Tag Archief van: ERP-Systeem

Een PPS-systeem – welke voordelen biedt het?

De verscheidenheid aan producten neemt voortdurend toe door veranderingen in het consumentengedrag en klanten verwachten een constante beschikbaarheid. In tegenstelling tot vroeger zijn mensen er tegenwoordig aan gewend dat bijna elk product op elk moment beschikbaar is. Veel productiebedrijven staan daarom onder enorme druk. Om deze uitdagingen te overwinnen, is een goed doordachte en vooruitziende planning het allerbelangrijkste. Het is de sleutel tot het naleven van leverdatums, een op de behoefte gebaseerde materiaaltoevoer en een efficiënte productie. Een modern PPS-systeem helpt u om de productiesituatie in de gaten te houden en eventuele wijzigingen, knelpunten of storingen met glans te doorstaan. Het gebruik van een dergelijke oplossing is bijna onvermijdelijk, vooral als u meerdere productielocaties en veel procesdeelnemers hebt. Maar wat is een PPS-systeem precies? In dit artikel leest u waarvoor PPS-systemen worden gebruikt, welke voordelen ze voor uw bedrijf hebben, welke taken ze uitvoeren en wat het verschil is met een ERP-systeem.

Wat is een PPS-systeem?

PPS staat voor productieplanning en -sturing. Het is een geautomatiseerd systeem dat, zoals de naam al zegt, u ondersteunt bij het plannen, controleren en bewaken van de productieprocessen in uw bedrijf. Het neemt de organisatie en het bijbehorende gegevensbeheer holistisch over en helpt de processen in uw bedrijf te optimaliseren. Voor een optimale planning is zoveel en vooral volledige informatie over het bedrijf en de processen nodig. Een centrale database zorgt ervoor dat iedereen die bij het proces betrokken is altijd kan handelen op basis van actuele informatie.

team-at-meeting

Een PPS-systeem ondersteunt het hele proces. Te beginnen met offerteverwerking, via inkoop, voorraadbeheer, evenals materiaal- en middelenplanning, tot productiebewaking en levering. Het helpt u bij de productie van goederen, rekening houdend met hoeveelheden, beschikbare capaciteiten en de afgesproken leverdatum. Middelen zoals machines, werknemers en materialen kunnen daardoor veel efficiënter worden gebruikt. In het algemeen maakt het uw bedrijf flexibeler en flexibeler. Moderne PPS-systemen integreren naadloos in het bestaande IT-landschap.

Voordelen

Het gebruik van een PPS-systeem brengt veel voordelen met zich mee voor uw bedrijf. De productieplanning wordt computerondersteund met de software. Dit maakt het mogelijk om de productiekosten te verlagen, de leverbetrouwbaarheid te verhogen en klanten een hoge mate van naleving van leverdata te garanderen.

Korte levertijden en minder voorraad

Met het systeem kunt u ook de tijd verkorten die nodig is om orders te verwerken en een gelijkmatig hoog machinegebruik bereiken. Om ervoor te zorgen dat de software de capaciteit gelijkmatig benut, moeten alle relevante gegevens, zoals stamgegevens of ordergegevens, in het systeem worden vastgelegd. Deze database wordt vervolgens gebruikt voor wiskundige optimalisatie, die de basis vormt voor de planning van de orderverwerking. Een succesvolle planning is alleen mogelijk als er voldoende materialen, personeel en arbeidsmiddelen beschikbaar zijn voor de productie. Veel bedrijven werken nu volgens de just-in-time strategie. Dit betekent dat materialen alleen worden geleverd wanneer ze daadwerkelijk nodig zijn voor de productie. Het doel van deze strategie is om de hele materiaalstroom te synchroniseren met het productieproces. Voorraden in het magazijn worden zo verminderd en u als ondernemer kunt de opslagkosten zo laag mogelijk houden.

Welke taken voert een PPS-systeem uit?

De vereisten voor een PPS-systeem zijn heel divers. Voor productieplanning en -controle moet de software

  • welke producten in welke hoeveelheden in een productieperiode geproduceerd moeten worden,
  • hoe groot de benodigde hoeveelheid inputgoederen is,
  • of en op welke tijdstippen de vereiste producthoeveelheden worden samengevat,
  • wanneer de productie moet plaatsvinden, rekening houdend met middelen en capaciteiten,
  • in welke volgorde productieorders verwerkt moeten worden

Voordat u een nieuwe order accepteert, controleert de software hoeveel capaciteit er momenteel beschikbaar is. Als er geen capaciteit beschikbaar is voor een nieuwe bestelling, wordt dit door het systeem gemeld. Het productieprogramma wordt ook voortdurend bewaakt – als er een vertraging optreedt in de verwerking van een order, wordt dit ook door de software gecommuniceerd. Het PPS-systeem maakt ook onderscheid of een product intern of extern wordt geproduceerd. Er wordt dan een productieorder gegenereerd voor intern geproduceerde producten en een inkooporder voor extern ingekochte producten.

Doelgroepen en toepassingsgebieden

PPS-systemen worden over het algemeen gebruikt in industriële bedrijven met mechanische productie, vooral met assemblageprocessen en stuklijsten, bijvoorbeeld in de elektrotechniek of machinebouw, maar ook in de chemische industrie. In principe kan worden gezegd dat alle doelstellingen die met het gebruik van PPS-software worden nagestreefd, dienen om het concurrentievermogen te waarborgen en te vergroten. De belangrijkste doelstellingen zijn vooral om optimaal gebruik te maken van de middelen en om korte doorlooptijden te realiseren.

Essentiële doelen

De focus blijft liggen op het bereiken van een consistent hoge bezettingsgraad. Dit is synoniem met het streven om de stilstandtijd van machines zo laag mogelijk te houden. Ongebruikte machines veroorzaken stilstandkosten. Hoe korter de stilstandtijd van een machine, hoe lager de stilstandkosten. Het verminderen van de voorraadniveaus is een ander belangrijk punt in veel bedrijven. Met een PPS-systeem kunt u exacte vereiste data bepalen en de voorraadniveaus in het magazijn verlagen. Een ander doel is het minimaliseren van afwijkingen van overeengekomen leveringsdata. Wanneer een bestelling van een klant wordt geaccepteerd, worden er meestal vaste leveringsdata afgesproken. In de praktijk is het vaak moeilijk om de productiedeadlines te halen. Dit is vaak te wijten aan een slechte planning, waardoor de vereiste middelen niet op tijd beschikbaar zijn, en niet zozeer aan knelpunten of machine- of personeelsfouten, zoals vaak wordt aangenomen.

