Welke kwaliteiten moet een projectmanager hebben?

Als u eenmaal een ERP-systeem hebt gekozen, is het tijd voor de implementatiefase. Om het projectteam samen te stellen, hebt u eerst een projectmanager en kerngebruikers nodig. Projectmanagement speelt een centrale rol bij de invoering van een ERP-systeem. U moet daarom niet halfslachtig zijn wanneer u beslist wie deze taak op zich gaat nemen. Een medewerker die over alle essentiële kwaliteiten beschikt, zal een positief effect hebben op de voortgang en de algemene stemming in het team – dit is essentieel voor een succesvolle en snelle afronding. Als de keuze daarentegen valt op een persoon die eerder ongeschikt is voor de rol, zijn conflicten onvermijdelijk. Het project sleept zich voort en de kosten kunnen daardoor enorm oplopen. Maar hoe vindt u de juiste persoon voor deze uitdaging? Het artikel van vandaag gaat over hoe u als ondernemer de juiste beslissing kunt nemen en welke kwaliteiten een goede projectmanager moet hebben.

Projectmanagement en hoofdgebruikers – wie is waarvoor verantwoordelijk

Heeft u ooit een ERP-project gepland of geïmplementeerd? Dan weet u zeker dat zo’n project op een grote bouwput kan lijken. Niemand weet precies wat de ander aan het doen is en wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarom is het goed om eerst de twee rolprofielen duidelijk af te bakenen – vooral omdat de taken elkaar op sommige gebieden overlappen.

pdojektleiter-eigenschaften-projektteam

De projectmanager is verantwoordelijk voor het project als geheel: hij of zij coördineert taken en processen binnen het team, bewaakt de voortgang van het project – en rapporteert ook regelmatig de huidige status aan het management. Daarnaast neemt de projectmanager ook technische beslissingen over de implementatie. De key users zijn verantwoordelijk voor een specifiek gebied, daarom kunnen er in grote bedrijven meerdere key users zijn. In kleine bedrijven neemt meestal maar één persoon deze taak op zich. Sleutelgebruikers zijn het eerste aanspreekpunt voor vragen en fungeren als link tussen werknemers, management en de ERP-leverancier. Zij plannen ook de technische training van werknemers in het systeem en voeren deze uit na een succesvolle implementatie. U kunt hier vinden hoe u geschikte key users voor uw project kunt werven.

Wat onderscheidt de projectmanager van de hoofdgebruiker?

De taakprofielen en kenmerken van een projectmanager en key user zijn heel verschillend, maar toch hebben beide rollen ook parallellen. Beide proberen de acceptatie van het project te vergroten door de positieve aspecten te benadrukken en angsten weg te nemen. De vaardigheden die hiervoor nodig zijn, zijn vooral empathie en begrip. Of het project uiteindelijk succesvol is of niet, ligt immers grotendeels aan de werknemers. Als zij het systeem en de samenwerking afwijzen, zal het vroeger of later mislukken. Het grote verschil tussen projectmanagement en key users ligt in het personeelsmanagement. Dit punt wordt vaak onderschat, omdat de projectmanager natuurlijk ook managementtaken op zich moet nemen. Voor de duur van het project is de projectmanager de meerdere van de key users. Vergeleken met de key users wordt de rol van de projectmanager vaak meer gezien als een managementtaak.

Welke kwaliteiten moet een goede projectmanager hebben?

Het is de taak van een projectmanager om het project te leiden en met succes naar het doel te leiden. Dit brengt natuurlijk veel verantwoordelijkheid met zich mee – een taak die niet voor iedereen is weggelegd. Het kan daarom best lastig zijn om een geschikte manager te vinden die deze taak aankan. Veel ondernemers voelen zich al overweldigd en nemen daarom de ogenschijnlijk gemakkelijkste en snelste weg – de projectmanager wordt aangesteld op basis van zijn of haar expertise of positie in het bedrijf. Lees hieronder waarom dit niet altijd de beste oplossing is en welke kwaliteiten u in een projectmanager kunt zoeken.

Expertise

De vereisten voor een projectmanager zijn fundamenteel veranderd in vergelijking met vroeger. Een paar decennia geleden werden projectmanagers nog gezien als puur technische experts die technische problemen oplosten. Deskundigheid is zeker belangrijk, want een projectmanager moet ook technische contexten kunnen begrijpen en evalueren. Er wordt echter vaak over het hoofd gezien dat een projectmanager meer kwaliteiten en competenties nodig heeft dan alleen technische expertise. Vandaag de dag dragen zij verantwoordelijkheid op alle gebieden. Ze worden met veel uitdagingen geconfronteerd: Ze managen niet alleen, maar onderhandelen ook, coördineren, troosten, lossen conflicten op en motiveren hun team voortdurend.

Een oog voor het “grote geheel”

In stressvolle fases moet een projectmanager zichzelf uit de situatie kunnen trekken. Ze moeten gestructureerd een stapje terug doen om de procedure van buitenaf te bekijken. Overzicht houden en de essentie niet uit het oog verliezen is erg belangrijk bij de invoering van een ERP-systeem. Veel werknemers zijn bijzonder bedreven in bepaalde gebieden of houden zich zeer nauwgezet en gedetailleerd met een taak bezig. Deze collega’s zijn zeker onmisbaar voor uw bedrijf. Maar als het aankomt op het coördineren van het beheer van een ERP-project, zijn ze niet op hun plaats. Een medewerker van de IT-afdeling is bijvoorbeeld vaak ongeschikt voor deze taak. Het is vaak moeilijk voor hen om zich los te maken van het technische niveau en zich in te leven in de noodzakelijke standpunten van andere werknemers. Maar in dit geval bewijzen uitzonderingen de regel.

Leiderschapscompetentie

Goed personeelsmanagement is een van de belangrijkste kwaliteiten van een projectmanager. Het managen van mensen is een complexe en verantwoordelijke taak. U kunt zeker wat nuttige tips lezen om uw eigen managementstijl te verbeteren. Maar: bovenal moet de persoonlijkheid goed zijn – en die kan niet zomaar worden aangeleerd of veranderd. Het gaat erom het vertrouwen van uw werknemers te winnen door eerlijk te zijn en authentiek te handelen.

Wat is een goede leiderschapsstijl?

Een projectmanager is als het ware de spil waar alle belangrijke beslissingen, informatie en de meest uiteenlopende karakters samenkomen. Sterke communicatieve en sociale vaardigheden zijn daarom het allerbelangrijkste in een leidinggevende functie – op alle niveaus. Bovenal hebt u veel gevoeligheid en de juiste antennes nodig om uw omgeving waar te nemen en correct te interpreteren. Alleen wie goed luistert en alert is, kan bijvoorbeeld ook negatieve stemmingen in het team waarnemen – zelfs zonder dat iemand die specifiek hoeft te uiten.

Zachte vaardigheden – assertiviteit vs. empathie

Veel projecten mislukken door een gebrek aan sociale vaardigheden en eigenschappen van de projectmanager. Een goede projectmanager moet daarom een goed begrip hebben van de menselijke aard en met empathie handelen. Weerstand en conflicten van de kant van het personeel ontstaan bijvoorbeeld niet omdat ze u willen irriteren, maar eerder uit angst. Het is de taak van de projectmanager om deze serieus te nemen, op te helderen en conflicten op te lossen. Dit is niet mogelijk zonder de individuele standpunten en behoeften van de werknemers te begrijpen. Aan de andere kant moet een projectmanager ook assertief zijn. Als een teamlid bijvoorbeeld andere taken prioriteit geeft boven die van het project, dan moet de projectmanager dit aankaarten en prestaties eisen. Als hij/zij dit niet doet, wordt hij/zij misschien niet meer serieus genomen en zullen dergelijke situaties in de toekomst vaker voorkomen.

Goed gevoel voor dagelijkse werkzaamheden

Het is vaak zinvol om het projectmanagement aan een lid van het management over te laten, omdat deze persoon veel ervaring heeft. In het verleden heeft dit echter vaak tot problemen geleid tijdens de implementatie. De reden hiervoor is heel eenvoudig: vooral in grotere bedrijven staat een manager te ver af van de dagelijkse gang van zaken. Vaak komen ze niet eens in contact met het ERP-systeem – dus hoe kunnen ze dan correct beoordelen welke functies zinvol zijn en daadwerkelijk dagelijks worden gebruikt?

ERP project kost veel tijd

Verder vergt de implementatie van een ERP-project veel tijd. Het is waarschijnlijk moeilijk voor iemand in een managementfunctie om tijd vrij te maken naast hun dagelijkse werkzaamheden. Maar nogmaals, dit is geen vaststaand feit en geldt niet voor alle bedrijven. In kleinere bedrijven is deze aanpak bijvoorbeeld beter haalbaar. De kwaliteiten die een goede projectmanager moet hebben, houden niet direct verband met hun positie in het bedrijf. Jonge collega’s kunnen ook een aanwinst voor het team zijn. Ze benaderen nieuwe taken vaak met veel energie en daadkracht – wat weer een positief effect heeft op de sfeer in het team. Het nadeel: jonge werknemers hebben meestal weinig of geen ervaring met het leiden van een team. Maar ook hier komt er geen meester uit de hemel vallen. U groeit met uw taken mee. En sommige dingen leer je pas als je een paar keer op je gezicht gevallen bent.

Conclusie

Geen enkel project is ideaal en het is niet altijd gemakkelijk om een persoon te vinden die alle belangrijke kwaliteiten heeft. Een evenwicht bewaren tussen assertiviteit en tact is ook een uitdaging. Aan de ene kant moet de projectmanager kunnen inspireren, angsten wegnemen en het personeel aan boord krijgen. Aan de andere kant moet hij of zij echter ook actie ondernemen, de doelstellingen nastreven en het project snel tot een goed einde brengen – zelfs als dit betekent dat niet met elk individueel verzoek rekening kan worden gehouden. In een project waar veel individuele mensen bij betrokken zijn, kunt u nooit iedereen even tevreden stellen. Dit komt omdat elk van uw teamleden bepaalde ideeën, standpunten, wensen en behoeften heeft. Als u echter geen geschikte collega kunt vinden, is het zinvol om de taken over meerdere mensen te verdelen – bijvoorbeeld door technische en organisatorische taken van elkaar te scheiden of door een externe partij in te schakelen.

 

Wilt u meer weten over projectmanagement en ERP-implementatie in uw bedrijf of over het volledige aanbod van TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!

Deze tips zullen u helpen bij uw ERP-selectie

Tegenwoordig is een goed functionerend ERP-systeem dat aan individuele behoeften is aangepast, het allerbelangrijkste.Op de juiste manier gebruikt, vormt het de spil van elk bedrijf – een centrale locatie waar alle bedrijfsprocessen samenkomen en door u gecoördineerd kunnen worden.Maar het is niet altijd eenvoudig om dat te bereiken. Het vinden van een geschikt systeem voor uw eigen bedrijf kan u voor één of twee uitdagingen stellen – het kiezen van een geschikte ERP-provider is er daar één van.De complexiteit van de markt wordt vaak onderschat.Het aanbod is soms erg verwarrend en omvat een aantal ERP-aanbieders waarvan de systemen verschillende gebruikssituaties dekken.Elke software heeft zijn eigen sterke en zwakke punten.Is het dan verwonderlijk dat veel besluitvormers al in dit vroege stadium van het project overbelast zijn? Om het ERP-selectieproces voor u wat gemakkelijker te maken, hebben wij de belangrijkste informatie over het selectieproces voor u samengevat.

ERP-selectie gemakkelijk gemaakt – stap voor stap naar uw doel

Het hele ERP-selectieproces gaat meestal gepaard met veel organisatorische inspanningen en vereist daarom een nauwkeurige voorbereiding.Het proces is verdeeld in verschillende fasen. De zoektocht naar een geschikte ERP-leverancier begint altijd met het uitvoeren van een eisenanalyse. De resultaten hiervan worden meestal vastgelegd in een eisenspecificatie. Het opstellen van een longlist en shortlist zijn ook cruciaal voor een gestructureerd proces.Eerst wordt er een ruwe zoektocht uitgevoerd met als doel alle potentiële ERP-aanbieders te verzamelen.Bij elke volgende stap wordt het aantal kandidaten gereduceerd met behulp van het eliminatieproces, zodat er aan het eind nog maar een handvol overblijft.

