ERP-training in het bedrijf – is het de moeite waard?

De juiste ERP-provider is gevonden en het nieuwe systeem is met succes geïnstalleerd. Het lijkt bijna alsof u nu het vakje ‘Project ERP’ kunt aanvinken en verder kunt gaan met andere taken. Helaas is het niet zo eenvoudig. Het belangrijkste moet nog komen: de opleiding van het personeel. Wat in eerste instantie als een triviale formaliteit kan worden gezien, blijkt achteraf vaak de grootste en belangrijkste uitdaging te zijn. Om het potentieel van de software te maximaliseren, moet het doel daarom zijn om het personeel aan boord te krijgen en hen zo goed mogelijk voor te bereiden op de komende veranderingen. Een groot deel van de werkomgeving verandert immers. Lees het volgende artikel om erachter te komen waarom ERP-training zinvol is, hoe het het beste geïmplementeerd kan worden en welke voordelen het oplevert.

Waarom ERP-training zinvol is

Veel ondernemers denken nog steeds dat de invoering van een ERP-systeem puur een IT-project is en na voltooiing automatisch tot verbeterde processen zal leiden. De implementatie is echter routine voor de ERP-leverancier en leidt zelden tot problemen. Als dat toch gebeurt, kunnen ze meestal snel worden opgelost. Het feit dat zelfs het beste systeem geen voordeel oplevert voor het bedrijf als het wordt bediend door een nietsvermoedende werknemer, wordt vaak over het hoofd gezien. Vooral als u ERP-software voor het eerst in uw bedrijf gebruikt, zal elk individu verschillende kennisniveaus hebben. Op dit punt moet u het personeel oppakken en op hetzelfde niveau brengen. Dit is de enige manier om het systeem in het dagelijks leven te integreren en de vruchten ervan te plukken.

In het begin klinkt dit zeker als een hoop moeite. Probeer de training te zien als een waardevolle investering in plaats van een noodzakelijk kwaad. De ervaring leert dat het altijd de moeite waard is om betrokkenheid bij uw eigen personeel te tonen. Elke werknemer heeft zijn eigen potentieel – als u dit stimuleert, zullen beide partijen daar op de lange termijn van profiteren. Maar hoe implementeert u ERP-training met succes?

Een succesvolle implementatie van ERP-training

In het algemeen kunt u zeggen dat ERP-training in twee stappen plaatsvindt. Ten eerste is er de basisopleiding en ten tweede de opleiding van werknemers. Beide vinden plaats in verschillende stadia van de implementatie en dienen verschillende doelen. Bij de basistraining gaat het om het trainen van de belangrijkste gebruikers. Zij zijn vanaf het begin verantwoordelijk voor het project en worden van tevoren door u geselecteerd. Of u één of meerdere medewerkers voor deze functie selecteert, hangt af van de grootte van het project.

Basistraining door de ERP leverancier

In de regel wordt de basistraining voor hoofdgebruikers verzorgd door de ERP-aanbieder. In ruil daarvoor krijgt u regelmatig training en ondersteuning. Dit betekent dat de training niet op een vaste dag plaatsvindt, maar gedurende de hele implementatieperiode, lang voordat de technische implementatie begint. Het doel is om de belangrijkste gebruikers een overzicht van het systeem te geven, zodat zij hun kennis aan hun collega’s kunnen doorgeven zodra het systeem is geïmplementeerd. De key users vormen als het ware de interface tussen de software en de bedrijfsprocessen. Dit veronderstelt natuurlijk dat u tot op zekere hoogte expert bent op beide gebieden. Idealiter kiest u iemand voor deze functie die enerzijds goed kennis kan overdragen en anderzijds een goed technisch inzicht heeft in de functies van het systeem. Zodra de belangrijkste gebruikers zijn opgeleid en het systeem is geïmplementeerd, is de volgende stap het opleiden van de daadwerkelijke gebruikers.

Training van werknemers door de hoofdgebruikers

Normaal gesproken worden werknemers na de implementatie getraind door de key users; slechts zelden doet de ERP-leverancier dit zelf. Het voordeel hiervan voor u is natuurlijk dat de kosten aanzienlijk lager zijn, omdat u de ERP-aanbieder alleen hoeft te betalen voor het trainen van de key users. Daarnaast is de afstand tussen de key users en de werknemers vaak kleiner door de collegiale relatie. Een vertrouwde collega weet welke functies belangrijk zijn voor het bedrijf en zal eerder eventuele angsten bij de werknemers wegnemen dan een externe coach. Hierdoor kunt u de ERP-training beter afstemmen op het team en mogelijke weerstand verminderen. Veel werknemers staan vaak sceptisch tegenover nieuwe ERP-software omdat ze bang zijn dat het vervangen kan worden. Het nadeel is echter dat de werkdruk voor belangrijke gebruikers tijdens de implementatiefase kan toenemen. Op dit punt kunt u overwegen of het voor de betreffende werknemer nuttig zou zijn om in deze periode belangrijke taken aan andere collega’s te delegeren.

Voorbereiding van de training voor werknemers

Voorafgaand aan de ERP-training moet u de volgende organisatorische overwegingen maken:

• Welke inhoud wordt er getraind? Is het een basistraining die zich richt op het zelfstandig navigeren in het systeem en het onderhouden van stamgegevens of is het een geavanceerde training die onderwerpen behandelt zoals financiële administratie, boekhouding of jaarrekeningen?
• Wanneer en waar vindt de training plaats? Hoe lang duurt de training?
• Voor welke werknemers is de training relevant? Kan iedereen deelnemen?
• Wie zal de training geven?
• Welke documenten of andere ondersteunende materialen zijn er nodig? Maak ook trainingsmateriaal dat later als hulpmiddel kan worden gebruikt.

