Hoe stel ik een goed projectteam samen?

De huidige werkwereld is zeer procesgericht. Het is bijna niet meer mogelijk om processen in een bedrijf autonoom te organiseren. Veel bedrijven vertrouwen daarom op de voordelen van een ERP-oplossing – soepele communicatie, uniforme gegevens, transparante workflows en geoptimaliseerde processen. Een ERP-systeem brengt echter ook onvermijdelijk een verandering teweeg in het dagelijkse werk van elke individuele werknemer. Dit brengt u bij wat waarschijnlijk de grootste uitdaging is: de toekomstige gebruikers van de software. Dit is een belangrijk punt dat veel klanten vaak over het hoofd zien. Bij een ERP-implementatie zijn het altijd de gebruikers die beslissen of het succesvol wordt of niet. Het project staat en valt met hen. Veel werknemers zijn bijvoorbeeld bang dat ze niet aan het nieuwe eisenprofiel zullen kunnen voldoen en dat hun baan daardoor in gevaar komt. Om het personeel zo goed mogelijk voor te bereiden op de komende veranderingen, hebt u vooral één ding nodig: een sterk projectteam.

Een sterk ERP-projectteam is het halve werk

Veel ondernemers maken zich vaak zorgen of ze wel de juiste beslissing hebben genomen bij het kiezen van een ERP-systeem. Kan de bestaande database gemakkelijk worden geïntegreerd in het nieuwe systeem? En kan de implementatie gemakkelijk of adequaat worden afgestemd op de dagelijkse gang van zaken? Deze overwegingen zijn heel begrijpelijk en ook belangrijk, maar ze zijn nutteloos als niet alle betrokkenen achter het project staan. Welke voorbereidingen u ook hebt getroffen en hoe goed u ook georganiseerd bent – projectwerk kan alleen succesvol zijn als iedereen de handen ineenslaat. U hebt een sterk team nodig om de realisatie op een gestructureerde manier door de beginfase heen te loodsen.

Een team dat de volgende fasen goed beheert en het project uiteindelijk tot een goed einde brengt. Een projectteam dat samenwerkt en alle uitdagingen overwint die zich in de loop van de tijd voordoen. Maar hoe stelt u een goed team samen en welke teamrollen moet u eigenlijk invullen?

Projectmanagement & key user

U moet twee sleutelrollen vervullen voor uw projectteam: Ten eerste hebt u een kandidaat nodig om het projectmanagement over te nemen – en, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, een of twee mensen om het project als hoofdgebruikers te ondersteunen. In het vorige artikel werd in detail beschreven hoe u een geschikte key user kunt selecteren. Er worden ook hoge eisen gesteld aan de projectmanager. De projectmanager coördineert het team en de workflows tussen de afzonderlijke bedrijfsafdelingen. Hij of zij is verantwoordelijk voor een realistische en op de toekomst gerichte planning, maar ook voor de naleving van het budget en de planning en een soepele uitvoering van het project.

In principe moet uw ideale kandidaat leiderschap en technische expertise hebben, evenals routine en ervaring op het gebied van ERP. U moet ook iemand voor het projectteam selecteren die een directe verbinding heeft met het dagelijkse bedrijf en de bedrijfsprocessen. Dit behendige teamlid zal deze tijdens de implementatie analyseren en vervolgens professionele en zelfverzekerde beslissingen nemen. Vermijd, indien mogelijk, het kiezen van een interne persoon met een nogal eenzijdige kijk in deze context. Een IT-specialist, bijvoorbeeld, zal zich waarschijnlijk meer richten op het IT-gebied. Specialistische onderwerpen en processen worden verwaarloosd en foutbronnen kunnen gemakkelijker binnensluipen. Management kan ook een voor de hand liggende keuze zijn voor deze functie. Het is echter niet altijd de beste keuze, omdat de afstand tot de dagelijkse gang van zaken vaak te groot is.

Externe adviseurs

Bij het samenstellen van een project rijst vaak de vraag of het nuttig is om een externe adviseur in te schakelen. Medewerkers zullen eerder een gewaardeerde collega vertrouwen die in hetzelfde schuitje zit als zij, dan een vreemde. Het is ook een kwestie van budget. Externe adviseurs vinden het echter gemakkelijker om een groep professioneel te leiden. Dit leidt vaak sneller tot goede oplossingen waar iedereen het mee eens is. Zo kunt u discussies bij het personeel verminderen of voorkomen. Beide kanten hebben hun voor- en nadelen. Of u al dan niet een externe adviseur moet inschakelen, is daarom een persoonlijke beslissing.

Samenstellen van een geschikt projectteam

Bij het samenstellen van het projectteam is het altijd raadzaam om planmatig en gestructureerd te werk te gaan. Ten eerste moet u een persoon aanwijzen die het project gaat leiden. Deze persoon moet vervolgens invloed hebben op de samenstelling van de rest van het team. De projectmanager werkt immers nauw samen met het team, leidt het en motiveert het.

Waar moet u rekening mee houden bij een projectteam?