Meeting zur ERP Auswahl

Deze aanpak betekent dat u niet meteen overweldigd wordt door de stortvloed van ERP-aanbieders, maar de mogelijkheid hebt om te filteren op bepaalde kenmerken en vervolgens een beslissing te nemen.Dit klinkt waarschijnlijk als een langdurig proces en een onnodig grote inspanning.Houd er echter rekening mee dat u vóór de daadwerkelijke ERP-selectie eerst persoonlijk kennis zult maken met elk van de overgebleven kandidaten tijdens een ERP workshop.Het zou daarom in uw eigen belang moeten zijn om te beginnen met een zo kort mogelijke – maar kwalitatief hoogwaardige – shortlist.Tot zover alles goed – maar hoe werkt het precies?

Dit kan u ook interesseren:

Begin met een longlist

Nu hebt u de term “longlist” al gelezen. Maar wat is een longlist eigenlijk? De naam geeft het al een beetje weg.Een longlist is een populair en efficiënt hulpmiddel voor ERP-selectie.In principe gaat het erom het grote en verwarrende aanbod van producten terug te brengen tot een hanteerbaar niveau, zodat u niet alleen gemakkelijker een beslissing kunt nemen, maar uiteindelijk ook de juiste keuze kunt maken.De eerste stap is om een ruw overzicht te krijgen van de ERP-aanbieders die over het algemeen in aanmerking komen en de bijbehorende opties, en om de aanbieders die niet aan uw belangrijkste selectiecriteria kunnen voldoen, er meteen uit te filteren.

Waar vindt u ERP-aanbieders?

Er zijn verschillende manieren om potentiële ERP-aanbieders te vinden.De meest gebruikelijke methode is waarschijnlijk een eenvoudige en gerichte zoektocht op internet. De website van een leverancier geeft u een eerste overzicht en geeft u informatie die u kunt gebruiken om uw longlist samen te stellen. Het nadeel hiervan is echter dat de meeste websites alleen de belangrijkste functies en kenmerken opnoemen, en u zult het waarschijnlijk moeilijk vinden om te herkennen of de leverancier ook uw individuele vereisten kan implementeren.Naast zoeken op internet hebt u ook de mogelijkheid om informatie te vinden in vakbladen of om beurzen en evenementen bij te wonen. De laatste heeft het grote voordeel dat u de leverancier persoonlijk kunt leren kennen en een eerste indruk kunt vormen.U mag het interpersoonlijke niveau nooit negeren bij het selecteren van een ERP.

Meeting eines Projektteams

Het Internet als eerste aanlooppunt

Steeds meer leveranciers bieden nu ook live presentaties aan in de vorm van webinars om geïnteresseerden een eerste inzicht te geven.Vergelijkbaar met een beurs, maakt dit het voor u ook iets gemakkelijker om te beoordelen of u moet overwegen om met de ERP-aanbieder in zee te gaan.Vergelijkingssites kunnen ook een waardevol hulpmiddel zijn bij uw zoektocht.Hier hebt u de mogelijkheid om talrijke ERP-aanbieders te filteren op basis van bepaalde criteria en zo een eerste overzicht te krijgen. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat het platform onafhankelijk en neutraal is.Ongeacht de manier waarop u naar potentiële kandidaten zoekt, moet u tijdens uw onderzoek altijd uw basisdoel voor ogen houden, namelijk het vinden van een ERP-systeem dat bij u past.De volgende vragen kunnen u helpen om te beoordelen of een kandidaat wel of niet op uw longlist moet komen:

  • Voldoet het ERP-systeem aan uw belangrijkste eisen?
  • Aan welke van uw niet-functionele vereisten voldoet het?
  • Is de ERP-aanbieder gespecialiseerd in een specifieke branche, misschien zelfs precies op maat gemaakt voor u?
  • Zijn er criteria die de leverancier meteen uitsluiten?

Bij deze stap hoeft u niet elke ERP-aanbieder in detail te analyseren en tot in de kleinste details te controleren.Een oppervlakkige controle is in dit stadium volledig voldoende. Als een ERP-aanbieder aan de belangrijkste eisen voldoet, kunt u deze aan uw verzameling toevoegen.Het resultaat van uw onderzoek is een lijst met potentiële ERP-aanbieders, de zogenaamde longlist.

 

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Verzuinigen en filteren – hoe de shortlist wordt gemaakt

Het eerste deel is klaar. U hebt nu een lijst met ERP-aanbieders die over het algemeen interessant voor u zijn – maar u hebt ze nog niet in detail onderzocht. De volgende stap is om het kaf van het koren te scheiden en de kandidaten nader te bekijken. Maar wat is de beste manier om dit te doen? Op welke criteria moet u letten? Stuur ze naar alle ERP-aanbieders op uw longlist. Beschrijf kort uw verzoek en vraag om een eerste beoordeling. Natuurlijk moet de primaire focus liggen op de vraag of de ERP-aanbieder en zijn software bij u passen en aan uw eisen kunnen voldoen. Let echter niet alleen op de technische inhoud van de antwoorden; vooral de zachte factoren zullen u waardevolle informatie geven over uw potentiële partner. De volgende vragen zullen u helpen bij de evaluatie:

  • Hoe lang moet u wachten op een reactie van de ERP-aanbieder?
    • Krijgt u een standaardreactie of zal de leverancier u persoonlijk antwoorden?
  • Vindt de communicatie op ooghoogte plaats?
  • Heeft de feedback toegevoegde waarde voor u, of lijkt het alleen maar op een verkooppraatje?

Onderschat de interpersoonlijke relatie niet

De interpersoonlijke relatie wordt vaak onderschat, maar is essentieel voor een succesvolle samenwerking. Als u om bepaalde redenen op persoonlijk vlak niet overweg kunt met de aanbieder, zijn conflicten vaak onvermijdelijk. U kunt nu de reacties van de individuele leveranciers als referentiepunt gebruiken om nog meer vermeldingen van de lijst te verwijderen. Uw lijst zou nu alleen ERP-aanbieders moeten bevatten die aan uw vereiste prioriteiten voldoen en ook hoog scoren op de zachte factoren. In het beste geval zijn er nu slechts twee tot vier ERP-aanbieders die besproken worden.

Projectteam selecteert ERP-systeem

Als uw shortlist op dit punt nog steeds aanzienlijk langer is, moet u iets meedogenlozer filteren. Zoals al eerder vermeld, omvat de laatste stap voor de daadwerkelijke ERP-selectie meerdaagse workshops waarin u elke overgebleven leverancier onder de loep neemt. Deze nemen enorm veel middelen in beslag, vooral voor het projectteam, dat niet beschikbaar is voor de dagelijkse werkzaamheden. Probeer de lijst dus zoveel mogelijk uit te dunnen en ga naar de volgende fase met een zo kort mogelijke shortlist. Want elke aanbieder die u van tevoren uitsluit, verkort de volgende stap natuurlijk aanzienlijk.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Deze tips helpen u bij uw ERP-selectie

Het terugbrengen van het grote aanbod tot een hanteerbare grootte klinkt gemakkelijker dan het is. Alle aanbieders presenteren zich immers van hun beste kant en u moet echt goed kijken om te kunnen beoordelen wie het meest geschikt is voor uw bedrijf. De volgende tips kunnen u helpen uw weg te vinden in de ERP-jungle:

Alles staat en valt met precieze vereisten

Veel bedrijven zien een ERP-systeem als de oplossing voor alles wat er misgaat in het bedrijf. Deze benadering is echter een misvatting en komt niet overeen met de werkelijkheid. Tenminste, niet helemaal. Zelfs als u zich misschien bewust bent van het werkelijke probleem, denken maar weinig mensen na over hoe een concrete oplossing voor dit probleem eruit zou kunnen zien. Natuurlijk kan een ERP-systeem de processen aanzienlijk verbeteren, maar het is en blijft in de eerste plaats een hulpmiddel waar u alleen iets aan hebt als u het op de juiste manier gebruikt. Probeer dus zo specifiek mogelijke eisen en doelen te definiëren. Misschien hebt u zelfs al een oplossing bij de hand?

 

Beperk u tot de belangrijkste functies

Laten we één ding duidelijk stellen – u zult waarschijnlijk niet het perfecte ERP-systeem vinden dat op uw behoeften is afgestemd. Elk systeem heeft zijn voor- en nadelen. Wat voor de één een belangrijke functie is, is voor u misschien niet op zijn plaats. Veel bedrijven hopen echter dat de oplossing al hun problemen zal oplossen, veel functies zal bieden, processen zal optimaliseren en, in het ideale geval, dit zal doen met zo weinig mogelijk inspanning. Als u geen prioriteiten stelt, kan de ERP selectie een eindeloze zoektocht voor u worden. U kunt zelfs de beste oplossing voor u over het hoofd zien. Om een lange lijst met vereisten te vermijden, moet u de belangrijkste punten op uw lijst als must-have criteria bestempelen en nadenken of de resterende vereisten absoluut noodzakelijk zijn.

Houd rekening met de toekomst

Wat nu fout gaat, moet opgelost worden, dat is tenminste het motto op veel plaatsen. Deze benadering is heel begrijpelijk. Vergeet echter niet dat een bedrijf voortdurend in ontwikkeling is. In de meeste gevallen zal een ERP-systeem u vele jaren vergezellen, dus het is niet verkeerd om toekomstige ontwikkelingen mee te nemen. Met welke uitdagingen kunt u in de nabije toekomst te maken krijgen? Bedenk welke vereisten nu en in de komende jaren grotendeels op u van toepassing zullen zijn.

Zoek een persoonlijke dialoog

Het is vaak moeilijk om een ERP-aanbieder alleen op basis van hun website te evalueren. Het is beter om een persoonlijk gesprek aan te gaan, omdat u al snel zult merken dat dit veel informatiever is en het voor u gemakkelijker maakt om uw tegenhanger te categoriseren. Vergeet niet dat u niet alleen de software zelf koopt, maar ook diensten zoals training of consulting. Daarom spelen zachte indicatoren ook een belangrijke rol bij de ERP-selectie.

Gebruiksvriendelijkheid is een belangrijk referentiepunt

Hoe geweldig het systeem ook is, als het dagelijks moeilijk te gebruiken is, zal dit de motivatie alleen maar schaden en de productiviteit verlagen. Daarom zijn er functies die geen invloed hebben op de processtromen, maar die het dagelijkse werk van de softwaregebruikers veel gemakkelijker maken. Dit zijn bijvoorbeeld duidelijk herkenbare bedieningselementen, intuïtieve gebruikersbegeleiding en individueel configureerbare weergaven. Veel leveranciers tonen bijvoorbeeld screenshots van de gebruikersinterface op hun websites. Hoewel dit u een eerste gevoel geeft voor de bediening, is de bruikbaarheid van een ERP-systeem natuurlijk meer dan alleen het uiterlijk. Houd hier rekening mee bij uw overwegingen.

ERP projectteam in vergadering

Openstaan voor suggesties voor oplossingen

In principe draait ERP-selectie om het vinden van een concrete oplossing voor bestaande problemen. Probeer u dus te richten op wat u wilt bereiken en niet op wat er gedaan moet worden om dat te bereiken. Sta open voor verschillende benaderingen en formuleer uw vereisten op een neutrale en procesgerelateerde manier. Beperk u tot het beschrijven van het probleem en het formuleren van uw gewenste doel. Hoe dit uiteindelijk geïmplementeerd kan worden, kunt u het beste overlaten aan de ERP-leverancier.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Conclusie

ERP-selectie moet zorgvuldig overwogen worden. Het is immers een complex stuk software dat ingrijpt in uw bedrijfsprocessen. Veel bedrijven kunnen niet precies zeggen wat ze van een ERP-systeem willen en vinden het daarom erg moeilijk om een beslissing te nemen. Natuurlijk is het niet eenvoudig om uw weg te vinden in het grote aanbod van aanbieders en functies, maar zomaar een keuze maken zonder er van tevoren goed over na te denken zou niet bepaald verstandig zijn. Het is altijd de moeite waard om te vergelijken. Probeer duidelijke prioriteiten te stellen en focus op zowel de huidige situatie als de uitdagingen die u verwacht aan te gaan. Dan staat niets een succesvol selectieproces in de weg.

