Succesvolle implementatie van een ERP-systeem

De invoering van een ERP-systeem is vaak een lang en complex proces dat veel afzonderlijke stappen omvat. Het kan enkele maanden duren voordat het systeem in uw dagelijkse bedrijf is geïntegreerd – afhankelijk van de complexiteit van de vereisten en het aantal werknemers. Een project als dit kost tijd, middelen en waarschijnlijk een paar zenuwen. Maar voordat u de handdoek in de ring gooit, geldt voor de invoering van een ERP-systeem hetzelfde als voor elk ander project: planning is alles. Het succes van een ERP-project hangt zelden af van de technologie. Maar wat zorgt ervoor dat het mislukt? Het zijn eerder slecht gedefinieerde doelen, onduidelijke processtructuren of zelfs de afwijzing van werknemers. Wat u dus nodig hebt, is een goede voorbereiding en een projectteam dat vanaf het begin samenwerkt. Hieronder vindt u een overzicht van het ERP-implementatieproces – en waar u nog meer op moet letten om van uw project een succes te maken.</strong

De ERP-implementatie voorbereiden en analyseren

Voordat u begint met het onderzoeken van geschikte ERP-aanbieders, moet u zich afvragen of u klaar bent voor een ERP-systeem. Bijvoorbeeld, zelfs de beste software kan een gebrek aan basis niet compenseren. Als klein of middelgroot bedrijf hebt u vaak ook beperkte middelen. U moet daarom niet laks zijn in uw eerste overwegingen. Een belangrijke factor is bijvoorbeeld gecentraliseerd gegevensbeheer in uw bedrijf. Uw gegevens moeten up-to-date zijn en uw processen moeten regelmatig gedocumenteerd worden. Wat wilt u bereiken met de invoering van een ERP-systeem? Wat moet het systeem kunnen? Fundamentele vragen die veel bedrijven vaak licht opvatten. Zodra u de essentiële zaken hebt opgehelderd, hebt u de basis voor uw ERP-project gelegd.

Behoefteanalyse en specificaties

Het volgende op uw lijst is het uitvoeren van een eisenanalyse. Hier moet u proberen zo open mogelijk te zijn. Om nieuwe perspectieven te krijgen, kan het nuttig zijn om externe deskundigen in te schakelen – zo kunt u uw bedrijf vaak door andere ogen bekijken. Het kan ook nuttig zijn om uw werknemers bij het proces te betrekken. Zij zijn tenslotte degenen die later met de ERP-software zullen werken. De beste manier om dit te doen is met een rondleiding door het bedrijf en een persoonlijk gesprek. Een goede manier om uw bedrijfsdoelstellingen en de vereisten voor het ERP-systeem vast te leggen is een specificatieblad. Dit document is de basis voor de verdere ERP-selectie. Er wordt onderscheid gemaakt tussen technische en functionele vereisten. Probeer uw verwachtingen echter oplossingsneutraal te formuleren en laat de implementatie gewoon over aan uw toekomstige ERP-leverancier.

Naast de vereisten voor het ERP-systeem moet het document ook een beschrijving van uw bedrijf en de marktomgeving bevatten. Informatie over uw producten, diensten, sterke punten en huidige IT-infrastructuur zijn ook nuttige toevoegingen. Een tijdschema en een contactpersoon zijn ook belangrijk. Neem de tijd om dit te formuleren, aangezien aanpassingen achteraf meestal duur zijn.

Projectmanager en hoofdgebruiker

Naast het uitvoeren van een behoefteanalyse en het maken van een specificatieblad, is het projectteam minstens zo belangrijk bij de introductie van een ERP-systeem. U hebt een projectmanager en een sleutelgebruiker nodig. Bij het selecteren van uw werknemers moet u hun karaktereigenschappen niet verwaarlozen. De projectmanager moet bijvoorbeeld assertief maar ook emphatisch zijn. Oog hebben voor het grote geheel en dicht bij de dagelijkse gang van zaken blijven. Key users vertegenwoordigen daarentegen de belangen van uw werknemers. Zij bemiddelen, fungeren als mentor en wijzen op de voordelen en veranderingen die voortvloeien uit de invoering van een ERP-systeem. Zij proberen op een gevoelige manier angsten en bedenkingen weg te nemen en zijn degenen die het personeel trainen in het systeem. Uw key user moet zoveel mogelijk ervaring en expertise hebben. Wees u ervan bewust dat beide functies veel tijd in beslag nemen. Tijd waarin de normale dagelijkse taken verdeeld moeten worden over andere werknemers.