PPS en ERP – wat is het verschil?

Zoals hierboven beschreven, ondersteunt een PPS-systeem het hele productieproces, van offerteverwerking tot levering. In principe kan gezegd worden dat een ERP-systeem een uitbreiding is van het PPS-systeem dat traditioneel in industriële bedrijven gebruikt wordt. De ERP-software bevat ook aanvullende bedrijfsbeheergebieden, bijvoorbeeld modules voor verkoop, boekhouding en personeelszaken. Het ERP-systeem heeft een holistische aanpak en kan ongeacht de industriesector worden gebruikt. Een PPS-systeem daarentegen ondersteunt alleen het productieproces.

PPS gebaseerd op ERP – de klassieker

In sommige bedrijven wordt de PPS-software parallel aan het ERP-systeem gebruikt. Een op ERP gebaseerd PPS-systeem blijft echter de klassieke oplossing voor productieplanning. Grote bedrijven werken bijna uitsluitend met ERP-systemen die een geïntegreerd productieplannings- en controlesysteem hebben. Naast grote bedrijven gebruiken echter ook steeds meer kleine en middelgrote bedrijven ERP-systemen met geïntegreerde PPS-software. Voor een optimale productieplanning en -besturing moeten beide systemen echter perfect op elkaar zijn afgestemd.

Conclusie

Klanten verwachten flexibiliteit en betrouwbaarheid tegen aantrekkelijke prijzen. De relevantie van softwareoplossingen die het bedrijven gemakkelijker maken om te gaan met de toenemende tijds- en kostendruk zal de komende jaren blijven toenemen. Zonder de juiste IT-oplossingen zal het moeilijk zijn om de onderlinge relaties tussen mens, machine en materiaal zo goed mogelijk te plannen en te controleren. Om dit te laten slagen, is software nodig die naadloos in het bestaande IT-landschap integreert. Een toekomstbestendig PPS-systeem laat een goede netwerkverbinding zien tussen de productie, aangrenzende gebieden van het bedrijf en externe partners.

Als u meer wilt weten over de voordelen van PPS-systemen of het volledige scala aan TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!

De voordelen van directe CAD-ERP integratie

Wie CAD- en ERP-systemen met elkaar wil verbinden, neemt meestal de route via een PDM-systeem. Het PDM-systeem fungeert als een bidirectionele tweerichtingsinterface die CAD-gegevens beheert en doorstuurt naar het ERP-systeem. In dit geval komen zowel de interfaces als de softwaresystemen van minstens twee – en in het ergste geval van drie – verschillende leveranciers.

De vraag van het leidende systeem

De software-invoering van het PDM-systeem alleen is echter niet genoeg, want er moet ook worden verduidelijkt wie de organisatorische soevereiniteit (d.w.z. het “leidende systeem”) heeft over metadata die wordt onderhouden en vereist als eigenschappen in CAD-bestanden en als velden in het ERP-systeem.

Met een nieuwe release in januari 2020 neemt TimeLine ERP nu de directe route en leest referenties en metadata uit CAD-bestanden met behulp van native adapters voor Autodesk Inventor, SolidWorks of SolidEdge, zonder via een extra PDM-oplossing te hoeven gaan. De CAD-omgeving blijft onaangeroerd – er wordt alleen een extra serverproces geïnstalleerd dat CAD-gegevens direct vertaalt naar stuklijsten en metagegevens van het ERP-systeem wanneer er wijzigingen worden aangebracht in CAD-gegevens (of wanneer er wordt ingecheckt vanuit een bestaande PDM-oplossing). Er is een mapper beschikbaar voor de metadata, waarmee elke eigenschap (bijv. de “iProperties” die bekend zijn van Inventor) kan worden gekoppeld aan een veld in de artikelmaster van het ERP-systeem.

cad designer aan het werk

DMS vervangt PDM-systeem

Optioneel kan het audit-proof document management systeem dat geïntegreerd is in TimeLine ERP ook het beheer van CAD-gegevens overnemen – met andere woorden, het biedt het bijbehorende CAD-gegevensbeheer en check-in en check-out functies. Omdat deze functie slechts optioneel is, is het voor bedrijven zonder PDM-oplossing heel gemakkelijk om aan de slag te gaan, aangezien het eigenlijke ontwerpproces en de opslag van CAD-gegevens in eerste instantie niet veranderen.

Synchronisatie via server

De CAD-Link server synchroniseert alle ontwerpwijzigingen in realtime met het ERP-systeem en versies van wijzigingen in CAD-gegevens, stuklijsten en metadata. De herziene wijzigingen kunnen worden bijgewerkt met productieorders die al in productie zijn via de stuklijstvergelijking.</p

Deze directe procedure verkort niet alleen drastisch de invoering van een CAD-ERP koppeling – de complexiteit van de oplossing verschilt ook aanzienlijk van de klassieke aanpak.

Als u meer wilt weten over de voordelen van directe CAD-ERP integratie of de volledige reeks TimeLine ERP functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u!

Het doel van het scheiden van ruwe en gedetailleerde planning

Vanaf het begin heeft TimeLine twee planningsprocessen opgenomen: ruwe planning en gedetailleerde planning. Maar wat zit er achter de twee termen in TimeLine? Het is niets minder dan de taakverdeling tussen twee onderling verbonden planningsalgoritmen. De MRP-run stroomopwaarts genereert productievoorstellen als een “adviseur van de klant” – strikt geprioriteerd volgens de beloofde leveringsdata van de bestelling en afroepartikelen.