Als u meer wilt weten over ERP-selectie of het volledige scala aan functies van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99.

We horen graag van u en adviseren u graag!

Vereisten specificeren in het ERP-project – de wensen van de klant realiseren

Het opstellen van een vereisten- en functionele specificatie is meestal een van de verplichte taken voor een ERP-implementatie. Toegegeven, het opstellen van deze twee documenten is niet een van de meest populaire taken in een ERP-project. De voorbereiding ervan kost veel tijd en legt beslag op middelen die elders meestal dringender nodig zijn. Tijdsdruk of bezettingsgraad zijn vaak zelfs een reden om ze helemaal niet of slechts heel kort en oppervlakkig op te stellen. De gevolgen van deze aanpak worden vaak pas later in het project duidelijk. U moet het opstellen van een functionele specificatie niet overslaan, vooral niet bij veeleisende ERP-projecten. Het helpt u om de implementatie zo goed mogelijk te plannen en zo de risico’s in het project te minimaliseren – om maar een paar voordelen te noemen. In dit artikel leest u waarom het zinvol is om een functionele specificatie te maken, wat er in moet staan en waar u nog meer op moet letten.</strong

Definitie – Wat is een functionele specificatie?

De eisenspecificatie is een document dat door de aannemer wordt gemaakt. In het geval van een ERP-project is dit altijd de ERP-leverancier. Het is gebaseerd op de specificaties die door de klant, in dit geval de klant of belanghebbende, zijn geformuleerd in de eisenspecificatie. In een functionele specificatie beschrijft de leverancier, meestal in zeer gedetailleerde vorm, hoe hij van plan is om de eisen van de klant te realiseren. Het bevat daarom een concrete beschrijving van de oplossing, evenals een gedetailleerd werkconcept en duidelijk gedefinieerde doeltoestanden die van tevoren gezamenlijk zijn overeengekomen. Dit document definieert ook de technische mogelijkheden, functies en configuraties van het ERP-systeem waarmee deze doelstellingen gerealiseerd kunnen worden. Kortom, het “hoe” en “waarmee” zijn bijzonder belangrijk bij het maken van een functionele specificatie. Het is als het ware de “routekaart” voor een soepele implementatie en vormt een kader voor het hele verloop van het project.

 

Bovendien dient de inhoud van de eisenspecificatie als contractuele basis voor de samenwerking tussen de klant en de ERP-leverancier en heeft het ook een juridisch bindende status. Aan het einde van het project dient het ook als acceptatiecriterium voor de geïmplementeerde ERP-oplossing. Zoals u kunt zien, heeft de eisenspecificatie absoluut bestaansrecht. Steeds weer worden de termen eisen-specificatie en verplichtingen-specificatie door elkaar gebruikt, wat vaak tot misverstanden en verwarring leidt. Vanuit zuiver juridisch oogpunt is het in feite bijzonder belangrijk in welk van de twee documenten iets is vastgelegd. Als één van de twee partijen zich niet houdt aan de eerder overeengekomen inhoud, kunnen de klant en de ERP-leverancier zich te allen tijde beroepen op de schriftelijke afspraken uit de specificaties. In deze context is het belangrijk om te weten dat alle eerder besproken afspraken tussen de klant en ERP-leverancier hun geldigheid verliezen als gevolg van de eisenspecificatie, tenzij anders vermeld in de specificatie.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Wat zijn de voordelen van een functionele specificatie?

Een functionele specificatie wordt eigenlijk altijd gebruikt als er een klant en een aannemer zijn. Het is vooral nuttig voor zeer uitgebreide projecten. Naast de rechtszekerheid die het beide partijen biedt, heeft het nog drie andere grote voordelen:

Planningszekerheid voor de klant en ERP-leverancier

Dankzij de zeer nauwkeurige documentatie van de doelstatussen en de noodzakelijke werkstappen, zijn zowel de klant als de ERP-leverancier te allen tijde op de hoogte van de planning van het project. Dit zorgt ervoor dat deadlines zoveel mogelijk gehaald worden. Bovendien weten beide partijen wanneer het project naar verwachting voltooid zal zijn en kunnen ze dienovereenkomstig plannen. Maar dat is niet alles – het helpt ook om het budget in de gaten te houden. Elke aanpassing heeft invloed op de kosten en dit voorkomt dat ze uit de hand lopen. De klant weet dus precies wat hij krijgt voor zijn geld en de aannemer kan zijn uitgaven met zekerheid berekenen.

Transparante processen

De gedetailleerde schriftelijke formulering van de oplossingsaanpak maakt het hele proces tot aan de go-live transparant. Alle betrokkenen weten te allen tijde in welk stadium van implementatie ze zich bevinden en welke stappen er nog nodig zijn totdat het project is afgerond.

Minder heronderhandelingen

Eerst en vooral bespaart een goed ontwikkelde specificatie zenuwslopende heronderhandelingen en discussies. Zoals al eerder vermeld, kunnen zowel de klant als de ERP-leverancier op elk moment vertrouwen op de punten die in het document zijn overeengekomen – alles wat niet in de specificatie van vereisten staat, valt niet onder de leveringsomvang. Voor alle latere wijzigingsverzoeken wordt een vervolgverzoek aangemaakt. Latere leveringen, wijzigingen en zogenaamde “scope creep” – een ongecontroleerde toename van projectvereisten tijdens de implementatie – kunnen zo gemakkelijk worden voorkomen.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Procedure – van eisenspecificatie tot functionele specificatie

In de regel stelt de klant of potentiële klant de specificaties op en als onderdeel van een ERP-workshop bespreken de klant en de potentiële ERP-leverancier welke punten kunnen worden geïmplementeerd en hoe. De potentiële klant en de leverancier nemen samen de afzonderlijke punten door en de leverancier bepaalt of deze in het standaardsysteem zijn opgenomen of dat maatwerk nodig is. De ERP-aanbieder geeft vaak advies over de vereisten die in de specificaties staan. Als een vereiste niet zinvol lijkt of als een extra functie of service in deze context geschikter zou zijn, doet de leverancier meestal een tegenvoorstel. De eisenspecificatie wordt meestal opgesteld nadat de EPP-selectie is afgerond en aan het begin van de implementatiefase. Bij TimeLine worden de specificaties soms tijdens de workshop of kort daarna opgesteld. De punten die met de belanghebbende partij zijn besproken, worden gedocumenteerd en samengevat.

project-team-meeting

In de regel heeft de projectmanager één dag per workshopdag nodig voor vervolgwerk. De eisenspecificatie bepaalt uiteindelijk de kosten, d.w.z. hoe duur het ERP-project uiteindelijk zal zijn. Hoewel het de basis is voor de offerte, betekent het nog niet dat de order wordt geplaatst. Op dit punt kunnen andere aanbieders nog steeds “in het spel” zijn. De potentiële klant kan dan beslissen of de concurrentie misschien een aanbod heeft gedaan dat meer functies biedt of gewoon beter bij het bedrijf past. Voordat de potentiële klant een keuze maakt, kunnen er nog wijzigingen in de specificaties worden aangebracht. Op het moment dat de potentiële klant een ERP-leverancier selecteert, maakt de specificatie deel uit van het koopcontract en kan deze niet meer worden gewijzigd. De potentiële klant bestelt op basis van de specificaties en u gaat een zogenaamde intentieovereenkomst aan.

Wat als de klant toch nog aanpassingen wil doen?

Vooral bij grote projecten ontstaan er vaak ongeplande wijzigingen tijdens de implementatie. Maar als de klant achteraf iets wil wijzigen, verandert ook het koopcontract. Telkens als er een wijziging wordt aangevraagd, beslist de ERP-leverancier of het item in kwestie nog in het budget is opgenomen of niet. Als dit niet het geval is, wordt er een tweede offerte of een vervolgorder aangemaakt. Alles wat verder gaat dan de specificaties is een vervolgorder. Hoewel het uurtarief hetzelfde blijft, staat de klant in een betere onderhandelingspositie als hij vanaf het begin meer diensten bestelt en niet achteraf extra functies bestelt.

Hoe wordt een succesvolle implementatie gemeten?

De licenties worden na de installatie met de klant doorgenomen. Aanpassingen worden niet eenmalig aan het einde van het project gecontroleerd, zoals misschien wordt verondersteld. Het is veeleer een proces dat continu wordt uitgevoerd en gecontroleerd, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit geeft ook feedback voor beide partijen of u nog steeds op schema ligt.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Structuur en inhoud – deze punten moeten worden opgenomen in een specificatie van vereisten

Een specificatieblad wordt op veel verschillende gebieden gebruikt, dus standaardisatie is eenvoudigweg niet mogelijk. Er is geen regelgeving of wettelijke norm die beschrijft welke inhoud een functionele specificatie moet hebben, welke structuren gevolgd moeten worden of hoe een functionele specificatie er in het algemeen uit moet zien. Er zijn echter verschillende benaderingen – de volgende structuur heeft zich bewezen bij softwareontwikkeling

Inleiding

Het is altijd raadzaam om de belangrijkste kerngegevens voor een ERP-project samen te vatten. Zorg ervoor dat alle betrokken personen expliciet worden genoemd en dat het project kort wordt beschreven. De communicatiekanalen moeten hier ook vermeld worden.

  • Wie is betrokken bij het project?
    • Aannemer en opdrachtgever,
    • Stakeholders,
    • Projectteam,
    • Contactpersoon voor vragen of problemen
  • Zijn de communicatiekanalen vermeld?
  • Waar gaat het project over?
  • Hoe moet het eindresultaat eruit zien?
    • Beschrijving van de mijlpalen,
    • Kadervoorwaarden
      • Bepaling van deadlines (voltooiing, acceptatie, implementatie)
  • Indien nodig, speciale kenmerken van het project

Doelstellingen en niet-doelstellingen van het project

Het zou duidelijk moeten zijn dat de doelstelling van het project vermeld moet worden. Er zijn echter vaak punten in een ERP-implementatie die op de een of andere manier aan de rand van het project “gedokt” zijn. Daarom kan het nuttig zijn om naast de projectdoelen ook de niet-doelen te definiëren. Als expliciet wordt vastgelegd welke gebieden deel uitmaken van het project en welke niet, kunnen discussies gemakkelijk worden vermeden. Door niet-doelen te formuleren, worden de grenzen van het project duidelijker en het “grijze gebied” kleiner. Op deze manier krijgt u snel duidelijkheid over wat “in scope” is en wat “out of scope” is in een project.

  • Wat gaat het project behandelen?
  • Wat gaat het project expliciet niet behandelen?
  • Welke problemen lost het project op?

 

Toepassingsgebied en productomgeving

Het toekomstige toepassingsgebied en de omgeving van het product moeten ook worden gespecificeerd in de specificatie van eisen. Dit omvat de doelgroep, toepassingsgebieden, bedrijfsprocessen die beïnvloed worden en de bedrijfsomstandigheden.

Functies

Zorg er ook voor dat alle functies en use cases in detail worden beschreven.

  • Hoe en onder welke omstandigheden wordt de functie uitgevoerd?
  • Welke invloed heeft dit op de andere bedrijfsprocessen?

Services

De services beschrijven de vereisten die u hebt voor een specifieke functie. Hieronder valt bijvoorbeeld de uitvoeringstijd of de nauwkeurigheid van een berekening. Zorg ervoor dat alle services worden vermeld.

Kwaliteitseisen

De kwaliteitseisen moeten ook worden samengevat:

  • Wat zijn uw kwaliteitseisen?
  • Hoe zien kwaliteitsborging, kwaliteitscontrole en kwaliteitsacceptatie eruit?

Om dit nog preciezer te specificeren, is het zinvol om een kwaliteitsniveau toe te kennen aan bepaalde kenmerken, zoals

  • Veranderlijkheid = niet relevant
  • Efficiëntie = goed

Gebruikersinterface

Basisvereisten voor het type lay-out, dialoogstructuur of toegangsrechten moeten hier worden vermeld.

Projectteamvergadering

Andere en speciale vereisten

Hieronder vallen bijvoorbeeld documentatie, boekhouding of beveiligingsvereisten zoals wachtwoordbeveiliging.

