Het specificatieblad – een handleiding voor de klant

Er zijn een paar dingen waar u rekening mee moet houden om een ERP-project succesvol te laten verlopen. Het maken van een eisenspecificatie helpt u om het overzicht te bewaren. Het uitvoeren van een eisenanalyse moet bijvoorbeeld bovenaan uw takenlijst staan. Hierbij bepaalt u wat het systeem moet kunnen om uw processen optimaal te ondersteunen. De resultaten van de analyse worden meestal vastgelegd in een specificatieblad. Klinkt eenvoudig, nietwaar? Maar dat is het allerminst. De uitdaging is om de juiste balans te vinden. Als uw specificaties te oppervlakkig zijn, zullen er veel vragen of verschillende interpretaties van uw formuleringen zijn. Als u zich daarentegen verliest in de details, zullen ERP-aanbieders uw specificaties nauwelijks kunnen implementeren – en de moeite die dat kost zal niet in verhouding staan tot de voordelen. Maar wat is de optimale structuur van een specificatieblad? In dit artikel leest u wat een specificatieblad eigenlijk is en waar u rekening mee moet houden als u er een maakt.

Definitie – Wat is een specificatieblad?
Een eisenspecificatie is een onderdeel van requirements management en vormt als het ware de basis voor een succesvolle ERP-implementatie. Het wordt gemaakt door de klant, die in het geval van een ERP-project de klant is. Zoals reeds vermeld, worden de resultaten van de eisen-analyse in dit document vastgelegd. Het beschrijft alle eisen waaraan moet worden voldaan om het projectdoel te bereiken. Concreet betekent dit welke mogelijkheden en functies een ERP-systeem moet hebben. Het maken van een goede eisenspecificatie betekent ondersteuning voor alle betrokkenen – het is zowel een hulpmiddel bij de besluitvorming voor het bedrijf als een richtlijn voor de ERP-leverancier. Uiteindelijk laat het zien hoe het gebruik van de software helpt om de processen in uw bedrijf optimaal te ondersteunen. Zodra het document is opgesteld, wordt het naar alle potentiële ERP-aanbieders gestuurd. Dit ondersteunt ook het selectieproces.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

• Proces van een succesvolle ERP-implementatie
• Watervalmethode of agile ERP-implementatie?
• Waarom mislukt een ERP-project?

Specificatie van vereisten vs. functionele specificatie – wat is het verschil?
De specificaties beschrijven dus wat een ERP-systeem moet kunnen. In verband met de eisenspecificatie komt u echter vaak de term “functionele specificatie” tegen – waar gaat het om? De eisen-specificatie wordt in een later stadium gemaakt door de opdrachtnemer, in dit geval de ERP-leverancier. Het beschrijft hoe de vereisten uit het specificatieblad concreet moeten worden ingevuld. De eisenspecificatie bevat daarom duidelijke oplossingsvoorstellen voor de implementatie. Het wordt gebruikt voor een gedetailleerde planning voor de implementatie van de software en bevat exacte specificaties voor de softwareconfiguratie.

Waarom moet u een specificatieblad maken?
Elk ERP-project begint met de vraag waarom en in welke afdelingen van het bedrijf de software gebruikt gaat worden. Op dit punt zou u moeten beginnen met het opstellen van een specificatieblad. Maar hebt u er echt een nodig? Absoluut, want de eisenspecificatie vervult twee belangrijke functies:

Een specificatieblad opstellen is belangrijk voor zowel de klant als de ERP-leverancier

Aan de ene kant helpt het u bij alle beslissingen die u tijdens het ERP-project moet nemen. De vereisten die in het specificatieblad zijn vastgelegd, zijn bijvoorbeeld nuttig bij het vinden van een geschikte ERP-aanbieder. U kunt er ook steeds weer naar verwijzen tijdens de realisatie. Aan de andere kant is de eisenspecificatie een belangrijk document voor de leveranciers op uw lange en korte lijst. Dit komt omdat het alle relevante informatie over uw bedrijf en uw vereisten samenvat.

