das Programm fördert anteilig die in Rechnung gestellten Beratungskosten, welche durch den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen anfallen. Die Beratungskosten werden mit 50 Prozent bezuschusst, wobei die maximale Förderhöhe pro Beratungstag 400 Euro beträgt. In dem zu fördernden Unternehmen sind bis zu 15 Beratungstage innerhalb von drei Steuerjahren förderfähig. 

So beantragen Sie die ERP-Förderung: Die Antragsstellung erfolgt über die zuständige Handwerkskammer bzw. die Industrie- und Handelskammer (IHK). 

Weitere Informationen: Details finden Sie beim Deutschen Mittelstands-Bund.

Saarland: Förderprogramm für ERP durch DigitalStarter

Art der Förderung: Das Förderprogramm DigitalStarter unterstützt die Digitalisierung kleiner und mittlerer Unternehmen aus allen Branchen im Saarland. 

Förderberechtigt sind: Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen und Betriebsstätte oder Sitz im Saarland. 

Das wird gefördert: Die Förderung umfasst unter anderem die Einführung neuer digitaler Systeme, sowie die Einführung oder Verbesserung der IT-Sicherheit und die Schulung der MitarbeiterInnen in den digitalen Systemen. Der beantragte Zuschuss muss mindestens 5.000 Euro betragen, die maximale Förderhöhe liegt bei 10.000 Euro. Der Fördersatz beträgt bei kleinen Unternehmen bis zu 35 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, bei mittleren Unternehmen bis zu 20 Prozent, jedoch jeweils höchstens 10.000 Euro.

Informationen unter: Welche Maßnahmen im Detail förderfähig sind, erfahren Sie unter DigitalStarter Saarland.

Sachsen: ERP-Förderung durch E-Business

Art der Förderung: In Sachsen erfolgt die ERP-Förderung durch das Förderprogramm E-Business. Antrags- und Bewilligungsstelle ist die Sächsische Aufbaubank. 

Förderberechtigt sind: Kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz oder zu begünstigender Betriebsstätte im Freistaat Sachsen können dieses Angebot in Anspruch nehmen. Dazu zählen das Handwerk, der Handel, die Dienstleister, die Kultur- und Kreativwirtschaft, Angehörige der Freien Berufe sowie Existenzgründer. 

Das wird gefördert: Die Förderung umfasst den Erwerb neuer Software, sowie für deren Nutzung notwendige Hardware und die Einführung der entwickelten Lösungen, inklusive Schulungen. Der Zuschuss beträgt bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 50.000 Euro. Eine Förderung kann innerhalb von drei Jahren einmal gewährt werden.

Weitere Informationen: Näheres zum Förderprogramm finden Sie bei der Sächsischen Aufbaubank.

Sachsen-Anhalt: ERP-Förderung durch Digital Innovation

Art der Förderung: Die ERP-Förderung der Digitalisierung in Sachsen-Anhalt erfolgt durch das Förderprogramm Digital Innovation. 

Förderberechtigt sind: Antragsberechtigt sind Unternehmen mit bis zu 250 MitarbeiterInnen mit Sitz oder Betriebsstätte in Sachsen-Anhalt. 

Das wird gefördert: Mit dem Programm unterstützt das Land Sachsen-Anhalt Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung investiver Digitalisierungsprojekte. Da die Mittel für das Förderprogramm derzeit ausgeschöpft sind, können keine Anträge mehr gestellt werden.

Weitere Informationen: Genaues zu dem Förderprogramm finden Sie bei der Investitionsbank Sachsen-Anhalt.

Schleswig-Holstein: Derzeit keine ERP-Förderung

Schleswig-Holstein hat kein eigenes Förderprogramm für Digitalisierungsmaßnahmen.

Thüringen: Förderung für ERP-Systeme durch den Digitalbonus

Art der Förderung: Die ERP-Förderung in Thüringen erfolgt durch den Digitalbonus. 

Förderberechtigt sind: Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft, insbesondere verarbeitendes Gewerbe, unternehmensnahe Dienstleistungen, Baugewerbe sowie Handwerk und Handel und wirtschaftsnahe FreiberuflerInnen können eine Förderung in Anspruch nehmen. 