Technische vereisten

De technische apparatuur die nodig is voor de implementatie moet hier worden vermeld. Het is zinvol om een lijst te maken van de software- en hardwaresystemen die voor de toepassing geïnstalleerd moeten worden. Dit is onder andere belangrijk om de beschikbaarheid van de netwerkverbinding te garanderen.

  • Welke apparatuur hebt u nodig voor welke taak?

Interfaces

Alle bestaande systemen en producten en interfaces moeten hier worden vastgelegd. Dit is belangrijk om het product aan alle andere toepassingen te kunnen koppelen. Zijn er misschien al projectgerelateerde systemen en/of producten die niet meer door de aannemer geïmplementeerd hoeven te worden?

Probleemanalyse

De belangrijkste problemen en misschien ook de te verwachten problemen moeten hier samengevat worden. Voor de meest waarschijnlijke problemen moet een oplossingsrichting beschikbaar zijn.

Projectontwikkeling

Hier moet zo nauwkeurig mogelijk beschreven worden welke stappen op welk moment gepland zijn en hoe het hele project georganiseerd is.

Testen en acceptatievoorwaarden

Tests controleren het product voor voltooiing op functies, eigenschappen en kwaliteitskenmerken. Na een foutloze uitvoering kan het product compleet worden verklaard.

    • Aan welke voorwaarden moet worden voldaan?

Dit is slechts één voorbeeld van hoe een specificatieblad eruit kan zien. Sommige criteria zijn essentieel, andere zijn belangrijk maar niet doorslaggevend. Weer andere zijn wenselijk, maar u kunt ook zonder. Welke eigenschappen een “must have” of “nice to have” zijn, verschilt van bedrijf tot bedrijf. Zorg er gewoon voor dat ze duidelijk als zodanig herkenbaar zijn. De afzonderlijke punten kunnen in verschillende mate van detail worden beschreven, maar vooral de technische vereisten moeten zeer gedetailleerd worden beschreven. Uiteindelijk is het belangrijk dat de eisen uit de specificaties consistent zijn met de verklaringen in de eisenspecificatie en dat er geen ruimte is voor interpretatie. De eisenspecificatie moet goed beschreven en gedocumenteerd zijn, weinig ruimte overlaten voor interpretatie, specifiek zijn en een noodzakelijke kostenraming bevatten. Als vuistregel geldt dat er geen vragen onbeantwoord mogen blijven en dat een buitenstaander moet begrijpen wat er bedoeld wordt.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Waar moet u nog meer op letten?

Vanuit het oogpunt van de klant moet u allereerst de tijd nemen om de specificaties zorgvuldig te bekijken en ze niet zomaar ongelezen door te wuiven. Concentreer u vooral op de interpretatie van uw eisen en controleer of ze volgens uw wensen zijn geïmplementeerd – eenvoudig, maar het kan u later een hoop problemen besparen. Bovendien bestaat altijd het risico dat u bij het opstellen van de vereisten en functionele specificaties de huidige situatie in het bedrijf vergeet. Dit betekent dat u de kans mist om het verbeteringspotentieel te realiseren door het nieuwe systeem te introduceren. Zie het ERP-project als een kans om uw workflows en bedrijfsprocessen kritisch onder de loep te nemen – zo kunt u het potentieel beter benutten.

Bijeenkomst van een projectteam

Vanuit het oogpunt van de ERP-leverancier is het zinvol om wat tijd te investeren in de uitwerking, om tot in detail af te stemmen met de klant en om niets onopgelost te laten. Als er vragen onbeantwoord blijven, als u op zoek bent naar een antwoord en als er knelpunten zijn, verduidelijk dit dan onmiddellijk met de klant. Het is cruciaal om zo nauwkeurig en gedetailleerd mogelijk te zijn bij het opstellen van het rapport. Het is ook raadzaam om begrijpelijke taal te gebruiken en, indien mogelijk, het gebruik van technische termen te vermijden. Veel verschillende mensen lezen de specificaties – en niet iedereen heeft een diepgaande technische kennis. Grafische voorstellingen zijn ook een goede manier om complexe inhoud op een begrijpelijke manier over te brengen. Werk met diagrammen, tabellen of mindmaps om de wensen van de klant te visualiseren en zo begrijpelijk mogelijk te maken.

Conclusie

Het maken van een eisenspecificatie is een noodzakelijke stap om de risico’s in een ERP-project te minimaliseren. Aan de ene kant dient het om te voldoen aan de eisen die in de specificaties staan en om de implementatie zo goed mogelijk te plannen, zodat er aan het eind geen onaangename verrassingen zijn. Aan de andere kant helpt het om de geïmplementeerde oplossing aan het einde van het project te valideren en beide partijen te beschermen. Het is vooral belangrijk om het verschil te weten tussen specificaties en functionele specificaties. Juridisch gezien maakt het een groot verschil in welk van de twee documenten iets gedefinieerd is.

Als u meer wilt weten over eisen-analyses, specificaties en functionele specificaties of het hele scala aan TimeLine ERP functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!

Wat zijn de taken van een projectmanager? Een handleiding…

Taken als projectmanager: een gids voor nieuwe managers

De ervaring leert dat een ervaren medewerker het beheer van een ERP-project overneemt. Dit heeft natuurlijk verschillende voordelen. Ze hebben een goed expertiseniveau en zijn zeer vertrouwd met de interne processen van de afdeling – en de taken als projectmanager. Ze zijn ook in staat om hun collega’s goed in te schatten en waardevolle aanbevelingen te doen voor de samenstelling van het projectteam. Maar zoals zo vaak het geval is, waar licht is, is ook schaduw. Bij projectmanagement staan leiderschapstaken duidelijk in het middelpunt. In veel bedrijven is het onderdeel van het dagelijks leven geworden: van een werknemer wordt plotseling verwacht dat hij of zij een team leidt en de verantwoordelijkheid neemt voor een complex ERP-project – ook al komt hij of zij normaal gesproken niet in aanraking met projectmanagementtaken. Waar wordt geen rekening mee gehouden: De eisen die aan een projectmanager worden gesteld, zijn niet te vergelijken met de eisen die bijvoorbeeld aan een technische medewerker worden gesteld.

Een natuurlijk moeilijke situatie waarin rolconflicten onvermijdelijk zijn. Het wordt problematisch als de individuele vaardigheden van de werknemer niet overeenkomen met het rolprofiel van een typische manager – of als er gewoon een gebrek aan professionele ervaring is. Natuurlijk is het in principe niet slecht om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Deze confrontatie leidt echter vaak tot buitensporige eisen, die gemakkelijk tot verkeerde beslissingen en conflicten kunnen leiden. Vooral in een ERP-project, waarin veel tijd en andere middelen worden geïnvesteerd, is dit natuurlijk contraproductief. Dit artikel geeft een overzicht van enkele nuttige tips om u als nieuwkomer in projectmanagement op weg te helpen.

Voordat u aan een project begint – een gestructureerde aanpak van nieuwe taken

Maar voordat u van gedachten verandert – met een goede voorbereiding en een goed team kunt u uw taken als projectmanager met vertrouwen tegemoet zien. U kunt de eerste belangrijke punten al implementeren voordat het project begint. Er zijn in principe drie gebieden die uw succes als projectmanager zonder directe lijnmanagerrol zullen beïnvloeden.

  • het feitelijke, organisatorische managementniveau
  • het menselijke, persoonlijke collega-niveau
  • Onze eigen rolopvatting

Het managementniveau

De implementatie van een ERP-project is altijd een tijdelijke dubbele belasting voor de individuele teamleden. Een feit waar iedereen zich bewust van moet zijn als ze betrokken willen zijn bij de implementatie van een project. Toch is het tijdelijke extra werk vaak de bron van conflicten. De reden hiervoor is gemakkelijk te vinden.

Een voorbeeld ter verduidelijking

Laten we aannemen dat u niet met het afdelingshoofd van uw key-user hebt gesproken voordat het project begon – simpelweg omdat u zich niet realiseerde dat het belangrijk was. Het project begint en u als projectmanager en het afdelingshoofd blijven in gelijke mate de aandacht van de medewerker opeisen. U delegeert taken aan hen, zij blijven rapporteren aan hun reguliere lijnmanager en moeten ook de normale dagelijkse werkzaamheden uitvoeren. Uw belangrijkste gebruiker vindt het steeds moeilijker om de taken van het project te combineren met de dagelijkse gang van zaken en om aan alle taken recht te doen. Hij heeft nu twee opties: Ofwel communiceert hij op tijd dat hij overweldigd is en hulp nodig heeft, ofwel laat hij de situatie voortduren zoals voorheen. Ofwel valt één kant helemaal weg, ofwel worden beide kanten slechts halfslachtig aangepakt. Uiteindelijk zijn het de hoofdgebruikers die te maken krijgen met tegenwind van de afdeling en hun projectpartners – en die ook veel overuren moeten maken. Het resultaat is meestal overwerkte, gefrustreerde projectteamleden die zich in de toekomst zeker niet meer beschikbaar zullen stellen.

Betrek de lijnmanagers van uw belangrijkste gebruikers erbij

Gelukkig is dit een situatie die u gemakkelijk kunt vermijden. Zoals zo vaak het geval is, is communicatie de sleutel tot succes. Als een belangrijke gebruiker niet voldoende ondersteund wordt, is het uw verantwoordelijkheid om met de betreffende afdelingsmanager om de tafel te gaan zitten. Het is het beste om voor aanvang van het project de dialoog aan te gaan met het afdelingshoofd en samen een oplossing te vinden. Dit is een stap die u zeker moet zetten – omdat u als projectmanager andere doelen nastreeft dan de afdelingshoofden. Op deze manier kunt u de verschillende belangen, richtlijnen en controversiële punten verduidelijken zonder dat dit over de rug van de medewerkers wordt gelegd. Om het project succesvol uit te voeren en de dagelijkse gang van zaken draaiende te houden, moet iedereen de handen ineenslaan – zelfs als dit betekent dat u een taak voor een collega moet overnemen of een uurtje extra moet werken. Maak aan alle betrokkenen duidelijk dat dit een tijdelijke verandering is die uiteindelijk het hele bedrijf ten goede zal komen.

“Het kleine beetje projectmanagement zorgt voor zichzelf”

Hetzelfde geldt ook voor u als projectmanager. Dit klinkt misschien overdreven, maar het managen van een project is bij wijze van spreken een fulltime baan. Een ERP-project moet continu worden gemanaged en vereist veel aandacht en coördinatie: u staat voortdurend in contact en in dialoog met het management, de belangrijkste gebruikers, afdelingshoofden en de klant.

freshly-baked-project-manager

Het collega-niveau

Maak in een vroeg stadium kennis met uw projectteam

Om uw taken als projectmanager goed en nauwgezet uit te voeren, moet u zich van tevoren vertrouwd maken met de individuele teamleden. Als u de kans hebt, probeer dan betrokken te zijn bij de samenstelling van het team. Het hoort bij leiderschap om de sterke en zwakke punten van individuele werknemers te observeren en hen ruimte voor ontwikkeling te bieden. Alleen als u uw team goed kent, kunt u taken toewijzen en het team doelgericht coördineren. Vragen die u zichzelf kunt stellen:

  • Wat zijn de sterke en zwakke punten van mijn belangrijkste gebruikers?
  • Wat zijn de relaties van de belangrijkste gebruikers met hun collega’s?
  • Waar liggen hun professionele competenties?

Het is zinvol om een startbijeenkomst te organiseren, vooral als u samenwerkt met collega’s met wie u anders misschien minder te doen hebt. Zo kunt u samenkomen voordat het project begint en iedereen met elkaar vertrouwd maken.

