3 tekenen dat het tijd is voor een ERP-verandering
In veel bedrijven is het ERP-systeem het middelpunt waar alles om draait. “Never change a running system” is daarom op veel plaatsen het motto als het gaat om de gebruikte software – zelfs als die inmiddels verouderd of te klein is geworden. De processen en structuren in het bedrijf veranderen echter voortdurend. De dagelijkse gang van zaken is moeilijk te beheren zonder ondersteunende software. ERP-systemen worden daarom vaak al vele jaren gebruikt. Vooral oudgedienden zien er vaak tegenop om het te vervangen door een moderne oplossing. Een verouderd ERP-systeem brengt uw bedrijf echter vaak in een nadelige concurrentiepositie. Waarom? In de meeste gevallen kan de software niet meer goed aan de eisen voldoen. In dit artikel leert u welke waarschuwingssignalen duiden op verouderde ERP-software. En wanneer het voor u tijd is om na te denken over een ERP-verandering.
Redenen voor een ERP-verandering
Het begint allemaal met ontevredenheid. In het verleden was het bedienen en onderhouden van ERP-software tijdrovend. Veel bedrijven accepteren daarom liever de nadelen in plaats van de software te optimaliseren – of een nieuwe oplossing te introduceren. In de meeste gevallen denken bedrijven pas aan een ERP-verandering als ze niet meer tevreden zijn met de vorige oplossing. Maar hoe uit zich dit? Een bestaande, verouderde software is in de eerste plaats te herkennen aan een gebrek aan transparantie, functionaliteiten en flexibiliteit. De software kan slechts in beperkte mate worden aangepast en eenvoudige uitbreidingen zijn vaak niet mogelijk. Als gevolg hiervan worden er steeds meer aparte oplossingen gebruikt: Dit verhoogt de onderhoudsinspanning en ook de kosten voor service en onderhoud enorm.
Regelmatig gebruik van Excel: ERP-verandering heeft zin?
Het duidelijkste teken dat u een verouderd ERP-systeem gebruikt, is waarschijnlijk het regelmatige gebruik van Excel. Exporteert u bijvoorbeeld gegevens uit het ene systeem en importeert u deze in een ander systeem op basis van tabellen? Worden belangrijke analyses uit verschillende systemen herhaaldelijk samengevoegd in tabellen omdat er geen gestandaardiseerde database is? Excel is een van de meest gebruikte IT-tools omdat het makkelijk te leren en eenvoudig te gebruiken is. Excel heeft de neiging contraproductief te zijn als het gaat om het best mogelijke beheer van dagelijkse bedrijfstaken en de nadelen wegen zwaarder dan de voordelen – dus overstappen op ERP zou zeker een idee zijn.
De uitdagingen: Excel is geen database, wat veel beperkingen met zich meebrengt. De bestanden worden meestal op lokale computers opgeslagen. Als de werknemer met de laatste gegevensstatus niet op kantoor is, is het niet mogelijk om te garanderen dat de gegevens up-to-date zijn. Dit betekent dat gegevens vaak twee keer worden ingevoerd. Latere wijzigingen moeten dan in alle tabellen worden doorgevoerd. Het programma is ook gevoelig voor fouten en toegangsrechten zijn moeilijk te beheren. Het gebruik van Excel brengt geen extra kosten met zich mee, maar het kost wel tijd en personeel die effectiever gebruikt zouden kunnen worden. Overweeg daarom of een ERP-verandering zinvol is!
Old ERP-systeem? Snelheidsproblemen zijn aan de orde van de dag
ERP-update voor meer efficiëntie – ja of nee? Een verouderd ERP-systeem is ook te herkennen aan snelheidsproblemen. Deze worden vaak pas duidelijk met uitgebreide rapporten en analyses. Maar het dagelijkse werk wordt ook snel gekenmerkt door wachttijden. Zelfs als dit maar korte onderbrekingen zijn: De tijd waarin een werknemer niet kan worden ingezet om waarde toe te voegen, loopt op. Dit is een kostenfactor die snel relevant wordt, vooral als er meerdere gebruikers zijn. Een traag ERP-systeem is ook een negatieve factor voor de motivatie van werknemers. Op de lange termijn heeft een ERP-verandering ook een positief effect op de productiviteit van werknemers.
Beperkte mobiele toegang – wilt u een ERP-update?
De cultuur binnen veel bedrijven is de afgelopen jaren aanzienlijk veranderd. Thuiswerken en slimmer werken zijn slechts twee voorbeelden. Hebben uw werknemers geen of slechts beperkte mobiele toegang? En moeten ze eerst via een virtual private network (VPN) verbinding maken met de bedrijfsserver? Dan gebruikt u waarschijnlijk nog een oud ERP-systeem. Verbinding maken via VPN is niet meer van deze tijd, vooral als de interface niet geoptimaliseerd is voor mobiele apparaten. Uw werknemers moeten thuis of onderweg kunnen werken, zodat ze flexibel zijn. De standaardvereiste voor moderne ERP-oplossingen: mobiele toegang tot relevante gegevens – op elk moment en vanaf elke locatie. Dit is vooral belangrijk voor uw klantenservice-, verkoop- en managementteams. Een ERP-verandering is hier dus een groot voordeel.
De oude ERP-oplossing optimaliseren of een nieuw systeem invoeren
Uiteindelijk ligt de beslissing voor of tegen een nieuw ERP-systeem bij de ondernemer. Weet u niet zeker of u een nieuw systeem nodig hebt? Of zal het optimaliseren en aanpassen van de oude software voorlopig volstaan? Controleer eerst of uw ERP-software up-to-date is. Updates bevatten vaak functionele verbeteringen en beveiligingsupdates. Bovendien kunnen sommige problemen worden opgelost door de hardware te upgraden of de database op te schonen en te moderniseren – zodat de software weer sneller draait. Deze aanpak werkt echter niet meer als individuele functionaliteiten niet meer door het ERP-systeem in kaart kunnen worden gebracht. Als gevolg daarvan bereiken bedrijven uiteindelijk het punt waarop het alleen nog maar zin heeft om een moderne oplossing te introduceren. Wanneer is een ERP-verandering de moeite waard? Vooral wanneer de bedrijfsprocessen niet meer door het ERP-systeem in kaart kunnen worden gebracht – en Office-tools zoals Excel steeds vaker worden gebruikt.
Door een complete oplossing te implementeren die aan uw behoeften is aangepast, kunt u geïsoleerde oplossingen tot het verleden laten behoren. Overweegt u ook een ERP-verandering? Wilt u meer weten over de volledige reeks functies van TimeLine ERP? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!
