Vă prezentăm implementarea e-Factura în TimeLine ERP versiunea 15. Clienții care folosesc TimeLine ERP (E3) v15 beneficiază gratuit de aceste module, în baza contractului de mentenanță.
Într-un articol anterior, care poate fi citit aici, am descris procesul de încărcare a facturilor de vânzare în SPV-ANAF. Ulterior acelui moment, am implementat în TimeLine ERP posibilitatea de încărcare în SPV a notelor de credit respectiv procesul de descărcare a facturilor trimise de către furnizori în SPV.
Stocarea centralizată a facturilor primite de la furnizori prin SPV este necesară din cauza următoarelor aspecte:
- ele sunt șterse din SPV după 60 de zile de la încărcare și există obligația legală de a le arhiva;
- firmele doresc să valideze inter-departamental facturile primite înainte de a le achita;
- firmele doresc să nu piardă din vedere facturile primite și să aibă o privire de ansamblu asupra lor.
Pentru a acoperi aceste necesități, am dezvoltat în cadrul TimeLine ERP modulul de gestiune a facturilor primite.
Prin apăsarea unui singur buton, serviciile web ANAF sunt interogate, toate facturile noi apărute sunt descărcate, convertite în PDF, arhivate și asociate unor sarcini de verificare.
Interfața cu utilizatorul conține următoarele elemente:
În partea stângă sunt afișate toate facturile primite în intervalul de timp după care se filtrează datele iar în partea dreaptă, pentru factura selectată în tabel, sunt afișate, pentru verificare rapidă, documentele descărcate din SPV și arhivate în sistemul de gestiune a documentelor externe (DMS).
Procesul a fost simplificat la maxim, pentru a permite utilizatorilor să se concentreze pe munca esențială:
- sunt descărcate doar facturile noi, indiferent dacă se interoghează un interval de timp care se suprapune unei interogări anterioare, nu se vor duplica datele descărcate;
- daca factura conține un cod fiscal care se regăsește în nomenclatorul de furnizori, numele furnizorului este afișat automat iar sarcina de verificare este asociată acelui furnizor;
- fișierul XML descărcat este arhivat în DMS;
- totodată, acest fișier este convertit automat în PDF pentru a permite verificarea ușoară a detaliilor de pe factură iar vizualizarea se face integrat, în partea dreaptă a modului;
- și acest fișier PDF este stocat în DMS;
În cazul în care unul din pașii de descărcare sau conversie generează o eroare (din cauza legăturii la Internet sau a supraîncărcării serverelor ANAF) se poate relua părți din proces și se pot executa operațiile atomice manual, pentru una sau mai multe facturi selectate (descărcare, conversie etc.).
Pentru gestiunea sarcinilor și verificarea facturilor primite există un alt modul cu ajutorul cărora angajații din diverse departamente pot vedea în Inbox-ul personalizat sarcinile primite, împreună cu documentele atașate și cu notițele și comentariile făcute de colegii lor.
Din acest modul angajatul poate transfera o sarcină către colegi, o poate delega unui subaltern sau poate aproba factura – moment în care documentul pdf poate fi transformat în factură de achiziție validă.
Dezvoltări viitoare avute în vedere: analiza fișierelor xml primite, determinarea produselor și serviciilor conținute în acestea, determinarea comenzilor de achiziție sau a NIR-urilor deschise care conțin acel furnizor și preluarea/închiderea documentelor respective cu factura de achiziție.
Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, gratuită, sau puteți testa chiar dumneavoastră versiunea demo.