De vereisten in de specificaties weerspiegelen als het ware uw verwachtingen van het systeem – het dient dus als een soort leidraad. ERP-aanbieders kunnen zo beter bepalen of uw specifieke wensen ook gerealiseerd kunnen worden. En ze reageren in detail met mogelijke suggesties om aan de vereisten te voldoen. Bovendien wordt, zoals reeds vermeld, de eisenspecificatie in een later stadium ontwikkeld tot uw functionele specificatie. Enerzijds maakt deze deel uit van het contract tussen u en de geselecteerde ERP-leverancier, anderzijds vormt deze de basis voor het testen en de acceptatie.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

• 3 tekenen dat het tijd is voor een ERP-verandering
• Succesfactoren voor een ERP-implementatie

Gidsregel – Hoe maak ik een specificatieblad

Het vinden van de juiste informatie voor een specificatieblad is niet zo eenvoudig. Een goed specificatieblad is meer dan alleen een lijst met vereisten. Aan de ene kant definieert het de basisvereisten en bevat het ook uitleg zodat buitenstaanders de formulering van de documentatie correct kunnen interpreteren. De uitdaging hier is echter om niet te veel in detail te treden. Er zijn momenteel geen bindende regels of wettelijke criteria voor de term specificaties of de inhoud van het document. In de loop der tijd is er echter een duidelijke inhoud ontstaan die in alle bedrijfstakken wordt nageleefd.

De volgende punten moeten worden opgenomen bij het maken van een specificatieblad:</h3
De eisen die in de eisenspecificatie worden gedocumenteerd, moeten zo worden opgesteld dat ze idealiter op een later tijdstip verder kunnen worden ontwikkeld tot een functionele specificatie. Het is ook raadzaam om de inhoud op een gestructureerde manier te organiseren in plaats van deze willekeurig te rangschikken.

Beschrijving van het bedrijf

Begin met een korte introductie van het bedrijf. Dit zal de toekomstige ERP-leverancier een eerste indruk geven van u, uw situatie en uw diensten. Het zal hen ook een beter idee geven of ze naar tevredenheid aan uw verwachtingen en voorwaarden kunnen voldoen. Dit omvat natuurlijk de naam van uw bedrijf, de bedrijfstak, locaties en een contactpersoon met wie ze contact kunnen opnemen als ze vragen hebben. U kunt ook de marktomgeving en uw producten en diensten beschrijven. Hoewel deze informatie optioneel is, zal het de kwaliteit van uw specificaties aanzienlijk verbeteren. U kunt deze vragen bijvoorbeeld beantwoorden

• Wat verkoopt u?
• Heeft u concurrenten? Zo ja, wie?
• Wat zijn uw sterke en zwakke punten?
• Wat onderscheidt u van andere bedrijven? Is er een unique selling point of zijn er bepaalde mijlpalen?

Vervolgens moet u de huidige status-quo en de gewenste doelstatus beschrijven:

Initiële situatie

Beschrijf uw huidige uitgangssituatie en de huidige IT-infrastructuur:

• • Hoe is de wens voor een nieuw ERP-systeem ontstaan?
  • Heeft u al een ERP-systeem? Zo ja, welke problemen bent u tegengekomen? Hoe heeft u deze tot nu toe opgelost?
  • Gebruikt u andere softwareoplossingen die via een interface verbonden moeten worden?

Maak specificaties met doelstellingen & planning

Zelfs als een ERP-implementatie een omvangrijk en tijdrovend project is, moet u het doel niet uit het oog verliezen. U moet daarom specifiek de procedure en resultaten definiëren die u verwacht en hoe u succes wilt meten. Dit is niet alleen belangrijk voor de ERP-leverancier, maar kan ook nuttig zijn voor uzelf. Zo kunt u zichzelf van tijd tot tijd herinneren aan de prioriteiten van het project. Een planning moet ook deel uitmaken van uw specificaties:

• Wanneer verwacht u een antwoord?
• Wanneer moeten er workshops plaatsvinden?
• Wanneer moet de implementatie beginnen?
• Met betrekking tot digitalisering & Industrie 4.0:
  • Hoe zou de toekomstige richting van het bedrijf eruit moeten zien?

Gebruik het ERP-systeem niet alleen om de huidige status te verbeteren en fouten te elimineren – want slechts een heel klein deel van het potentieel wordt op deze manier benut. Daarom moet u zeker de doelstellingen van het bedrijf voor de komende jaren erin opnemen.

Functionele en niet-functionele vereisten

U moet dit punt verrijken met een bijzonder grote hoeveelheid informatie. Dit maakt het voor de leverancier veel gemakkelijker om een geschikte oplossing voor u te ontwikkelen. Functionele en niet-functionele vereisten zijn vaak geen duidelijke verklaringen die slechts één interpretatie toelaten. Ze beschrijven vaak slechts één doel, waarvoor verschillende oplossingsrichtingen denkbaar zijn. Ons artikel “Waarom is een requirements analyse zo belangrijk?” beschrijft functionele en niet-functionele requirements in meer detail.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

• Waarom is een requirements-analyse zo belangrijk?
• Wat is eigenlijk een ERP-workshop?

