De ietwat andere poging tot uitleg
Een goede professor, zegt men, kan de grondbeginselen van de theoretische natuurkunde uitleggen op een bierviltje. Laten we eens kijken naar een vergelijkbaar voorbeeld, maar vervang de natuurkunde door een ERP-systeem en het bierviltje door een supermarktfiliaal. Deze blogpost bootst de professor na. We nemen u mee op een reis door de uitgestrektheid van de winkelschappen en beginnen met een iets ander soort uitleg.
Aan het begin van elke poging tot uitleg staat een nieuwsgierig persoon. Als u een die-hard kenner van ERP-software bent, een ERP-sommelier zogezegd, dan kunt u deze blogpost met een goed gevoel overslaan en doorgaan naar de volgende post – of u kunt blijven en uw dagelijkse dosis bevestiging krijgen. Deze blogpost is opgedragen aan iedereen voor wie ERP (nog) een groen gebied is.
De stap door de glazen schuifdeur
Aan de slag gaan met een ERP-programma zou net zo gemakkelijk moeten zijn als naar de supermarkt gaan, maar u moet het niet overhaasten. In ons voorbeeld kan dit gemakkelijk bereikt worden met de vergelijking
vertegenwoordigen. De beslissing voor of tegen moet daarom goed overwogen en niet overhaast genomen worden, anders wordt het een ramp. Om u te helpen beslissen, sturen wij geen smaak- of geurmonsters, maar bieden wij u wel een gratis demo download.
De verkoopruimte
Stel uw bedrijf voor als een verkoopruimte in een supermarkt met veel producten. Het ERP-systeem staat voor de schappen en biedt u de mogelijkheid om uw artikelen traceerbaar en georganiseerd op te slaan. Staat er te weinig jam in het schap? Is de rigatoni weer eens niet op voorraad? Het ERP-systeem voorziet u in een vroeg stadium van informatie en stelt u in staat om uw artikelorganisatie te plannen. Of het nu gaat om serienummers of batchnummers, First In – First Out (FiFo) of Last In – First Out (LiFo) – naast het genie beheerst het ERP-systeem de chaos. Voor de bijzonder nieuwsgierigen is er hier een korte extra excursie.
Bij de vleesbalie
Cordon Bleu staat op uw boodschappenlijstje. Zoals u weet is dit Frans en betekent het zoiets als “blauw lint”. Formidabel – maar hoe zit het met de samenstelling? Dit is waar we de brug slaan naar de productieplanningsprocessen binnen een ERP-systeem.
Goederen worden verwerkt, verfijnd en, indien nodig, samengesteld uit verschillende componenten. Dit is ook het geval met onze cordon bleu. Als we onze metafoor volgen, biedt het ERP-systeem het platform voor het beheren en controleren van alle productieprocessen. Het toont mij de verhouding tussen ham, kaas en schnitzel en geeft mij de paneerlaag direct in de stuklijst. Dankzij de productieplanning is het mogelijk om op transparante wijze te controleren en bij te houden wat (cordon bleu) waar (bij vleesbalie 2) en door wie (meesterslager Koch) geproduceerd wordt, was of moet worden. Hebt u vragen over de digitale vleesbalie? hier vindt u de antwoorden.
Achter de schermen
Supermarkten werken over het algemeen met het “FeFo” (First Expired – First out) opslagtype, wat betekent dat producten worden gesorteerd op bederfelijkheid. ERP-systemen bieden de mogelijkheid om het voorraadbeheer naar eigen smaak te organiseren – inclusief het inventariseren van de inhoud van het magazijn.
De inkoop van nieuwe artikelen wordt voortdurend gecontroleerd, zodat u tijdens het winkelen niet met lege handen staat. Of het nu jam of rigatoni is, met “Material Requirements Planning” (MRP) kunnen inkoop- en/of productievereisten voor minimale voorraadniveaus, klantorders en batchgroottes die met leveranciers zijn overeengekomen, eenvoudig in het ERP-systeem worden bepaald. Dit betekent dat het magazijn alleen wordt gevuld met wat werkelijk nodig is.
Terug naar de vleesbalie. Meesterslager Koch wil graag op vakantie tijdens de Europese Kampioenschappen. Om ervoor te zorgen dat u niet bij een onbemande toonbank staat, is er Personeelsplanning (PEP) in het ERP-systeem. Vakanties, ziekte, ploegendiensten – PEP zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Dus de barbecue met vrienden wordt gespaard.
Eindspurt bij de kassa
De kassa vertegenwoordigt de verkoop binnen een ERP-systeem. Offertes, bestellingen, leveringsbonnen, facturen of creditnota’s – een ERP-systeem biedt uitgebreide ondersteuning voor de dagelijkse verkoopprocessen. Openstaande items en de vereffening ervan door de betaling van de klant kunnen op elk moment worden opgeroepen.
Wist u dat de kassabon zowel een factuur als een afleverbon is? Dit staat bekend als een directe factuur. Dit bespaart tijd en geld, maar u hoeft niet regelmatig de kassabon van uw voorganger uit het winkelwagentje te vissen. Om ervoor te zorgen dat u uw eigen kassabon niet kwijtraakt, kunt u thuis een budgetboek gebruiken. Het digitale document management systeem (DMS) zorgt hiervoor in het ERP-systeem. Een snelle scan en u hebt alle relevante documenten altijd bij de hand – zo eenvoudig kan organisatie zijn.
Ergens vragen over ERP?
De aankoop is betaald en uw hoofd zit nu vol en u realiseert zich langzaam dat deze blogpost nauwelijks op een bierviltje had gepast. De afslag komt net op tijd! Als alles goed is gegaan, staat u niet langer op een braakliggend terrein.
Als u meer wilt weten over ERP of het volledige gamma TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!