Studiu de caz: managementul comenzilor succesive

Unele din principalele avantaje ale unui program de gestiune a întreprinderii (ERP) sunt optimizarea proceselor companiei și economia de timp în realizarea sarcinilor repetitive. În articolul de astăzi vă prezentăm un studiu de caz bazat pe o implementare TimeLine Neo la o companie orientată pe producție.

În industria automotive se lucrează frecvent cu comenzi succesive (Call-Off Purchase Order), prin care același produs este cerut în cantități diferite cu o anumită frecvență (zilnic, săptămânal sau lunar), în baza unui contract cadru. Aceste comenzi sunt ajustate foarte des de către client și transmise furnizorului (cel care a implementat TimeLine Neo), iar acesta din urmă trebuie să reacționeze rapid la schimbările de situație: să introducă noile date în sistem, să analizeze care sunt cantitățile modificate, ce număr de piese au fost deja expediate către client dar nu au ajuns la acesta și nu au fost luate în calcul de noile cereri (cantitatea în tranzit) respectiv să creeze comenzile de producție și să confirme sau să infirme termenele dorite.

Există mai multe feluri de a transmite aceste comenzi succesive: firmele mari, care procesează un număr mare de documente, lucrează cu sisteme electronice de transmitere de date (EDI), dar acestea se bazează pe convertoare între diverse formate standard și baza de date internă, care câteodată nu se justifică pe parte de preț pentru firmele de mici dimensiuni. Managerul nostru de proiect a reușit să rezolve elegant această problemă a clientului iar soluția este descrisă mai jos.

Totul pornește de la soluția standard TimeLine Neo, care conține module pentru comenzile succesive, preluarea acestora în note de livrare și facturi, și un management de documente atașate integrat (DMS).

Situația inițială

Firma primește pe email un fișier pdf cu codul produsului, termenele de livrare și cantitățile dorite de client. Acest fișier este preluat din clientul de email în comanda succesivă corespunzătoare, în TimeLine Neo, în zona dedicată documentelor atașate.

În acest moment Timeline Neo realizează o transformare a fișierului pdf în text, care poate fi utilizat ulterior ca bază de căutare în întreg sistemul folosind diverse cuvinte cheie.

Importul datelor

Această funcționalitate standard și faptul că textul obținut are o structură clară, ce se repetă la fiecare transmisie, au permis realizarea unei adaptări individuale pentru clientul nostru, prin care importăm termenele și cantitățile în date utilizabile de către program.

În momentul importului, programul (standard) analizează cantitățile deja livrate din această comandă (inclusiv cantitatea aflată în tranzit):

Tot în modul standard, fiecare import este salvat separat, pentru a permite comparația ulterioară și analiza evoluției cererii clientului:

Concluzia

Rezumând: clientul, care înainte introducea manual datele din fișierul pdf într-un fișier Excel, care era ulterior corelat, tot manual, cu situația transporturilor și a cererilor anterioare, și-a redus timpul de lucru consumat cu această activitate de la jumătate de zi pe săptămână la 10 minute.

Investiția în cele 16 ore de implementare pentru acest proces aduce avantaje evidente: degrevarea personalului de o sarcină laborioasă, cu potențial mare de erori, posibilitatea de scalare rapidă a proceselor în cazul dezvoltării afacerii, timp de reacție îmbunătățit, modalități de analiză și previzionare detaliată a fluctuației comenzilor.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, iar dacă doriți să testați funcționalitatea sistemului nostru, vă rugăm să descărcați versiunea demo disponibilă pe site.