Waarom is een analyse van vereisten zo belangrijk?

Een nieuw ERP-systeem wordt in de volgende gevallen ingevoerd: Als er al geen in gebruik is of als het vorige systeem niet meer aan de eisen voldoet. Veel bedrijven gaan meestal meteen op zoek naar een geschikte ERP-leverancier. De specifieke vereisten voor het systeem worden in dit stadium echter vaak niet in detail overwogen of onderzocht – evenmin als de zakelijke criteria en doelen die in de toekomst worden nagestreefd. Maar hoe komt u erachter welk ERP-systeem het beste bij u past? Vooral als u niet naar uw eigen processen kijkt? De gevolgen worden vaak duidelijk tijdens de implementatie – problemen die hier ontstaan, zijn vaak te wijten aan een slechte voorbereiding. De eerste stap moet daarom altijd het maken van een kwalitatief hoogwaardige eisenanalyse zijn. In dit artikel hebben we alle belangrijke informatie over het onderwerp eisenanalyse voor u verzameld.

Wat is een requirements analyse eigenlijk?
Voordat we het hebben over de beste manier om een eisenanalyse op te stellen, moeten we eerst een paar vragen ophelderen: Wat houdt het precies in en waarom gebruik je het eigenlijk? Een eisen- en wensenanalyse wordt vaak uitgevoerd in de IT, maar kan ook op veel andere gebieden gebruikt worden. Het is echter bijzonder geschikt voor de invoering van een ERP-systeem. Met een gedetailleerde analyse van de vereisten kunt u de behoefte aan aanpassingen later in het project aanzienlijk verminderen. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar spaart ook alle andere gebruikte middelen. Een eisen- en wensenanalyse is een document dat wordt gemaakt vóór de daadwerkelijke ERP-selectie. Het doel erachter: Voordat u aan het ERP-project begint, moet u de vereisten voor het nieuwe systeem in detail bekijken. Vervolgens moet u deze op een begrijpelijke manier documenteren. Er moet ook rekening worden gehouden met toekomstige doelen en de strategie van het bedrijf.

Een eisenanalyse voor software is echter niet alleen nodig om de pure eisen vast te leggen. Het kan gebruikt worden om te bepalen of de gewenste eisen überhaupt technisch en economisch gerealiseerd kunnen worden. In de praktijk is het vaak zo dat problemen die zich voordoen tijdens het project achteraf terug te voeren zijn op fouten in de analyse. Alle verzamelde informatie moet daarom vooraf gecontroleerd worden op haalbaarheid en risico. Er zijn verschillende opties en methoden om een dergelijke analyse uit te voeren. Deze omvatten verschillende hulpmiddelen die de vereisten analyseren, documenteren en beheren. De resultaten worden meestal in detail overgebracht naar een specificatieblad. In een later stadium worden ze in samenwerking met de ERP-leverancier uitgebreid tot een functionele specificatie. Bij het analyseren van vereisten wordt onderscheid gemaakt tussen functionele en niet-functionele vereisten:

Functionele vereisten

Functionele vereisten zijn specifieke criteria die direct aan het project kunnen worden toegewezen:

• • Wat moet het systeem doen?
    • Let op precieze formuleringen
      • • Voorbeeld: “Het ERP-systeem moet minstens 1500 orders per dag kunnen verwerken.”
  • Welke diensten moet het aanbieden?

• Invoer, verwerking, uitvoer, toegang
• Gedrag in bepaalde situaties
  • Indien van toepassing: Wat moet het expliciet niet doen?

Niet-functionele eisen

Niet-functionele eisen zijn criteria die niet direct aan het project kunnen worden toegewezen. Dit komt omdat ze niet alleen in het ERP-project zelf worden gebruikt. Ze kunnen ook worden overgedragen naar andere projecten en plannen:

• Hoe moeten het systeem of individuele functies werken (eigenschappen)?
• Welke kwaliteitseisen hebt u met betrekking tot
  • Prestaties, betrouwbaarheid of onderhoudbaarheid
• Eisen aan de bruikbaarheid van het systeem
• Technische eisen

Waarom moet u een behoeftenanalyse uitvoeren?