Onze eigen interpretatie van de rol

Het bovengenoemde rolconflict is waarschijnlijk de moeilijkste uitdaging die u als projectmanager moet overwinnen. Er zijn talloze mogelijkheden en manieren om een team te managen. Welke zijn er en hoe vindt u de juiste? In principe straalt iemand in uw positie al een bepaalde basisautoriteit en -competentie uit. U kunt alles tot in het kleinste detail uitleggen en elke beslissing rechtvaardigen – of uw team gewoon voor een voldongen feit stellen. U kunt uw collega’s zoals gewoonlijk op ooghoogte benaderen, als coach optreden of gewoonweg botte instructies geven. Wat u altijd in gedachten moet houden: In het dagelijks leven werkt u samen als gelijken, waarbij u mogelijk dezelfde of vergelijkbare taken uitvoert. In uw rol als projectmanager gaat u automatisch een niveau omhoog op de hiërarchische ladder, al is het maar tijdelijk. U neemt een soort superieure functie aan. Als u misbruik maakt van deze situatie en gewoon instructies uitdeelt, scoort u niet bepaald punten bij uw collega’s – en uw acceptatie zal zeker snel afnemen.

Projectsucces vs. collegiale relatie

Natuurlijk wil elke projectmanager teamwork tussen medewerkers om het project snel over de streep te trekken. U kunt en mag hier echter niet op vertrouwen. Bij twijfel moet u actie kunnen ondernemen om het project en de medewerkers weer op het goede spoor te krijgen. Uiteindelijk bent u verantwoordelijk voor het succes van het project. Succes wordt afgemeten aan het feit of u de projectdoelen op tijd en binnen het budget hebt gerealiseerd. Hoe de werknemers over u of uw methoden denken, is uiteindelijk irrelevant. Er is echter ook een dagelijks werkleven na het project – en u zult ongetwijfeld een goede relatie met uw collega’s willen onderhouden. Hoe kunt u nu het beste met de situatie omgaan?

Vind een goede balans

U bevindt zich waarschijnlijk in een onbekende situatie en vindt het moeilijk om instructies te geven. Probeer een compromis te vinden waar alle betrokkenen tevreden mee zijn. Maak duidelijk dat u uw werk goed wilt doen – en dat het delegeren van taken aan anderen erbij hoort. Blijf authentiek en geef het goede voorbeeld. Probeer uw team enthousiast te maken voor het project en creëer een goede sfeer. Zie uzelf als een soort moderator die verantwoordelijk is voor de resultaten. Eén regel geldt eigenlijk altijd: hoe gestrest u ook bent, behandel elke werknemer met respect – zonder uitzondering.

Belangrijke gebieden en basiskennis

U moet ook vertrouwd raken met deze gedefinieerde gebieden voordat u aan het project begint:

  • Procesplanning en planning
  • Kostenplanning
  • Risicomanagement
  • Projectbeheersing
  • Projectorganisatie en -documentatie

De implementatiefase – waar moet u nog meer rekening mee houden

Stel duidelijke doelen

Alleen degenen die beslissingen nemen en weten waar ze naartoe willen, kunnen er komen. Bespreek de vereisten van de klant voor het project zo gedetailleerd mogelijk. Dit is vooral moeilijk bij zeer technologie-georiënteerde projecten zoals een ERP-implementatie: de klant heeft vaak weinig idee van de technische opties. Een goede manier om deze op een begrijpelijke manier uit te leggen is bijvoorbeeld het houden van een workshop. U moet echter niet alleen de projectdoelen en mijlpalen met de klant bespreken, maar ook van tevoren met het team. Wat moet wanneer afgerond zijn? Wat zijn de tussentijdse doelen? Vertrek niet zonder plan, maar stel een duidelijke opdracht op met duidelijke doelstellingen en de nodige tijdlijnen. lees hier hoe u specifieke doelen kunt definiëren

.

Taken delegeren als projectmanager

Als projectmanager hebt u vaak het gevoel dat u alles zelf moet doen. Maar projectwerk moet altijd teamwerk zijn. Als u te veel hooi op uw vork neemt en de controle niet uit handen kunt geven, loopt u al snel het risico overweldigd te worden. Zoals hierboven vermeld, moet u als projectmanager de sterke en zwakke punten van de individuele teamleden kennen. U kunt de taken dan dienovereenkomstig toewijzen. Daarbij moet u ervoor zorgen dat ze op tijd, efficiënt en volledig worden uitgevoerd. Formuleer duidelijk de taak en het resultaat dat u verwacht. Het is niet uw taak om u er achteraf mee te bemoeien of zelfs om de taak zelf uit te voeren. Dit betekent natuurlijk niet dat u geen open oor meer moet hebben als er problemen zijn. Werk delegeren heeft verschillende voordelen. Het helpt u om de druk van uzelf af te nemen en niet gestrest te raken. U kunt zich op uw eigen taken concentreren en anderen de kans geven om te leren. U kunt niet op alle gebieden een expert zijn. Benut het professionele potentieel van de hele groep, zodat iedereen kan doen waar hij goed in is.

Publiceer successen en problemen

Een ding voorzien: Hoe goed u alles ook plant en voorbereidt, de kans is groot dat u in de loop van het project voor een probleem komt te staan en niet weet wat u nu moet doen. Dus steek uw kop niet in het zand. U moet problemen direct en open communiceren binnen het team. Vaak is het zo dat een probleem dat uitgesproken is, al snel geen probleem meer is. U kunt niet alles weten. De kans dat iemand een geschikte oplossing voor het probleem weet, is veel groter in een team. Bovendien motiveert het samen oplossen van een probleem het hele team. Naast problemen moet u natuurlijk ook goede prestaties en mijlpalen prijzen, zowel binnen het team als bij de klant.

Ontwikkel de risico’s

Wat als de key user plotseling ziek wordt of de klant ontevreden is? Wat als de implementatie niet op tijd gerealiseerd kan worden of de server crasht? Deze of soortgelijke vragen kunnen u als projectmanager slapeloze nachten bezorgen. Een ERP-project is altijd een kans en een risico tegelijk. Risico’s maken deel uit van het dagelijkse projectleven, u kunt ze niet uitsluiten. Wat u wel kunt doen, is u ervan bewust zijn. Voordat u aan het project begint, moet u nadenken over welke technische worst-case scenario’s zich zouden kunnen voordoen. Vragen die u uzelf kunt stellen:

  • Wat is het slechtst denkbare scenario dat zich kan voordoen?
  • Welke andere problemen kunnen zich voordoen?
  • Welke invloed zullen de problemen op het project hebben?
  • Is het mogelijk om de waarschijnlijkheid van optreden te verminderen?
  • Welke stappen moet ik nemen als het probleem zich voordoet?

U moet risico’s altijd in uw planning en kostenberekening opnemen. Actief omgaan met risico’s geeft u zekerheid.

Plan communicatie met elkaar

Als projecten slecht georganiseerd zijn, kan het gebeuren dat werk dubbel of helemaal niet gedaan wordt – of dat u niet precies weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit is niet bepaald efficiënt. Vooral niet als u een beperkt tijdsvenster hebt. Ook hier is een eenvoudige oplossing voor. Maak een lijst waar iedereen bij kan. Uw lijst zou de volgende punten kunnen bevatten:

    • Welke mensen zijn betrokken bij het project?
      • Welke functie hebben deze mensen in het project?
      • Hoe kunt u deze mensen bereiken? Hoe communiceren zij over het algemeen met elkaar?
      • Wie is de contactpersoon voor vragen en problemen?
    • Wie heeft welke taken en wanneer moeten deze afgerond zijn?
    • Wanneer vinden vergaderingen plaats?
      • Welke punten worden tijdens de vergadering besproken?
      • Wie documenteert de besproken punten?
      • Moet iedereen de vergadering bijwonen?

Als taken visueel worden toegewezen en duidelijk gedefinieerd zijn zodat iedereen ze kan zien, zijn mensen geneigd om ze snel en nauwgezet uit te voeren. Niemand wil degene zijn waar iedereen achteraan moet en niet op kan vertrouwen.

Na het project is vóór het project

De deelnemers aan het project kijken reikhalzend uit naar de deadline. U denkt misschien dat het project echt voltooid zal zijn als alle fasen met succes zijn uitgevoerd. Als projectmanager moet u daarna echter nog een aantal stappen nemen. U moet bijvoorbeeld documenteren of de inspanning economisch gezien de moeite waard was en alle belangrijke resultaten vastleggen.

Conclusie: Taken van een projectmanager

Zoals u ziet, kunt u sommige punten aanpakken voordat het project begint. Zelfs als u de rol van projectmanager hebt, hoeft u niet alle taken alleen op u te nemen. Vooral de relatie tussen u en het management is belangrijk. Zij moeten achter het project staan en u steunen wanneer zich problemen voordoen. Zonder hun steun zal het moeilijk voor u zijn om gezag over het team te ontwikkelen. Probeer het ERP-project echter niet strikt volgens de instructies van het management uit te voeren. Dit zal hoogstwaarschijnlijk problemen en weerstand van het personeel veroorzaken. Bent u nog steeds onzeker? Dan kunt u zich bijvoorbeeld vertrouwd maken met de belangrijkste basisprincipes door middel van trainingen of seminars voordat u het projectmanagement overneemt.

Wilt u meer weten over projectbeheer of het volledige scala aan functies van TimeLine ERP? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!

Hoe stel ik een goed projectteam samen?

De huidige werkwereld is zeer procesgericht. Het is bijna niet meer mogelijk om processen in een bedrijf autonoom te organiseren. Veel bedrijven vertrouwen daarom op de voordelen van een ERP-oplossing – soepele communicatie, uniforme gegevens, transparante workflows en geoptimaliseerde processen. Een ERP-systeem brengt echter ook onvermijdelijk een verandering teweeg in het dagelijkse werk van elke individuele werknemer. Dit brengt u bij wat waarschijnlijk de grootste uitdaging is: de toekomstige gebruikers van de software. Dit is een belangrijk punt dat veel klanten vaak over het hoofd zien. Bij een ERP-implementatie zijn het altijd de gebruikers die beslissen of het succesvol wordt of niet. Het project staat en valt met hen. Veel werknemers zijn bijvoorbeeld bang dat ze niet aan het nieuwe eisenprofiel zullen kunnen voldoen en dat hun baan daardoor in gevaar komt. Om het personeel zo goed mogelijk voor te bereiden op de komende veranderingen, hebt u vooral één ding nodig: een sterk projectteam.

Een sterk ERP-projectteam is het halve werk

Veel ondernemers maken zich vaak zorgen of ze wel de juiste beslissing hebben genomen bij het kiezen van een ERP-systeem. Kan de bestaande database gemakkelijk worden geïntegreerd in het nieuwe systeem? En kan de implementatie gemakkelijk of adequaat worden afgestemd op de dagelijkse gang van zaken? Deze overwegingen zijn heel begrijpelijk en ook belangrijk, maar ze zijn nutteloos als niet alle betrokkenen achter het project staan. Welke voorbereidingen u ook hebt getroffen en hoe goed u ook georganiseerd bent – projectwerk kan alleen succesvol zijn als iedereen de handen ineenslaat. U hebt een sterk team nodig om de realisatie op een gestructureerde manier door de beginfase heen te loodsen.

Een team dat de volgende fasen goed beheert en het project uiteindelijk tot een goed einde brengt. Een projectteam dat samenwerkt en alle uitdagingen overwint die zich in de loop van de tijd voordoen. Maar hoe stelt u een goed team samen en welke teamrollen moet u eigenlijk invullen?

Projectmanagement & key user

U moet twee sleutelrollen vervullen voor uw projectteam: Ten eerste hebt u een kandidaat nodig om het projectmanagement over te nemen – en, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, een of twee mensen om het project als hoofdgebruikers te ondersteunen. In het vorige artikel werd in detail beschreven hoe u een geschikte key user kunt selecteren. Er worden ook hoge eisen gesteld aan de projectmanager. De projectmanager coördineert het team en de workflows tussen de afzonderlijke bedrijfsafdelingen. Hij of zij is verantwoordelijk voor een realistische en op de toekomst gerichte planning, maar ook voor de naleving van het budget en de planning en een soepele uitvoering van het project.

project-team

In principe moet uw ideale kandidaat leiderschap en technische expertise hebben, evenals routine en ervaring op het gebied van ERP. U moet ook iemand voor het projectteam selecteren die een directe verbinding heeft met het dagelijkse bedrijf en de bedrijfsprocessen. Dit behendige teamlid zal deze tijdens de implementatie analyseren en vervolgens professionele en zelfverzekerde beslissingen nemen. Vermijd, indien mogelijk, het kiezen van een interne persoon met een nogal eenzijdige kijk in deze context. Een IT-specialist, bijvoorbeeld, zal zich waarschijnlijk meer richten op het IT-gebied. Specialistische onderwerpen en processen worden verwaarloosd en foutbronnen kunnen gemakkelijker binnensluipen. Management kan ook een voor de hand liggende keuze zijn voor deze functie. Het is echter niet altijd de beste keuze, omdat de afstand tot de dagelijkse gang van zaken vaak te groot is.

