Optimaliseer het gegevensonderhoud voor snelle en eenvoudige processen

Een ERP-systeem met een database maakt de processen in uw bedrijf transparanter en efficiënter. Dit maakt dagelijkse taken veel gemakkelijker – in theorie tenminste. Het tegenovergestelde gebeurt echter als u het gegevensonderhoud verwaarloost. De database vormt de basis van de ERP-software. Hierin worden stamgegevens, gebruikersinformatie en zelfs acties opgeslagen. Na verloop van tijd blijft de database groeien en wordt snel onoverzichtelijk. Dit is te wijten aan de IT-infrastructuur, die daardoor vaak niet wordt aangepast. Het resultaat: respons- en laadtijden worden steeds langer en query’s nemen veel tijd in beslag. Kortom, de prestaties van uw software lijden eronder. Dus wat kunt u doen om het gegevensonderhoud te optimaliseren?

Tijd voor een voorjaarsschoonmaak in gegevensonderhoud

De prestaties van uw software zijn essentieel als u er voordeel uit wilt halen. Veel processen zijn nu geautomatiseerd, dus uw gegevens moeten betrouwbaar zijn om foutloze processen te garanderen. Om te kunnen profiteren van de voordelen van het systeem, moeten uw gegevens altijd up-to-date en volledig zijn. Als de oorspronkelijke gegevensstructuur niet meer voldoet, is het tijd voor een voorjaarsschoonmaak op uw server. Neem dus de tijd om uw server te bevrijden van de gegevenschaos. Hier volgen enkele tips om u te helpen de kwaliteit van uw gegevens te verbeteren – zodat u weer kunt profiteren van snelle en eenvoudige processen.

Bepaal criteria voor gegevenskwaliteit

Om het gegevensonderhoud te optimaliseren, moet u van tevoren criteria definiëren. Zo voorkomt u dat er überhaupt onjuiste gegevens worden aangemaakt. Hierdoor kunt u het gegevensinvoerproces controleren en fouten in bestaande gegevens corrigeren. Deze criteria kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden

• Volledigheid

  • Een gegevensrecord moet natuurlijk altijd volledig zijn – dat is de eerste vereiste. Dit omvat het klantnummer, de naam en de woonplaats.

• Uniek

  • Zijn de gegevens duidelijk interpreteerbaar?

• Actualiteit

  • De gegevens moeten actueel zijn. U kunt dit bijvoorbeeld doen door de klant te bellen. Of u kunt de gegevens synchroniseren via de website of e-mailhandtekening.

• Nauwkeurigheid

  • Definieer bijvoorbeeld een formaat voor numerieke waarden, zoals slechts twee cijfers achter de komma. Op deze manier is alles gestandaardiseerd.

• Consistentie

  • De dataset mag geen tegenstrijdigheden bevatten.

• Vrijheid van redundantie

  • Wijs elk klantnummer slechts eenmaal toe om verwarring te voorkomen.

• Relevantie

  • De gegevens moeten aan de informatiebehoefte voldoen.

• Uniformiteit

  • Bepaal de vorm waarin u de gegevens in het systeem invoert. Let bijvoorbeeld op hoofdletters en kleine letters of umlauts.

• Betrouwbaarheid

  • • De herkomst van de gegevens moet betrouwbaar zijn. Gegevens uit betrouwbare bronnen zijn meestal van hogere kwaliteit dan gegevens uit openbare bronnen.

In de regel worden niet alle bovenstaande criteria tegelijkertijd gebruikt. U kunt de criteria gebruiken die het meest zinvol zijn voor uw gegevensonderhoud – en zo de workflow vereenvoudigen.

Plaats gegevensonderhoud op de agenda

Controleer de gegevensinvoer en het gegevensonderhoud regelmatig om de kwaliteit van uw gegevens te waarborgen. U kunt op de lange termijn alleen van goede gegevens profiteren als u deze stap regelmatig herhaalt. Train uw werknemers en houd ze verantwoordelijk om het belang hiervan te benadrukken.

