Die heutige Arbeitswelt ist sehr prozessorientiert. Die Abläufe in einem Unternehmen autonom zu organisieren ist kaum noch möglich. Viele Unternehmen setzen daher auf die Vorteile einer ERP-Lösung – reibungslose Kommunikation, einheitliche Daten, transparente Abläufe und optimierte Prozesse. Ein ERP-System bringt aber auch zwangsläufig eine Veränderung im Arbeitsalltag von jedem einzelnen Mitarbeiter. Damit stehen Sie auch schon vor der vermutlich größten Herausforderung: die zukünftigen Anwender der Software. Ein wichtiger Punkt, den viele Auftraggeber häufig auf die leichte Schulter nehmen. Bei einer ERP-Einführung sind es immer die Anwender, die darüber entscheiden, ob diese erfolgreich verläuft oder nicht. Mit ihnen steht und fällt das Projekt. Viele Mitarbeiter fürchten beispielsweise, dass sie dem neuen Anforderungsprofil nicht gewachsen sind und der Arbeitsplatz somit gefährdet ist. Um die Belegschaft so gut es geht auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten, benötigen Sie vor allem eines: ein starkes Projektteam.

Ein starkes ERP Projektteam ist die halbe Miete

Viele Unternehmer machen sich oft Gedanken darum, ob Sie die richtige Entscheidung bei der Wahl des ERP-Systems getroffen haben. Kann der vorhandene Datenstamm gut in das neue System integriert werden? Und lässt sich die Einführung problemlos oder nur ausreichend mit dem Tagesgeschäft vereinbaren? Diese Überlegungen sind durchaus nachvollziehbar und auch wichtig, bringen aber nichts, wenn nicht alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen. Egal welche Vorbereitungen Sie getroffen haben und wie gut Sie organisiert sind – eine Projektarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle an einem Strang ziehen. Sie benötigen ein starkes Team, um die Realisierung strukturiert durch die Anfangszeit zu leiten.

Ein Team, das die darauffolgenden Phasen gut abwickelt und schließlich das Projekt zu einem erfolgreichen Ende führt. Ein Projektteam, welches zusammenarbeitet und alle Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit in den Weg stellen, gemeinsam meistert. Aber wie stellt man nun ein gutes Team zusammen und welche Teamrollen müssen Sie überhaupt besetzen?

Projektleitung & Key-User

Für Ihr Projektteam sollten Sie zwei Schlüsselrollen besetzen: Zum einen benötigen Sie einen Kandidaten, der die Projektleitung übernimmt – und je nach Größe des Unternehmens ein bis zwei Personen, die als Key-User das Projekt unterstützen. Im letzten Beitrag wurde ausführlich beschrieben, wie Sie einen geeigneten Key-User auswählen. Auch an den Projektleiter stellt man hohe Anforderungen. Der Projektleiter koordiniert das Team und die Arbeitsabläufe zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen. Er ist verantwortlich für eine realistische und vorausschauende Planung – sowie der Einhaltung des Budget- und Zeitplans und einer fließenden Umsetzung des Projekts.

Idealerweise bringt Ihr Wunschkandidat also Führungs- und Fachkompetenz sowie Routine und Erfahrung im Bereich ERP mit. Zudem sollten Sie jemanden für das Projektteam auswählen, der einen direkten Bezug zum Tagesgeschäft und den Geschäftsprozessen hat. Denn dieses agile Teammitglied wird diese bei der Durchführung analysieren und daraufhin fachliche und souveräne Entscheidungen treffen. Vermeiden Sie es in diesem Zusammenhang möglichst, eine interne Person mit einer eher einseitigen Sicht zu wählen. Ein IT-Spezialist beispielsweise wird seinen Fokus vermutlich eher auf den IT-Bereich legen. Fachthemen und Prozesse kommen zu kurz, Fehlerquellen können sich leichter einschleichen. Auch das Management ist vielleicht naheliegend für diese Position. Allerdings ist es aber nicht immer die beste Wahl, da der Abstand zum Tagesgeschäft oft zu groß ist.

Externe Berater

Bei der Projektzusammenstellung kommt oft die Frage auf, ob es hilfreich ist, einen externen Berater mit einzubeziehen. Die Belegschaft wird einem geschätzten Kollegen, der im selben Boot sitzt, eher vertrauen als einer fremden Person. Außerdem ist es auch eine Frage des Budgets. Externen Beratern fällt es jedoch leichter, eine Gruppe fachlich zu führen. Dies führt oft schneller zu guten Lösungen, mit denen alle gleichermaßen einverstanden sind. Diskussionen seitens der Belegschaft können Sie so reduzieren oder verhindern. Beide Seiten haben ihre Vor- und Nachteile. Ob Sie einen externen Berater hinzuziehen sollten oder nicht, ist daher eine persönliche Entscheidung.

