ERP-software met geïntegreerde financiële boekhouding

Of u nu een klein bedrijf runt of een grote onderneming: Financiële boekhouding is een bijzonder belangrijk onderwerp voor elk bedrijf. Al was het alleen maar omdat de wet er streng op toeziet. Beheer alle relevante gegevens, bonnetjes en bewijsstukken goed. Zo voorkomt u problemen met de belastingdienst of andere instellingen. Hiervoor bestaan verschillende methoden. In dit artikel leert u

Welke methoden er zijn
wat financiën en boekhouding precies inhouden
welke voordelen ERP-software met financiële boekhouding u biedt

Wat betekent financiën en boekhouding eigenlijk?

Soms struikelt u in het dagelijks leven over bepaalde onderwerpen of termen: U weet ongeveer wat ze betekenen, maar begrijpt ze niet helemaal of kunt ze niet uitleggen. Financiën en boekhouding is daar voor sommige mensen zeker één van. Het eerste wat u moet weten is dat financiën en boekhouding apart moeten worden bekeken.

Financiële boekhouding

Financiën omvat alle economische gebieden die te maken hebben met financiën in welke vorm dan ook. Het bestaat uit vijf deelgebieden:

Finance (verwerving van eigen en vreemd vermogen)
Boekhouden (registreren en bewaken van alle geld- en dienstenstromen)
Liquiditeitsverzekering (zorgen voor voldoende financiële middelen)
Treasury (onderpand opbouwen om financiële risico’s in geval van een crisis te minimaliseren)
Controlling (planning, beheer en controle van alle gebieden van het bedrijf)

Er wordt ook onderscheid gemaakt tussen publieke en private financiering.

Overheidsfinanciën

De publieke sector (federale overheid, deelstaten en gemeenten) heeft financiële middelen nodig om publieke taken uit te voeren. Het systeem van overheidsfinanciën regelt hoe deze middelen door de overheidssector worden verzameld, beheerd en gebruikt.

Private financiering

Zoals de naam al doet vermoeden, houdt private finance zich bezig met de financiën van particulieren. Naast beleggingen, aandelen, de aandelenmarkt en banktransacties, omvat dit ook belastingen en verzekeringen.

Boekhouden

Boekhouden is een subgebied van financiën. Het bestaat uit de gebieden financiële boekhouding (externe boekhouding), controle (interne boekhouding), statistiek en planning. Alle bedrijfsprocessen, inclusief alle geld- en dienstenstromen, worden in de boekhouding vastgelegd en gecontroleerd. Zowel processen die naar buiten gericht zijn als processen die binnen het bedrijf plaatsvinden. Gegevens die u nodig hebt voor planning en controle kunnen ook in de boekhouding gedocumenteerd worden. Boekhouding is onderverdeeld in twee categorieën:

Externe boekhouding

Externe boekhouding gaat over alle transacties die betrekking hebben op het verleden. De wetgeving vereist dat een bedrijf bepaalde interne gegevens openbaar maakt – voornamelijk om de financiële situatie van het bedrijf te kunnen beoordelen. Daarom is elk bedrijf verplicht om één keer per jaar een jaarrekening op te stellen, inclusief een balans. Hiervoor worden alle inkomende en uitgaande betalingen, waarden van financiële investeringen en leningen objectief en chronologisch geregistreerd. De resulterende informatie over de activa en de winstsituatie van het bedrijf wordt vervolgens aan het publiek doorgegeven – inclusief de belastingdienst, investeerders, banken en leveranciers.

Interne boekhouding

Interne boekhouding daarentegen berekent alle toekomstige kosten en diensten. Hierdoor kunt u bedrijfsprocessen plannen en controleren. Alle informatie met betrekking tot de processen, diensten en winsten van het bedrijf wordt vastgelegd, gedocumenteerd en verwerkt. Op basis van deze gegevens worden vervolgens interne bedrijfsbeslissingen genomen, met als doel het succes van het bedrijf te maximaliseren. Dit is een belangrijk gebied, omdat hiermee de winstgevendheid van het bedrijf kan worden beoordeeld. Hoge kosten of, aan de andere kant, bijzonder winstgevende gebieden van het bedrijf worden snel zichtbaar.