Ruw plannen

De ruwe planning neemt deze prioriteiten over door de resulterende geplande orders in precies deze volgorde te plannen. Uitgaande van de bevestigde leverdatum (minus transporttijd), wordt de planning eerst achterwaarts uitgevoerd. Als deze planning mislukt omdat de middelen al bezet zijn, wordt de planning verworpen en vooruit gepland. Als er alternatieve machines in de routing zijn opgegeven, worden alle alternatieven doorgepland en wordt de vroegst beschikbare machine gebruikt. Tegelijkertijd kunnen werkreeksen worden verdeeld in productie-geoptimaliseerde “batches” en ook worden verdeeld en uitgevoerd op meerdere machines (vanaf TimeLine E3). Op deze manier maakt de rough-cut planning optimaal gebruik van alle beschikbare middelen – en optimaliseert tegelijkertijd volgens het criterium van het bereiken van de optimale leverdatum. Dankzij de capaciteitsplanning kunnen knelpunten ook worden vermeden. De klant is koning tot de ruwe planningsfase.

Fijne planning

Vanuit een productieperspectief is deze klantgerichte planning echter soms suboptimaal, omdat er geen rekening wordt gehouden met set-upvolgordes en andere productiegerelateerde aspecten. Dit is precies waar fijnplanning om de hoek komt kijken: Bij een gedetailleerde planning stuurt de productiemanager of de AV de productieorders rechtstreeks naar de gewenste machine. Ze kunnen specifiek de chronologische volgorde van de orders in de productievolgorde bepalen – op elke afzonderlijke knelpuntmachine.

Typische gedetailleerde planningsprocessen zijn:

  • het verplaatsen van een machine naar een alternatieve machine
  • De volgorde van orders op een machine wijzigen
  • Orders splitsen
  • Orders samenvoegen

Vanaf TimeLine E3 zijn er zelfs verschillende varianten beschikbaar voor samenvoegen:

  • Parallel (bijv. bij het verwisselen van inzetstukken van een moedermatrijs in parallelle geklokte productieprocessen (bijv. spuitgieten, spuitgieten, enz.)
  • Serieel (bijv. tijdens productiecampagnes (bijv. verven (kleur), enz.)
  • Batch (bijv. voor uitharden, smelten of andere batchprocessen)

Vanuit het perspectief van gedetailleerde planning dient de rough-cut planning voornamelijk als een “voorsorteerder” voor de productieorders. Deze worden namelijk in de gedetailleerde planning samengevoegd tot een productiegeoptimaliseerd productieprogramma. De selectieve aard van gedetailleerde planning maakt het werk eenvoudiger, omdat alleen de knelpuntmachines en alleen de productieorders voor de korte termijn gepland hoeven te worden – terwijl het langetermijngebied volledig automatisch wordt gedekt door de rough-cut planning. Op deze manier kan een goed geoptimaliseerd productieprogramma worden opgezet met minimale personeelsinspanning. Om botsingen te voorkomen, hebben fijn geplande werkvolgordes altijd voorrang: de grove planning plant dus “om” het bestaande gedetailleerde planningsprogramma heen en gebruikt dan alleen de resterende capaciteiten. In combinatie met PDC of zelfs MDC feedback creëert dit een op zichzelf staande regelkring – voor een optimaal geplande productie.

Wij hopen dat dit korte overzicht u een beetje planningszekerheid heeft gegeven in deze grillige tijden. Wilt u meer weten over ruwe planning en gedetailleerde planning of over het hele scala aan TimeLine ERP functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!

ERP-software met geïntegreerde financiële boekhouding

Of u nu een klein bedrijf runt of een grote onderneming: Financiële boekhouding is een bijzonder belangrijk onderwerp voor elk bedrijf. Al was het alleen maar omdat de wet er streng op toeziet. Beheer alle relevante gegevens, bonnetjes en bewijsstukken goed. Zo voorkomt u problemen met de belastingdienst of andere instellingen. Hiervoor bestaan verschillende methoden. In dit artikel leert u

  • Welke methoden er zijn
  • wat financiën en boekhouding precies inhouden
  • welke voordelen ERP-software met financiële boekhouding u biedt

Wat betekent financiën en boekhouding eigenlijk?

Soms struikelt u in het dagelijks leven over bepaalde onderwerpen of termen: U weet ongeveer wat ze betekenen, maar begrijpt ze niet helemaal of kunt ze niet uitleggen. Financiën en boekhouding is daar voor sommige mensen zeker één van. Het eerste wat u moet weten is dat financiën en boekhouding apart moeten worden bekeken.

Financiële boekhouding

Financiën omvat alle economische gebieden die te maken hebben met financiën in welke vorm dan ook. Het bestaat uit vijf deelgebieden:

  • Finance (verwerving van eigen en vreemd vermogen)
  • Boekhouden (registreren en bewaken van alle geld- en dienstenstromen)
  • Liquiditeitsverzekering (zorgen voor voldoende financiële middelen)
  • Treasury (onderpand opbouwen om financiële risico’s in geval van een crisis te minimaliseren)
  • Controlling (planning, beheer en controle van alle gebieden van het bedrijf)

Er wordt ook onderscheid gemaakt tussen publieke en private financiering.

Overheidsfinanciën

De publieke sector (federale overheid, deelstaten en gemeenten) heeft financiële middelen nodig om publieke taken uit te voeren. Het systeem van overheidsfinanciën regelt hoe deze middelen door de overheidssector worden verzameld, beheerd en gebruikt.

Private financiering

Zoals de naam al doet vermoeden, houdt private finance zich bezig met de financiën van particulieren. Naast beleggingen, aandelen, de aandelenmarkt en banktransacties, omvat dit ook belastingen en verzekeringen.

Boekhouden

Boekhouden is een subgebied van financiën. Het bestaat uit de gebieden financiële boekhouding (externe boekhouding), controle (interne boekhouding), statistiek en planning. Alle bedrijfsprocessen, inclusief alle geld- en dienstenstromen, worden in de boekhouding vastgelegd en gecontroleerd. Zowel processen die naar buiten gericht zijn als processen die binnen het bedrijf plaatsvinden. Gegevens die u nodig hebt voor planning en controle kunnen ook in de boekhouding gedocumenteerd worden. Boekhouding is onderverdeeld in twee categorieën:

Externe boekhouding

Externe boekhouding gaat over alle transacties die betrekking hebben op het verleden. De wetgeving vereist dat een bedrijf bepaalde interne gegevens openbaar maakt – voornamelijk om de financiële situatie van het bedrijf te kunnen beoordelen. Daarom is elk bedrijf verplicht om één keer per jaar een jaarrekening op te stellen, inclusief een balans. Hiervoor worden alle inkomende en uitgaande betalingen, waarden van financiële investeringen en leningen objectief en chronologisch geregistreerd. De resulterende informatie over de activa en de winstsituatie van het bedrijf wordt vervolgens aan het publiek doorgegeven – inclusief de belastingdienst, investeerders, banken en leveranciers.