Geeignetes Projektteam zusammenstellen

Bei der Zusammenstellung des Projektteams empfiehlt es sich in jeder Hinsicht, planmäßig und strukturiert vorzugehen. Als Erstes sollten Sie eine Person für die Projektleitung benennen. Diese sollte anschließend Einfluss auf die Zusammensetzung des restlichen Teams haben. Schließlich arbeitet die Projektleitung eng mit dem Team zusammen, führt und motiviert es.

Was sollten Sie bei einem Projektteam beachten?

Know-how und Kapazitäten der einzelnen Projektmitglieder haben einen wesentlichen Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Geschäftsführung und Projektteam sollten daher schon vorab Überlegungen treffen, welche Kapazitäten neben dem Tagesgeschäft für das Projekt freigeräumt werden. Lassen Sie in dieser Zeit, wenn möglich, keine anderen großen Projekte nebenher laufen. Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Beteiligten gut zusammenarbeiten, das ist selbstverständlich. Aber welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit die Teamarbeit funktioniert? Um ein gutes Projektteam zusammenstellen zu können, sollten Sie zuerst wissen, was ein gutes Team ausmacht. Welche Rahmenbedingungen sollten gegeben sein? Was sollte man bei der Zusammenstellung beachten?

Merkmale erfolgreicher Projektteams

Ein erfolgreiches Projektteam weist in der Regel folgende Gemeinsamkeiten auf:

• ein gemeinsames Projektziel
• eine klare und von jedem akzeptierte Rollen- und Aufgabenverteilung
• eine ausgewogene Team-Zusammensetzung und -struktur (fachliche und soziale Kompetenzen sollten ausgewogen sein)
• gut geplante Arbeitsabläufe und Prozesse
• ein starker Teamgeist und ein hohes Maß an Zusammenhalt (‚Wir-Gefühl‘)
• ein ziel- und ergebnisorientiertes, engagiertes Arbeiten und Motivation
• Konflikte werden offen angesprochen und gelöst
• Unterstützung und Anerkennung für Projektorganisation durch Geschäftsführung und Belegschaft

Was kommt auf das Projektteam zu?

Der Beginn eines Projekts ist in jedem Fall anspruchsvoll. Das Team sollte erst einmal die Zeit bekommen, sich zu finden und eventuell kennenzulernen. Um den Einstieg in das Projekt für alle Beteiligten zu erleichtern, empfiehlt es sich, einen Kick-Off-Termin festzulegen. Bei diesem Termin werden die Rahmenbedingungen für das Projekt besprochen und Fragen beantwortet. Dies ist der erste und wichtigste Schritt für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Kick-Off-Meeting: Startschuss für das Projekt – und das Projektteam

Die Kick-Off-Veranstaltung symbolisiert den Projektstart, bei dem alle Beteiligten erstmalig aufeinandertreffen. Dieser Termin ist nicht zwingend notwendig, wird von Projektleitern aber gerne genutzt – unter anderem, da er für einen Motivationsschub bei allen Teammitgliedern sorgt. Die Weichen für einen erfolgreichen und energiegeladenen Projektstart werden gelegt. Vor dem Termin sollte die Projektleitung einige Vorbereitungen treffen. Ablauf und Agenda beispielsweise sollten für eine grobe Orientierung festgelegt und vor dem Termin an alle Teilnehmer versendet werden. Auch Kriterien wie eine vorläufige Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung sollte erstellt sowie die Präsentation des Projekts vorbereitet werden. Folgende Punkte sollten während des Termins besprochen werden:

• Gemeinsame Ziele definieren, die von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert werden

• Vorstellungsrunde

• Klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Projektteam

  • Missverständnisse können so vermieden werden, da jeder seine Aufgabe kennt. So binden Sie alle Beteiligten von Beginn an in das Projekt ein. Und sie können zudem nachvollziehen, ob Ziele erreicht und Aufgaben erledigt sind. Alle Beteiligten übernehmen direkt Verantwortung und gestalten den Prozess mit

• Verhaltensregeln und Normen definieren

  • Damit nicht jeder Beteiligte eigene Verhaltensregeln in das Projekt bringt, sollten Sie gemeinsam Verhaltensregeln und Normen definieren. Dazu zählt beispielsweise ein offener Umgang untereinander, bei dem jeder seine Meinung äußern und vertreten kann. Alle Leistungen der Teammitglieder unabhängig von ihrem Beitrag zum Gesamterfolg sollten wertgeschätzt werden. Diskussionen sollten Sie immer nur sach- und nie personenbezogen führen. Bei Entscheidungsfragen oder Konflikten möglichst versuchen, einen Konsens herbeizuführen. Dies ist wichtig, damit keine Unzufriedenheit entsteht. Um in einer Gruppe einen gemeinsamen Konsens zu erreichen, sollten alle beteiligten Personen die Möglichkeit haben, ihre Widerstände zu äußern

• Zeitliche und organisatorische Planung der Arbeitsabläufe und Projektprozesse

• Wie wird ab sofort kommuniziert?

