ERP-implementatie: risico's herkennen en minimaliseren

Is uw ERP-implementatie mislukt? Hoe het de volgende keer te voorkomen

Als een ERP-implementatie is mislukt, blijft er aan beide kanten frustratie bestaan – niet alleen bij u, maar ook bij de leverancier. Met de juiste expertise kunt u risico’s tijdens een ERP-implementatie herkennen en tot een minimum beperken. Dit bespaart u tijd, zenuwen en kosten. Hier presenteren we 5 veelvoorkomende redenen waarom een ERP-implementatie problemen kan veroorzaken – en geven we u 5 tips die u kunt gebruiken om de risico’s tijdens een ERP-implementatie tot een minimum te beperken.

Wat zijn de oorzaken van een mislukte ERP-implementatie?

De invoering van ERP-software is zowel een kans als een risico voor een bedrijf. In het ideale geval wordt het project zonder grote problemen afgerond en merkt u al snel verbeterde processen. Om een project van deze omvang te realiseren, moeten ERP-aanbieders en bedrijven hand in hand werken. Toch zijn er enkele valkuilen die het project kunnen vertragen of terugdraaien.

Het komt zelden voor dat een ERP-implementatie in de MKB-sector mislukt – maar het gebeurt wel. Beide partijen kunnen verantwoordelijk zijn voor het mislukken van een project, vaak om dezelfde redenen. Om goed voorbereid te zijn op alle situaties, moet u zich bewust zijn van mogelijke risico’s tijdens de ERP-implementatie en deze tijdig uitsluiten. Hieronder zetten we de belangrijkste risicofactoren voor problemen tijdens de ERP-implementatie op een rijtje – en leggen we uit wat u eraan kunt doen.

ERP implementatie: risico’s en probleemgebieden

Als een ERP-implementatie is mislukt, is daar niet slechts één reden voor. Er zijn vaak verschillende oorzaken die met elkaar samenhangen en elkaar beïnvloeden. Hieronder volgt een samenvatting van 5 punten die als ERP-projectrisico’s worden beschouwd.

1e risico: Ongeschikt projectteam

Eén van de belangrijkste risicofactoren voor een mislukte ERP-implementatie is een ongeschikt projectteam. Vergeet niet: veel werknemers zijn van nature sceptisch over een verandering die in eerste instantie hun dagelijkse werkroutine op zijn kop zet. Het is niet eenvoudig om deze situatie in goede banen te leiden. Een professioneel projectteam en duidelijke verantwoordelijkheden zijn daarom het allerbelangrijkste bij de invoering van ERP. U moet terughoudendheid onder het personeel serieus nemen – uw werknemers zijn tenslotte degenen die in de toekomst met de nieuwe software zullen werken en zijn daarom ook in belangrijke mate betrokken bij het succes of falen van het project.

Om de risico’s van een ERP-implementatie te beperken, moet de nieuwe software door het personeel worden geaccepteerd. Als een ERP-implementatie mislukt, komt dat vaak doordat het doel achter de verandering niet werd herkend. Het projectteam moet daarom regelmatig vergaderingen houden om verslag uit te brengen over de voortgang van het project en om de voordelen van de nieuwe software te benadrukken.

Het projectteam moet uitleggen welke doelen worden nagestreefd met de verandering en wat er precies zal veranderen. Maak duidelijk dat de software niet wordt gebruikt om banen te vervangen, maar om de dagelijkse routine voor iedereen gemakkelijker en efficiënter te maken. Alleen als iedereen samenwerkt, kan de implementatie succesvol zijn – en voorkomen dat de ERP-implementatie mislukt.

Het projectteam draagt veel verantwoordelijkheid en moet veel uitdagingen overwinnen. Bedenk dus van tevoren wie welke rol moet vervullen. Niet iedereen is geschikt voor elke functie. Een gebrek aan expertise of te weinig inlevingsvermogen in het team leidt altijd tot problemen tijdens de ERP-implementatie, waardoor de realisatie en dus een succesvolle afronding van het project wordt bemoeilijkt. Hoe u een goed ERP-projectteam samenstelt, welke kwaliteiten de deelnemers moeten hebben en waar u nog meer rekening mee moet houden, leest u hier: Hoe stel ik een goed ERP-projectteam samen?

