Hoe kan ik als gebruiker een goed ERP-systeem herkennen?

Stel dat u voor de taak staat om een ERP-systeem voor uw bedrijf te selecteren. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Misschien wordt uw huidige systeem ouder, bent u ontevreden of had u er nog geen en wilt u eindelijk af van vervelende eilandoplossingen. Een ERP-systeem is het hart en de ruggengraat van elk bedrijf; het zorgt voor orde en structuur.

Het is waarschijnlijk dat er meerdere, soms heel verschillende mensen met het systeem werken. Daarom moet u proberen om een oplossing te vinden die flexibel is en dus aan ieders behoeften voldoet. Dit is de enige manier waarop het u toegevoegde waarde kan bieden. Zoals u zich zult realiseren, is het maken van de juiste keuze een verantwoordelijke taak. De nieuwe oplossing moet u immers ook de komende jaren naar tevredenheid begeleiden. Dus waar kunt u het beste beginnen met zoeken? Wat maakt een systeem eigenlijk tot een goed systeem? Laten we één ding duidelijk stellen – er bestaat niet zoiets als ‘het ene’ systeem. Welk systeem goed is, is subjectief. Het hangt meer af van de behoeften die u hebt en de doelen die u nastreeft. Iets dat voor anderen werkt, hoeft niet per se voor u te werken. Het beste systeem is het systeem dat het beste bij uw bedrijf past. De doorslaggevende factor is uiteindelijk wat voor u belangrijk is. Er zijn echter enkele aspecten waarmee u rekening kunt houden om te beoordelen of het ERP-systeem goed in uw organisatie zou passen.

Alle begin is moeilijk

Onze omgeving en dus ook ERP-systemen worden steeds complexer. Er zijn zoveel aanbiedingen dat het moeilijk is om precies te weten waar u moet beginnen met zoeken. ERP-systemen verschillen voornamelijk wat betreft hun functionele focus, schaalbaarheid voor verschillende bedrijfsgroottes, het aanbod van functies en de gebruikte technologieën. Het hangt er dus vanaf in welke branche u werkt, hoeveel werknemers u hebt en natuurlijk wat u van het systeem verwacht. Een industrieel bedrijf heeft andere eisen dan bijvoorbeeld een groothandelaar of een bedrijf voor transport & logistiek. Om het wat makkelijker te maken om te beginnen, zal het helpen om de bestaande selectie grofweg in te perken. U moet nu goed kijken naar de systemen die op de shortlist staan.

Wat maakt een geschikt ERP-systeem

?

Overzicht en uiterlijk

Het eerste wat u opvalt aan een ERP-systeem is natuurlijk het uiterlijk. Zorg ervoor dat het lettertype een leesbaar contrast heeft en dat de basiselementen op het scherm gemakkelijk te herkennen zijn. Relevante informatie is gemakkelijker te herkennen als het visueel afsteekt tegen de achtergrond. Bovendien moet zelfs iemand die nog nooit met een ERP-systeem heeft gewerkt, de belangrijkste functies in één oogopslag kunnen vinden. De grootte van trefvlakken voor selecties, lijsten of navigatie-elementen is ook belangrijk voor een efficiënte werking. Voor veel gebruikers is een gestandaardiseerd, aantrekkelijk ontwerp al een doorslaggevende factor bij het kiezen van een ERP-systeem.

Gebruiksvriendelijkheid

Nu is het tijd om het systeem te testen. Het ERP-systeem moet u natuurlijk zoveel mogelijk ondersteunen om uw taak snel uit te voeren. Laten we aannemen dat u een nieuwe klant wilt aanmaken. Kunt u in één oogopslag zien waar u zich in het programma bevindt en waar u naartoe moet? Hoeveel klikken hebt u nodig om het contact aan te maken? Zijn verplichte velden gelabeld en foutmeldingen duidelijk? Het systeem moet u feedback geven wanneer u iets hebt ingevoerd. Zo kunt u er zeker van zijn dat het de invoer heeft begrepen en dat de actie is geactiveerd. Let ook op de fouttolerantie. Typefouten moeten met weinig moeite gecorrigeerd kunnen worden. Problemen met de werking komen meestal alleen voor bij dagelijks gebruik en zijn op het eerste gezicht moeilijk te herkennen. De werking van een programma hangt echter ook af van de betreffende taak en moet daarom altijd individueel beoordeeld worden. Er is geen algemene waarde die goede bruikbaarheid voor alle gebruikers in gelijke mate definieert.

Aangepast en uitbreidbaar

Een kleine vooruitziende blik is nu vereist. Bij het kiezen van een nieuw systeem moet u zich niet beperken tot uw huidige eisen en behoeften. Als bedrijf hebt u een systeem nodig dat met u mee kan groeien. Een toekomstbestendig ERP-systeem is zo flexibel dat het zich gemakkelijk kan aanpassen aan veranderende omstandigheden en behoeften. Modulaire en functioneel uitbreidbare systemen zijn hier in het voordeel. Ze stellen u in staat om veel gerichter en meer op maat in uw behoeften te voorzien. Het biedt u de mogelijkheid om functies te gebruiken die op uw bedrijf zijn afgestemd.</span

Mobiele toepassingen en gegevensopslag

Zoek uit of u onderweg altijd toegang tot uw gegevens kunt krijgen. Zo kunt u onafhankelijk werken en bespaart u enorm veel tijd en productiviteit tijdens vergaderingen, onderhandelingen of zelfs bij de klant. Het risico op fouten kan ook sterk worden verminderd als uw werknemers onderweg relevante gegevens direct kunnen invoeren. De gegevens hoeven niet op één plaats te worden ingevoerd en later opnieuw in het programma te worden ingevoerd. In uw eigen datacenter, in de cloud of als gehoste service: ERP-oplossingen moeten in elke variant of een combinatie daarvan geïnstalleerd kunnen worden en altijd een uniform systeem vormen. Hierdoor kunnen gedecentraliseerde locaties economisch geïntegreerd worden.

Introductietijd en ondersteuning

Ga na hoe lang het duurt voordat u het systeem in uw bedrijf kunt gebruiken. Houd ook rekening met de impact van de implementatie op de dagelijkse gang van zaken. Heeft u een persoonlijke consultant en kunt u die gemakkelijk bereiken of is er alleen een hotline nummer als u een probleem hebt?

Kosten op lange termijn

Veel bedrijven kiezen voor een ERP-systeem om onder andere kosten te besparen. Houd er echter rekening mee dat u naast de implementatiekosten ook kosten op de lange termijn kunt hebben. Aangezien uw ERP-systeem idealiter met uw bedrijf meegroeit, mogen toekomstige onderhouds- en opleidingskosten niet worden verwaarloosd.

Conclusie

Het kan vaak nuttig zijn om een ERP-consultant te raadplegen. Wees u er wel van bewust dat niet elke consultant objectief is. Dus ook hier moet u iemand zoeken die ervaring heeft en idealiter met meerdere aanbieders werkt. Naast presentaties en workshops bieden veel aanbieders ook een gratis proefversie aan, waarin u het systeem kunt uitproberen. Zo krijgt u een indruk van hoe het systeem in uw bedrijf zou passen. En als laatste tip: kijk niet alleen naar het aantal functies, maar ook naar de sociale component. Voor een betrouwbare en op vertrouwen gebaseerde samenwerking moet niet alleen het systeem, maar ook de provider bij u passen.

Als u meer wilt weten over de voordelen van ERP-systemen of het volledige scala aan functies van TimeLine ERP, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!