• Feedbackrunde

  • Zweifel, Bedenken und Anregungen sollten in jedem Fall protokolliert und ernstgenommen werden. Aber: Ein Kick-Off-Termin dient vor allem für eine erste Besprechung. Achten Sie darauf, dass keine Diskussionen um Details entstehen

Weiterer Projektverlauf

Projekte sind üblicherweise in verschiedene Phasen unterteilt. Auch während des weiteren Verlaufs sollten Sie sich zwischenzeitlich die Zeit nehmen, bisher Erreichtes zu besprechen und auch anzuerkennen. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, ob Aufgaben erledigt und der Zeitplan eingehalten werden. Und sie können rechtzeitig eingreifen, falls das Projektziel aus den Augen verloren wird.

Fazit

Wird die Zusammenstellung des Teams unterschätzt, führt dies in der Folge häufig zu Konflikten und Problemen – diese ziehen sich wie ein roter Faden durch die Umsetzungsphase. Eine schlechte Stimmung im Team ist vorprogrammiert, der Projekterfolg gefährdet und der Echtstart kann sich verzögern. Die Kosten steigen immer weiter an. Wer jedoch von Beginn an ein Projektteam zusammenstellt, das

• gewissenhaft arbeitet
• die notwendigen Kompetenzen besitzt
• gut mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeitet 
• die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt stärkt

wird die Einführung mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Erfolg führen.

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Nachdem Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es in die Umsetzungsphase. Für die Zusammenstellung des Projektteams benötigen Sie zunächst einen Projektleiter und Key-User. Die Projektleitung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung eines ERP-Systems. Die Entscheidung, wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie deshalb nicht halbherzig treffen. Ein Mitarbeiter, der alle wesentlichen Eigenschaften mitbringt, wirkt sich positiv auf den Verlauf und die allgemeine Stimmung im Team aus – für einen erfolgreichen und zügigen Abschluss ist dies unerlässlich. Fällt die Wahl hingegen auf eine für die Rolle eher ungeeignete Person, sind Konflikte vorprogrammiert. Das Projekt zieht sich in die Länge und die Kosten können dadurch immens ansteigen. Doch wie findet man die richtige Person für diese Herausforderung? Im heutigen Beitrag geht es darum, wie Sie als Unternehmer die richtige Entscheidung treffen und welche Eigenschaften ein guter Projektleiter mitbringen sollte.

Projektleitung und Key-User – wer ist für was zuständig?

Haben Sie schon einmal ein ERP-Projekt geplant oder auch umgesetzt? Dann wissen Sie sicherlich, dass ein solches Projekt einer Großbaustelle gleichen kann. Keiner weiß so ganz genau, was der andere eigentlich macht und wer für was zuständig ist. Deshalb ist es gut, die beiden Rollenprofile erst einmal klar zu definieren – besonders weil sich die Aufgaben in einigen Bereichen überschneiden.

Der Projektleiter mit folgenden Eigenschaften betreut das Projekt als Ganzes: Er koordiniert Aufgaben und Abläufe im Team, überwacht den Fortschritt des Projekts – und gibt in diesem Zuge auch regelmäßig den aktuellen Status an die Geschäftsführung weiter. Darüber hinaus werden durch die Projektleitung auch fachliche Entscheidungen bezüglich der Umsetzung getroffen. Die Key-User sind für einen bestimmten Bereich zuständig, weshalb es in großen Unternehmen auch mehrere Key-User geben kann. In kleinen Unternehmen übernimmt diese Aufgabe aber in der Regel nur eine Person. Key-User sind der erste Ansprechpartner bei Fragen und sozusagen das Bindeglied zwischen Mitarbeitern, Geschäftsführung und dem ERP-Anbieter. Weiterhin planen sie die fachliche Schulung der Mitarbeiter im System und führen diese nach erfolgreicher Umsetzung auch durch. Wie Sie geeignete Key-User für Ihr Projekt gewinnen, erfahren Sie hier.