Interne boekhouding

Interne boekhouding daarentegen berekent alle toekomstige kosten en diensten. Hierdoor kunt u bedrijfsprocessen plannen en controleren. Alle informatie met betrekking tot de processen, diensten en winsten van het bedrijf wordt vastgelegd, gedocumenteerd en verwerkt. Op basis van deze gegevens worden vervolgens interne bedrijfsbeslissingen genomen, met als doel het succes van het bedrijf te maximaliseren. Dit is een belangrijk gebied, omdat hiermee de winstgevendheid van het bedrijf kan worden beoordeeld. Hoge kosten of, aan de andere kant, bijzonder winstgevende gebieden van het bedrijf worden snel zichtbaar.

Financiële boekhouding en software

Bent u op zoek naar een geschikte oplossing voor digitale financiële boekhouding? Is uw eerste gedachte het gebruik van een ERP-systeem? Waarschijnlijk niet. In eerste instantie associeert u het waarschijnlijk meer met de planning en controle van resources en de optimalisatie ervan. Tegenwoordig kunnen ERP-systemen echter veel meer. Financiën en boekhouding, bijvoorbeeld, is nu een van de standaardfuncties van veel moderne ERP-oplossingen. Veel besluitvormers besteden echter niet te veel aandacht aan deze functie tijdens het selectieproces – een vergissing, want veel kmo’s verspillen nog steeds een enorm potentieel op dit gebied. Er zijn verschillende manieren om de financiële boekhouding te beheren. Welke kunt u het beste gebruiken? Dat hangt er helemaal vanaf wat uw doel is: of u alleen het verplichte gedeelte wilt afhandelen of dat u de informatie wilt gebruiken – en zo een beter overzicht van het hele bedrijf wilt hebben.

Accounting

ERP systeem zonder boekhouding

Kleine bedrijven gebruiken een ERP-systeem vaak voornamelijk voor materiaalbeheer en verkoop. Ze geven facturen en bonnetjes uit handen aan de belastingadviseur, omdat er vaak een gebrek aan tijd en gekwalificeerd personeel is. Het nadeel hiervan is dat een belastingadviseur behoorlijk kostenintensief is. Bovendien hebben ze vaak geen overzicht van de belangrijkste cijfers van het bedrijf.

ERP-systeem met interface naar boekhouding

Deze methode wordt vaak gebruikt door bedrijven waarvan het ERP-systeem geen extra module voor financiële boekhouding biedt – of die al met boekhoudsoftware werken en daar geen afstand van willen doen. Alle bewegingen van aankopen en verkopen worden vanuit het ERP-systeem via de interface naar de boekhoudsoftware overgebracht. Deze methode heeft echter ook nadelen. U hebt opgeleid boekhoudpersoneel nodig. Gegevens worden vaak met vertraging uitgewisseld via de interface. Dit kan betekenen dat de gegevens niet altijd up-to-date zijn. Bovendien brengt het gebruik van meerdere systemen altijd een risico met zich mee. Er kunnen gemakkelijk fouten optreden bij het overbrengen of invoeren van gegevens. Dit vertekent natuurlijk de resultaten, wat vooral in de boekhouding een probleem is.

ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding

Met deze methode moet u eerst een paar instellingen maken voor artikelen, klanten en leveranciers. Pas dan kunt u alle uitgaven en inkomsten correct boeken. De bewegingen van aankopen en verkopen worden dan automatisch weergegeven in de boekhouding. Alle andere uitgaven die niet het gevolg zijn van aankopen of verkopen, worden geboekt via debet- en creditboekingen – zoals huur, elektriciteit en telefoon. U kunt direct in het programma autoriteitsrapporten aanmaken.

Voordelen van geïntegreerde financiële boekhouding

Geïntegreerde financiële boekhoudsoftware biedt u een aantal voordelen. Deze methode maakt bijvoorbeeld diepgaandere analyses mogelijk, omdat alle gegevens op één centrale locatie worden opgeslagen.

Gecentraliseerde database

Een ERP-systeem brengt alle belangrijke gegevens van een groot aantal bedrijfsgebieden samen. De boekhouding daarentegen besteedt veel tijd aan het verzamelen van informatie en het beheren van documenten. Beide gebieden zijn afhankelijk van hoogwaardige en gestandaardiseerde gegevens. Het grote voordeel van een ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding: er is ook maar één centrale gegevenspool die u hoeft te onderhouden. Natuurlijk profiteert de boekhouding ook van deze functie. Als onderdeel van de ERP-infrastructuur is de digitale financiële boekhouding verbonden met andere afdelingen van het bedrijf. Veel van de informatie die de boekhouding nodig heeft, maakt vaak al deel uit van de gegevenspool van een ERP-systeem.

Gegevensuitwisseling met andere afdelingen

Gegevens die u eenmaal hebt ingevoerd, kunnen gemakkelijk worden overgedragen en gebruikt, aangevuld en geanalyseerd in andere gebieden. Met geïntegreerde tijdregistratie kan de HR-afdeling bijvoorbeeld zien welke werknemer wanneer heeft gewerkt. De boekhoudafdeling heeft toegang tot deze gegevens en kan de salarisverwerking veel efficiënter maken. Dubbele boekingen worden volledig geëlimineerd en de onderhoudsinspanning wordt aanzienlijk verminderd. Door af te zien van een interface, wordt er ook een risicofactor geëlimineerd. Dit betekent minder werk voor de boekhoudafdeling en verbetert tegelijkertijd het vermogen van het bedrijf om informatie te verstrekken.

