Met name kleine en middelgrote bedrijven worden vaak dagelijks met veel uitdagingen geconfronteerd – helaas is dat onvermijdelijk. Een daarvan is bijvoorbeeld het in de gaten houden van de voortdurend veranderende marktomstandigheden en het aanpassen of zelfs opnieuw inrichten van hun eigen systeemlandschap. Veel bedrijven doen het echter nog steeds met eenvoudige oplossingen. Wanneer het vooral om digitale onderwerpen gaat, zou de vraag niet langer moeten zijn of een moderne aanpak nodig is, maar eerder hoe deze er voor het bedrijf uit kan zien. Op het laatst rijst dan de vraag welk softwareconcept zinvol is voor de toekomst. Twee verschillende modellen concurreren momenteel met elkaar – all-in-one vs. best-of-breed. Maar waar gaat het precies om?

Simpel gezegd moet u beslissen of u veel afzonderlijke oplossingen wilt gebruiken en voor elke afzonderlijke vereiste het beste systeem wilt selecteren, of dat het antwoord ligt in een complete oplossing van één leverancier die alle bedrijfsprocessen zo volledig mogelijk afdekt in slechts één systeem. Beide benaderingen hebben hun voor- en nadelen – maar wanneer is welke benadering het meest zinvol? En aan welke eisen moet worden voldaan? In dit artikel willen we u wat oriëntatie en een overzicht van de twee benaderingen geven. Laten we eerst eens kijken wat all-in-one en best-of-breed eigenlijk betekenen:

Welke benaderingen zijn er en wat onderscheidt ze

Alles-in-één: alles uit één bron

Projecten, personeelsplanning, materiaalinkoop – de taken die in het dagelijkse werk beheerd moeten worden, worden steeds complexer. Digitale ondersteuning is essentieel als u het overzicht wilt behouden en het beheer van alle gecentraliseerde processen wilt vereenvoudigen. Eén manier om dit mogelijk te maken is het gebruik van een alles-in-één oplossing:

Wat betekent alles-in-één?

Maar laten we bij het begin beginnen – wat betekent alles-in-één precies? Alles-in-één oplossingen zijn zogenaamde complete oplossingen. Alles-in-één oplossingen zijn zo ontworpen dat ze zoveel mogelijk van de relevante bedrijfsgebieden en -processen van een bedrijf in één systeem kunnen onderbrengen.

Idealiter bestaat zo’n complete oplossing uit een ERP-, CRM- en een procesbegeleidend DMS-systeem. Uitleg: ERP-systemen worden meestal gebruikt ter ondersteuning van resourceplanning. Ze worden vaak “allrounders” genoemd, omdat naast klassieke functies zoals personeelsbeheer, controle en financiën en boekhouding, de toepassingsgebieden de laatste jaren enorm zijn uitgebreid. CRM-systemen worden vaak gebruikt als het voor een bedrijf bijzonder belangrijk is om de relatie met klanten op de lange termijn te behouden, te versterken of te verbeteren. Bovenal helpen ze om in contact te blijven met de klant, processen te optimaliseren en de winstgevendheid te verhogen. DMS-systemen worden gebruikt voor het beheer en de archivering van documenten en helpen om ze in de hele organisatie toegankelijk te maken en orde te scheppen in het archiefsysteem.

Samen vormen ze een compleet pakket – een platform met een gestandaardiseerde gebruikersinterface dat informatie uit de verschillende afdelingen van het bedrijf samenbrengt en zo bedrijfsoverschrijdende planning en controle van bedrijfsprocessen mogelijk maakt, evenals het centrale beheer van alle middelen. Om dit te realiseren maken de modules gebruik van een uniforme database.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

• Wat betekent ERP?
• Deze tips helpen u ERP te selecteren
• CRM en ERP – een goede combinatie?
• DMS-software – efficiënte archivering van documenten

In tegenstelling tot de alles-in-één aanpak, die alle gebieden van het bedrijf in één systeem omvat, is er de best-of-breed strategie – laten we eens kijken wat dit precies inhoudt:

Best-of-Breed: De beste individuele oplossingen voor het respectieve toepassingsgebied

Als u daarentegen voor de best-of-breed strategie kiest, worden er veel verschillende individuele oplossingen gebruikt. Het idee achter deze aanpak is om de perfecte oplossing te vinden voor elke procesactiviteit die in kaart moet worden gebracht. Uiteindelijk worden verschillende gespecialiseerde individuele oplossingen gecombineerd en samengevoegd tot een digitaal platform:

Wat betekent best-of-breed?