2e risico: Te platte hiërarchieën

Vandaag de dag hebben veel bedrijven platte hiërarchieën en structuren. Dit is eigenlijk vooruitstrevend, omdat het alle werknemers in staat stelt om betrokken te raken en samen beslissingen te nemen. Iedereen kan en mag zijn zegje doen en harmonieuze samenwerking staat meestal hoog op de prioriteitenlijst. Dus hoewel platte hiërarchieën veel voordelen hebben, kunnen ze ook een oorzaak zijn van het mislukken van ERP-implementaties.

Het risico: Projectmanagement en leveranciers willen het project snel en gemakkelijk implementeren. Het streven naar consensus betekent echter vaak dat iedereen het iedereen naar de zin wil maken. Het is echter bijna onmogelijk om met alle wensen, ideeën en suggesties voor verbetering rekening te houden en dit leidt zelden tot een snelle projectafronding.

Het is belangrijk om het personeel in een vroeg stadium bij het planningsproces te betrekken en inspraak te geven. Maar het draait allemaal om evenwicht, want belangrijke beslissingen moeten snel worden genomen. Als er te veel mensen bij een project betrokken zijn, kan het snel ingewikkeld worden. Bovendien hebben veel werknemers de neiging om alleen naar hun eigen positie in het bedrijf te kijken. De ervaring leert dat wensen en ideeën vaak alleen betrekking hebben op hun eigen toepassingsgebied – een procesgerichte kijk en manier van werken ontbreekt.

U wilt verandering toestaan, maar bent niet bereid om oude gewoonten los te laten. Kortom, dit kan de rem zetten op veel relevante beslissingen. Om dit tegen te gaan, moet u duidelijke verantwoordelijkheden creëren en specifieke doelen formuleren. Het is ook nuttig om het inzicht van uw personeel in de behoeften en taken van andere afdelingen van het bedrijf te vergroten.

3e risico: geïsoleerde oplossingen binnen het bedrijf

Elk bedrijf heeft zijn eigen afdelingen met hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Elke werknemer heeft ook zijn eigen begrip van zijn rol. Na verloop van tijd ontstaat er een bekend netwerk van hiërarchieën en verantwoordelijkheden. Afdelingen worden daarom vaak intern beheerd als “vorstendommen”. Als er van buitenaf nieuwe processen of taken op uw eigen afdeling worden geïntroduceerd, zijn conflicten onvermijdelijk.

Mensen vinden het moeilijk om oplossingen los te laten. Veel werknemers vinden het moeilijk om oude gewoonten los te laten, om verder te denken en te handelen dan hun eigen werk en afdelingsgrenzen – en dat is heel menselijk. Achter deze defensieve houding schuilt vaak de angst om vervangbaar te zijn.

Als een ERP-project is mislukt, komt dat vaak doordat er binnen het bedrijf niet is nagedacht. Werknemers die weerstand opbouwen of de vorige aanpak verdedigen uit bezorgdheid over een verlies aan expertise, kunnen problemen veroorzaken tijdens de ERP-implementatie. De sleutel is communicatie. Probeer de angst voor vervangbaarheid weg te nemen en communiceer de voordelen van het ERP-systeem transparant.

4e risico: ERP-systeem past niet bij het bedrijf

Als een ERP-implementatie mislukt, kan dit ook te wijten zijn aan ongeschikte software. Veel bedrijven onderschatten hoe belangrijk het is om het juiste ERP-systeem te kiezen. U moet daarom veel aandacht aan deze taak besteden. Er zijn nu zoveel ERP-systemen op de markt dat het niet eenvoudig is om de juiste voor een bedrijf te kiezen.

Wie de risico’s tijdens de ERP-implementatie wil beperken, schakelt daarom vaak een extern adviesbureau in. Het probleem hierbij is dat managementconsultants over het algemeen uitgaan van standaardprocessen. Zij zijn niet bekend met de individuele specialiteiten van uw bedrijf. Die leren ze pas kennen als de nieuwe software al gekozen is.

Als er wordt gekozen voor software die niet geschikt is voor het bedrijf, wordt dit meestal duidelijk wanneer de implementatiefase is begonnen. Het wordt dan duidelijk dat de gekozen software niet alle vereisten dekt of te groot is. Er worden verbeteringen en aanpassingen aangebracht – de voltooiing van het project wordt vertraagd. Als u externe consultants wilt inschakelen, moet u dit zeker vóór het selectieproces doen en niet wanneer de keuze al gemaakt is.