Hoge kwaliteit van de database

Er zijn verschillende functies die helpen om de hoge kwaliteit van de database te garanderen. Dubbele vermeldingen worden automatisch opgeschoond en ingevoerde gegevens worden gecontroleerd op logische verbanden en plausibiliteit. De gegevens worden ook in realtime bijgewerkt, zodat de boekingen altijd up-to-date zijn.

Geautomatiseerde processen

Een ander voordeel is dat een ERP-systeem een groot deel van de noodzakelijke werkstappen zelfstandig kan uitvoeren. Voor de boekhouding is het belangrijk dat de betalingsstromen van inkoop en verkoop correct worden toegewezen. Als de boekhouding via een ERP-systeem wordt afgehandeld, kunnen klant- en leveranciersgegevens automatisch worden verkregen. Inkomende en uitgaande facturen worden dan automatisch aangemaakt, aan de juiste rekeningen toegewezen en geboekt. Bovendien is de informatie die in het boekhoudsysteem is opgeslagen ook beschikbaar voor gebruikers uit andere afdelingen van het bedrijf.

Geünificeerde interface

De gebruikers van het ERP-systeem hebben een gestandaardiseerde gebruikersinterface. Dit betekent dat ze maar één wachtwoord nodig hebben om in verschillende gebieden te kunnen werken. Dit vereenvoudigt niet alleen het dagelijkse werk, maar is ook bijzonder handig voor het maken van back-ups van gegevens.

Gemakkelijke gegevensoverdracht naar de belastingdienst

Sinds 2015 is de GoBD – afkorting voor Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Beginselen voor het behoorlijk bewaren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor de toegang tot gegevens) – van kracht. Dit heeft betrekking op de opslag en verwerking van fiscaal relevante elektronische gegevens. Bedrijven die hun boekhouding digitaal afhandelen, moeten volgens de GoBD aan bepaalde eisen voldoen. Zo moeten bijvoorbeeld boekingen binnen een bepaalde periode worden gedaan. Elektronische records, ontvangstbewijzen en boekingen moeten ook opgeslagen worden in overeenstemming met de toepasselijke wetten voor gegevensbescherming. Belastingdiensten moeten ook toegangsrechten krijgen. Een modern ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding biedt in dit verband een aantal nuttige functies. U kunt bijvoorbeeld snel en eenvoudig documenten elektronisch vastleggen en archiveren. Tijdige boekingen kunnen gedeeltelijk geautomatiseerd worden. Vanwege de DSGVO is veilige gegevensopslag standaard in elk ERP-systeem. Er is ook een oplossing wat betreft toegang voor belastingdiensten: u kunt gewoon een gebruiker aanmaken met beperkte leesrechten.

Conclusie

Elk bedrijf is anders en er is geen pasklare oplossing die voor iedereen kan worden aanbevolen. De eisen voor transparantie, tijdigheid en kwaliteit van bedrijfsgegevens worden echter steeds hoger. Vanaf een bepaalde bedrijfsgrootte is het zinvol om een ERP-systeem met geïntegreerde financiële boekhouding te gebruiken – vooral als u de gegevens voor meer dan alleen belastingdoeleinden wilt gebruiken. Of als u uw bedrijf en de belangrijkste cijfers tot in detail wilt kennen en analyseren. U moet echter niet vergeten dat hiervoor altijd opgeleid boekhoudpersoneel nodig is.

Wilt u meer weten over geïntegreerde financiële boekhouding of over de volledige reeks functies van TimeLine ERP? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij helpen u graag en kijken ernaar uit van u te horen!

 

CRM en ERP – een goede combinatie?

ERP- en CRM-systemen behoren momenteel tot de meest gebruikte bedrijfsoplossingen. Ze worden steeds populairder – en niet alleen onder grote bedrijven. Als ze op de juiste manier worden gebruikt, helpen ze u en uw werknemers om uw dagelijkse werk te vereenvoudigen en bedrijfsprocessen efficiënter te organiseren. Dit is ook belangrijk omdat de concurrentie steeds heviger wordt. Het is dan ook niet verwonderlijk dat elk bedrijf zich van zijn beste kant wil laten zien en de anderen een stap voor wil zijn. Als u er eenmaal in geslaagd bent om een nieuwe klant voor het bedrijf te winnen, wilt u deze natuurlijk op de lange termijn behouden en niet verliezen aan de concurrentie. Als u weet wat uw klanten willen, hun behoeften begrijpt en individueel op hen kunt inspelen, is de kans groot dat u het spel wint en in de fast lane blijft. Maar wat is er eigenlijk voor nodig om een klant op de lange termijn voor u te winnen?

Wat is een CRM-systeem?

CRM staat voor Customer Relationship Management. In wezen biedt CRM-software een gestandaardiseerd en duidelijk platform voor het beheren van de gegevens van uw klanten en potentiële klanten. Alle informatie die u over een klant hebt, wordt op één plaats samengevat. U kunt het in één oogopslag bekijken en organiseren. Alle interacties kunnen gemakkelijk worden gedocumenteerd en geanalyseerd.

De voordelen in één oogopslag

CRM-software wordt vaak gebruikt als het voor een bedrijf bijzonder belangrijk is om de relatie met zijn klanten te onderhouden en te versterken. Alle informatie met betrekking tot een klant wordt weergegeven in een duidelijke geschiedenis.

Contactbeheer

Elk telefoongesprek, documenten, notities, andere correspondentie of zelfs informatie over eerdere gesprekken, onderhandelingen en overeenkomsten en ontwikkelingen op de lange termijn worden vastgelegd in de software. Voor geplande vergaderingen kunt u bijvoorbeeld een agenda-item maken of eerdere en komende afspraken bekijken. Orders, klachten of wijzigingsverzoeken worden ook in de software opgeslagen. Alle gegevens worden samengevat in een gestructureerde gebruikersinterface en kunnen door het hele team worden gevolgd. Dit betekent dat elke medewerker competent en goed voorbereid kan reageren op vragen van klanten, ongeacht of zij de eigenlijke contactpersoon zijn of niet.

