Welke kwaliteiten moet een projectmanager hebben?
Als u eenmaal een ERP-systeem hebt gekozen, is het tijd voor de implementatiefase. Om het projectteam samen te stellen, hebt u eerst een projectmanager en kerngebruikers nodig. Projectmanagement speelt een centrale rol bij de invoering van een ERP-systeem. U moet daarom niet halfslachtig zijn wanneer u beslist wie deze taak op zich gaat nemen. Een medewerker die over alle essentiële kwaliteiten beschikt, zal een positief effect hebben op de voortgang en de algemene stemming in het team – dit is essentieel voor een succesvolle en snelle afronding. Als de keuze daarentegen valt op een persoon die eerder ongeschikt is voor de rol, zijn conflicten onvermijdelijk. Het project sleept zich voort en de kosten kunnen daardoor enorm oplopen. Maar hoe vindt u de juiste persoon voor deze uitdaging? Het artikel van vandaag gaat over hoe u als ondernemer de juiste beslissing kunt nemen en welke kwaliteiten een goede projectmanager moet hebben.
Projectmanagement en hoofdgebruikers – wie is waarvoor verantwoordelijk
Heeft u ooit een ERP-project gepland of geïmplementeerd? Dan weet u zeker dat zo’n project op een grote bouwput kan lijken. Niemand weet precies wat de ander aan het doen is en wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarom is het goed om eerst de twee rolprofielen duidelijk af te bakenen – vooral omdat de taken elkaar op sommige gebieden overlappen.
De projectmanager is verantwoordelijk voor het project als geheel: hij of zij coördineert taken en processen binnen het team, bewaakt de voortgang van het project – en rapporteert ook regelmatig de huidige status aan het management. Daarnaast neemt de projectmanager ook technische beslissingen over de implementatie. De key users zijn verantwoordelijk voor een specifiek gebied, daarom kunnen er in grote bedrijven meerdere key users zijn. In kleine bedrijven neemt meestal maar één persoon deze taak op zich. Sleutelgebruikers zijn het eerste aanspreekpunt voor vragen en fungeren als link tussen werknemers, management en de ERP-leverancier. Zij plannen ook de technische training van werknemers in het systeem en voeren deze uit na een succesvolle implementatie. U kunt hier vinden hoe u geschikte key users voor uw project kunt werven.
Wat onderscheidt de projectmanager van de hoofdgebruiker?
De taakprofielen en kenmerken van een projectmanager en key user zijn heel verschillend, maar toch hebben beide rollen ook parallellen. Beide proberen de acceptatie van het project te vergroten door de positieve aspecten te benadrukken en angsten weg te nemen. De vaardigheden die hiervoor nodig zijn, zijn vooral empathie en begrip. Of het project uiteindelijk succesvol is of niet, ligt immers grotendeels aan de werknemers. Als zij het systeem en de samenwerking afwijzen, zal het vroeger of later mislukken. Het grote verschil tussen projectmanagement en key users ligt in het personeelsmanagement. Dit punt wordt vaak onderschat, omdat de projectmanager natuurlijk ook managementtaken op zich moet nemen. Voor de duur van het project is de projectmanager de meerdere van de key users. Vergeleken met de key users wordt de rol van de projectmanager vaak meer gezien als een managementtaak.
Welke kwaliteiten moet een goede projectmanager hebben?
Het is de taak van een projectmanager om het project te leiden en met succes naar het doel te leiden. Dit brengt natuurlijk veel verantwoordelijkheid met zich mee – een taak die niet voor iedereen is weggelegd. Het kan daarom best lastig zijn om een geschikte manager te vinden die deze taak aankan. Veel ondernemers voelen zich al overweldigd en nemen daarom de ogenschijnlijk gemakkelijkste en snelste weg – de projectmanager wordt aangesteld op basis van zijn of haar expertise of positie in het bedrijf. Lees hieronder waarom dit niet altijd de beste oplossing is en welke kwaliteiten u in een projectmanager kunt zoeken.
Expertise
De vereisten voor een projectmanager zijn fundamenteel veranderd in vergelijking met vroeger. Een paar decennia geleden werden projectmanagers nog gezien als puur technische experts die technische problemen oplosten. Deskundigheid is zeker belangrijk, want een projectmanager moet ook technische contexten kunnen begrijpen en evalueren. Er wordt echter vaak over het hoofd gezien dat een projectmanager meer kwaliteiten en competenties nodig heeft dan alleen technische expertise. Vandaag de dag dragen zij verantwoordelijkheid op alle gebieden. Ze worden met veel uitdagingen geconfronteerd: Ze managen niet alleen, maar onderhandelen ook, coördineren, troosten, lossen conflicten op en motiveren hun team voortdurend.
Een oog voor het “grote geheel”
In stressvolle fases moet een projectmanager zichzelf uit de situatie kunnen trekken. Ze moeten gestructureerd een stapje terug doen om de procedure van buitenaf te bekijken. Overzicht houden en de essentie niet uit het oog verliezen is erg belangrijk bij de invoering van een ERP-systeem. Veel werknemers zijn bijzonder bedreven in bepaalde gebieden of houden zich zeer nauwgezet en gedetailleerd met een taak bezig. Deze collega’s zijn zeker onmisbaar voor uw bedrijf. Maar als het aankomt op het coördineren van het beheer van een ERP-project, zijn ze niet op hun plaats. Een medewerker van de IT-afdeling is bijvoorbeeld vaak ongeschikt voor deze taak. Het is vaak moeilijk voor hen om zich los te maken van het technische niveau en zich in te leven in de noodzakelijke standpunten van andere werknemers. Maar in dit geval bewijzen uitzonderingen de regel.