Externe adviseurs

Bij het samenstellen van een project rijst vaak de vraag of het nuttig is om een externe adviseur in te schakelen. Medewerkers zullen eerder een gewaardeerde collega vertrouwen die in hetzelfde schuitje zit als zij, dan een vreemde. Het is ook een kwestie van budget. Externe adviseurs vinden het echter gemakkelijker om een groep professioneel te leiden. Dit leidt vaak sneller tot goede oplossingen waar iedereen het mee eens is. Zo kunt u discussies bij het personeel verminderen of voorkomen. Beide kanten hebben hun voor- en nadelen. Of u al dan niet een externe adviseur moet inschakelen, is daarom een persoonlijke beslissing.

Samenstellen van een geschikt projectteam

Bij het samenstellen van het projectteam is het altijd raadzaam om planmatig en gestructureerd te werk te gaan. Ten eerste moet u een persoon aanwijzen die het project gaat leiden. Deze persoon moet vervolgens invloed hebben op de samenstelling van de rest van het team. De projectmanager werkt immers nauw samen met het team, leidt het en motiveert het.

Waar moet u rekening mee houden bij een projectteam?

De expertise en capaciteiten van de individuele projectleden hebben een aanzienlijke invloed op de voortgang van het project. Het management en het projectteam moeten daarom van tevoren bedenken welke capaciteiten naast de dagelijkse werkzaamheden voor het project worden vrijgemaakt. Laat, indien mogelijk, in deze periode geen andere grote projecten naast het project lopen. Om een project te laten slagen, moeten alle betrokkenen goed samenwerken, dat spreekt voor zich. Maar wat zijn de voorwaarden om teamwork te laten werken? Om een goed projectteam samen te stellen, moet u eerst weten wat een goed team is. Welke randvoorwaarden moeten er zijn? Waar moet rekening mee worden gehouden bij het samenstellen van het team?

Kenmerken van succesvolle projectteams

Een succesvol projectteam heeft meestal de volgende kenmerken gemeen:

  • een gemeenschappelijk projectdoel
  • een duidelijke verdeling van rollen en taken die door iedereen wordt geaccepteerd
  • een evenwichtige teamsamenstelling en -structuur (professionele en sociale competenties moeten in balans zijn)
  • goed geplande werkstromen en processen
  • een sterke teamgeest en een hoge mate van cohesie (‘wij-gevoel’)
  • doel- en resultaatgericht, toegewijd werk en motivatie
  • Conflicten worden openlijk aangepakt en opgelost
  • Ondersteuning en erkenning voor projectorganisatie door management en personeel

Wat ligt er in het verschiet voor het projectteam

De start van een project is altijd een uitdaging. Het team moet eerst de tijd krijgen om elkaar te vinden en eventueel te leren kennen. Om de start van het project voor alle betrokkenen gemakkelijker te maken, is het raadzaam om een kick-off datum vast te stellen. Tijdens deze bijeenkomst worden de randvoorwaarden voor het project besproken en vragen beantwoord. Dit is de eerste en belangrijkste stap voor een succesvol project.

Kick-off meeting: startsein voor het project – en het projectteam

De startbijeenkomst symboliseert de start van het project, waar alle betrokkenen elkaar voor het eerst ontmoeten. Deze datum is niet absoluut noodzakelijk, maar projectmanagers maken er graag gebruik van – onder andere omdat het een motivatieboost geeft aan alle teamleden. De koers is uitgezet voor een succesvolle en energieke projectstart. De projectmanager moet voor de vergadering een aantal voorbereidingen treffen. Het proces en de agenda moeten bijvoorbeeld als een ruwe richtlijn worden opgesteld en vóór de vergadering naar alle deelnemers worden gestuurd. Criteria zoals een voorlopige planning van tijd, budget en middelen dienen ook opgesteld te worden en de presentatie van het project dient voorbereid te worden. De volgende punten moeten tijdens de vergadering besproken worden:

  • Stel gemeenschappelijke doelen vast die door alle betrokken partijen worden begrepen en geaccepteerd

  • Presentatieronde

  • Een duidelijke verdeling van rollen en taken in het projectteam

    • Misverstanden kunnen worden voorkomen omdat iedereen zijn rol kent. Zo kunt u iedereen vanaf het begin bij het project betrekken. En u kunt ook bijhouden of doelen zijn bereikt en taken zijn voltooid. Alle betrokkenen nemen direct verantwoordelijkheid en helpen het proces vorm te geven

  • Bepaal gedragsregels en normen

    • Om te voorkomen dat alle betrokkenen hun eigen gedragsregels meenemen naar het project, moet u samen gedragsregels en normen definiëren. Dit omvat bijvoorbeeld open interactie met elkaar, waarbij iedereen zijn mening kan geven en verdedigen. De prestaties van alle teamleden moeten worden gewaardeerd, ongeacht hun bijdrage aan het algehele succes van het project. Discussies moeten altijd feitelijk zijn en mogen nooit gepersonaliseerd worden. Probeer bij beslissingen of conflicten zoveel mogelijk tot een consensus te komen. Dit is belangrijk om ontevredenheid te voorkomen. Om tot een gezamenlijke consensus in een groep te komen, moeten alle betrokkenen de kans krijgen om hun tegenstanders te uiten

  • Tijd- en organisatieplanning van workflows en projectprocessen

  • Hoe voortaan te communiceren

  • Feedbackronde

    • Twijfels, zorgen en suggesties moeten altijd worden opgenomen en serieus worden genomen. Maar: Een startbijeenkomst wordt voornamelijk gebruikt voor een eerste discussie. Zorg ervoor dat er geen discussies zijn over details

Verder verloop van het project

Projecten zijn meestal onderverdeeld in verschillende fasen. Naarmate het project vordert, moet u ook de tijd nemen om te bespreken en te erkennen wat u tot nu toe hebt bereikt. Dit geeft u een betere controle over of taken worden voltooid en of de planning wordt nageleefd. En u kunt op tijd ingrijpen als het projectdoel uit het oog wordt verloren.

Conclusie

Als de samenstelling van het team onderschat wordt, leidt dit vaak tot conflicten en problemen – deze lopen als een rode draad door de implementatiefase. Een slecht humeur in het team is onvermijdelijk, het succes van het project komt in gevaar en de echte start kan worden uitgesteld. De kosten blijven stijgen. Maar als u vanaf het begin een projectteam samenstelt dat

  • gewetensvol werkt
  • de nodige expertise heeft
  • goed samenwerkt met de ERP-aanbieder
  • versterkt de acceptatie van het project door de werknemers

de introductie is zeer waarschijnlijk succesvol

Wilt u meer weten over het samenstellen van een projectteam of over de volledige reeks TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!

 

Succesvolle implementatie van een ERP-systeem

De invoering van een ERP-systeem is vaak een lang en complex proces dat veel afzonderlijke stappen omvat. Het kan enkele maanden duren voordat het systeem in uw dagelijkse bedrijf is geïntegreerd – afhankelijk van de complexiteit van de vereisten en het aantal werknemers. Een project als dit kost tijd, middelen en waarschijnlijk een paar zenuwen. Maar voordat u de handdoek in de ring gooit, geldt voor de invoering van een ERP-systeem hetzelfde als voor elk ander project: planning is alles. Het succes van een ERP-project hangt zelden af van de technologie. Maar wat zorgt ervoor dat het mislukt? Het zijn eerder slecht gedefinieerde doelen, onduidelijke processtructuren of zelfs de afwijzing van werknemers. Wat u dus nodig hebt, is een goede voorbereiding en een projectteam dat vanaf het begin samenwerkt. Hieronder vindt u een overzicht van het ERP-implementatieproces – en waar u nog meer op moet letten om van uw project een succes te maken.</strong

De ERP-implementatie voorbereiden en analyseren

Voordat u begint met het onderzoeken van geschikte ERP-aanbieders, moet u zich afvragen of u klaar bent voor een ERP-systeem. Bijvoorbeeld, zelfs de beste software kan een gebrek aan basis niet compenseren. Als klein of middelgroot bedrijf hebt u vaak ook beperkte middelen. U moet daarom niet laks zijn in uw eerste overwegingen. Een belangrijke factor is bijvoorbeeld gecentraliseerd gegevensbeheer in uw bedrijf. Uw gegevens moeten up-to-date zijn en uw processen moeten regelmatig gedocumenteerd worden. Wat wilt u bereiken met de invoering van een ERP-systeem? Wat moet het systeem kunnen? Fundamentele vragen die veel bedrijven vaak licht opvatten. Zodra u de essentiële zaken hebt opgehelderd, hebt u de basis voor uw ERP-project gelegd.

Behoefteanalyse en specificaties

Het volgende op uw lijst is het uitvoeren van een eisenanalyse. Hier moet u proberen zo open mogelijk te zijn. Om nieuwe perspectieven te krijgen, kan het nuttig zijn om externe deskundigen in te schakelen – zo kunt u uw bedrijf vaak door andere ogen bekijken. Het kan ook nuttig zijn om uw werknemers bij het proces te betrekken. Zij zijn tenslotte degenen die later met de ERP-software zullen werken. De beste manier om dit te doen is met een rondleiding door het bedrijf en een persoonlijk gesprek. Een goede manier om uw bedrijfsdoelstellingen en de vereisten voor het ERP-systeem vast te leggen is een specificatieblad. Dit document is de basis voor de verdere ERP-selectie. Er wordt onderscheid gemaakt tussen technische en functionele vereisten. Probeer uw verwachtingen echter oplossingsneutraal te formuleren en laat de implementatie gewoon over aan uw toekomstige ERP-leverancier.

einführung-erp-system

Naast de vereisten voor het ERP-systeem moet het document ook een beschrijving van uw bedrijf en de marktomgeving bevatten. Informatie over uw producten, diensten, sterke punten en huidige IT-infrastructuur zijn ook nuttige toevoegingen. Een tijdschema en een contactpersoon zijn ook belangrijk. Neem de tijd om dit te formuleren, aangezien aanpassingen achteraf meestal duur zijn.

Projectmanager en hoofdgebruiker

Naast het uitvoeren van een behoefteanalyse en het maken van een specificatieblad, is het projectteam minstens zo belangrijk bij de introductie van een ERP-systeem. U hebt een projectmanager en een sleutelgebruiker nodig. Bij het selecteren van uw werknemers moet u hun karaktereigenschappen niet verwaarlozen. De projectmanager moet bijvoorbeeld assertief maar ook emphatisch zijn. Oog hebben voor het grote geheel en dicht bij de dagelijkse gang van zaken blijven. Key users vertegenwoordigen daarentegen de belangen van uw werknemers. Zij bemiddelen, fungeren als mentor en wijzen op de voordelen en veranderingen die voortvloeien uit de invoering van een ERP-systeem. Zij proberen op een gevoelige manier angsten en bedenkingen weg te nemen en zijn degenen die het personeel trainen in het systeem. Uw key user moet zoveel mogelijk ervaring en expertise hebben. Wees u ervan bewust dat beide functies veel tijd in beslag nemen. Tijd waarin de normale dagelijkse taken verdeeld moeten worden over andere werknemers.