We hebben nu vastgesteld dat een eisen- en wensenanalyse de eerste stap moet zijn bij de invoering van een ERP-systeem. Maar waarom eigenlijk? Is het niet veel gemakkelijker om meteen op zoek te gaan naar een leverancier om geen kostbare tijd te verspillen? Een ERP-implementatie mislukt zelden omdat er geen geschikte leverancier gevonden kan worden. De systemen zijn nu afgestemd op een breed scala aan bedrijfstakken, bedrijfsgroottes en bedrijfsgebieden – dus er is voor iedereen een geschikte oplossing te vinden. Vooral omdat individuele en specifieke aanpassingen altijd mogelijk zijn.

Een voorbereiding zonder analyse van vereisten doet ERP-projecten mislukken

Een slechte voorbereiding door een gebrek aan communicatie en documentatie is eerder een reden voor het mislukken van een ERP-project. Hoe complexer een project is en hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe moeilijker het is om met elkaar te communiceren. Daarom is het bijzonder belangrijk om alle relevante punten zo gedetailleerd mogelijk vast te leggen, vooral bij een ERP-project. Het budget en de inspanning die nodig zijn voor een gedetailleerde requirementsanalyse worden echter vaak tot een minimum beperkt. Fouten die pas in de loop van het project ontdekt en vervolgens gecorrigeerd hoeven te worden, zijn veel tijdrovender om te herstellen – en brengen ook meer kosten met zich mee.

Voordelen van een eisenanalyse

Een kwalitatief hoogwaardige analyse kost natuurlijk tijd en geld, maar is belangrijk voor het verdere verloop van het project. Het legt als het ware de basis voor alle toekomstige beslissingen met betrekking tot het ERP-project. Het dient als basis voor verdere stappen, zoals de systeemarchitectuur, het contractontwerp of de onderlinge communicatie. De behoeftenanalyse helpt u dus om de omvang van het project beter in te schatten. Zie het als een goede gelegenheid om uw eigen bedrijf met al zijn structuren en processen opnieuw te analyseren – en misschien ook om uzelf af te vragen of er gebieden zijn die in de toekomst geoptimaliseerd kunnen worden.

Een ander voordeel is dat een behoeftenanalyse helpt om het overzicht te behouden en een gemeenschappelijke consensus te creëren. Elke afdeling heeft waarschijnlijk verschillende input en daarom verschillende vereisten voor het systeem. Deze moeten zeker geharmoniseerd en aangepast worden om chaos en onnodige functies te voorkomen. Last but not least helpt het natuurlijk ook om de verdere ERP-selectie te beperken.

Wat moet er in een eisen- en wensenanalyse staan?

Het is niet mogelijk om te veralgemenen wat er precies in de eisen- en wensenanalyse moet staan. De inhoud hangt sterk af van uw individuele project. De volgende punten zijn daarom geen must, maar eerder een richtlijn die u als leidraad kunt gebruiken.

Bepaling van vereisten

Ten eerste moet u alle functionele en niet-functionele vereisten verzamelen en vastleggen die aan het ERP-project verbonden zijn. Dit kunt u het beste doen door middel van gebruikersdiscussies. Zorg ervoor dat u uw werknemers bij het proces betrekt. Zij hebben meestal het beste zicht op de feitelijke workflows en processen in hun respectievelijke verantwoordelijkheidsgebieden. Als u al een eisenspecificatie van een vorig project hebt, kunt u hier ook naar verwijzen.

Behoeftenanalyse

In de volgende stap moet u de informatie die u hebt verzameld analyseren en classificeren en in detail controleren op volledigheid. Vergelijk het vervolgens met andere vereisten om thematisch vergelijkbare verzoeken samen te vatten.

Beschrijving van vereisten

Nadat u alle vereisten hebt verzameld en geanalyseerd, moet u ze zo gedetailleerd mogelijk samenvatten in een document. Het is raadzaam om individuele use cases te beschrijven, zodat de informatie ook door buitenstaanders begrepen kan worden. Uitspraken als “Dit proces is vanzelfsprekend, we hoeven het niet te documenteren” moeten koste wat het kost worden vermeden. Er is hier natuurlijk veel ruimte voor interpretatie.

Revisie van vereisten

U moet de gedocumenteerde vereisten op een later tijdstip opnieuw bekijken. En als de vereisten veranderd zijn ze indien nodig aanpassen. Deze stap is niet absoluut noodzakelijk, maar het is raadzaam om het hele proces altijd in de gaten te houden.