Toepassingsgebieden van de specificaties

Beschrijf het beoogde doel en de gebruiksgebieden.

• • In welke gebieden moet de software worden gebruikt?
  • Wie moet het gebruiken?

Houd er rekening mee dat planningsprocessen voortdurend veranderen en nooit in steen gebeiteld zijn. Bedenk daarom hoe beslissingen worden genomen en wiens goedkeuring vereist is. En ook hoe eventuele wijzigingen vervolgens in de specificaties moeten worden opgenomen.

Samenvatting

• Beschrijving van het bedrijf
  • Naam, bedrijfstak, rechtsvorm, locaties, contactpersonen, enz.
  • Marktomgeving, producten, diensten
• Beschrijving van de huidige en beoogde status
  • Initiële situatie
  • Huidige IT-infrastructuur
  • Doelinstelling & schema
    • Tijdschema, deadlines, data
• Functionele & niet-functionele eisen
• Toepassingsgebieden

Tips waarmee u rekening moet houden bij het maken van een specificatieblad

Het maken van een specificatieblad vereist een gestructureerde aanpak. Het is in ieder geval aan te raden om niet blindelings te beginnen met schrijven. Neem de tijd en stel uzelf de volgende vragen over uw project: Waarom heeft het bedrijf een ERP-systeem nodig? Welke doelen moeten met de invoering worden bereikt en welke processen moeten worden geoptimaliseerd? Het maken van een specificatieblad kan enkele weken of zelfs maanden duren. Het is het beste om aan het begin een deadline vast te stellen. Dit kan nuttig zijn om met de nodige discipline aan de creatie te werken. Vooral als er uitgebreide herstructureringen gepland zijn als onderdeel van het project.

Controleer de procesketens

Begin bij voorkeur met het controleren van de procesketens en het vinden van de zwakste schakel. Begin hiervoor bij het begin van de waardeketen en stel van daaruit vragen aan de volgende afdelingen. Wat zijn precies de problemen? Enerzijds heeft dit het voordeel dat het projectteam het hele proces en de respectieve afhankelijkheden leert kennen – en zo een goed overzicht van de processen krijgt. Anderzijds kunnen bekende zwakke punten al in de planningsfase worden opgelost door optimale doelprocessen te creëren. In de volgende stap kunt u nu de vereiste kenmerken uit de beschreven processen afleiden.

Eisen moeten gebaseerd zijn op de doelstellingen

Houd er rekening mee dat de vereisten gebaseerd moeten zijn op uw doelstellingen – en dat u de bedrijfsstrategie niet uit het oog mag verliezen. Zorg er ook voor dat u alleen de vereisten beschrijft en niet hun implementatie. In tegenstelling tot de functionele specificatie, moet de eisenspecificatie altijd oplossingsneutraal geformuleerd worden en op zo’n manier dat het ook door buitenstaanders begrepen kan worden. Het is ook belangrijk dat u uw werknemers bij het proces betrekt. In grote bedrijven is het echter zeer waarschijnlijk dat u veel en uitgebreide “verlanglijstjes” ontvangt. Zorg ervoor dat u deze niet ongefilterd in de specificaties opneemt – anders is chaos onvermijdelijk.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

• Kostendrijvers van een ERP-implementatie

Conclusie

Een specificatieblad ondersteunt u bij het selecteren van een geschikte leverancier en vormt de basis voor een succesvolle ERP-implementatie. Het is niet alleen een nuttig hulpmiddel voor de projectplanning: u wordt zich ook bewust van uw eigen doelen en processen. Bij het opstellen van de eisenspecificatie is het belangrijk om een balans te vinden tussen de twee “uitersten” en een geschikte diepte van informatie. Beschrijf uw vereisten op zo’n manier dat iemand die geen deel uitmaakt van uw bedrijf ze kan begrijpen. Vermijd irrelevante details en onrealistische “nice to have” functies. Idealiter zijn uw specificaties gestructureerd, procesgericht en oplossingsneutraal. In geval van twijfel geldt echter altijd: het ERP-systeem moet zich kunnen aanpassen aan uw processen – niet andersom.

Wilt u meer weten over behoeftenanalyses, specificaties of het hele scala aan functies van TimeLine ERP? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!