Deze tips zullen u helpen bij uw ERP-selectie

Tegenwoordig is een goed functionerend ERP-systeem dat aan individuele behoeften is aangepast, het allerbelangrijkste.Op de juiste manier gebruikt, vormt het de spil van elk bedrijf – een centrale locatie waar alle bedrijfsprocessen samenkomen en door u gecoördineerd kunnen worden.Maar het is niet altijd eenvoudig om dat te bereiken. Het vinden van een geschikt systeem voor uw eigen bedrijf kan u voor één of twee uitdagingen stellen – het kiezen van een geschikte ERP-provider is er daar één van.De complexiteit van de markt wordt vaak onderschat.Het aanbod is soms erg verwarrend en omvat een aantal ERP-aanbieders waarvan de systemen verschillende gebruikssituaties dekken.Elke software heeft zijn eigen sterke en zwakke punten.Is het dan verwonderlijk dat veel besluitvormers al in dit vroege stadium van het project overbelast zijn? Om het ERP-selectieproces voor u wat gemakkelijker te maken, hebben wij de belangrijkste informatie over het selectieproces voor u samengevat.

ERP-selectie gemakkelijk gemaakt – stap voor stap naar uw doel

Het hele ERP-selectieproces gaat meestal gepaard met veel organisatorische inspanningen en vereist daarom een nauwkeurige voorbereiding.Het proces is verdeeld in verschillende fasen. De zoektocht naar een geschikte ERP-leverancier begint altijd met het uitvoeren van een eisenanalyse. De resultaten hiervan worden meestal vastgelegd in een eisenspecificatie. Het opstellen van een longlist en shortlist zijn ook cruciaal voor een gestructureerd proces.Eerst wordt er een ruwe zoektocht uitgevoerd met als doel alle potentiële ERP-aanbieders te verzamelen.Bij elke volgende stap wordt het aantal kandidaten gereduceerd met behulp van het eliminatieproces, zodat er aan het eind nog maar een handvol overblijft.

Deze aanpak betekent dat u niet meteen overweldigd wordt door de stortvloed van ERP-aanbieders, maar de mogelijkheid hebt om te filteren op bepaalde kenmerken en vervolgens een beslissing te nemen.Dit klinkt waarschijnlijk als een langdurig proces en een onnodig grote inspanning.Houd er echter rekening mee dat u vóór de daadwerkelijke ERP-selectie eerst persoonlijk kennis zult maken met elk van de overgebleven kandidaten tijdens een ERP workshop.Het zou daarom in uw eigen belang moeten zijn om te beginnen met een zo kort mogelijke – maar kwalitatief hoogwaardige – shortlist.Tot zover alles goed – maar hoe werkt het precies?

Dit kan u ook interesseren:

Begin met een longlist

Nu hebt u de term “longlist” al gelezen. Maar wat is een longlist eigenlijk? De naam geeft het al een beetje weg.Een longlist is een populair en efficiënt hulpmiddel voor ERP-selectie.In principe gaat het erom het grote en verwarrende aanbod van producten terug te brengen tot een hanteerbaar niveau, zodat u niet alleen gemakkelijker een beslissing kunt nemen, maar uiteindelijk ook de juiste keuze kunt maken.De eerste stap is om een ruw overzicht te krijgen van de ERP-aanbieders die over het algemeen in aanmerking komen en de bijbehorende opties, en om de aanbieders die niet aan uw belangrijkste selectiecriteria kunnen voldoen, er meteen uit te filteren.

Waar vindt u ERP-aanbieders?

Er zijn verschillende manieren om potentiële ERP-aanbieders te vinden.De meest gebruikelijke methode is waarschijnlijk een eenvoudige en gerichte zoektocht op internet. De website van een leverancier geeft u een eerste overzicht en geeft u informatie die u kunt gebruiken om uw longlist samen te stellen. Het nadeel hiervan is echter dat de meeste websites alleen de belangrijkste functies en kenmerken opnoemen, en u zult het waarschijnlijk moeilijk vinden om te herkennen of de leverancier ook uw individuele vereisten kan implementeren.Naast zoeken op internet hebt u ook de mogelijkheid om informatie te vinden in vakbladen of om beurzen en evenementen bij te wonen. De laatste heeft het grote voordeel dat u de leverancier persoonlijk kunt leren kennen en een eerste indruk kunt vormen.U mag het interpersoonlijke niveau nooit negeren bij het selecteren van een ERP.