Financiële boekhouding en software

Bent u op zoek naar een geschikte oplossing voor digitale financiële boekhouding? Is uw eerste gedachte het gebruik van een ERP-systeem? Waarschijnlijk niet. In eerste instantie associeert u het waarschijnlijk meer met de planning en controle van resources en de optimalisatie ervan. Tegenwoordig kunnen ERP-systemen echter veel meer. Financiën en boekhouding, bijvoorbeeld, is nu een van de standaardfuncties van veel moderne ERP-oplossingen. Veel besluitvormers besteden echter niet te veel aandacht aan deze functie tijdens het selectieproces – een vergissing, want veel kmo’s verspillen nog steeds een enorm potentieel op dit gebied. Er zijn verschillende manieren om de financiële boekhouding te beheren. Welke kunt u het beste gebruiken? Dat hangt er helemaal vanaf wat uw doel is: of u alleen het verplichte gedeelte wilt afhandelen of dat u de informatie wilt gebruiken – en zo een beter overzicht van het hele bedrijf wilt hebben.

ERP systeem zonder boekhouding

Kleine bedrijven gebruiken een ERP-systeem vaak voornamelijk voor materiaalbeheer en verkoop. Ze geven facturen en bonnetjes uit handen aan de belastingadviseur, omdat er vaak een gebrek aan tijd en gekwalificeerd personeel is. Het nadeel hiervan is dat een belastingadviseur behoorlijk kostenintensief is. Bovendien hebben ze vaak geen overzicht van de belangrijkste cijfers van het bedrijf.

ERP-systeem met interface naar boekhouding

Deze methode wordt vaak gebruikt door bedrijven waarvan het ERP-systeem geen extra module voor financiële boekhouding biedt – of die al met boekhoudsoftware werken en daar geen afstand van willen doen. Alle bewegingen van aankopen en verkopen worden vanuit het ERP-systeem via de interface naar de boekhoudsoftware overgebracht. Deze methode heeft echter ook nadelen. U hebt opgeleid boekhoudpersoneel nodig. Gegevens worden vaak met vertraging uitgewisseld via de interface. Dit kan betekenen dat de gegevens niet altijd up-to-date zijn. Bovendien brengt het gebruik van meerdere systemen altijd een risico met zich mee. Er kunnen gemakkelijk fouten optreden bij het overbrengen of invoeren van gegevens. Dit vertekent natuurlijk de resultaten, wat vooral in de boekhouding een probleem is.

ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding

Met deze methode moet u eerst een paar instellingen maken voor artikelen, klanten en leveranciers. Pas dan kunt u alle uitgaven en inkomsten correct boeken. De bewegingen van aankopen en verkopen worden dan automatisch weergegeven in de boekhouding. Alle andere uitgaven die niet het gevolg zijn van aankopen of verkopen, worden geboekt via debet- en creditboekingen – zoals huur, elektriciteit en telefoon. U kunt direct in het programma autoriteitsrapporten aanmaken.

Voordelen van geïntegreerde financiële boekhouding

Geïntegreerde financiële boekhoudsoftware biedt u een aantal voordelen. Deze methode maakt bijvoorbeeld diepgaandere analyses mogelijk, omdat alle gegevens op één centrale locatie worden opgeslagen.

Gecentraliseerde database

Een ERP-systeem brengt alle belangrijke gegevens van een groot aantal bedrijfsgebieden samen. De boekhouding daarentegen besteedt veel tijd aan het verzamelen van informatie en het beheren van documenten. Beide gebieden zijn afhankelijk van hoogwaardige en gestandaardiseerde gegevens. Het grote voordeel van een ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding: er is ook maar één centrale gegevenspool die u hoeft te onderhouden. Natuurlijk profiteert de boekhouding ook van deze functie. Als onderdeel van de ERP-infrastructuur is de digitale financiële boekhouding verbonden met andere afdelingen van het bedrijf. Veel van de informatie die de boekhouding nodig heeft, maakt vaak al deel uit van de gegevenspool van een ERP-systeem.