Voordelen van ERP training

Vanuit een zakelijk perspectief

ERP training voor uw eigen werknemers loont over het algemeen altijd. Benut uw potentieel en leid uw werknemers op tot specialisten. Door een tekort aan geschoolde arbeidskrachten zijn steeds meer middelgrote bedrijven afhankelijk van de prestaties van hun werknemers. Hoe meer gekwalificeerd een werknemer is, hoe meer hij kan bijdragen aan het succes van het bedrijf. Een geschoolde werknemer gebruikt zijn kennis niet alleen in zijn dagelijkse werk, maar geeft deze ook automatisch door aan zijn collega’s. Kortom: er komt meer expertise het bedrijf binnen. Hierdoor bent u competitiever en is de kans groter dat de bedrijfsdoelen gehaald worden. U bent ook veel aantrekkelijker als werkgever voor toekomstige sollicitanten. Een potentiële werknemer zal eerder voor u kiezen als er een mogelijkheid tot professionele ontwikkeling is. Dit motiveert hen ook intuïtief om beter te presteren.

Werknemersmotivatie

Er zijn verschillende soorten motivatie. De bekendste types zijn extrinsieke en intrinsieke motivatie. Extrinsieke motivatie wordt altijd veroorzaakt door externe prikkels. Klassieke voorbeelden zijn financiële prikkels of het verlangen naar een beloning. In tegenstelling tot intrinsieke motivatie worden taken niet uitgevoerd omwille van zichzelf of op eigen initiatief, maar met het vooruitzicht op geld of erkenning. Extrinsieke motivatiebronnen motiveren snel, maar de motivatie verdwijnt ook weer snel. ERP-training biedt de mogelijkheid om buiten de gebaande paden te denken. Door nieuwe dingen te leren, te begrijpen en toe te kunnen passen, zullen mensen eerder geneigd zijn om een taak uit te voeren omdat ze die interessant vinden. Dit resulteert in een grote bereidheid om te leren, wat een fundamenteel positief effect heeft op de betrokkenheid op het werk en dus op de kwaliteit en het succes.

Transparantie en geoptimaliseerde processen

Naast persoonlijke ontwikkeling zijn factoren die een positief effect hebben op de motivatie van werknemers vooral transparantie en de optimalisatie van processen. Transparante processen maken mensen bewust van hun rol in het team. Ze laten elke individuele werknemer zien welke invloed hun eigen werk heeft op het succes van het bedrijf als geheel en geven betekenis aan hun eigen bijdrage. Geoptimaliseerde processen verlagen de werkdruk omdat terugkerende taken geautomatiseerd worden. Maar als u de voordelen van procesoptimalisatie gebruikt om bijvoorbeeld uw personeelsbestand in te krimpen en kosten te besparen, creëert u weerstand tegen het nieuwe ERP-systeem. Waarom zouden uw werknemers iets steunen dat hun plaats in het bedrijf in gevaar brengt? De invoering van ERP-software kan leiden tot een verhoging van de motivatie als het succesvol is, maar kan precies het tegenovergestelde effect hebben als het mislukt. De focus moet daarom altijd op de menselijke factor liggen. Dit is de sleutel tot een succesvol ERP-project.

Voor de werknemers

Niet alleen het bedrijf heeft baat bij ERP-training, maar ook elke werknemer. Aan de ene kant vergroten extra kwalificaties uw kansen op de arbeidsmarkt, maar aan de andere kant stellen ze ook uw baan in het bedrijf veilig. Het behalen van een extra kwalificatie vergroot niet alleen uw zelfvertrouwen, maar onderscheidt u ook automatisch van de concurrentie. Intern wordt u ook erkend door collega’s en het management, vooral als u het geleerde in uw dagelijkse werk kunt toepassen. Goedbetaalde functies zijn ook erg gewild bij interne concurrenten. Bovendien leidt een toename in kwalificaties meestal ook tot een toename in inkomen. Maar een van de belangrijkste factoren is waarschijnlijk dat het samenhorigheidsgevoel in het team aanzienlijk verbetert als bijvoorbeeld meerdere werknemers deelnemen aan een ERP-training. Dit leidt automatisch tot een meer ontspannen werksfeer en een productievere dag. Veel werknemers zien bijscholingsmogelijkheden ook als een vorm van waardering, omdat dit een teken is van betrokkenheid bij het bedrijf op de lange termijn.

Conclusie

Een ERP-systeem kan uw werk aanzienlijk verbeteren of verslechteren. Als u ERP-training niet erg serieus neemt, komt het succes van het ERP-project in gevaar. Als werknemers niet goed genoeg voorbereid zijn op de komende veranderingen, leidt dit vaak tot ontevredenheid in het team en hoge ondersteuningskosten. Om de introductie echter tot een succes te maken en de ERP-training te laten slagen, moeten beide partijen voorbereid zijn. Als u dit voor elkaar krijgt, zullen u als ondernemer en het voltallige personeel hier in gelijke mate van profiteren – een klassieke win-winsituatie.

Als u meer wilt weten over ERP training in uw bedrijf of over het volledige aanbod van TimeLine ERP functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!