Het Internet als eerste aanlooppunt

Steeds meer leveranciers bieden nu ook live presentaties aan in de vorm van webinars om geïnteresseerden een eerste inzicht te geven.Vergelijkbaar met een beurs, maakt dit het voor u ook iets gemakkelijker om te beoordelen of u moet overwegen om met de ERP-aanbieder in zee te gaan.Vergelijkingssites kunnen ook een waardevol hulpmiddel zijn bij uw zoektocht.Hier hebt u de mogelijkheid om talrijke ERP-aanbieders te filteren op basis van bepaalde criteria en zo een eerste overzicht te krijgen. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat het platform onafhankelijk en neutraal is.Ongeacht de manier waarop u naar potentiële kandidaten zoekt, moet u tijdens uw onderzoek altijd uw basisdoel voor ogen houden, namelijk het vinden van een ERP-systeem dat bij u past.De volgende vragen kunnen u helpen om te beoordelen of een kandidaat wel of niet op uw longlist moet komen:

Voldoet het ERP-systeem aan uw belangrijkste eisen?
Aan welke van uw niet-functionele vereisten voldoet het?
Is de ERP-aanbieder gespecialiseerd in een specifieke branche, misschien zelfs precies op maat gemaakt voor u?
Zijn er criteria die de leverancier meteen uitsluiten?

Bij deze stap hoeft u niet elke ERP-aanbieder in detail te analyseren en tot in de kleinste details te controleren.Een oppervlakkige controle is in dit stadium volledig voldoende. Als een ERP-aanbieder aan de belangrijkste eisen voldoet, kunt u deze aan uw verzameling toevoegen.Het resultaat van uw onderzoek is een lijst met potentiële ERP-aanbieders, de zogenaamde longlist.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Verzuinigen en filteren – hoe de shortlist wordt gemaakt

Het eerste deel is klaar. U hebt nu een lijst met ERP-aanbieders die over het algemeen interessant voor u zijn – maar u hebt ze nog niet in detail onderzocht. De volgende stap is om het kaf van het koren te scheiden en de kandidaten nader te bekijken. Maar wat is de beste manier om dit te doen? Op welke criteria moet u letten? Stuur ze naar alle ERP-aanbieders op uw longlist. Beschrijf kort uw verzoek en vraag om een eerste beoordeling. Natuurlijk moet de primaire focus liggen op de vraag of de ERP-aanbieder en zijn software bij u passen en aan uw eisen kunnen voldoen. Let echter niet alleen op de technische inhoud van de antwoorden; vooral de zachte factoren zullen u waardevolle informatie geven over uw potentiële partner. De volgende vragen zullen u helpen bij de evaluatie:

Hoe lang moet u wachten op een reactie van de ERP-aanbieder?
- Krijgt u een standaardreactie of zal de leverancier u persoonlijk antwoorden?
Vindt de communicatie op ooghoogte plaats?
Heeft de feedback toegevoegde waarde voor u, of lijkt het alleen maar op een verkooppraatje?

Onderschat de interpersoonlijke relatie niet

De interpersoonlijke relatie wordt vaak onderschat, maar is essentieel voor een succesvolle samenwerking. Als u om bepaalde redenen op persoonlijk vlak niet overweg kunt met de aanbieder, zijn conflicten vaak onvermijdelijk. U kunt nu de reacties van de individuele leveranciers als referentiepunt gebruiken om nog meer vermeldingen van de lijst te verwijderen. Uw lijst zou nu alleen ERP-aanbieders moeten bevatten die aan uw vereiste prioriteiten voldoen en ook hoog scoren op de zachte factoren. In het beste geval zijn er nu slechts twee tot vier ERP-aanbieders die besproken worden.

Als uw shortlist op dit punt nog steeds aanzienlijk langer is, moet u iets meedogenlozer filteren. Zoals al eerder vermeld, omvat de laatste stap voor de daadwerkelijke ERP-selectie meerdaagse workshops waarin u elke overgebleven leverancier onder de loep neemt. Deze nemen enorm veel middelen in beslag, vooral voor het projectteam, dat niet beschikbaar is voor de dagelijkse werkzaamheden. Probeer de lijst dus zoveel mogelijk uit te dunnen en ga naar de volgende fase met een zo kort mogelijke shortlist. Want elke aanbieder die u van tevoren uitsluit, verkort de volgende stap natuurlijk aanzienlijk.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Deze tips helpen u bij uw ERP-selectie

Het terugbrengen van het grote aanbod tot een hanteerbare grootte klinkt gemakkelijker dan het is. Alle aanbieders presenteren zich immers van hun beste kant en u moet echt goed kijken om te kunnen beoordelen wie het meest geschikt is voor uw bedrijf. De volgende tips kunnen u helpen uw weg te vinden in de ERP-jungle:

Alles staat en valt met precieze vereisten

Veel bedrijven zien een ERP-systeem als de oplossing voor alles wat er misgaat in het bedrijf. Deze benadering is echter een misvatting en komt niet overeen met de werkelijkheid. Tenminste, niet helemaal. Zelfs als u zich misschien bewust bent van het werkelijke probleem, denken maar weinig mensen na over hoe een concrete oplossing voor dit probleem eruit zou kunnen zien. Natuurlijk kan een ERP-systeem de processen aanzienlijk verbeteren, maar het is en blijft in de eerste plaats een hulpmiddel waar u alleen iets aan hebt als u het op de juiste manier gebruikt. Probeer dus zo specifiek mogelijke eisen en doelen te definiëren. Misschien hebt u zelfs al een oplossing bij de hand?