Van de longlist naar de shortlist

De juiste ERP-aanbieder vinden is niet zo eenvoudig. Maar omdat u de komende jaren met hen zult werken, moet u de keuze niet licht opvatten. Er is echter een goede manier om uw zoektocht wat gemakkelijker te maken. Begin uw zoektocht door onderzoek te doen op het internet en een checklist bij te houden. Vat in een document ruwweg samen welke aanbieders over het algemeen in aanmerking komen. Deze zogenaamde longlijst geeft u een eerste overzicht. Houd altijd rekening met zowel de technische als de functionele eisen: Zijn er bijvoorbeeld vereiste interfaces met andere systemen? Zodra u alle providers hebt verzameld, stuurt u hen de specificaties die u eerder hebt opgesteld. Observeer nu hoe de providers op uw aanvraag reageren. Hoe lang moet u wachten op een antwoord? Is de e-mail een standaardtekst of krijgt u een persoonlijk antwoord? Op deze manier kunt u andere ERP-aanbieders eruit filteren.

De overgebleven kandidaten vormen uw shortlist en u moet met hen een afspraak maken voor een korte presentatie. Hier kunt u uw huidige situatie presenteren en eventuele vragen toelichten. Daarna volgt een ERP workshop. Een presentatie op maat. De leverancier kan de functies die u nodig hebt in hun eigen systeem demonstreren – met behulp van voorbeeldgegevens of een kleine selectie van uw originele gegevens. Dit geeft u een idee van hoe het ERP-systeem in uw bedrijf zou passen. Het hele projectteam moet bij de workshop aanwezig zijn. Let ook op het persoonlijke vlak, ze moeten tenslotte goed met elkaar overweg kunnen. Na de workshop kan de leverancier u precies vertellen wat u qua prijs kunt verwachten. Vooraf kunnen alleen de licentiekosten worden genoemd.

Invoering van een ERP-systeem – de implementatiefase

Zodra u een geschikte ERP-aanbieder hebt gekozen, kan de implementatie beginnen. In een specificatieblad zal uw leverancier u laten zien hoe zij uw vereisten willen implementeren. De termen specificatie en eisen-specificatie worden vaak door elkaar gebruikt, maar het zijn twee verschillende documenten. Neem de eisenspecificatie zorgvuldig door, want deze vormt de basis van uw ERP-implementatie. Zo kunt u aanpassingen zoveel mogelijk vermijden naarmate het project vordert. Vervolgens wordt het systeem geïnstalleerd met demodata, set-up en maatwerk. Tot slot hoeft u alleen nog maar uw gegevens over te dragen. De opleiding van het personeel wordt meestal verzorgd door uw hoofdgebruiker. En dan is het klaar! Het systeem gaat live.

Checklist – Bent u klaar voor de invoering van een ERP-systeem?

• Is er een actuele, gecentraliseerde database beschikbaar?
• Is het projectteam beschikbaar?
• Worden de bedrijfsprocessen regelmatig en consistent in het systeem ingevoerd?
• Is de uitwisseling van informatie geregeld op basis van processen?

Samenvatting van de ERP-implementatie

Een korte samenvatting van de afzonderlijke stappen voor een beter overzicht:

• Het uitvoeren van een behoeftenanalyse
• Opstellen van een eisenspecificatie
• Samenstellen van een projectteam
• Opstellen van een lange en korte lijst
• Het houden van een ERP-workshop
• Het maken van de ERP-selectie
• Specificaties laten opstellen
• Installatie van de ERP-software
• Gegevensoverdracht
• Aanpassing & rapportage
• Echte werking (dagelijkse werkzaamheden)

In het volgende artikel leest u welke factoren uw ERP-project zullen helpen slagen en wat u moet vermijden. Wilt u meer weten over ERP-implementatie of het volledige aanbod van TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!