Best-of-breed betekent in feite dat u probeert de beste softwareoplossing te vinden voor elk doel of elk gebied van het bedrijf. In tegenstelling tot de totaaloplossing, waarbij u vertrouwt op één leverancier voor alle gebieden van het bedrijf, werkt u hier met veel verschillende leveranciers. De verschillende individuele toepassingen kunnen met elkaar gecombineerd worden, waardoor idealiter een functioneel systeemlandschap ontstaat. Zoals reeds vermeld, is het doel hier om de beste oplossing voor elk toepassingsgebied te vinden en het systeemlandschap samen te stellen op basis van de werkelijke vereisten.

Wat zijn de voor- en nadelen van beide?

Natuurlijk hebben beide benaderingen hun bestaansrecht en hebben ze elk voor- en nadelen – maar welke is voor u waarschijnlijk het meest aan te raden wat betreft functionele reikwijdte, gebruiksvriendelijkheid, integratie en kosten? Laten we eerst eens kijken naar de sterke en zwakke punten van de alles-in-één strategie:

Alles-in-één: hoe u van de aanpak profiteert

Met een alles-in-één oplossing kunt u alle afdelingen van het bedrijf beheren met behulp van een gestandaardiseerde database. In het ideale geval is deze perfect afgestemd op de behoeften van uw bedrijf, waardoor alle processen worden geoptimaliseerd en de administratieve inspanningen tot een minimum worden beperkt. In het voordeel van de complete oplossing:

Gebruiksvriendelijkheid

Laten we beginnen met het voor de hand liggende – het onderwerp gebruiksvriendelijkheid. Of het nu gaat om financiële boekhouding, logistiek of verkoop – de gebruikersinterface van de afzonderlijke modules is bedrijfsbreed gestandaardiseerd in een complete oplossing. De bruikbaarheid is daarom natuurlijk veel hoger. Als gebruiker werkt u in een vertrouwde omgeving en hoeft u zich niet vertrouwd te maken met verschillende systemen. Dit maakt het voor de meeste gebruikers veel gemakkelijker om vertrouwd te raken met het systeem en hun weg te vinden.

Tijd- en kostenbesparingen

Met een alles-in-één oplossing bespaart u niet alleen tijd – de kosten zijn meestal ook lager. Waarom? De tijdsbesparing is gemakkelijk te verklaren: Ten eerste hebt u de mogelijkheid om bepaalde processen te automatiseren. Ten tweede zijn bij een complete oplossing alle modules compatibel met elkaar. Dit betekent dat ze met elkaar communiceren en gemakkelijk gegevens en alle andere relevante informatie kunnen uitwisselen. Kortom, alle processen kunnen snel en naadloos beheerd worden binnen een complete oplossing. Dagelijkse taken kunnen dus veel sneller en gemakkelijker worden uitgevoerd en u kunt uw dagelijkse werk veel efficiënter organiseren.

De kostenbesparingen zijn meestal al duidelijk tijdens de implementatie: de kosten voor de invoering van een alles-in-één oplossing zijn vaak lager dan de kosten voor veel verschillende afzonderlijke toepassingen. De kosten voor het opleiden van personeel zijn ook lager, omdat het personeel maar in één systeem hoeft te worden opgeleid in plaats van in meerdere. Het is ook minder duur om één systeem te onderhouden dan veel verschillende.