De expertise en capaciteiten van de individuele projectleden hebben een aanzienlijke invloed op de voortgang van het project. Het management en het projectteam moeten daarom van tevoren bedenken welke capaciteiten naast de dagelijkse werkzaamheden voor het project worden vrijgemaakt. Laat, indien mogelijk, in deze periode geen andere grote projecten naast het project lopen. Om een project te laten slagen, moeten alle betrokkenen goed samenwerken, dat spreekt voor zich. Maar wat zijn de voorwaarden om teamwork te laten werken? Om een goed projectteam samen te stellen, moet u eerst weten wat een goed team is. Welke randvoorwaarden moeten er zijn? Waar moet rekening mee worden gehouden bij het samenstellen van het team?

Kenmerken van succesvolle projectteams

Een succesvol projectteam heeft meestal de volgende kenmerken gemeen:

een gemeenschappelijk projectdoel
een duidelijke verdeling van rollen en taken die door iedereen wordt geaccepteerd
een evenwichtige teamsamenstelling en -structuur (professionele en sociale competenties moeten in balans zijn)
goed geplande werkstromen en processen
een sterke teamgeest en een hoge mate van cohesie (‘wij-gevoel’)
doel- en resultaatgericht, toegewijd werk en motivatie
Conflicten worden openlijk aangepakt en opgelost
Ondersteuning en erkenning voor projectorganisatie door management en personeel

Wat ligt er in het verschiet voor het projectteam

De start van een project is altijd een uitdaging. Het team moet eerst de tijd krijgen om elkaar te vinden en eventueel te leren kennen. Om de start van het project voor alle betrokkenen gemakkelijker te maken, is het raadzaam om een kick-off datum vast te stellen. Tijdens deze bijeenkomst worden de randvoorwaarden voor het project besproken en vragen beantwoord. Dit is de eerste en belangrijkste stap voor een succesvol project.

Kick-off meeting: startsein voor het project – en het projectteam

De startbijeenkomst symboliseert de start van het project, waar alle betrokkenen elkaar voor het eerst ontmoeten. Deze datum is niet absoluut noodzakelijk, maar projectmanagers maken er graag gebruik van – onder andere omdat het een motivatieboost geeft aan alle teamleden. De koers is uitgezet voor een succesvolle en energieke projectstart. De projectmanager moet voor de vergadering een aantal voorbereidingen treffen. Het proces en de agenda moeten bijvoorbeeld als een ruwe richtlijn worden opgesteld en vóór de vergadering naar alle deelnemers worden gestuurd. Criteria zoals een voorlopige planning van tijd, budget en middelen dienen ook opgesteld te worden en de presentatie van het project dient voorbereid te worden. De volgende punten moeten tijdens de vergadering besproken worden:

Stel gemeenschappelijke doelen vast die door alle betrokken partijen worden begrepen en geaccepteerd
Presentatieronde
Een duidelijke verdeling van rollen en taken in het projectteam
- Misverstanden kunnen worden voorkomen omdat iedereen zijn rol kent. Zo kunt u iedereen vanaf het begin bij het project betrekken. En u kunt ook bijhouden of doelen zijn bereikt en taken zijn voltooid. Alle betrokkenen nemen direct verantwoordelijkheid en helpen het proces vorm te geven
Bepaal gedragsregels en normen
- Om te voorkomen dat alle betrokkenen hun eigen gedragsregels meenemen naar het project, moet u samen gedragsregels en normen definiëren. Dit omvat bijvoorbeeld open interactie met elkaar, waarbij iedereen zijn mening kan geven en verdedigen. De prestaties van alle teamleden moeten worden gewaardeerd, ongeacht hun bijdrage aan het algehele succes van het project. Discussies moeten altijd feitelijk zijn en mogen nooit gepersonaliseerd worden. Probeer bij beslissingen of conflicten zoveel mogelijk tot een consensus te komen. Dit is belangrijk om ontevredenheid te voorkomen. Om tot een gezamenlijke consensus in een groep te komen, moeten alle betrokkenen de kans krijgen om hun tegenstanders te uiten
Tijd- en organisatieplanning van workflows en projectprocessen
Hoe voortaan te communiceren
Feedbackronde
- Twijfels, zorgen en suggesties moeten altijd worden opgenomen en serieus worden genomen. Maar: Een startbijeenkomst wordt voornamelijk gebruikt voor een eerste discussie. Zorg ervoor dat er geen discussies zijn over details

Verder verloop van het project

Projecten zijn meestal onderverdeeld in verschillende fasen. Naarmate het project vordert, moet u ook de tijd nemen om te bespreken en te erkennen wat u tot nu toe hebt bereikt. Dit geeft u een betere controle over of taken worden voltooid en of de planning wordt nageleefd. En u kunt op tijd ingrijpen als het projectdoel uit het oog wordt verloren.

Conclusie

Als de samenstelling van het team onderschat wordt, leidt dit vaak tot conflicten en problemen – deze lopen als een rode draad door de implementatiefase. Een slecht humeur in het team is onvermijdelijk, het succes van het project komt in gevaar en de echte start kan worden uitgesteld. De kosten blijven stijgen. Maar als u vanaf het begin een projectteam samenstelt dat

gewetensvol werkt
de nodige expertise heeft
goed samenwerkt met de ERP-aanbieder
versterkt de acceptatie van het project door de werknemers

de introductie is zeer waarschijnlijk succesvol

Wilt u meer weten over het samenstellen van een projectteam of over de volledige reeks TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!