De kosten van ERP-systemen correct berekenen en verlagen

Hoe de kosten voor ERP-software zijn opgesplitst – en hoe u kunt besparen

Digitalisering vereist dat bedrijven hun processen herstructureren en afdelingen meer dan ooit in een netwerk onderbrengen. Een goede manier om dit te doen is met een ERP-systeem. Natuurlijk vragen bedrijven zich af hoeveel ERP-systemen kosten. Het goede nieuws: Niet alle kosten van een ERP-implementatie staan vast. Er is een variabel deel van de kosten van ERP-software dat u zelf kunt beïnvloeden. In dit artikel komt u te weten hoe ERP-kosten in elkaar zitten, hoe u kostendrijvers kunt herkennen en welke tips u kunt gebruiken om kosten te besparen tijdens de ERP-implementatie.

Waaruit bestaan de kosten van een ERP-systeem precies?

Ten eerste moeten we verduidelijken hoe de kosten van een ERP implementatie zijn opgebouwd. Als u dit weet en zich bewust bent van de factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op de kosten van een ERP-systeem, hebt u meer mogelijkheden om de ontwikkeling te beïnvloeden. Afhankelijk van de omvang van de processen die gedekt moeten worden, bestaat de prijs van het ERP-systeem uit verschillende factoren. Er wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met welke modules of hoeveel werkstations u nodig hebt. Omdat de prijsmodellen echter van bedrijf tot bedrijf verschillen, is het bijna onmogelijk om algemene uitspraken te doen over de werkelijke kosten van een ERP-systeem. In het algemeen kan echter gezegd worden dat de kosten uit twee gebieden bestaan:

• Licentiekosten voor ERP-software: De licentiekosten voor de software vormen ongeveer 50 procent van de totale kosten van het ERP-systeem. Helaas kunnen deze kosten niet worden gereduceerd en moeten ze altijd volledig worden begroot.
• Kosten voor ERP-services: De andere 50 procent van de ERP-kosten zijn voor services. Deze zijn variabel en dus beïnvloedbaar. Diensten omvatten maatwerk, consulting en services, evenals training voor hoofdgebruikers en eindgebruikers.

Welke ERP-systeemkosten worden er gemaakt voor de dienstensector?

Hoeveel van uw budget wordt besteed aan maatwerk, consulting en training hangt af van hoe nauw u aan de standaard werkt. Of het nu gaat om ERP-workshop, conceptualisatie, coördinatievergaderingen, programmeren, gegevensoverdracht, rapportage of training – als klant hebt u invloed op alle diensten. Natuurlijk moet u niet helemaal afzien van dit aanbod. Consultancy, training en technische aanpassingen zijn ongetwijfeld belangrijk om het ERP-systeem aan te passen aan de vereisten en processen van uw bedrijf en om uw werknemers vertrouwd te maken met het systeem.

Hoe kunt u de kosten van het ERP-systeem verlagen?

Met een goede voorbereiding kunt u de kosten van ERP-systemen in de dienstensector aanzienlijk verlagen. Uw medewerking is vereist! Helaas kunnen ongewenste kosten niet altijd volledig worden vermeden. Soms zijn bepaalde punten moeilijk in te schatten, ondanks de ERP workshop en specificaties. Deze worden dan pas duidelijk in de loop van het project. Er zijn echter ook kostenveroorzakers die met een goede voorbereiding vermeden kunnen worden.

5 tips voor gunstigere ERP software kosten

Tip 1: Duidelijke doelen en specifieke vereisten

Als u besluit om een ERP-systeem te gaan gebruiken, hebt u waarschijnlijk al een globaal idee van hoe het uw processen zou moeten verbeteren. Veel bedrijven formuleren hun wensen en doelen echter erg vaag. Ze willen vaak implementeren wat mogelijk is – volgens het motto “Elke functie komt ooit van pas”. Het probleem hiermee is dat u met zo’n aanpak nauwelijks de kosten van ERP-software kunt berekenen.

Als de vereisten vaag gedefinieerd zijn en problemen alleen aan de oppervlakte worden geschraapt zonder de mogelijke oorzaken te onderzoeken, staat het project vanaf het begin op wankele grond. Het resultaat wordt op zijn laatst duidelijk wanneer de specificaties worden opgesteld. Dan hebt u geen andere keuze dan te werken met wat het personeel wil – en dat kan leiden tot vertragingen en complicaties.

U moet daarom vanaf het begin duidelijke doelstellingen en specifieke eisen formuleren, zodat er een ERP-systeem wordt gecreëerd dat aan uw behoeften voldoet – en dat gemakkelijk voor uw budget is. Zo kan de leverancier het juiste ERP-systeem selecteren, een succesvolle ERP-implementatie garanderen en onnodige extra kosten besparen.

Tip 2: Balans tussen projectmanagement en afdelingen

Een andere factor voor hoge ERP-softwarekosten kan het gedrag van individuele afdelingen zijn in combinatie met zwak projectmanagement. Het komt vaak voor dat individuele werknemers of afdelingen meer vrijheid hebben dan anderen. Ze zijn gewend om hun plannen door te drukken en weinig compromissen te sluiten. Dan moet elk idee, hoe klein ook, worden uitgevoerd – of het nu een evaluatie, lijst of query is.

Als deze situatie nog verergerd wordt door een projectmanager die gemakkelijk toegeeft en alle verzoeken goedkeurt, zult u als besluitvormer al snel geconfronteerd worden met een lange lijst met verzoeken, vereisten en ideeën van uw werknemers – en zult u uiteindelijk voor navenant hoge ERP-systeemkosten komen te staan. Om de kosten in de gaten te houden, hebt u een sterk projectmanagement nodig dat soms suggesties van het personeel kan afwijzen.