Naast de vereisten moeten ook andere punten gedocumenteerd worden. Beschrijf uw project in algemene termen en definieer uw doelen. Wat verwacht u van de software? De huidige status moet ook beschreven worden. Vooral als u al een ERP-systeem gebruikt waar u niet tevreden over bent. Last but not least: Definieer interne bedrijfstermen die niet voor iedereen vanzelfsprekend zijn om misverstanden te voorkomen. Deze informatie zal uiteindelijk resulteren in een gedetailleerde analyse van de vereisten en een goede basis voor de volgende stappen.

Samenvatting van de behoeftenanalyse

• • Eisen verzamelen en documenteren
    • functionele eisen
    • niet-functionele eisen
  • Doelstelling bepalen
  • Algemene beschrijving van het project
  • Beschrijf de huidige status
  • Beschrijf de doelstatus
    • • Wat verwacht u van de software

    ?

  • Bepaal afkortingen en technische taal

.

Hoe benadert u een eisenanalyse – hoe verzamelt u alle belangrijke informatie

Helaas is er geen gestandaardiseerde of voorgeschreven aanpak die u als leidraad kunt gebruiken. Wij kunnen u echter wel handige tips en methoden geven, zodat u geen belangrijke informatie vergeet. Zoals hierboven vermeld, moet u beginnen met het verzamelen van alle belangrijke informatie. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

Brainstormen

Samen brainstormen is natuurlijk een geweldige manier om veel verschillende standpunten te horen en in korte tijd informatie te verzamelen. Ga hiervoor met werknemers uit verschillende werkgebieden en afdelingen om de tafel zitten. Iedereen krijgt dan de kans om aan te geven wat ze hopen te winnen bij het nieuwe systeem. U zult al snel merken dat sommige wensen elkaar overlappen en andere sterk uiteenlopen. In de volgende stap is het belangrijk om alle genoemde wensen te selecteren en samen te vatten. Zo kunt u snel zien welke eisen belangrijk zijn en welke u voorlopig beter in uw achterhoofd kunt houden.

Observatie

Met deze methode kunt u bijvoorbeeld een of meer werknemers uit verschillende werkgebieden begeleiden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Hoewel dit erg tijdrovend is, is het ook informatief. Het geeft u een goed inzicht in de dagelijkse gang van zaken en stelt u in staat om beter te beoordelen welke vereisten echt belangrijk zijn. U kunt ook specifieke vragen stellen in een directe dialoog. Het belangrijkste hierbij is dat u zich niet verliest in de details, maar naar het grote geheel kijkt.

Rapportage

Deze methode is vergelijkbaar met de vorige, met dit verschil dat de werknemer in kwestie zijn activiteiten zelf documenteert. Dit betekent minder werk voor u. Het nadeel is echter dat de mening van de werknemer altijd subjectief is – en duidelijke richtlijnen en een hoge mate van motivatie van de werknemer vereist.

Vragenlijsten

Deze methode is vooral geschikt voor grote bedrijven met veel werknemers. Deel gewoon vragenlijsten uit aan de werknemers of managers van de afzonderlijke afdelingen. Zorg er wel voor dat de vragen duidelijk geformuleerd zijn. Anders kunnen er begripsproblemen en verschillende meningen ontstaan die niet direct besproken kunnen worden. Houd er ook rekening mee dat het analyseren van de vragen waarschijnlijk veel tijd in beslag zal nemen – afhankelijk van hoeveel werknemers aan het onderzoek deelnemen.

Interviews

Deze aanpak is vergelijkbaar met de vorige. Het verschil: u interviewt de werknemers van de verschillende afdelingen rechtstreeks om verschillende standpunten te verkrijgen. Deze methode is ook erg tijdrovend, maar vragen en problemen kunnen direct besproken worden.

Conclusie van de requirementsanalyse

Zorg ervoor dat u de requirements analyse altijd aanpast aan uw eigen bedrijf. Niet elke methode is geschikt voor elk bedrijf. Het is belangrijk om het project van alle kanten te bekijken. Zo ziet u geen eisen over het hoofd en houdt u rekening met alle wensen. Zorg er daarom voor dat u niet alleen rekening houdt met uw eigen wensen, maar ook met de mening van toekomstige gebruikers. Zij zijn tenslotte degenen die dagelijks met de software zullen werken. Als u nog steeds niet zeker weet hoe u het beste te werk kunt gaan, kunt u ook een externe consultant inschakelen. Zij kunnen u op nieuwe perspectieven wijzen en u behoeden voor operationele blindheid.

Wilt u meer weten over behoeftenanalyses of het hele scala aan functies van TimeLine ERP? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!