Leiderschapscompetentie
Goed personeelsmanagement is een van de belangrijkste kwaliteiten van een projectmanager. Het managen van mensen is een complexe en verantwoordelijke taak. U kunt zeker wat nuttige tips lezen om uw eigen managementstijl te verbeteren. Maar: bovenal moet de persoonlijkheid goed zijn – en die kan niet zomaar worden aangeleerd of veranderd. Het gaat erom het vertrouwen van uw werknemers te winnen door eerlijk te zijn en authentiek te handelen.
Wat is een goede leiderschapsstijl?
Een projectmanager is als het ware de spil waar alle belangrijke beslissingen, informatie en de meest uiteenlopende karakters samenkomen. Sterke communicatieve en sociale vaardigheden zijn daarom het allerbelangrijkste in een leidinggevende functie – op alle niveaus. Bovenal hebt u veel gevoeligheid en de juiste antennes nodig om uw omgeving waar te nemen en correct te interpreteren. Alleen wie goed luistert en alert is, kan bijvoorbeeld ook negatieve stemmingen in het team waarnemen – zelfs zonder dat iemand die specifiek hoeft te uiten.
Zachte vaardigheden – assertiviteit vs. empathie
Veel projecten mislukken door een gebrek aan sociale vaardigheden en eigenschappen van de projectmanager. Een goede projectmanager moet daarom een goed begrip hebben van de menselijke aard en met empathie handelen. Weerstand en conflicten van de kant van het personeel ontstaan bijvoorbeeld niet omdat ze u willen irriteren, maar eerder uit angst. Het is de taak van de projectmanager om deze serieus te nemen, op te helderen en conflicten op te lossen. Dit is niet mogelijk zonder de individuele standpunten en behoeften van de werknemers te begrijpen. Aan de andere kant moet een projectmanager ook assertief zijn. Als een teamlid bijvoorbeeld andere taken prioriteit geeft boven die van het project, dan moet de projectmanager dit aankaarten en prestaties eisen. Als hij/zij dit niet doet, wordt hij/zij misschien niet meer serieus genomen en zullen dergelijke situaties in de toekomst vaker voorkomen.
Goed gevoel voor dagelijkse werkzaamheden
Het is vaak zinvol om het projectmanagement aan een lid van het management over te laten, omdat deze persoon veel ervaring heeft. In het verleden heeft dit echter vaak tot problemen geleid tijdens de implementatie. De reden hiervoor is heel eenvoudig: vooral in grotere bedrijven staat een manager te ver af van de dagelijkse gang van zaken. Vaak komen ze niet eens in contact met het ERP-systeem – dus hoe kunnen ze dan correct beoordelen welke functies zinvol zijn en daadwerkelijk dagelijks worden gebruikt?
ERP project kost veel tijd
Verder vergt de implementatie van een ERP-project veel tijd. Het is waarschijnlijk moeilijk voor iemand in een managementfunctie om tijd vrij te maken naast hun dagelijkse werkzaamheden. Maar nogmaals, dit is geen vaststaand feit en geldt niet voor alle bedrijven. In kleinere bedrijven is deze aanpak bijvoorbeeld beter haalbaar. De kwaliteiten die een goede projectmanager moet hebben, houden niet direct verband met hun positie in het bedrijf. Jonge collega’s kunnen ook een aanwinst voor het team zijn. Ze benaderen nieuwe taken vaak met veel energie en daadkracht – wat weer een positief effect heeft op de sfeer in het team. Het nadeel: jonge werknemers hebben meestal weinig of geen ervaring met het leiden van een team. Maar ook hier komt er geen meester uit de hemel vallen. U groeit met uw taken mee. En sommige dingen leer je pas als je een paar keer op je gezicht gevallen bent.
Conclusie
Geen enkel project is ideaal en het is niet altijd gemakkelijk om een persoon te vinden die alle belangrijke kwaliteiten heeft. Een evenwicht bewaren tussen assertiviteit en tact is ook een uitdaging. Aan de ene kant moet de projectmanager kunnen inspireren, angsten wegnemen en het personeel aan boord krijgen. Aan de andere kant moet hij of zij echter ook actie ondernemen, de doelstellingen nastreven en het project snel tot een goed einde brengen – zelfs als dit betekent dat niet met elk individueel verzoek rekening kan worden gehouden. In een project waar veel individuele mensen bij betrokken zijn, kunt u nooit iedereen even tevreden stellen. Dit komt omdat elk van uw teamleden bepaalde ideeën, standpunten, wensen en behoeften heeft. Als u echter geen geschikte collega kunt vinden, is het zinvol om de taken over meerdere mensen te verdelen – bijvoorbeeld door technische en organisatorische taken van elkaar te scheiden of door een externe partij in te schakelen.
Wilt u meer weten over projectmanagement en ERP-implementatie in uw bedrijf of over het volledige aanbod van TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!