Samenwerking tussen teams in het bedrijf

Met een CRM-systeem kunt u op een meer geavanceerde, moderne en effectieve manier werken. Omdat de gegevens in een centrale database worden opgeslagen, heeft elke medewerker, ongeacht de afdeling, altijd de meest actuele informatie. Dit maakt het gemakkelijker om problemen of klachten van klanten af te handelen, omdat ze niet van afdeling naar afdeling hoeven te gaan en hun zorgen steeds opnieuw hoeven uit te leggen. Dit is een zeer positieve ervaring voor de klant, die ook kan doorwerken bij potentiële prospects. Uiteindelijk kunt u op deze manier een goede reputatie opbouwen, vooral als klein bedrijf. Het CRM-systeem heeft een aantal voordelen, vooral voor de interne samenwerking binnen het bedrijf. De software weet bijvoorbeeld altijd in welke verkoopfase u zich op dat moment bevindt.

archiving-of-documents

Een duidelijke verkooppijplijn stelt u in staat om in één oogopslag te zien welke taken uw onmiddellijke aandacht vereisen en waar u zich wat later op kunt richten. Rapporten over verkoopcijfers kunnen ook worden gebruikt om de verkoopstrategie te verbeteren. Door alle interacties met betrekking tot de betreffende klant te analyseren, kan het verkooppersoneel bijvoorbeeld bepalen wat het beste moment is om de klant over een nieuw product te benaderen. Het is ook mogelijk om gerichte marketingstrategieën te ontwikkelen. Het klantenbestand kan bijvoorbeeld worden onderverdeeld in verschillende segmenten, bijvoorbeeld op basis van locatie of verkoopfase. U kunt dan geïndividualiseerde berichten naar elk segment sturen. Ook projectbeheer heeft hier baat bij, omdat projectmanagers dankzij gestructureerde en gesynchroniseerde gegevens processen beter kunnen volgen. Het CRM-systeem biedt ook informatie over de prestaties van het bedrijf. Het biedt realtime gegevens, rapporten, grafische dashboards en kerncijfers over productiviteit.

Klanttevredenheid verhogen

Of u nu een eenmanszaak bent of een klein bedrijf, een CRM-systeem helpt u om in contact te blijven met uw klanten, uw relatie met hen te verbeteren, een positieve invloed te hebben en klantentrouw op de lange termijn te versterken. Klanten verwachten meer dan een product of dienst van hoge kwaliteit. Ze willen zich begrepen voelen. Als u de behoeften van uw klanten kent, kunt u daar natuurlijk veel beter aan voldoen. Het opbouwen van goede relaties en het opvolgen van prospects en klanten is cruciaal voor het werven en behouden van klanten. Klanten die loyaal blijven aan het bedrijf verhogen uw omzet.

CRM en ERP-systeem – wat is het verschil?

In veel opzichten lijken de twee systemen erg op elkaar. Ze verschillen echter op belangrijke punten van elkaar, waardoor ze niet direct met elkaar vergeleken kunnen worden. Eerst en vooral zijn beide systemen ontworpen om uw dagelijkse werk gemakkelijker te maken. Het grote verschil is echter waar ze gebruikt worden en in welke afdelingen van het bedrijf ze gebruikt worden. Bij het ERP-systeem ligt de nadruk duidelijk op de bedrijfsprocessen en de workflow die achter de schermen plaatsvindt. Het belangrijkste hier is het structureren en coördineren van workflows en het efficiënt afhandelen van operationele processen op de achtergrond. CRM-software richt zich daarentegen op de klant en de relatie met de klant. Het verhogen van de klanttevredenheid en het behouden van klanten op de lange termijn, evenals het beheren en onderhouden van het klantenbestand spelen hier de hoofdrol. Het doel is om de bedrijfskosten te verlagen en de omzet op de lange termijn te verhogen.

Welk systeem is de betere keuze?

.

Om deze vraag te beantwoorden, moet u eerst nadenken over wat voor u het belangrijkste is in uw dagelijkse werk en welke langetermijndoelen u nastreeft. Een ERP-systeem wordt vaak gebruikt in industriële bedrijven die producten maken en hun productiviteit willen verhogen en interne processen willen volgen, controleren en verbeteren. CRM-systemen worden voornamelijk gebruikt wanneer klantrelaties en het werven van nieuwe klanten een prioriteit zijn voor het bedrijf. U kunt ook klantgegevens in een ERP-systeem bijhouden. ERP-oplossingen bevatten vaak ook CRM-functies, maar missen een uitgebreide reeks functies zoals analyse, rapportage of aanpasbare cockpits.

Als u niet zeker weet welk systeem voor u de beste keuze is, moet u zich afvragen of u en uw medewerkers tevreden zijn met de functies die de meeste bedrijfsoplossingen bieden. Zo ja, dan is CRM-software waarschijnlijk voldoende voor u. Als dit niet het geval is, is een uitgebreider ERP-systeem waarschijnlijk de betere keuze voor u. Het is ook mogelijk om beide systemen te combineren. Het koppelen van de twee systemen kan u veel voordelen opleveren en CRM-software kan gemakkelijk worden geïntegreerd in de meeste moderne ERP-systemen.

Voordelen van een koppeling

Een koppeling tussen CRM- en ERP-software heeft talloze voordelen. Het belangrijkste is waarschijnlijk een gestandaardiseerde database voor het hele bedrijf. Alle relevante gegevens zijn in de meest actuele vorm beschikbaar voor alle werknemers. Hierdoor kunt u snel reageren op verzoeken van klanten, omdat alle belangrijke gegevens direct beschikbaar zijn. Dit verbetert de klanttevredenheid. U hebt een duidelijk georganiseerd klantenbestand, een overzicht van alle eerdere bestellingen, huidige bestellingen en levertijden, en inzicht in uitstaande betalingen of aanmaningen. Met informatie over de bestelgewoonten en voorkeuren van de klant kunt u gerichte marketingstrategieën ontwikkelen. Er is ook de mogelijkheid om klanten die erg belangrijk zijn voor het bedrijf dienovereenkomstig in het systeem te markeren en, indien gewenst, prioriteit aan hen te geven, bijvoorbeeld op het gebied van service en orderverwerking.

Een goede combinatie?