Beperk u tot de belangrijkste functies

Laten we één ding duidelijk stellen – u zult waarschijnlijk niet het perfecte ERP-systeem vinden dat op uw behoeften is afgestemd. Elk systeem heeft zijn voor- en nadelen. Wat voor de één een belangrijke functie is, is voor u misschien niet op zijn plaats. Veel bedrijven hopen echter dat de oplossing al hun problemen zal oplossen, veel functies zal bieden, processen zal optimaliseren en, in het ideale geval, dit zal doen met zo weinig mogelijk inspanning. Als u geen prioriteiten stelt, kan de ERP selectie een eindeloze zoektocht voor u worden. U kunt zelfs de beste oplossing voor u over het hoofd zien. Om een lange lijst met vereisten te vermijden, moet u de belangrijkste punten op uw lijst als must-have criteria bestempelen en nadenken of de resterende vereisten absoluut noodzakelijk zijn.

Houd rekening met de toekomst

Wat nu fout gaat, moet opgelost worden, dat is tenminste het motto op veel plaatsen. Deze benadering is heel begrijpelijk. Vergeet echter niet dat een bedrijf voortdurend in ontwikkeling is. In de meeste gevallen zal een ERP-systeem u vele jaren vergezellen, dus het is niet verkeerd om toekomstige ontwikkelingen mee te nemen. Met welke uitdagingen kunt u in de nabije toekomst te maken krijgen? Bedenk welke vereisten nu en in de komende jaren grotendeels op u van toepassing zullen zijn.

Zoek een persoonlijke dialoog

Het is vaak moeilijk om een ERP-aanbieder alleen op basis van hun website te evalueren. Het is beter om een persoonlijk gesprek aan te gaan, omdat u al snel zult merken dat dit veel informatiever is en het voor u gemakkelijker maakt om uw tegenhanger te categoriseren. Vergeet niet dat u niet alleen de software zelf koopt, maar ook diensten zoals training of consulting. Daarom spelen zachte indicatoren ook een belangrijke rol bij de ERP-selectie.

Gebruiksvriendelijkheid is een belangrijk referentiepunt

Hoe geweldig het systeem ook is, als het dagelijks moeilijk te gebruiken is, zal dit de motivatie alleen maar schaden en de productiviteit verlagen. Daarom zijn er functies die geen invloed hebben op de processtromen, maar die het dagelijkse werk van de softwaregebruikers veel gemakkelijker maken. Dit zijn bijvoorbeeld duidelijk herkenbare bedieningselementen, intuïtieve gebruikersbegeleiding en individueel configureerbare weergaven. Veel leveranciers tonen bijvoorbeeld screenshots van de gebruikersinterface op hun websites. Hoewel dit u een eerste gevoel geeft voor de bediening, is de bruikbaarheid van een ERP-systeem natuurlijk meer dan alleen het uiterlijk. Houd hier rekening mee bij uw overwegingen.

Openstaan voor suggesties voor oplossingen

In principe draait ERP-selectie om het vinden van een concrete oplossing voor bestaande problemen. Probeer u dus te richten op wat u wilt bereiken en niet op wat er gedaan moet worden om dat te bereiken. Sta open voor verschillende benaderingen en formuleer uw vereisten op een neutrale en procesgerelateerde manier. Beperk u tot het beschrijven van het probleem en het formuleren van uw gewenste doel. Hoe dit uiteindelijk geïmplementeerd kan worden, kunt u het beste overlaten aan de ERP-leverancier.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Conclusie

ERP-selectie moet zorgvuldig overwogen worden. Het is immers een complex stuk software dat ingrijpt in uw bedrijfsprocessen. Veel bedrijven kunnen niet precies zeggen wat ze van een ERP-systeem willen en vinden het daarom erg moeilijk om een beslissing te nemen. Natuurlijk is het niet eenvoudig om uw weg te vinden in het grote aanbod van aanbieders en functies, maar zomaar een keuze maken zonder er van tevoren goed over na te denken zou niet bepaald verstandig zijn. Het is altijd de moeite waard om te vergelijken. Probeer duidelijke prioriteiten te stellen en focus op zowel de huidige situatie als de uitdagingen die u verwacht aan te gaan. Dan staat niets een succesvol selectieproces in de weg.

Als u meer wilt weten over ERP-selectie of het volledige scala aan functies van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99.

We horen graag van u en adviseren u graag!