Verplicht gegevensonderhoud: ruim uw database regelmatig op

Sommige bedrijven gebruiken hun ERP-systeem al vele jaren. Zelfs voor kleine bedrijven neemt de hoeveelheid gegevens voortdurend toe. Hoe langer u met de software werkt, hoe meer gegevens zich natuurlijk ophopen. Databases bevatten echter vaak informatie die niet meer relevant is. Veel ervan hebt u waarschijnlijk niet meer nodig, omdat het verouderd is of misschien maar één keer gebruikt is. Het regelmatig analyseren van gegevens kan u behoeden voor onnodige ophopingen. U kunt hiervoor bijvoorbeeld een analysetool gebruiken. Bij het analyseren van de gegevens wordt vaak duidelijk of de gegevens relevant zijn – of en welke correcties moeten worden aangebracht. Onjuiste of overbodige gegevens komen zo aan het licht en kunnen worden gecorrigeerd of gearchiveerd. Hierdoor hebt u weer meer opslagruimte en leveren zoekopdrachten sneller resultaat op. Maar let op: zelfs als u bepaalde gegevens niet meer nodig hebt, kunt u ze niet zomaar verwijderen vanwege de bewijsplicht.

Onderhoud van gegevens: optimaliseer query’s met database-indexen

Het maken van een index is een andere optie in gegevensbeheer om de snelheid van vaak opgevraagde informatie te verhogen. Een database-index is een gegevensstructuur voor het optimaliseren van queries. Een indextabel wordt gebruikt om de gegevens te sorteren en op te slaan op de gegevensdrager. Dit is vooral geschikt voor gegevens die u slechts zelden wijzigt, zoals klant- of artikelstamgegevens. Het gebruik van indexen wordt aanbevolen voor databases waarin grote hoeveelheden gegevens worden opgeslagen en die zeer vaak worden opgevraagd. Het nadeel is echter dat het aanmaken van indexstructuren leidt tot geheugengebruik. Bij een groot aantal indices kan dit dus leiden tot een groot geheugengebruik. Bovendien leidt het gebruik van indexen tot meer inspanning bij het schrijven van gegevensrecords. In dit geval moet het databasesysteem ook rekening houden met de index en deze dienovereenkomstig laden. Hier geldt: hoe meer indices een tabel heeft, hoe groter het prestatieverlies bij het opslaan van nieuwe gegevensrecords.

Snellere query’s met gegevensclusters

Maar welke aanpak helpt om een traag systeem weer geschikt te maken voor dagelijks gebruik? Eén optie is om de database in verschillende clusters te verdelen. Gegevensclusters zijn gegevens die gegroepeerd en samengevat zijn op basis van gemeenschappelijke kenmerken. De gegevens worden zo georganiseerd dat de toegang tot gerelateerde informatie zo effectief mogelijk is. Gegevensclusters zijn daarom een belangrijk middel om het gegevensonderhoud te optimaliseren. Vaak benodigde gegevens blijven in een logisch deel. Gegevenstabellen met informatie die u minder vaak nodig hebt, kunnen naar een andere server worden verplaatst. Bestaande informatie die u vaak nodig hebt, kan daardoor veel sneller worden opgehaald.

Alternatief voor traditioneel gegevensonderhoud: ERP uit de cloud

Het optimaliseren van een traag ERP-systeem is een uitdaging omdat er tijd en middelen voor nodig zijn. Dit gaat natuurlijk ook gepaard met kosten. Als alle bovenstaande maatregelen echter niet tot het gewenste succes leiden, kunt u een nieuwe ERP-oplossing overwegen. In zo’n geval kiezen steeds meer bedrijven voor een cloud-gebaseerde oplossing. Vooral de leveringsmodellen Platform-as-a-Service (PaaS) en Software-as-a-Service (SaaS) worden steeds populairder. De ERP-leverancier levert de applicatie en zorgt voor het onderhoud en de hosting. Dit verlaagt de kosten op de lange termijn en trage ERP-systemen behoren tot het verleden.

Wilt u meer weten over gegevensonderhoud of het volledige scala aan TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!