Gegevensuitwisseling met andere afdelingen

Gegevens die u eenmaal hebt ingevoerd, kunnen gemakkelijk worden overgedragen en gebruikt, aangevuld en geanalyseerd in andere gebieden. Met geïntegreerde tijdregistratie kan de HR-afdeling bijvoorbeeld zien welke werknemer wanneer heeft gewerkt. De boekhoudafdeling heeft toegang tot deze gegevens en kan de salarisverwerking veel efficiënter maken. Dubbele boekingen worden volledig geëlimineerd en de onderhoudsinspanning wordt aanzienlijk verminderd. Door af te zien van een interface, wordt er ook een risicofactor geëlimineerd. Dit betekent minder werk voor de boekhoudafdeling en verbetert tegelijkertijd het vermogen van het bedrijf om informatie te verstrekken.

Hoge kwaliteit van de database

Er zijn verschillende functies die helpen om de hoge kwaliteit van de database te garanderen. Dubbele vermeldingen worden automatisch opgeschoond en ingevoerde gegevens worden gecontroleerd op logische verbanden en plausibiliteit. De gegevens worden ook in realtime bijgewerkt, zodat de boekingen altijd up-to-date zijn.

Geautomatiseerde processen

Een ander voordeel is dat een ERP-systeem een groot deel van de noodzakelijke werkstappen zelfstandig kan uitvoeren. Voor de boekhouding is het belangrijk dat de betalingsstromen van inkoop en verkoop correct worden toegewezen. Als de boekhouding via een ERP-systeem wordt afgehandeld, kunnen klant- en leveranciersgegevens automatisch worden verkregen. Inkomende en uitgaande facturen worden dan automatisch aangemaakt, aan de juiste rekeningen toegewezen en geboekt. Bovendien is de informatie die in het boekhoudsysteem is opgeslagen ook beschikbaar voor gebruikers uit andere afdelingen van het bedrijf.

Geünificeerde interface

De gebruikers van het ERP-systeem hebben een gestandaardiseerde gebruikersinterface. Dit betekent dat ze maar één wachtwoord nodig hebben om in verschillende gebieden te kunnen werken. Dit vereenvoudigt niet alleen het dagelijkse werk, maar is ook bijzonder handig voor het maken van back-ups van gegevens.

Gemakkelijke gegevensoverdracht naar de belastingdienst

Sinds 2015 is de GoBD – afkorting voor Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Beginselen voor het behoorlijk bewaren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens) – van kracht. Dit heeft betrekking op de opslag en verwerking van fiscaal relevante elektronische gegevens. Bedrijven die hun boekhouding digitaal afhandelen, moeten volgens de GoBD aan bepaalde eisen voldoen. Zo moeten bijvoorbeeld boekingen binnen een bepaalde periode worden gedaan. Elektronische records, ontvangstbewijzen en boekingen moeten ook opgeslagen worden in overeenstemming met de toepasselijke wetten voor gegevensbescherming. Belastingdiensten moeten ook toegangsrechten krijgen. Een modern ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding biedt in dit verband een aantal nuttige functies. U kunt bijvoorbeeld snel en eenvoudig documenten elektronisch vastleggen en archiveren. Tijdige boekingen kunnen gedeeltelijk geautomatiseerd worden. Vanwege de DSGVO is veilige gegevensopslag standaard in elk ERP-systeem. Er is ook een oplossing wat betreft toegang voor belastingdiensten: u kunt gewoon een gebruiker aanmaken met beperkte leesrechten.

Conclusie

Elk bedrijf is anders en er is geen pasklare oplossing die voor iedereen kan worden aanbevolen. De eisen voor transparantie, tijdigheid en kwaliteit van bedrijfsgegevens worden echter steeds hoger. Vanaf een bepaalde bedrijfsgrootte is het zinvol om een ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding te gebruiken – vooral als u de gegevens voor meer dan alleen belastingdoeleinden wilt gebruiken. Of als u uw bedrijf en de belangrijkste cijfers tot in detail wilt kennen en analyseren. U moet echter niet vergeten dat hiervoor altijd opgeleid boekhoudpersoneel nodig is.

Wilt u meer weten over geïntegreerde financiële boekhouding of over de volledige reeks functies van TimeLine ERP? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij helpen u graag en kijken ernaar uit van u te horen!