Key-gebruikers voor een ERP-project: de juiste keuze

Hoe vindt u de beste ERP key users

De invoering van een ERP-systeem is meestal een omvangrijk project. Afhankelijk van de grootte kan het enkele weken of zelfs maanden duren. Het lijdt geen twijfel dat zo’n project kapitaal en tijd in beslag neemt, evenals uw personeel. Dit geldt vooral voor kleine of middelgrote bedrijven met beperkte fondsen en middelen. Wij raden u daarom aan om de afzonderlijke stappen ruim van tevoren te plannen en de realisatie niet te overhaasten. Dit geldt ook en vooral voor de selectie van belangrijke gebruikers voor het ERP-project.

Het succes van uw software-implementatie hangt voor een groot deel af van de samenstelling van uw projectteam en de betrokkenheid van het team. Dit is waar de belangrijkste gebruikers voor het ERP-project om de hoek komen kijken! Zij zijn een belangrijk onderdeel van uw projectteam en spelen een sleutelrol in het succes van de implementatie. Omgekeerd hebben ongeschikte key users in een ERP-project een negatieve invloed op het resultaat. Maar hoe vindt u een geschikte kandidaat voor deze rol?

Welke taken heeft een key user in een ERP-project?

Wat is een key user precies? En welke rol speelt een key user in een ERP-project? In onze ervaring is het antwoord als volgt: key users vormen de interface tussen het ERP-systeem en de daadwerkelijke gebruikers van de software of de workflows en processen in het bedrijf.

Tijdens de implementatie: uw key user als contactpersoon & link

Sleutelgebruikers in een ERP-project vertegenwoordigen de belangen van hun afdeling. Ze werken nauw samen met de ERP-leverancier, het projectmanagement en de rest van het personeel tijdens de hele implementatieperiode. Sleutelgebruikers houden daarom vanaf het begin toezicht op het project, fungeren als een uitgebreid contactpunt en bemiddelen tussen het projectmanagement en het personeel, d.w.z. de toekomstige gebruikers van de software.

Het voordeel hiervan is enerzijds dat key users de gebruikers al in een vroeg stadium informeren over de geplande procedure of over wijzigingen door het projectmanagement en uitleggen waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Aan de andere kant koppelen zij ook de eisen, belangen en wensen van de medewerkers terug naar het projectmanagement. Door een voortdurende uitwisseling zorgen key users in een ERP-project ervoor dat uw werknemers vanaf het begin betrokken zijn en de beslissingen van het projectmanagement beter kunnen begrijpen. En het zorgt ervoor dat alle belangrijke punten aan het eind in het systeem terug te vinden zijn.

Key users in het ERP-projectde acceptatie van de implementatie versterken Het is menselijk: Grote veranderingen veroorzaken aanvankelijk scepsis. Als u een kant-en-klaar systeem aan uw werknemers voorlegt, leidt dit vaak tot bedenkingen of regelrechte afwijzing. Daarom is het des te belangrijker om de suggesties en wensen van het personeel in overweging te nemen, erop te reageren en ze waar mogelijk te implementeren. Dit zal de acceptatie van uw project vergroten.</p Alleen als het personeel het systeem accepteert, zal de introductie van de software de moeite waard zijn. Dit is precies waar een geschikte key user in een ERP-project van pas komt. Zij zullen de voordelen van de nieuwe software benadrukken, maar ook het doel van de verandering uitleggen. Als de software op de juiste manier wordt gebruikt, creëert het structuren, stelt het banen veilig en bevordert het de groei van het bedrijf. Om deze positieve argumenten over te brengen, raden wij regelmatige korte vergaderingen of een nieuwsbrief aan. Op deze manier wordt de belangrijkste gebruiker voortdurend en duurzaam geïnformeerd over de huidige status van het project en krijgt hij of zij actief feedback.

Na de implementatie: key users voor training van werknemers

Nadat de software is geïnstalleerd, neemt de key user meestal de training van uw werknemers over. Slechts in zeldzame gevallen wordt de training van werknemers uitgevoerd door de ERP-leverancier. Natuurlijk is het belangrijk dat de key user vóór de training bekend is met alle relevante functies en mogelijkheden van het systeem, zodat hij deze kennis aan zijn collega’s kan doorgeven. Zelfs na de implementatie is hij de contactpersoon voor vragen en problemen. Dit houdt ook in dat hij suggesties voor verbeteringen, wijzigingsverzoeken en aanpassingen voor de volgende update van de oplossing verzamelt en doorgeeft aan de ERP-leverancier.

Welke kwaliteiten heeft een goede key user nodig in een ERP-project?