Een uitgebreide projectanalyse is daarentegen nuttig. Een ERP-systeem dat bedrijfsprocessen verkeerd in kaart brengt, inflexibel is en de dagelijkse gang van zaken niet goed afdekt, leidt vaak tot nieuwe geïsoleerde oplossingen. Het zijn juist deze waar u eigenlijk vanaf wilt door ERP-software te introduceren. In het ergste geval mislukt de ERP-implementatie en moet u een nieuwe leverancier kiezen – een situatie die u koste wat kost moet vermijden.

Een verkeerde softwareselectie is vaak te wijten aan een slechte ERP-selectie en onvoldoende voorbereiding van de ERP workshop. Een complete eisenspecificatie en een uitgebreide procesanalyse zijn zeer aan te bevelen! Als u een duidelijk beeld hebt van de doelprocessen, zal de keuze gemakkelijker voor u zijn.

Verricht het selectieproces zorgvuldig en betrek het personeel erbij. Overweeg van tevoren zo realistisch mogelijk de ERP systeemkosten. Ondoordachte beslissingen worden snel duur. Zorg er ook voor dat de nieuwe oplossing flexibel en aanpasbaar is. Zo kunt u de risico’s van een ERP-implementatie aanzienlijk beperken.

5e risico: Te krap berekend tijd- en kostenkader

Uw ERP-leverancier gaat ervan uit dat u duidelijke doelen nastreeft met de introductie van software. De nieuwe software betekent immers een verandering die enige middelen zal vergen. Veel ondernemers willen echter vooral tijd en geld besparen met een ERP-project. Gelukkig komt het, zoals hierboven beschreven, zelden voor dat de hele ERP-implementatie op een mislukking uitloopt.

Het overschrijden van het geplande tijd- en kostenkader voor het ERP-systeem is daarentegen een veelvoorkomend probleem. Het doet zich meestal voor als u de voorbereiding niet zorgvuldig hebt uitgevoerd of ongeduldig bent en te vroeg met de ERP-implementatie begint. Als er op het moment van de implementatie nog steeds essentiële vragen onbeantwoord zijn, loopt het project onnodig uit en blijven de kosten door ongeplande aanpassingen stijgen. Vaak wordt er ook veel te weinig tijd ingecalculeerd. Het is misschien niet zo dat de hele ERP-implementatie mislukt – maar de voltooiing van het project wordt herhaaldelijk uitgesteld.

5 tips voor uw ERP-implementatie: risico’s minimaliseren – kansen benutten

U kunt typische valkuilen vermijden om de risico’s voor uw ERP-implementatie te minimaliseren. Als u rekening houdt met de volgende tips, hebt u al goede voorwaarden gecreëerd voor een succesvol ERP-project:

1. Goede voorbereiding: Als een ERP-implementatie mislukt, ligt de fout vaak bij een gebrek aan voorbereiding. Een project kan niet slagen als het bedrijf zijn rol niet speelt. Bepaal welke processen geoptimaliseerd moeten worden met de nieuwe ERP-software en welke specifieke doelen u met de invoering nastreeft.
2. Verminder angsten: Maak uw ERP-project vanaf het begin transparant om de zorgen van werknemers weg te nemen. Niet alleen krijgen ze te maken met een nieuwe gebruikersinterface, ze moeten ook leren om over afdelingen heen te denken.
3. Training aanbieden: Om de risico’s van ERP-implementatie te verminderen, moet u uw werknemers training aanbieden. Het personeel leert nieuwe werkstappen en functies van het ERP-systeem vanaf het begin op de juiste manier en het is voor iedereen duidelijk waarom ze op deze manier moeten worden uitgevoerd.
4. Het ERP-systeem optimaliseren: Als alle projectvereisten zijn geïmplementeerd, wordt de ERP-implementatie als voltooid beschouwd. Veel bedrijven hebben dan de neiging om de software niet verder te optimaliseren. Functionaliteiten die eigenlijk beschikbaar zijn, worden niet gebruikt. Verzamel suggesties voor verbetering en implementeer deze in samenwerking met de ERP-leverancier.
5. Blijf oplossingsgericht: Het is belangrijk om te begrijpen dat de software het minst verantwoordelijk is voor het mislukken van een ERP-project. Zoek niet naar iemand om de schuld te geven, maar zoek naar een oplossing – bij voorkeur samen met uw ERP-leverancier.

Als u meer wilt weten over risicofactoren voor ERP-projecten of over het volledige aanbod van TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!