Van de longlist naar de shortlist

De juiste ERP-aanbieder vinden is niet zo eenvoudig. Maar omdat u de komende jaren met hen zult werken, moet u de keuze niet licht opvatten. Er is echter een goede manier om uw zoektocht wat gemakkelijker te maken. Begin uw zoektocht door onderzoek te doen op het internet en een checklist bij te houden. Vat in een document ruwweg samen welke aanbieders over het algemeen in aanmerking komen. Deze zogenaamde longlijst geeft u een eerste overzicht. Houd altijd rekening met zowel de technische als de functionele eisen: Zijn er bijvoorbeeld vereiste interfaces met andere systemen? Zodra u alle providers hebt verzameld, stuurt u hen de specificaties die u eerder hebt opgesteld. Observeer nu hoe de providers op uw aanvraag reageren. Hoe lang moet u wachten op een antwoord? Is de e-mail een standaardtekst of krijgt u een persoonlijk antwoord? Op deze manier kunt u andere ERP-aanbieders eruit filteren.

erp-einführung-projektteam

De overgebleven kandidaten vormen uw shortlist en u moet met hen een afspraak maken voor een korte presentatie. Hier kunt u uw huidige situatie presenteren en eventuele vragen toelichten. Daarna volgt een ERP workshop. Een presentatie op maat. De leverancier kan de functies die u nodig hebt in hun eigen systeem demonstreren – met behulp van voorbeeldgegevens of een kleine selectie van uw originele gegevens. Dit geeft u een idee van hoe het ERP-systeem in uw bedrijf zou passen. Het hele projectteam moet bij de workshop aanwezig zijn. Let ook op het persoonlijke vlak, ze moeten tenslotte goed met elkaar overweg kunnen. Na de workshop kan de leverancier u precies vertellen wat u qua prijs kunt verwachten. Vooraf kunnen alleen de licentiekosten worden genoemd.

Invoering van een ERP-systeem – de implementatiefase

Zodra u een geschikte ERP-aanbieder hebt gekozen, kan de implementatie beginnen. In een specificatieblad zal uw leverancier u laten zien hoe zij uw vereisten willen implementeren. De termen specificatie en eisen-specificatie worden vaak door elkaar gebruikt, maar het zijn twee verschillende documenten. Neem de eisenspecificatie zorgvuldig door, want deze vormt de basis van uw ERP-implementatie. Zo kunt u aanpassingen zoveel mogelijk vermijden naarmate het project vordert. Vervolgens wordt het systeem geïnstalleerd met demodata, set-up en maatwerk. Tot slot hoeft u alleen nog maar uw gegevens over te dragen. De opleiding van het personeel wordt meestal verzorgd door uw hoofdgebruiker. En dan is het klaar! Het systeem gaat live.

Checklist – Bent u klaar voor de invoering van een ERP-systeem?

  • Is er een actuele, gecentraliseerde database beschikbaar?
  • Is het projectteam beschikbaar?
  • Worden de bedrijfsprocessen regelmatig en consistent in het systeem ingevoerd?
  • Is de uitwisseling van informatie geregeld op basis van processen?

Samenvatting van de ERP-implementatie

Een korte samenvatting van de afzonderlijke stappen voor een beter overzicht:

  • Het uitvoeren van een behoeftenanalyse
  • Opstellen van een eisenspecificatie
  • Samenstellen van een projectteam
  • Opstellen van een lange en korte lijst
  • Het houden van een ERP-workshop
  • Het maken van de ERP-selectie
  • Specificaties laten opstellen
  • Installatie van de ERP-software
  • Gegevensoverdracht
  • Aanpassing & rapportage
  • Echte werking (dagelijkse werkzaamheden)

In het volgende artikel leest u welke factoren uw ERP-project zullen helpen slagen en wat u moet vermijden. Wilt u meer weten over ERP-implementatie of het volledige aanbod van TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!

Hoe kan ik als gebruiker een goed ERP-systeem herkennen?

Stel dat u voor de taak staat om een ERP-systeem voor uw bedrijf te selecteren. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Misschien wordt uw huidige systeem ouder, bent u ontevreden of had u er nog geen en wilt u eindelijk af van vervelende eilandoplossingen. Een ERP-systeem is het hart en de ruggengraat van elk bedrijf; het zorgt voor orde en structuur.

Het is waarschijnlijk dat er meerdere, soms heel verschillende mensen met het systeem werken. Daarom moet u proberen om een oplossing te vinden die flexibel is en dus aan ieders behoeften voldoet. Dit is de enige manier waarop het u toegevoegde waarde kan bieden. Zoals u zich zult realiseren, is het maken van de juiste keuze een verantwoordelijke taak. De nieuwe oplossing moet u immers ook de komende jaren naar tevredenheid begeleiden. Dus waar kunt u het beste beginnen met zoeken? Wat maakt een systeem eigenlijk tot een goed systeem? Laten we één ding duidelijk stellen – er bestaat niet zoiets als ‘het ene’ systeem. Welk systeem goed is, is subjectief. Het hangt meer af van de behoeften die u hebt en de doelen die u nastreeft. Iets dat voor anderen werkt, hoeft niet per se voor u te werken. Het beste systeem is het systeem dat het beste bij uw bedrijf past. De doorslaggevende factor is uiteindelijk wat voor u belangrijk is. Er zijn echter enkele aspecten waarmee u rekening kunt houden om te beoordelen of het ERP-systeem goed in uw organisatie zou passen.

ERP-systeem - verwarde zakenman met veel aantekeningen op zijn lichaam

Alle begin is moeilijk

Onze omgeving en dus ook ERP-systemen worden steeds complexer. Er zijn zoveel aanbiedingen dat het moeilijk is om precies te weten waar u moet beginnen met zoeken. ERP-systemen verschillen voornamelijk wat betreft hun functionele focus, schaalbaarheid voor verschillende bedrijfsgroottes, het aanbod van functies en de gebruikte technologieën. Het hangt er dus vanaf in welke branche u werkt, hoeveel werknemers u hebt en natuurlijk wat u van het systeem verwacht. Een industrieel bedrijf heeft andere eisen dan bijvoorbeeld een groothandelaar of een bedrijf voor transport & logistiek. Om het wat makkelijker te maken om te beginnen, zal het helpen om de bestaande selectie grofweg in te perken. U moet nu goed kijken naar de systemen die op de shortlist staan.

Wat maakt een geschikt ERP-systeem

?

Overzicht en uiterlijk

Het eerste wat u opvalt aan een ERP-systeem is natuurlijk het uiterlijk. Zorg ervoor dat het lettertype een leesbaar contrast heeft en dat de basiselementen op het scherm gemakkelijk te herkennen zijn. Relevante informatie is gemakkelijker te herkennen als het visueel afsteekt tegen de achtergrond. Bovendien moet zelfs iemand die nog nooit met een ERP-systeem heeft gewerkt, de belangrijkste functies in één oogopslag kunnen vinden. De grootte van trefvlakken voor selecties, lijsten of navigatie-elementen is ook belangrijk voor een efficiënte werking. Voor veel gebruikers is een gestandaardiseerd, aantrekkelijk ontwerp al een doorslaggevende factor bij het kiezen van een ERP-systeem.

Gebruiksvriendelijkheid

Nu is het tijd om het systeem te testen. Het ERP-systeem moet u natuurlijk zoveel mogelijk ondersteunen om uw taak snel uit te voeren. Laten we aannemen dat u een nieuwe klant wilt aanmaken. Kunt u in één oogopslag zien waar u zich in het programma bevindt en waar u naartoe moet? Hoeveel klikken hebt u nodig om het contact aan te maken? Zijn verplichte velden gelabeld en foutmeldingen duidelijk? Het systeem moet u feedback geven wanneer u iets hebt ingevoerd. Zo kunt u er zeker van zijn dat het de invoer heeft begrepen en dat de actie is geactiveerd. Let ook op de fouttolerantie. Typefouten moeten met weinig moeite gecorrigeerd kunnen worden. Problemen met de werking komen meestal alleen voor bij dagelijks gebruik en zijn op het eerste gezicht moeilijk te herkennen. De werking van een programma hangt echter ook af van de betreffende taak en moet daarom altijd individueel beoordeeld worden. Er is geen algemene waarde die goede bruikbaarheid voor alle gebruikers in gelijke mate definieert.

Aangepast en uitbreidbaar

Een kleine vooruitziende blik is nu vereist. Bij het kiezen van een nieuw systeem moet u zich niet beperken tot uw huidige eisen en behoeften. Als bedrijf hebt u een systeem nodig dat met u mee kan groeien. Een toekomstbestendig ERP-systeem is zo flexibel dat het zich gemakkelijk kan aanpassen aan veranderende omstandigheden en behoeften. Modulaire en functioneel uitbreidbare systemen zijn hier in het voordeel. Ze stellen u in staat om veel gerichter en meer op maat in uw behoeften te voorzien. Het biedt u de mogelijkheid om functies te gebruiken die op uw bedrijf zijn afgestemd.</span

Succes door organisatie

Mobiele toepassingen en gegevensopslag

Zoek uit of u onderweg altijd toegang tot uw gegevens kunt krijgen. Zo kunt u onafhankelijk werken en bespaart u enorm veel tijd en productiviteit tijdens vergaderingen, onderhandelingen of zelfs bij de klant. Het risico op fouten kan ook sterk worden verminderd als uw werknemers onderweg relevante gegevens direct kunnen invoeren. De gegevens hoeven niet op één plaats te worden ingevoerd en later opnieuw in het programma te worden ingevoerd. In uw eigen datacenter, in de cloud of als gehoste service: ERP-oplossingen moeten in elke variant of een combinatie daarvan geïnstalleerd kunnen worden en altijd een uniform systeem vormen. Hierdoor kunnen gedecentraliseerde locaties economisch geïntegreerd worden.

Introductietijd en ondersteuning

Ga na hoe lang het duurt voordat u het systeem in uw bedrijf kunt gebruiken. Houd ook rekening met de impact van de implementatie op de dagelijkse gang van zaken. Heeft u een persoonlijke consultant en kunt u die gemakkelijk bereiken of is er alleen een hotline nummer als u een probleem hebt?

Kosten op lange termijn

Veel bedrijven kiezen voor een ERP-systeem om onder andere kosten te besparen. Houd er echter rekening mee dat u naast de implementatiekosten ook kosten op de lange termijn kunt hebben. Aangezien uw ERP-systeem idealiter met uw bedrijf meegroeit, mogen toekomstige onderhouds- en opleidingskosten niet worden verwaarloosd.

Conclusie

Het kan vaak nuttig zijn om een ERP-consultant te raadplegen. Wees u er wel van bewust dat niet elke consultant objectief is. Dus ook hier moet u iemand zoeken die ervaring heeft en idealiter met meerdere aanbieders werkt. Naast presentaties en workshops bieden veel aanbieders ook een gratis proefversie aan, waarin u het systeem kunt uitproberen. Zo krijgt u een indruk van hoe het systeem in uw bedrijf zou passen. En als laatste tip: kijk niet alleen naar het aantal functies, maar ook naar de sociale component. Voor een betrouwbare en op vertrouwen gebaseerde samenwerking moet niet alleen het systeem, maar ook de provider bij u passen.

Als u meer wilt weten over de voordelen van ERP-systemen of het volledige scala aan functies van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!

Key-gebruikers voor een ERP-project: de juiste keuze

Hoe vindt u de beste ERP key users

De invoering van een ERP-systeem is meestal een omvangrijk project. Afhankelijk van de grootte kan het enkele weken of zelfs maanden duren. Het lijdt geen twijfel dat zo’n project kapitaal en tijd in beslag neemt, evenals uw personeel. Dit geldt vooral voor kleine of middelgrote bedrijven met beperkte fondsen en middelen. Wij raden u daarom aan om de afzonderlijke stappen ruim van tevoren te plannen en de realisatie niet te overhaasten. Dit geldt ook en vooral voor de selectie van belangrijke gebruikers voor het ERP-project.

Het succes van uw software-implementatie hangt voor een groot deel af van de samenstelling van uw projectteam en de betrokkenheid van het team. Dit is waar de belangrijkste gebruikers voor het ERP-project om de hoek komen kijken! Zij zijn een belangrijk onderdeel van uw projectteam en spelen een sleutelrol in het succes van de implementatie. Omgekeerd hebben ongeschikte key users in een ERP-project een negatieve invloed op het resultaat. Maar hoe vindt u een geschikte kandidaat voor deze rol?

Welke taken heeft een key user in een ERP-project?

Wat is een key user precies? En welke rol speelt een key user in een ERP-project? In onze ervaring is het antwoord als volgt: key users vormen de interface tussen het ERP-systeem en de daadwerkelijke gebruikers van de software of de workflows en processen in het bedrijf.