Ongestandaardiseerde gegevens

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt – het zoeken naar documenten neemt vaak een aanzienlijk deel van de werktijd in beslag. Bovendien neemt de hoeveelheid gegevens in elk bedrijf voortdurend toe. Veel bedrijven zijn hier gewoon niet op voorbereid. Het resultaat? Informatie wordt op de een of andere manier en ergens opgeslagen naar de grillen van de betreffende werknemer, wat het zoeken voor collega’s in de toekomst ongetwijfeld moeilijker maakt.

Maar u kunt dit eenvoudig tegengaan: Met een alles-in-één oplossing worden alle onderdelen van het bedrijf beheerd via een gestandaardiseerde database. Dit heeft natuurlijk verschillende voordelen voor u. Ten eerste hoeven de gegevens maar één keer in het systeem ingevoerd te worden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar minimaliseert ook potentiële foutbronnen. Er gaat niets verloren en overdrachtsfouten kunnen helemaal niet optreden. Het verbetert ook de interne communicatie, omdat elke werknemer toegang heeft tot dezelfde gegevens en dus over dezelfde informatie beschikt.

Transparantie

Dit brengt ons bij ons volgende punt: transparantie. Met een gestandaardiseerde database – en de daaruit voortvloeiende netwerken van alle afdelingen van het bedrijf – wordt het hele bedrijf transparanter. Of het nu gaat om goederenbeheer, verkoop, marketing of boekhouding – u hebt toegang tot alle relevante gegevens en hebt dus altijd een overzicht van alle informatie.

Contact, ondersteuning en onderhoud

Als u voor een complete oplossing kiest, heeft u maar één centrale contactpersoon. Deze persoon zal u helpen met eventuele vragen of problemen en is ook beschikbaar als consultant. Als u daarentegen meerdere producten gebruikt, is het vaak zo dat niemand zich echt verantwoordelijk voelt voor het oplossen van problemen en dat de providers de verantwoordelijkheid op elkaar willen afschuiven. De alles-in-één oplossing scoort ook punten op het gebied van onderhoud: het is natuurlijk gemakkelijker voor de IT-afdeling om een systeem te onderhouden. Updates kunnen bijvoorbeeld sneller worden uitgevoerd op één systeem dan op meerdere. De provider zorgt er ook voor dat de modules altijd up-to-date zijn.

Veiligheid

Veel bedrijven vertrouwen op gevestigde marktleveranciers voor een complete oplossing. Het gekozen product is daarom al enige tijd beproefd en over het algemeen volwassen. Dit maakt de software relatief toekomstbestendig.

Integratie

Integratie is waarschijnlijk de grootste troef van de alles-in-één aanpak: naarmate de digitalisering voortschrijdt, neemt het aantal interfaces dat u nodig hebt natuurlijk toe. Interfaces leiden meestal tot hogere onderhoudskosten. Maar als alles vanuit één bron wordt geprogrammeerd, veroorzaken interfaces geen problemen meer. Bovendien is een geïntegreerd systeem minder gevoelig voor storingen en over het geheel genomen veerkrachtiger dankzij een kleiner aantal interfaces.

Wat kan samengevat worden? Geen noodzaak om talloze systemen aan te sluiten, een gestandaardiseerde interface, slechts één leverancier die het systeem levert en ondersteuning biedt – dat klinkt natuurlijk geweldig. Het maakt ook een einde aan de tijdrovende zoektocht naar geschikte en aanvullende integratiemogelijkheden. Maar de methode heeft natuurlijk ook een paar zwakke punten. Laten we eens kijken welke dat zijn:

Alles-in-één: wat zijn de nadelen?

De eisen die tegenwoordig aan een alles-in-één oplossing worden gesteld, zijn vaak zeer sectorspecifiek en gespecialiseerd. Vooral in gespecialiseerde nichesectoren waar veel specifieke processen beheerd moeten worden, is het vaak zo dat individuele modules een use case niet precies in kaart kunnen brengen. In dergelijke gevallen is het moeilijk om een systeem te vinden dat uw behoeften alleen met de standaard in kaart kan brengen. Hier zijn vaak aanpassingen nodig, die altijd gepaard gaan met extra kosten.