Een geschikte key user moet aan bepaalde eigenschappen voldoen die niet alle werknemers hebben. Onze tip: Maak van een werknemer niet zomaar de hoofdgebruiker in het ERP-project waar u in de dagelijkse gang van zaken het gemakkelijkst zonder kunt of die het snelst van zijn taken kan worden ontheven. Een werknemer die ongeschikt is als key user kan het project niet goed ondersteunen en kan zelfs een negatieve invloed hebben op de implementatie. Bijvoorbeeld omdat ze de verkeerde oplossingen ontwikkelen of niet in staat zijn om het personeel te overtuigen van de voordelen van de nieuwe software.

Eigenschappen die een key user moet bezitten

Eigenschappen die een key user in een ERP-project moet hebben:

• Basiskennis van techniek en een snelle beheersing om zich snel vertrouwd te kunnen maken met de nieuwe software
• Een hoog niveau van technische expertise en interesse in de processen van andere gebieden van het bedrijf om de taken als belangrijke gebruiker te vervullen
• Empathie versus autoriteit: empathie is belangrijk om de angsten van werknemers te begrijpen en erop te reageren – maar assertiviteit is ook essentieel om de belangrijkste punten van het ERP-project niet uit het oog te verliezen
• Verziende blik: Een goede key user denkt en handelt met een vooruitziende blik, houdt het overzicht en heeft oog voor de dagelijkse uitdagingen van zijn collega’s
• Open-mindedness: Deze eigenschap is bijzonder belangrijk, omdat key users als constant aanspreekpunt in een ERP-project fungeren en een bemiddelende rol moeten spelen bij de opleiding van medewerkers en hun kennis zo goed mogelijk moeten overdragen
• Echte interesse en motivatie in het ERP-project

 

Sleutelgebruiker in een ERP-project: Hoe vindt u een geschikte kandidaat

Het is waar dat slechts zelden al deze punten op een werknemer van toepassing zullen zijn. Het belangrijkste is echter om een kandidaat te selecteren als key user in uw ERP-project die zich volledig inzet voor het project en ook zijn collega’s kan inspireren met deze voorbeeldige houding. Als uw key user openstaat voor nieuwe uitdagingen en gemotiveerd is om de taak op zich te nemen, dan gaat dit vanzelf. Hier zijn onze vier tips om u te helpen bij het vinden van een geschikte key user voor het ERP-project:

Tip 1: Zoek niet naar hiërarchische rang

Wanneer het aankomt op het vertegenwoordigen van de belangen van de afdeling, denken veel ondernemers eerst aan het afdelingshoofd. Dat is begrijpelijk, want zij hebben meestal veel ervaring, zijn bekend met de processen van het bedrijf en worden zeer gerespecteerd door hun collega’s. Wie is er dan beter geschikt voor de rol en taken van een belangrijke gebruiker in een ERP-project? In werkelijkheid is het afdelingshoofd echter niet altijd de beste keuze. Een goed afdelingshoofd is namelijk niet automatisch een geschikte key user. Vooral in grote bedrijven hebben zij vaak een zekere afstand tot de dagelijkse werkzaamheden ontwikkeld en hebben zij de neiging om administratieve taken op zich te nemen. Ze zijn niet altijd bekend met de werkelijke werkprocessen, althans niet in detail. Maar een afdelingshoofd kan natuurlijk ook een geschikte key user zijn of een training als key user uitvoeren. Het een sluit het ander niet uit.

Tip 2: Ga op zoek naar top performers

Kijk goed, want werknemers met de juiste kwaliteiten zijn te vinden ongeacht hun positie in het bedrijf. Ga op zoek naar toppresteerders! Zelfs als hoofdgebruikers in een ERP-project staan zij hoog aangeschreven bij het personeel. Ze zijn betrouwbaar en er wordt eerder naar ze geluisterd als het projectmanagement bijvoorbeeld suggesties voor veranderingen doet. Een topper heeft meer kans om sceptische werknemers te overtuigen en de acceptatie van het project te vergroten. Dit loont ook als de key user verantwoordelijk is voor de gebruikerstraining.

Tip 3: Richt uw zoektocht niet alleen op expertise

Natuurlijk is expertise belangrijk als het gaat om het vertegenwoordigen van uw eigen specialisme. Belangrijke gebruikers in een ERP-project moeten volledig bekend zijn met de taken op hun afdeling en de bedrijfsprocessen daar. Maar bepaalde zachte vaardigheden zijn minstens zo belangrijk, waarover een key user moet beschikken. Persoonlijke waarden en eigenschappen zoals betrouwbaarheid, respect en eerlijkheid, maar ook geduld, een vriendelijke houding en het vermogen om kritiek te verdragen zijn belangrijk. Hierdoor blijft de motivatie voor het project behouden en kunnen eventuele weerstanden of bedenkingen tijdig overwonnen worden. Dit verhoogt de medewerking aan uw ERP-project. In het beste geval komen empathie en assertiviteit samen. Luisteren, inspireren, moeilijke kwesties duidelijk uitleggen en altijd een goede balans vinden – dat is de uitdaging.