Een ERP-systeem en CRM-software kunnen met elkaar verbonden worden via een interface. Het is belangrijk dat de twee systemen goed op elkaar zijn afgestemd. Als dit niet het geval is, verspilt u waardevol potentieel. Hier volgt een voorbeeld om dit te illustreren: Stel dat een van uw klanten een eerder geplaatste bestelling wil wijzigen. De gegevens van het gesprek zijn vastgelegd in het CRM-systeem. Parallel gebruik zonder integratie zou ertoe leiden dat de systemen elk een ander informatieniveau hebben. De medewerkers die met het ERP-systeem werken, zouden dus niet over de gewijzigde bestelling beschikken. Het resultaat: de gegevens moeten meerdere keren worden ingevoerd en gesynchroniseerd. Dit levert een aanzienlijke hoeveelheid extra werk op en er kunnen gemakkelijk fouten insluipen. In het ergste geval kan dit leiden tot misverstanden met de klant.

Conclusie

Er is helaas geen algemeen advies over welk systeem het juiste is of dat een combinatie van beide systemen zinvol is voor uw bedrijf of niet. U moet zelf beslissen welk van de vele aanbiedingen op de markt het beste bij u en uw werknemers past. Dit vereist vooral geduld en gevoel voor de behoeften van het bedrijf.

Als u meer wilt weten over het koppelen van ERP- en CRM-systemen of over de volledige reeks TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. Wij geven u graag advies!

Optimale klantenbinding bereiken dankzij CRM

Afhankelijk van de branche kan het aantal terugkerende klanten al snel oplopen tot 80 procent of zelfs meer – mits u gebruik maakt van de ondersteuning van een goed CRM-systeem. Dankzij de toenemende transparantie kunnen prijsgedreven klanten snel terugkerende klanten worden. Maar met een goed CRM-systeem kunt u uw zakenpartners op het juiste moment terugroepen. In dit artikel laten we u graag zien hoe u uw klantenloyaliteit efficiënt kunt verhogen met TimeLine ERP.

Met de TAPI-functie alle belangrijke informatie binnen handbereik

Zodra er een gesprek binnenkomt, vergelijkt TimeLine ERP het telefoonnummer met de bestaande contacten van alle zakenpartners. Er wordt onmiddellijk een pop-up geopend, zodat u naar het informatiecentrum voor zakenpartners kunt springen. Naast openstaande items kunnen daar ook alle bijbehorende gesprekshistorieken en documenten met betrekking tot klanten, geïnteresseerden en leveranciers bekeken worden.

Een nieuwe activiteit in de CRM-software invoeren

Meldt de zakenpartner iets nieuws, bijvoorbeeld wanneer welk product voor hem of haar weer interessant wordt? Of misschien vermeldt de contactpersoon dat hij of zij binnenkort naar de beurs gaat die u al maanden aan het plannen bent? Al deze informatie is waardevol en moet als activiteiten worden ingevoerd. Voor elke activiteit kunnen documenten worden opgeslagen, evenals een redacteur, een contactpersoon en een datum voor herindiening. Tegelijkertijd kan een zakenpartner worden toegewezen aan een distributielijst, waarvan u zelf de definitie bepaalt.

Automatische herinnering

Activiteiten met een herindiening verschijnen in uw bestaande kalender. Dit betekent dat geen enkele herindiening wordt vergeten en dat de klant, potentiële klant of leverancier op tijd een herinnering ontvangt – of misschien zelfs een aanbieding. De telefoonverbinding uit de zakenpartnerinfo kan opnieuw voor dit doel worden gebruikt. Een dubbelklik op het telefoonnummer van de contactpersoon is voldoende om een gesprek te starten. Tegelijkertijd kunnen offertes of zelfs orders direct vanuit de module worden aangemaakt. De cockpit bevat alle vervolgafspraken, agenda-items en to-dos in één enkele module. Dit wordt duidelijk weergegeven als een lijst en u kunt op elk moment op acties reageren.

Serial mail in het CRM

Zodra de klanten aan de juiste distributielijsten zijn toegewezen, rijst de vraag of een mailingreeks interessant zou zijn. Vooral met branchespecifieke mailings of bedrijfsnieuwsbrieven is dit heel zinvol voor klantbehoud. Gebruik de geïntegreerde campagnes, die beperkt kunnen worden tot een specifieke postcode, zakenpartner of mailinglijst.

Locatieonafhankelijk en mobiel

Toegang tot klantgegevens is essentieel, vooral voor management, buitendienst en verkoop – ongeacht de locatie. Meestal zijn echter niet alleen de belangrijkste verkoopcijfers nodig, maar ook interne documenten, tekeningen of e-mails. Dit is waar het geïntegreerde documentbeheersysteem het CRM te hulp schiet – en ook alle documenten beschikbaar maakt in onze iPad- en iPhone-apps. Deze gegevens kunnen ook volledig offline worden beheerd. Hiervoor hoeven de gewenste klantgegevens maar één keer van tevoren offline beschikbaar gemaakt te worden. Alle wijzigingen aan de klant, leverancier of potentiële klant kunnen dan op elk later tijdstip weer gesynchroniseerd worden. Dit maakt het ook mogelijk om op locaties zonder internettoegang te werken!

Wenst u nog meer CRM met optimale klantenbinding?

Zou u meer integratiemogelijkheden willen zien of mist u functionaliteiten? Laat het ons weten door simpelweg een reactie achter te laten! Alle functies zijn altijd ontwikkeld in samenwerking met onze klanten, vanuit praktijkervaring voor praktisch gebruik.

Wilt u meer weten over CRM of het volledige scala aan TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We kijken uit naar uw komst!

ERP-ontwikkelingen realiseren nieuwe productietechnologieën

De wortels van enterprise resource planning (ERP) gaan tientallen jaren terug. In de jaren 1970 ondersteunden de eerste versies grote bedrijven met materiaalbehoefteplanning. De zogenaamde Material Requirements Planning (MRP) is de voorloper van de huidige moderne ERP-systemen. In de jaren 80 werden de systemen uitgebreid met functies voor productieplanning en -besturing. Hierdoor was hun toepassing niet langer beperkt tot de industriële sector. Pas rond 2000 ontstond het ERP-systeem dat we vandaag de dag kennen. De modules voor verkoop, boekhouding en human resources zijn geïntegreerd. De term “ERP” werd bedacht door Gartner, de bekende leverancier van marktonderzoek en analyses. Maar welke ERP-ontwikkelingen kunnen we in de nabije toekomst verwachten?