Een ander nadeel kan de afhankelijkheid van de provider zijn – de hele basis van uw werkplek is immers afhankelijk van één enkel platform. Er moet daarom altijd rekening worden gehouden met een samenwerking op lange termijn. Veel complete oplossingen bevatten ook functies die niet nodig zijn of die niet aan uw behoeften zijn aangepast. U moet er ook rekening mee houden dat de invoering van zo’n alles-in-één oplossing meestal complex is en aanzienlijke interne inspanningen met zich meebrengt. Laten we nu eens kijken naar de voordelen van de best-of-breed methode:

Best-of-Breed: Wat zijn de voordelen van deze aanpak?

De best-of-breed strategie scoort bijzonder hoog als het gaat om het vervullen van vereisten, omdat u de afzonderlijke systemen kunt samenstellen op basis van uw behoeften. Laten we eens kijken naar de andere voordelen van deze aanpak:

Functies

Zoals reeds vermeld – het beslissende voordeel van de best-of-breed strategie is waarschijnlijk de precieze selectie van functies. Het feit dat u de systemen kunt configureren volgens uw individuele eisen, betekent dat u geen onnodige functies in gebruik hebt. U gebruikt alleen de functies die u dagelijks nodig hebt en die precies aan uw eisen voldoen. U moet er echter ook rekening mee houden dat u van tevoren moet bedenken welke functies u in het dagelijks leven echt nodig hebt en hoe ze moeten samenwerken. Dit kost natuurlijk veel tijd.

Kosten

In tegenstelling tot een alles-in-één oplossing – waarbij bij een introductie meteen een herstructurering van het hele bedrijf plaatsvindt – wordt bij de best-of-breed strategie de digitalisering als het ware stap voor stap doorgevoerd. De systemen worden geleidelijk in het bedrijf ingevoerd en met elkaar verbonden. U kiest bijvoorbeeld voor financiële software en pas in een later stadium overweegt u welk systeem u wilt gebruiken voor magazijnbeheer. Het grote voordeel hiervan is natuurlijk dat u minder middelen tegelijk hoeft te gebruiken en dus de kosten beter kunt berekenen. De dagelijkse gang van zaken wordt ook minder beïnvloed door implementatieprojecten of onderbrekingen.

Schaalbaarheid

Zoals reeds vermeld, zoekt u met de best-of-breed strategie naar softwareoplossingen die aan uw individuele eisen voldoen en precies aan uw behoeften voldoen. Dit maakt natuurlijk ook een hoge mate van specialisatie mogelijk: elke afdeling krijgt een individuele oplossing en werkt met een systeem dat precies is afgestemd op de vereisten van het betreffende gebied. Best-of-breed oplossingen zijn daarom niet alleen goed afgestemd op de verschillende afdelingen van het bedrijf, maar kunnen ook gemakkelijk worden uitgebreid en aangepast.

Laag risico

De hoge mate van aanpassingsmogelijkheden heeft nog een voordeel: omdat de oplossingen beperkt zijn tot één toepassingsgebied, is het risico dat de hele productiviteit verlamd raakt in het geval van een fout of storing ook aanzienlijk lager. Met een complete oplossing is de kans groter dat wijzigingen in het systeem of kleine fouten het dagelijkse werk beïnvloeden.