Was unterscheidet die Projektleitung vom Key-User?

Die Aufgabenprofile und Eigenschaften von einem Projektleiter und Key-User sind sehr unterschiedlich, dennoch weisen beide Rollen auch Parallelen auf. So versuchen beide, die Akzeptanz für das Projekt zu stärken, indem sie die positiven Seiten aufzeigen und versuchen, Ängste zu nehmen. Dafür benötigte Fähigkeiten sind vor allem Einfühlungsvermögen und Verständnis. Denn ob das Projekt am Ende des Tages erfolgreich ist oder nicht, liegt zum größten Teil an der Belegschaft. Lehnt diese das System und die Mitarbeit ab, wird es früher oder später scheitern. Der große Unterschied zwischen Projektleitung und Key-User liegt in der Führung des Personals. Dieser Punkt wird häufig unterschätzt, denn natürlich muss der Projektleiter auch Führungsaufgaben übernehmen. Für die Dauer des Projekts ist der Projektleiter der Vorgesetzte der Key-User. Im Vergleich zu den Key-Usern wird die Rolle der Projektleitung oft stärker als Managementaufgabe wahrgenommen.

Welche Eigenschaften sollte ein guter Projektleiter mitbringen?

Es ist die Aufgabe eines Projektleiters, das Projekt zu leiten und erfolgreich zum Ziel zu führen. Dies geht natürlich mit viel Verantwortung einher – eine Aufgabe, die nicht jedem liegt. Einen geeigneten Leiter zu finden, die sich dieser Situation gewachsen fühlt, kann deshalb durchaus knifflig sein. Viele Unternehmer fühlen sich bereits jetzt überfordert und gehen deshalb den offenbar einfachsten und schnellsten Weg – der Projektleiter wird aufgrund seines Fachwissens oder seiner Position im Unternehmen ernannt. Warum dies nicht immer die beste Lösung ist und auf welche Eigenschaften Sie bei einem Projektleiter achten können, lesen Sie nachfolgend.

Fachkompetenz

Die Anforderungen an einen Projektleiter haben sich im Gegensatz zu früher grundlegend geändert. Vor einigen Jahrzehnten galten Projektleiter noch als reine Fachexperten, die technische Probleme lösten. Fachwissen ist durchaus wichtig, da ein Projektleiter auch technische Zusammenhänge verstehen und bewerten können sollte. Oft wird aber außer Acht gelassen, dass ein Projektleiter mehr Eigenschaften und Kompetenzen benötigt als nur fachliches Know-how. Heute tragen sie Verantwortung in allen Bereichen. Sie stehen vor vielen Herausforderungen: Sie managen nicht nur, sondern verhandeln, koordinieren, trösten, lösen Konflikte und motivieren ihr Team immer wieder neu.

Blick für das „große Ganze“

In stressigen Phasen sollte ein Projektleiter in der Lage sein, sich aus der Situation herauszuziehen. Er sollte strukturiert einen Schritt zurückzugehen, um die Vorgehensweise von außerhalb zu betrachten. Den Überblick zu behalten und das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren ist bei der Einführung eines ERP-Systems sehr wichtig. Viele Mitarbeiter beherrschen bestimmte Bereiche besonders gut oder widmen sich einer Aufgabe sehr akribisch und detailliert. Diese Kollegen sind gewiss unverzichtbar für Ihr Unternehmen. Wenn es aber darum geht, die Leitung eines ERP-Projekts zu koordinieren, sind sie eher fehl am Platz. Ein Mitarbeiter aus der IT-Abteilung beispielsweise ist tendenziell eher ungeeignet für diese Aufgabe. Sich von der technischen Ebene zu trennen und in erforderliche Sichtweisen anderer Mitarbeiter einzufühlen, fällt diesem oft schwer. Aber hier gilt – Ausnahmen bestätigen die Regel.

Führungskompetenz

Eine gute Personalführung ist eine der wichtigsten Eigenschaften des Projektleiters. Menschen zu führen ist eine komplexe und verantwortungsvolle Aufgabe. Sicherlich kann man sich einige nützliche Tipps anlesen, um den eigenen Führungsstil zu verbessern. Aber: Vor allem die Persönlichkeit muss stimmen – und diese kann man sich nicht einfach aneignen oder verändern. Es geht darum, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen, indem man ehrlich ist und authentisch handelt.

Was macht einen guten Führungsstil aus?