Hoewel er nog steeds bedrijven zijn die veel verschillende toepassingen gebruiken – de zogenaamde eiland oplossingen – gebruikt één op de drie Duitse bedrijven ERP-software, volgens een Bitkom-enquête. Nog eens 21% is zelfs van plan om het in te voeren. Tegenwoordig zijn ERP-systemen echte helden van alledag, zowel in kleine als in grote bedrijven. Als ruggengraat van de informatietechnologie zijn ze in veel bedrijven onmisbaar geworden. Ze bestaan uit verschillende modules die met elkaar verbonden zijn door een gemeenschappelijke database en maken een betere samenwerking mogelijk. ERP biedt overzicht, neemt routinetaken over en optimaliseert operationele processen. Met real-time informatie kunnen toekomstige beslissingen beter worden genomen en kan er op de best mogelijke manier aan de eisen van de klant worden voldaan.

ERP ontwikkelingen in de komende jaren

De ontwikkeling van nieuwe ERP-software is gevreesder en tegelijkertijd noodzakelijker dan ooit. Aan de ene kant is ingrijpen in een complex systeem altijd risicovol. Aan de andere kant is verdere ontwikkeling belangrijk omdat bedrijfsprocessen na verloop van tijd veranderen. Om nuttig te blijven, moet ERP gelijke tred kunnen houden met deze veranderingen. De markt en de vereisten veranderen snel, daarom is het niet eenvoudig om up-to-date te blijven. Hieronder staan de drie grootste ERP-ontwikkelingen.

Industrie 4.0 en het internet der dingen als belangrijkste uitdagingen

Digitalisering wordt steeds belangrijker. In deze context horen we steeds de term Industrie 4.0, maar wat betekent het eigenlijk? Na mechanisatie (Industrie 1.0), massaproductie (Industrie 2.0) en automatisering (Industrie 3.0) markeert Industrie 4.0 het begin van de vierde industriële revolutie. Nieuwe technologieën stimuleren de productie voor bedrijven en creëren groeikansen en concurrentievoordelen. Het basisidee achter deze ontwikkelingen is het creëren van zogenaamde “slimme fabrieken”. De automatisering wordt geoptimaliseerd door intelligente machines die zelfstandig met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen.

Industrie 4.0 is nauw verbonden met het internet der dingen

Het Internet of Things (IoT) beschrijft een logische ontwikkelingsstap. Tot nu toe waren wij mensen degenen die informatie met elkaar uitwisselden. Maar in de toekomst zullen machines en levenloze voorwerpen die normaal gesproken niet met het internet verbonden zijn, zelfstandig gegevens met elkaar uitwisselen. Aangesloten op een netwerk zullen ze dan met andere systemen kunnen communiceren. Het IoT vormt als het ware de brug tussen de fysieke en digitale wereld en is een integraal onderdeel van veel Industrie 4.0 projecten. Volgens het onderzoek “Competitive factor analytics in the Internet of Things” van de Universiteit van Potsdam, gaf 43,5% van de ondervraagde bedrijven aan dat zij het onderwerp Internet of Things actief hebben aangepakt. 15% heeft IoT-toepassingen geïntegreerd in hun bestaande processen om de efficiëntie te verhogen; het belangrijkste toepassingsgebied is procesbewaking. Het grote potentieel van het internet der dingen is te zien in de productie-industrie.

project-team

Grote gegevens als gevolg van het internet der dingen

Een denkbaar voorbeeld is een machine die zijn prestatiegegevens via internet rechtstreeks naar de fabrikant kan sturen. Als bijvoorbeeld een onderdeel of waarde niet goed werkt, zou de machine de operator kunnen informeren en een melding naar de fabrikant kunnen sturen, waarna een medewerker de benodigde reserveonderdelen levert. Slimme fabrieken zijn een verdere ontwikkeling van dit basisidee. Een productiefabriek zou bijvoorbeeld zelfstandig kunnen beginnen met produceren wanneer het een order ontvangt. Met deze ERP-ontwikkelingen groeit echter ook de wereldwijde hoeveelheid gegevens. In de context van Industrie 4.0 worden gegevens met name gegenereerd door machines, transportmiddelen, werkstukken en producten. Het zijn vaak meet- en sensordata die automatisch worden geregistreerd. Onder de term big data kunnen twee aspecten worden samengevat. Aan de ene kant de steeds sneller groeiende bergen gegevens, en aan de andere kant IT-oplossingen die bedrijven helpen om deze bergen gegevens te beheersen.

Welke rol speelt het ERP-systeem?

Tot op heden worden de meeste ERP-systemen binnen het bedrijf gebruikt. De behoefte aan volledige en transparante gegevens wordt steeds groter. Het ERP-systeem dient als centrale hub en zal nog belangrijker worden als integratieplatform. Klantinformatie en productgegevens worden gekoppeld aan productie- en logistieke gegevens op productieniveau. Het internet der dingen wordt een extra gegevensbron. Naarmate het aantal toepassingen groeit, neemt ook de behoefte aan interfaces toe. Het ERP-systeem speelt ook een belangrijke rol in slimme fabrieken. Bijna alle bedrijfsprocessen kunnen worden ondersteund en externe systemen en platforms kunnen worden geïntegreerd. Belangrijke bedrijfsgegevens worden verstandig beheerd en opgeslagen. Het is nog niet duidelijk in hoeverre deze ontwikkelingen hun weg zullen vinden naar bedrijven. Een gestandaardiseerde database is vooral belangrijk zodat alle processen hand in hand kunnen lopen. Ideeën kunnen immers niet gerealiseerd worden zonder een intacte IT-infrastructuur, aangezien er veel bedrijfsprocessen zijn die beheerd moeten worden.

ERP groeit verder dan zichzelf – groei mee

Als u meer wilt weten over ERP-ontwikkelingen of het volledige scala aan TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!