Onafhankelijkheid

Als u meerdere softwareoplossingen in uw bedrijf gebruikt, vermindert dit natuurlijk ook uw afhankelijkheid van één fabrikant en zijn product. Als een product niet meer aan uw eisen voldoet of uw behoeften na verloop van tijd veranderen, kunt u het meestal gemakkelijker vervangen of aanvullen. Dit komt ook doordat andere afdelingen van het bedrijf meestal niet beïnvloed worden door de omschakeling en er dus geen grote onderbrekingen zijn in de dagelijkse gang van zaken. Dit kan u zelfs een concurrentievoordeel opleveren, omdat u sneller kunt reageren op veranderingen in de markt.

tevredenheid van het personeel

De best-of-breed aanpak kan ook een positieve invloed hebben op het personeel. Het feit dat u voor elk gebied van het bedrijf de beste softwareoplossing kunt kiezen, betekent dat uw werknemers niet met een systeem hoeven te werken dat niet geschikt of efficiënt is voor hun specifieke toepassingsgebied. Dit verhoogt meestal de productiviteit en zorgt over het algemeen voor tevreden werknemers. Maar zoals zo vaak het geval is, waar licht is, is ook schaduw. Laten we eens kijken naar de nadelen van de best-of-breed strategie:

Best-of-Breed: De zwakke punten van de strategie

De best-of-breed aanpak heeft enkele zwakke punten. De hoeveelheid licentiekosten spreekt de strategie bijvoorbeeld tegen. U hebt een licentie nodig voor elke afzonderlijke softwareoplossing en de kosten zijn meestal hoger dan bij de alles-in-één-aanpak. Natuurlijk is dit erg individueel en kan het niet veralgemeend worden, maar de kostenkwestie is meestal een belangrijke factor, vooral voor kleine bedrijven. Als u meerdere platforms met verschillende providers gebruikt, vindt de facturering ook bij meerdere partners plaats. Er is geen samenvattende facturering, waardoor de administratieve inspanning aanzienlijk hoger is. Hetzelfde geldt ook voor vragen, problemen of systeemonderhoud. U hebt niet één aanspreekpunt, maar moet altijd contact opnemen met de fabrikant van de betreffende softwareoplossing. De opleidingskosten nemen bijvoorbeeld ook aanzienlijk toe, omdat het personeel in veel verschillende systemen moet worden opgeleid.

Een ander punt betreft de tevredenheid van werknemers. Wat we zojuist als voordeel hebben genoemd, kan aan de andere kant ook een nadeel zijn: Uw werknemers moeten bekend zijn met en hun weg vinden in veel verschillende systemen. De gebruikersinterface is in elk systeem anders en individuele oplossingen hebben automatisch een groter aantal functies en zijn daarom complexer om te gebruiken. Dit leidt vaak tot onzekerheid bij de gebruikers en vergroot de kans op fouten. Over het algemeen geldt: hoe minder complex een systeem is, hoe gemakkelijker het voor werknemers te gebruiken is.

Interfaces zijn vaak een probleem

Het grootste probleem met de best-of-breed strategie zijn waarschijnlijk de interfaces en de bijbehorende gegevensuitwisseling. Om toegevoegde waarde te bieden in het dagelijks leven, is het belangrijk dat de verschillende programma’s compatibel met elkaar zijn en zonder problemen met elkaar verbonden kunnen worden. In de praktijk gaat het gebruik van verschillende systemen echter meestal gepaard met een risico. Waarom? Iedereen die wel eens de taak heeft gehad om modules van verschillende softwareleveranciers tot een functionerend geheel te maken – en deze ook nog bij elkaar te houden – weet hoe moeilijk dit kan zijn. Het komt vaak voor dat interfaces niet goed werken of helemaal niet bestaan. Als dit het geval is, bestaat bijvoorbeeld het risico dat de verschillende programma’s niet optimaal met elkaar communiceren. Dit betekent dat belangrijke gegevens niet uitgewisseld kunnen worden, met als gevolg dat ze meerdere keren in het systeem ingevoerd moeten worden. U weet nooit zeker of de informatie die u hebt up-to-date is.