Ein Projektleiter bildet sozusagen den Knotenpunkt, an dem alle wichtigen Entscheidungen, Informationen und auch die unterschiedlichsten Charaktere zusammentreffen. Kommunikationsstärke und Sozialkompetenz sind deshalb das A und O in einer leitenden Position – und zwar auf den unterschiedlichsten Ebenen. Dafür braucht man vor allem sehr viel Feingefühl und die richtigen Antennen, um seine Umgebung wahrzunehmen und richtig zu deuten. Nur wer gut zuhört und wachsam ist, kann beispielsweise auch negative Stimmungen im Team spüren – auch ohne dass sie jemand gezielt aussprechen muss.

Soft Skills – Durchsetzungsvermögen vs. Empathie

Viele Projekte scheitern an mangelnder sozialer Kompetenz und fehlenden Eigenschaften des Projektleiters. Ein guter Projektleiter sollte deshalb eine gute Menschenkenntnis haben und empathisch handeln. Widerstände und Konflikte seitens der Belegschaft beispielsweise entstehen nicht, weil diese Sie ärgern möchten, sondern vielmehr aus Ängsten heraus. Es ist Aufgabe der Projektleitung, diese zu ernst zu nehmen, aufzuklären und Konflikte zu lösen. Dies geht nicht ohne Verständnis für die individuellen Ansichten und Bedürfnisse der Mitarbeiter. Auf der anderen Seite sollte ein Projektleiter aber auch durchsetzungsstark sein. Priorisiert ein Teammitglied andere Aufgaben beispielsweise höher als die des Projekts, muss der Projektleiter dies ansprechen und Leistung einfordern. Tut er dies nicht, wird er möglicherweise nicht mehr ernst genommen und solche Situationen häufen sich künftig.

Gutes Gefühl für das operative Tagesgeschäft

Oft liegt es nahe, die Projektleitung einem Mitglied der Geschäftsführung zu überlassen, schließlich bringt diese Person viel Erfahrung mit. In der Umsetzung hat dies in der Vergangenheit allerdings häufig zu Problemen geführt. Der Grund hierfür ist recht einfach, gerade in größeren Unternehmen ist eine Führungskraft zu weit vom operativen Tagesgeschäft entfernt. Oft kommt diese gar nicht erst mit dem ERP-System in Berührung – wie sollte diese daher richtig einschätzen können, welche Funktionen Sinn ergeben und im Alltag tatsächlich genutzt werden?

ERP-Projekt nimmt viel Zeit in Anspruch

Weiterhin erfordert die Durchführung eines ERP-Projekts viel Zeit. Neben dem Tagesgeschäft noch Zeit freizuschaufeln ist für jemanden in einer geschäftsführenden Position vermutlich schwierig. Aber auch hier gilt: Dies ist nicht in Stein gemeißelt und gilt auch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. In kleineren Unternehmen beispielsweise wäre diese Herangehensweise eher umsetzbar. Die Eigenschaften, die ein guter Projektleiter mitbringen sollte, haben keinen direkten Bezug zu seiner Position im Unternehmen. Junge Kollegen können ebenfalls eine Bereicherung für das Team sein. Oft gehen diese mit viel Energie und Elan an neue Aufgaben heran – was sich wiederum positiv auf die Atmosphäre im Team auswirkt. Der Nachteil: Junge Mitarbeiter haben in der Regel wenig bis gar keine Erfahrung damit ein Team anzuleiten. Aber auch hier gilt, es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Man wächst mit seinen Aufgaben. Und manche Dinge lernt man eben erst, wenn man einige Male auf die Nase gefallen ist.

Fazit

Kein Projekt läuft Ideal und eine Person zu finden, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringt, ist nicht immer leicht. Die Balance zwischen Durchsetzungsvermögen und Fingerspitzengefühl zu halten ist ebenfalls eine Herausforderung. Auf der einen Seite muss der Projektleiter begeistern können, Ängste nehmen und die Belegschaft mit ins Boot holen. Auf der anderen Seite muss er aber auch durchgreifen, die Ziele verfolgen und das Projekt zu einem zügigen Abschluss bringen – auch wenn das bedeutet, dass man nicht jeden individuellen Wunsch berücksichtigen kann. Bei einem Projekt, bei dem viele einzelne Menschen involviert sind, kann man nie alle gleichermaßen zufriedenstellen. Denn jeder Ihrer Teammitglieder hat gewisse Vorstellungen, Ansichten, Wünsche und Bedürfnisse. Sollten Sie allerdings keinen infrage kommenden Kollegen finden, macht es Sinn, die Aufgaben an mehrere Personen zu verteilen – beispielsweise, indem man fachliche von organisatorischen Aufgaben trennt oder einen externen Beteiligten hinzuzieht.

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