Das wird gefördert: Förderungsfähig sind Ausgaben für Software, Hardware und externe Dienstleistungen, etwa durch die Einführung eines ERP- oder MES-Systems, sowie deren intelligente Vernetzung oder auch die Implementierung eines DMS-Systems inklusive aller notwendigen Server- und Netzwerkstrukturen. Die Schulung der MitarbeiterInnen ist nicht förderungsfähig. Die Förderung beträgt bis zu 50 Prozent der zuwendungsfähigen Ausgaben, höchstens jedoch 15.000 Euro. Die förderfähigen Ausgaben müssen mindestens 5.000 Euro betragen und dürfen grundsätzlich 150.000 Euro nicht übersteigen.

Weitere Informationen: Alles zum Digitalbonus finden Sie bei der Thüringer Aufbaubank.

Welche ERP-Förderung gibt es auf Bundesebene?

Für Ihr Bundesland war keine passende Förderung für ERP-Systeme dabei? Neben der ERP-Förderung der Bundesländer gibt es auch Förderprogramme, die bundesweit gelten. Mittelständische Unternehmen, Freiberufler und junge Unternehmen in Gründung können für Investitionen und Betriebsmittel in den Bereichen Innovation und Digitalisierung den ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW-Bank in Anspruch nehmen. Weitere Informationen finden Sie bei der KfW-Bank.

Wer kann mich zur passenden ERP-Förderung beraten?

Wenn Sie weitere Fragen zu den ERP-Förderprogrammen der Bundesländer haben, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Bei der Antragstellung für die ERP-Förderung unterstützen wir Sie gerne. Wir freuen uns auf Sie!

Die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration

Wer CAD- und ERP-System verbinden möchte, geht im allgemeinen den Weg über ein PDM-System. Das PDM-System fungiert hierbei wie eine zweiseitig-bidirektionale Schnittstelle, die CAD-Daten verwaltet und an das ERP-System übermittelt. Hierbei kommen sowohl die Schnittstellen wie auch die Softwaresysteme von mindestens zwei  – im schlimmsten Falle jedoch von drei unterschiedlichen Anbietern.

Die Frage nach dem führenden System

Mit der Software-Einführung des PDM-Systems allein ist es jedoch nicht getan, weil im Weiteren zu klären ist, wer die organisatorische Hoheit (sprich: das „führende System“) über Metadaten hat, die sowohl als Properties in CAD-Dateien wie auch als Felder im ERP-System gepflegt und benötigt werden.

Mit einem im Januar 2020 neu erschienenen Release geht TimeLine-ERP nun den direkten Weg und übernimmt ohne Umweg über eine zusätzliche PDM-Lösung das Auslesen von Referenzen und Metadaten aus CAD-Dateien mittels nativer Adapter zu Autodesk-Inventor, SolidWorks oder SolidEdge. Hierbei bleibt die CAD-Umgebung unangetastet bestehen – es wird lediglich ein weiterer Serverprozess installiert, der bei Änderungen an CAD-Daten (oder beim CheckIn aus einer bereits vorhandenen PDM-Lösung) diese direkt in Stücklisten und Metadaten des ERP-Systems übersetzt. Für die Metadaten steht ein Mapper bereit, der jedes Property (z.B. die bei Inventor bekannten „iProperties“) auf ein Feld im Artikelstamm des ERP-Systems zu verlinken erlaubt.

cad konstrukteurin am arbeitsplatz

DMS ersetzt PDM-System

Optional kann das in TimeLine-ERP integrierte, revisionssichere Dokumenten-Management auch die Verwaltung der CAD-Daten übernehmen – stellt also die entsprechende CAD-Datenverwaltung, sowie Check-In und Check-Out-Funktionen zur Verfügung. Da diese Funktion lediglich optional ist, gestaltet sich der Start für Unternehmen ohne PDM-Lösung sehr einfach, da sich am eigentlichen Konstruktionsprozess und an der Ablage der CAD-Daten zunächst nichts ändert.

Vorschau EAP CAD Integration

Synchronisation über Server

Der CAD-Link-Server synchronisiert hierbei sämtliche Konstruktionsänderungen „realtime“ ins ERP-System und versioniert hierbei Änderungen an CAD-Daten, Stücklisten und Metadaten. Über den Stücklistenvergleich können die revisionierten Änderungen mit bereits in Produktion befindlichen Betriebsaufträgen aktualisiert werden.

Durch dieses direkte Verfahren wird nicht nur die Einführung einer CAD-ERP-Kopplung dramatisch verkürzt – auch die Komplexität der Lösung unterscheidet sich erheblich vom klassischen Ansatz.

Wenn Sie mehr über die Vorteile einer direkten CAD-ERP-Integration oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie!

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