Wat betekent dit uiteindelijk allemaal? Zonder integratie is het resultaat vaak een lappendeken van systemen die niet compatibel met elkaar zijn. Maar ook de integratie van interfaces is vaak een probleem, omdat deze meestal eerst geprogrammeerd moeten worden. Dit leidt weer vaak tot hogere kosten voor implementatie en onderhoud. Want zelfs als alle relevante systemen naadloos geïntegreerd zijn en de informatiestroom van en naar de verschillende systemen gegarandeerd is – als u een groot aantal interfaces in gebruik hebt, blijft real-time integratie meestal meer een wens. Dit kan een probleem worden als bijvoorbeeld gegevens van verschillende productielocaties online verwerkt en geanalyseerd moeten worden. Integratie speelt hier een belangrijke rol, omdat het een grotere actualiteit mogelijk maakt en planningsproblemen in een vroeg stadium herkend kunnen worden. U moet er ook rekening mee houden dat individuele softwareoplossingen na verloop van tijd kunnen verschillen.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

• Elimineer uw geïsoleerde oplossingen met ERP

Conclusie: Alles-in-één of best-of-breed – welke aanpak is beter voor uw bedrijf?

Kiezen tussen een alles-in-één oplossing en modulaire afzonderlijke oplossingen is niet altijd gemakkelijk. Maar om eindelijk ter zake te komen – welke aanpak is het beste voor u? Zoals u zich waarschijnlijk wel kunt voorstellen, is er geen pasklaar antwoord op deze vraag. De beste strategie voor u hangt af van verschillende factoren. Bovenal hangt het af van uw vereisten en de individuele omstandigheden in uw bedrijf. Misschien kan een korte samenvatting u helpen:

Dit spreekt in het voordeel van de best-of-breed strategie:

Best-of-breed oplossingen zijn superieur in hun respectieve expertisegebied en scoren vooral goed bij gespecialiseerde oplossingen. Ze worden meestal gebruikt als een bedrijf veel specifieke vereisten heeft. In principe geldt dat hoe gespecialiseerder een proces is, hoe waarschijnlijker het is dat er een individuele oplossing nodig is.

Dit spreekt in het voordeel van de alles-in-één strategie:

Alles-in-één oplossingen scoren bijzonder hoog op het gebied van integratie, gebruiksvriendelijkheid en kosten. Voor IT liggen de voordelen van een geïntegreerde oplossing vooral in eenvoudiger beheer, minder inspanning voor onderhoud, training en gewenning en het elimineren van onnodige interfaces. Als klant hebt u vaak ook een betere onderhandelingspositie ten opzichte van de provider met een overeenkomstig ordervolume.

Denk aan de volgende punten:

• • Welke problemen heeft u momenteel?
  • Welke eisen hebt u? Wat is er nodig?
  • Welke problemen hebben prioriteit?
  • Hoe complex zijn de in kaart te brengen processen?
  • Welke doelen streeft u in de toekomst na?
  • Wat is de status van uw financiële middelen?
  • Hoe is uw systeemlandschap tot nu toe georganiseerd?

Vooral functionaliteit speelt vaak een grote rol in de beslissing voor of tegen een bepaalde software, maar flexibiliteit is ook belangrijk om bedrijfsspecifieke vereisten gedetailleerd in kaart te kunnen brengen. Voor veel bedrijven is de expertise van de leverancier ook belangrijk. Welke argumenten voor u uiteindelijk zwaarder wegen, is natuurlijk aan u om te beslissen.

Een combinatie van beide modellen

Laten we eerlijk zijn – niet alles is altijd zwart of wit. Dus waarom zou u voor één methode kiezen? In de praktijk gebruiken veel bedrijven een combinatie van beide benaderingen, omdat de twee modellen ook gemakkelijk gecombineerd kunnen worden. Het is bijvoorbeeld denkbaar om een alles-in-één oplossing als centrale applicatie te gebruiken. Hiermee kunt u een groot deel van uw processen afdekken. Bepaalde gespecialiseerde gebieden kunnen dan weer aangevuld worden met individuele systemen van andere fabrikanten, die dan verbonden worden met het kernsysteem. Dit is vooral zinvol voor bedrijfsprocessen die het bedrijf onderscheiden van de concurrentie en uniek maken.

Als u meer wilt weten over complete oplossingen voor uw bedrijf of de volledige reeks TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!