Tip 4: Vooruitzien en motivatie

In veel bedrijven richten individuele werknemers zich sterk op hun eigen taken. Communicatie met andere afdelingen van het bedrijf vindt vaak slechts sporadisch plaats. Bedrijfsprocessen eindigen echter niet aan de afdelingsgrens. De hoofdgebruiker in uw ERP-project moet vooruitziend en vooral afdelingsoverstijgend denken en handelen. Dit veronderstelt dat hij een expert is op zijn eigen specialistische gebied, maar ook geïnteresseerd is in de processen van andere gebieden van het bedrijf. De belangrijkste voorwaarden waarover een key user moet beschikken, zijn echter motivatie, oprechte interesse in de taak en het vermogen om deze interesse op te wekken bij de rest van het personeel.

Klinkt als een leuke taak – wat is het addertje onder het gras?

Werknemers die de rol van hoofdgebruiker in een ERP-project op zich nemen, moeten zich ervan bewust zijn dat ze tijdens de implementatiefase overuren kunnen verwachten. Naast de normale dagelijkse werkzaamheden zullen er extra vergaderingen en trainingssessies op de agenda staan – gedurende meerdere weken of maanden, afhankelijk van de omvang van het project.

Hoe ondersteunt u uw belangrijkste gebruiker als ondernemer?

ERP-projecten zijn tijdrovend voor de key user, en daarom heeft zelfs de beste key user uw ondersteuning nodig. Het is bijvoorbeeld verstandig om een periode voor de introductie te kiezen wanneer er geen andereprojecten gepland zijn of wanneer u uit ervaring weet dat het wat rustiger is in het bedrijf. Bovendien moet u de geselecteerde werknemers niet tegelijkertijd voor andere grote klantprojecten inplannen.

Dagelijkse zakelijke taken kunnen in deze periode door andere collega’s worden overgenomen. Op voorwaarde dat het project door alle werknemers in gelijke mate wordt ondersteund. Als het project echter fundamenteel in twijfel wordt getrokken, kan de werksfeer door dergelijke maatregelen verslechteren. Als ze de voordelen van het project zien, zijn ze eerder bereid om de tijdelijke last van belangrijke gebruikerstaken te accepteren.

Voor de duidelijkheid: een ERP-project gaat vaak gepaard met stress. U zult waarschijnlijk overtuigd moeten worden zodra u uw ideale kandidaat hebt gevonden. Maak duidelijk hoe belangrijk een succesvolle implementatie voor het bedrijf is en benadruk ook de voordelen voor de werknemers. Door op te treden als een belangrijke gebruiker in een ERP-project, doet u leiderschapservaring op – en de ervaring heeft geleerd dat de reputatie in het bedrijf aanzienlijk toeneemt na een succesvolle implementatie. Als iemand absoluut geen interesse heeft in deze taak, is het beter om iemand anders voor deze rol te kiezen. Werknemers die alle belangrijke kwaliteiten hebben, maar niet geïnteresseerd zijn in de taak, zullen u geen meerwaarde bieden. Een positief introductieproces zou in gevaar komen.

Conclusie: zoek belangrijke gebruikers voor ERP-projecten

Bijna elk bedrijf heeft wel een geschikte werknemer die de rol van key user in een ERP-project op zich kan nemen. De uitdaging is nu om deze persoon te vinden. Het zijn vaak degenen aan wie u op het eerste gezicht niet denkt. Om het ERP-project tot een goed einde te brengen, moet u geen slechte compromissen sluiten. Een slecht geselecteerd projectteam zal snel zijn grenzen bereiken – en er kunnen conflicten en vertragingen ontstaan, waardoor het succes van het project in gevaar komt. Het is beter om iets meer tijd te nemen bij het samenstellen van het team en te vertrouwen op een gemotiveerd team dat goed samenwerkt en samen alle uitdagingen overwint. Deze motivatie zal automatisch overslaan op het voltallige personeel. Zelfs als de invoering van ERP-software een technische implementatie is, moet de focus altijd op de mensen in het bedrijf liggen.

 

Wilt u meer weten over ERP-implementatie en de selectie van belangrijke gebruikers in een ERP-project? Of bent u geïnteresseerd om vertrouwd te raken met het volledige scala van TimeLine ERP functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!