Tijdens de implementatie: uw key user als contactpersoon & link

Sleutelgebruikers in een ERP-project vertegenwoordigen de belangen van hun afdeling. Ze werken nauw samen met de ERP-leverancier, het projectmanagement en de rest van het personeel tijdens de hele implementatieperiode. Sleutelgebruikers houden daarom vanaf het begin toezicht op het project, fungeren als een uitgebreid contactpunt en bemiddelen tussen het projectmanagement en het personeel, d.w.z. de toekomstige gebruikers van de software.

Het voordeel hiervan is enerzijds dat key users de gebruikers al in een vroeg stadium informeren over de geplande procedure of over wijzigingen door het projectmanagement en uitleggen waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Aan de andere kant koppelen zij ook de eisen, belangen en wensen van de medewerkers terug naar het projectmanagement. Door een voortdurende uitwisseling zorgen key users in een ERP-project ervoor dat uw werknemers vanaf het begin betrokken zijn en de beslissingen van het projectmanagement beter kunnen begrijpen. En het zorgt ervoor dat alle belangrijke punten aan het eind in het systeem terug te vinden zijn.

Key users in het ERP-projectde acceptatie van de implementatie versterken

Het is menselijk: Grote veranderingen veroorzaken aanvankelijk scepsis. Als u een kant-en-klaar systeem aan uw werknemers voorlegt, leidt dit vaak tot bedenkingen of regelrechte afwijzing. Daarom is het des te belangrijker om de suggesties en wensen van het personeel in overweging te nemen, erop te reageren en ze waar mogelijk te implementeren. Dit zal de acceptatie van uw project vergroten.</p

Alleen als het personeel het systeem accepteert, zal de introductie van de software de moeite waard zijn. Dit is precies waar een geschikte key user in een ERP-project van pas komt. Zij zullen de voordelen van de nieuwe software benadrukken, maar ook het doel van de verandering uitleggen. Als de software op de juiste manier wordt gebruikt, creëert het structuren, stelt het banen veilig en bevordert het de groei van het bedrijf. Om deze positieve argumenten over te brengen, raden wij regelmatige korte vergaderingen of een nieuwsbrief aan. Op deze manier wordt de belangrijkste gebruiker voortdurend en duurzaam geïnformeerd over de huidige status van het project en krijgt hij of zij actief feedback.

Na de implementatie: key users voor training van werknemers

Nadat de software is geïnstalleerd, neemt de key user meestal de training van uw werknemers over. Slechts in zeldzame gevallen wordt de training van werknemers uitgevoerd door de ERP-leverancier. Natuurlijk is het belangrijk dat de key user vóór de training bekend is met alle relevante functies en mogelijkheden van het systeem, zodat hij deze kennis aan zijn collega’s kan doorgeven. Zelfs na de implementatie is hij de contactpersoon voor vragen en problemen. Dit houdt ook in dat hij suggesties voor verbeteringen, wijzigingsverzoeken en aanpassingen voor de volgende update van de oplossing verzamelt en doorgeeft aan de ERP-leverancier.

Welke kwaliteiten heeft een goede key user nodig in een ERP-project?

Een geschikte key user moet aan bepaalde eigenschappen voldoen die niet alle werknemers hebben. Onze tip: Maak van een werknemer niet zomaar de hoofdgebruiker in het ERP-project waar u in de dagelijkse gang van zaken het gemakkelijkst zonder kunt of die het snelst van zijn taken kan worden ontheven. Een werknemer die ongeschikt is als key user kan het project niet goed ondersteunen en kan zelfs een negatieve invloed hebben op de implementatie. Bijvoorbeeld omdat ze de verkeerde oplossingen ontwikkelen of niet in staat zijn om het personeel te overtuigen van de voordelen van de nieuwe software.

Eigenschappen die een key user moet bezitten

Eigenschappen die een key user in een ERP-project moet hebben:

  • Basiskennis van techniek en een snelle beheersing om zich snel vertrouwd te kunnen maken met de nieuwe software
  • Een hoog niveau van technische expertise en interesse in de processen van andere gebieden van het bedrijf om de taken als belangrijke gebruiker te vervullen
  • Empathie versus autoriteit: empathie is belangrijk om de angsten van werknemers te begrijpen en erop te reageren – maar assertiviteit is ook essentieel om de belangrijkste punten van het ERP-project niet uit het oog te verliezen
  • Verziende blik: Een goede key user denkt en handelt met een vooruitziende blik, houdt het overzicht en heeft oog voor de dagelijkse uitdagingen van zijn collega’s
  • Open-mindedness: Deze eigenschap is bijzonder belangrijk, omdat key users als constant aanspreekpunt in een ERP-project fungeren en een bemiddelende rol moeten spelen bij de opleiding van medewerkers en hun kennis zo goed mogelijk moeten overdragen
  • Echte interesse en motivatie in het ERP-project

 

Wilt u een key user selecteren voor een ERP-project in uw bedrijf? Profiteer van onze ervaring met TimeLine ERP-projecten en selecteer de beste key users!

Sleutelgebruiker in een ERP-project: Hoe vindt u een geschikte kandidaat

Het is waar dat slechts zelden al deze punten op een werknemer van toepassing zullen zijn. Het belangrijkste is echter om een kandidaat te selecteren als key user in uw ERP-project die zich volledig inzet voor het project en ook zijn collega’s kan inspireren met deze voorbeeldige houding. Als uw key user openstaat voor nieuwe uitdagingen en gemotiveerd is om de taak op zich te nemen, dan gaat dit vanzelf. Hier zijn onze vier tips om u te helpen bij het vinden van een geschikte key user voor het ERP-project:

Tip 1: Zoek niet naar hiërarchische rang

Wanneer het aankomt op het vertegenwoordigen van de belangen van de afdeling, denken veel ondernemers eerst aan het afdelingshoofd. Dat is begrijpelijk, want zij hebben meestal veel ervaring, zijn bekend met de processen van het bedrijf en worden zeer gerespecteerd door hun collega’s. Wie is er dan beter geschikt voor de rol en taken van een belangrijke gebruiker in een ERP-project? In werkelijkheid is het afdelingshoofd echter niet altijd de beste keuze. Een goed afdelingshoofd is namelijk niet automatisch een geschikte key user. Vooral in grote bedrijven hebben zij vaak een zekere afstand tot de dagelijkse werkzaamheden ontwikkeld en hebben zij de neiging om administratieve taken op zich te nemen. Ze zijn niet altijd bekend met de werkelijke werkprocessen, althans niet in detail. Maar een afdelingshoofd kan natuurlijk ook een geschikte key user zijn of een training als key user uitvoeren. Het een sluit het ander niet uit.

Tip 2: Ga op zoek naar top performers

Kijk goed, want werknemers met de juiste kwaliteiten zijn te vinden ongeacht hun positie in het bedrijf. Ga op zoek naar toppresteerders! Zelfs als hoofdgebruikers in een ERP-project staan zij hoog aangeschreven bij het personeel. Ze zijn betrouwbaar en er wordt eerder naar ze geluisterd als het projectmanagement bijvoorbeeld suggesties voor veranderingen doet. Een topper heeft meer kans om sceptische werknemers te overtuigen en de acceptatie van het project te vergroten. Dit loont ook als de key user verantwoordelijk is voor de gebruikerstraining.

Tip 3: Richt uw zoektocht niet alleen op expertise

Natuurlijk is expertise belangrijk als het gaat om het vertegenwoordigen van uw eigen specialisme. Belangrijke gebruikers in een ERP-project moeten volledig bekend zijn met de taken op hun afdeling en de bedrijfsprocessen daar. Maar bepaalde zachte vaardigheden zijn minstens zo belangrijk, waarover een key user moet beschikken. Persoonlijke waarden en eigenschappen zoals betrouwbaarheid, respect en eerlijkheid, maar ook geduld, een vriendelijke houding en het vermogen om kritiek te verdragen zijn belangrijk. Hierdoor blijft de motivatie voor het project behouden en kunnen eventuele weerstanden of bedenkingen tijdig overwonnen worden. Dit verhoogt de medewerking aan uw ERP-project. In het beste geval komen empathie en assertiviteit samen. Luisteren, inspireren, moeilijke kwesties duidelijk uitleggen en altijd een goede balans vinden – dat is de uitdaging.

Tip 4: Vooruitzien en motivatie

In veel bedrijven richten individuele werknemers zich sterk op hun eigen taken. Communicatie met andere afdelingen van het bedrijf vindt vaak slechts sporadisch plaats. Bedrijfsprocessen eindigen echter niet aan de afdelingsgrens. De hoofdgebruiker in uw ERP-project moet vooruitziend en vooral afdelingsoverstijgend denken en handelen. Dit veronderstelt dat hij een expert is op zijn eigen specialistische gebied, maar ook geïnteresseerd is in de processen van andere gebieden van het bedrijf. De belangrijkste voorwaarden waarover een key user moet beschikken, zijn echter motivatie, oprechte interesse in de taak en het vermogen om deze interesse op te wekken bij de rest van het personeel.

Klinkt als een leuke taak – wat is het addertje onder het gras?

Werknemers die de rol van hoofdgebruiker in een ERP-project op zich nemen, moeten zich ervan bewust zijn dat ze tijdens de implementatiefase overuren kunnen verwachten. Naast de normale dagelijkse werkzaamheden zullen er extra vergaderingen en trainingssessies op de agenda staan – gedurende meerdere weken of maanden, afhankelijk van de omvang van het project.

Hoe ondersteunt u uw belangrijkste gebruiker als ondernemer?

ERP-projecten zijn tijdrovend voor de key user, en daarom heeft zelfs de beste key user uw ondersteuning nodig. Het is bijvoorbeeld verstandig om een periode voor de introductie te kiezen wanneer er geen andereprojecten gepland zijn of wanneer u uit ervaring weet dat het wat rustiger is in het bedrijf. Bovendien moet u de geselecteerde werknemers niet tegelijkertijd voor andere grote klantprojecten inplannen.

Dagelijkse zakelijke taken kunnen in deze periode door andere collega’s worden overgenomen. Op voorwaarde dat het project door alle werknemers in gelijke mate wordt ondersteund. Als het project echter fundamenteel in twijfel wordt getrokken, kan de werksfeer door dergelijke maatregelen verslechteren. Als ze de voordelen van het project zien, zijn ze eerder bereid om de tijdelijke last van belangrijke gebruikerstaken te accepteren.

Voor de duidelijkheid: een ERP-project gaat vaak gepaard met stress. U zult waarschijnlijk overtuigd moeten worden zodra u uw ideale kandidaat hebt gevonden. Maak duidelijk hoe belangrijk een succesvolle implementatie voor het bedrijf is en benadruk ook de voordelen voor de werknemers. Door op te treden als een belangrijke gebruiker in een ERP-project, doet u leiderschapservaring op – en de ervaring heeft geleerd dat de reputatie in het bedrijf aanzienlijk toeneemt na een succesvolle implementatie. Als iemand absoluut geen interesse heeft in deze taak, is het beter om iemand anders voor deze rol te kiezen. Werknemers die alle belangrijke kwaliteiten hebben, maar niet geïnteresseerd zijn in de taak, zullen u geen meerwaarde bieden. Een positief introductieproces zou in gevaar komen.

Conclusie: zoek belangrijke gebruikers voor ERP-projecten

Bijna elk bedrijf heeft wel een geschikte werknemer die de rol van key user in een ERP-project op zich kan nemen. De uitdaging is nu om deze persoon te vinden. Het zijn vaak degenen aan wie u op het eerste gezicht niet denkt. Om het ERP-project tot een goed einde te brengen, moet u geen slechte compromissen sluiten. Een slecht geselecteerd projectteam zal snel zijn grenzen bereiken – en er kunnen conflicten en vertragingen ontstaan, waardoor het succes van het project in gevaar komt. Het is beter om iets meer tijd te nemen bij het samenstellen van het team en te vertrouwen op een gemotiveerd team dat goed samenwerkt en samen alle uitdagingen overwint. Deze motivatie zal automatisch overslaan op het voltallige personeel. Zelfs als de invoering van ERP-software een technische implementatie is, moet de focus altijd op de mensen in het bedrijf liggen.

 

Wilt u meer weten over ERP-implementatie en de selectie van belangrijke gebruikers in een ERP-project? Of bent u geïnteresseerd om vertrouwd te raken met het volledige scala van TimeLine ERP functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!