Natuurlijk moeten de suggesties van werknemers serieus genomen worden, omdat zij het beste kunnen beoordelen welke functies nuttig zouden zijn. Een goede optie is om eerst alle aanpassingsverzoeken van het personeel te noteren en voorlopig nog met de standaard query’s te werken. Na een bepaalde tijd in de dagelijkse praktijk zal duidelijk worden of verdere aanpassingen zinvol zijn of dat de gewenste punten overbodig zijn geworden.

U kunt hier lezen hoe u een sterk projectteam kunt samenstellen:

• Welke kwaliteiten moet een projectmanager hebben?
• Wat zijn de verantwoordelijkheden van een projectmanager? Een gids
• Key-users voor een ERP-project – tips om de juiste keuze te maken

Tip 3: Bereid gegevens nauwkeurig voor

De database vormt de basis van een ERP-systeem. Aan het begin van elke ERP-implementatie wordt bepaald welke gegevens naar het nieuwe systeem worden overgezet. Dit zijn meestal alleen de stamgegevens. Iedereen heeft echter een andere definitie van stamgegevens, en daarom moet u eerst bepalen welke gegevens overgezet moeten worden – en controleren of ze up-to-date zijn. Zo kunt u met verse gegevens beginnen en het meeste uit de software halen zonder na te hoeven denken over aanpassingen achteraf. Dit kan de kosten van het ERP-systeem aanzienlijk verlagen.

U kunt hier lezen hoe u gegevens goed kunt voorbereiden:

• Hoe criteria voor gegevensonderhoud definiëren

Tip 4:Professionele gebruikers trainen

U moet een deel van de kosten van het ERP-systeem begroten voor de training van de relevante gebruikers. Hoe hoog deze kosten zullen zijn, hangt af van twee factoren: ten eerste, welke en hoeveel modules er gebruikt gaan worden en ten tweede, hoeveel mensen er getraind moeten worden en hoe vaak. Hoe groter het aantal modules, hoe meer tijd de training natuurlijk zal kosten. De ervaring leert dat de benodigde hoeveelheid training lager is bij een jonge leeftijdsopbouw dan bij een oudere leeftijdsopbouw. Jonge, PC-vaardige mensen hoeven vaak maar één keer getraind te worden, terwijl oudere mensen vaker getraind moeten worden.

Verder nuttige informatie over training vindt u hier:

• Waarom ERP-training zinvol is

Tip 5: Geef uw ERP-project de juiste prioriteit

Veel bedrijven denken dat de invoering van een ERP-systeem een project is dat naast de eigenlijke dagelijkse activiteiten loopt en niet veel middelen vereist. Dit idee moet u loslaten. Het project is geen dienst die u bij uw ERP-leverancier bestelt en waar u vervolgens niets meer mee te maken hebt. Het gaat tenslotte om uw processen en uw werknemers.

Als u het project niet de nodige aandacht geeft, zal het uitgesteld worden – en dit zal hoogstwaarschijnlijk weerspiegeld worden in hoge ERP-systeemkosten. Elke extra vergadering, elke uitgestelde afspraak en elke reis van de ERP-consultant verhoogt de kosten van de ERP-software. Uw medewerking is nodig om ervoor te zorgen dat de implementatie zo soepel mogelijk verloopt en uw kosten niet onnodig stijgen.

Klantprojecten krijgen vaak voorrang op ERP-projecten. Het projectteam bestaat uit onervaren medewerkers, omdat de ervaren collega’s elders nodig zijn. Vanuit uw oogpunt kan dit logisch zijn – de klant brengt uw bedrijf immers omzet en het ERP-project daarentegen kost u in eerste instantie middelen. Deze aanpak leidt echter meestal tot extra kosten, omdat onervaren werknemers vaak fouten maken die vermeden kunnen worden. Het principe is eigenlijk eenvoudig: hoe meer prioriteit u aan het project geeft, hoe sneller u de ERP-software kunt implementeren – en hoe lager de ERP-implementatiekosten uiteindelijk zullen zijn.

Conclusie: Hoe u de kosten van een ERP-systeem kunt verlagen

De invoering van een ERP-systeem gaat in eerste instantie gepaard met hoge kosten. De software wordt geleverd met veel standaardfuncties, maar geen enkel systeem kan vanaf het begin perfect op uw behoeften worden afgestemd. Aanpassingen op maat zijn daarom belangrijk om uw processen optimaal te ondersteunen en volledig af te dekken. Slechts de helft van de kosten van ERP-systemen zijn echter vaste kosten – hier moet u van profiteren.

Als u met deze punten rekening houdt, staat niets een succesvol – en betaalbaar – ERP-project in de weg:

1. 1. Goede voorbereiding ensamenwerking – met een gedetailleerde analyse van de vereisten kunt u latere aanpassingen voorkomen. Bepaal zo precies mogelijk wat het systeem uiteindelijk moet kunnen.
   2. Een sterk projectmanagement helpt om de kosten van de implementatie binnen de perken te houden. Stel hiervoor iemand aan die de kostenkwestie niet uit het oog verliest en standvastig blijft met het personeel.
   3. Zorgvuldig voorbereide gegevens voorkomen aanpassingen achteraf en verbeteren de prestaties.
   4. De trainingsinspanning kan worden verminderd met een slimmeselectie van gebruikers en modules.

1. 1. Hoe meer aandacht u aan het project besteedt, hoe lager de kosten uiteindelijk zullen zijn

.

Als u meer wilt weten over de kosten van een ERP-systeem, kunt u ons een bericht sturen via het contactformulier, schrijven naar [email protected] of contact opnemen met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!